综合部档案管理制度

　　基本原则

　　从本单位实际出发，最大限度地维护档案的完整与安全，方便档案的利用：

　　维护档案的完整，一是指保持档案内容和形式的有机联系和完整;二是指保证档案材料不缺少、不遗漏、不分割。

　　维护档案的安全，一是指不发生丢失、火灾、水浸、霉变、虫害、鼠害等损毁档案的事故;二是指防止档案内容泄密。

　　方便档案的利用，一是指运用计算机等现代化管理手段，提高档案检索和利用的效率。二是指提供安全保密的档案阅览环境、复制档案的条件和设备等。

　　01

　　档案室建设指导原则：安全、实用、方便。

　　02

　　档案室位置：档案室要远离易燃、易爆、空气污染区。

　　（一）平房作档案室的，位置应在办公室附近，要高于周围地势。

　　（二）楼房作档案室的，一般不要安排在顶楼或楼两侧。档案室要远离卫生间、洗涮间、热水房等。

　　03

　　档案室用房一般要求档案库房、办公室、阅览室分开。

　　04

　　档案室库房承重：楼房作档案室的，楼板承重必须达到档案库楼面均布活荷载应为5KN/m2；采用密集架式，不应小于12KN/m2。

　　05

　　档案室库房橱俱布置：建议使用铁质档案橱（架）。

　　档案库房在布置橱俱时，应考虑到工作人员管理和放置档案保护、检测设备的空间。

　　主通道净宽不小于1m。

　　两行装具间净宽不小于0.8m，装具端部与墙之间走道净宽不小于0.6m。

　　装具背面与墙的间隔不小于0.1m，装具顶端与天棚间隔不小于0.5m。

　　06

　　档案室的防护设施：档案室应具备防火、防水（潮）、防高温、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防磁等要求。

　　（一）防火

　　档案室严禁烟火，严禁使用明火照明，要在明显处标识“严禁烟火”警示牌。

　　1、档案室用电动力负荷采用380V三相供电，照明负荷采用220V单相供电。

　　2、线路铺设必须为暗线，且根据要求选用线材；开关、插座必须符合安全要求。

　　3、独立的档案室建筑要有避雷设施。

　　4、照明灯具宜选用40W或60W乳白色白炽灯，并加装防爆罩。

　　5、灭火器材要选用气体或干粉灭火剂，灭火器材存放位置要方便取放，不应放在档案库房内，已到保质期应及时更换。

　　6、档案室要配备手电筒，以备停电时使用，严禁明火照明。

　　（二）防潮（水）、防高温

　　档案室温度一般控制在14--24℃，相对湿度为50—65%。

　　1、档案库房要根据面积配备一定数量的温湿度仪。

　　2、档案库房在平房或一楼的，应配备除湿机。

　　3、档案库房不宜安装水（气）暖；上下水管道禁止通过档案库房。

　　4、档案库房应安装空调。

　　（三）防盗

　　档案室应安装防盗窗、防盗门，安全保管钥匙。建议安装防盗报警装置。

　　（四）防虫、防鼠

　　1、档案库房要及时投放防虫药物，推荐使用电子杀虫仪。

　　2、档案室禁止存放食物，要安置一定数量的防鼠盒，及时投放灭鼠药物。

　　（五）防有害气体

　　档案室要远离污染区，周围有空气污染的，档案库房门窗要进行密封处理。

　　（六）防光

　　1、档案橱俱摆放应与窗户垂直。

　　2、档案库房窗户要有红黑两色窗帘，避免阳光直射档案。

　　（七）防紫外线

　　档案库房要使用白炽灯，禁止使用日光灯。

　　（八）防磁辐射

　　对录音、录像、唱片、光盘、软盘等磁记录档案，建议配备防磁柜，要定期进行安全质量检查。

　　07

　　档案阅览室要标识档案管理、利用、保密、鉴定、销毁、统计等制度。

　　08

　　使用计算机管理档案的单位，计算机应放在档案工作人员办公室。