温州档案整理

　　为记录好、留存好温州市委、市政府带领全市人民续写新时代温州创新史、争创社会主义现代化先行市的奋斗历程和巨大成就，日前，温州市委办公室、市政府办公室联合印发《关于开展高质量发展建设共同富裕示范区档案、数字化改革档案和实施碳达峰碳中和行动档案接收、归集工作的通知》（以下简称《通知》），对“三类档案”的归集工作作出部署。

　　《通知》规定了“三类档案”接收、归集的范围和形式，并要求各级领导小组成员单位按要求收集2022年12月31日以前形成的、包含所有保管期限的三类档案报各级领导小组办公室统一整理和数字化加工。

　　各级领导小组办公室于2023年6月底前将“三类档案”目录、数据移交至同级国家综合档案馆。全市各级国家综合档案馆将于2023年12月底前形成“三类档案”专题数据库。

　　《通知》要求各级领导小组成员单位要切实履行党政机关档案工作责任制,将三类档案接收、归集工作纳入重要议事日程,加强组织领导,建立工作机制,制定实施方案,落实责任部门、安排专门人员,确保专项工作顺利开展。

　　各级领导小组办公室要统筹协调督促各成员单位及时收集、报送相关资料。各级财政部门要在档案整理、数字化加工经费等方面给予保障。市委办公室(市档案局)适时对各地三类档案的接收、归集工作情况进行动态跟踪,对于进度滞后、质量不符合要求的将予以通报，确保“三类档案”归集工作按时保质完成。

　　档案分类整理的方法：

　　一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。

　　1、以“案卷”为单位整理。

　　1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。

　　2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。

　　3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，50px三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。

　　4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》

　　5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围

　　（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理

　　（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。

　　（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

　　（4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。

　　6）按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

　　2、以“件”为单位整理。

　　1）以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位即“件”来进行整理。

　　2）一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。

　　3）以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的文书档案最后要装入档案盒内。

　　4）以“件”为单位文书档案整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

　　5）以“件”为单位档案整理的适应范围：

　　（1）全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理。

　　（2）企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，

　　（3）声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》。