档案整理协议书

　　档案整理协议书

　　保密协议

　　甲方：（以下简称：甲方）

　　乙方：（以下简称：乙方）

　　根据中华人民共和国相关法律法规，甲乙双方签定本保密协议如下：

　　第一条：本保密协议所指的保密信息指甲方以书面、口头或电子文件的形式提供给乙方的任何信息或数据，但不包括任何已出版的或其它形式处于公有领域的信息，以及在披露时接受方通过其它合法途径已经获得的信息。

　　第二条：乙方同意只在本合同约定的范围内使用甲方提供的保密信息。

　　（1）采取足够的措施，保护该保密信息，不向任何第三方披露该保密信息，也不以其它方式让无权接触该信息的单位或个人接触该信息。

　　（2）如为本合同的目的确实需要向第三方披露该保密信息的，则必须事先得到甲方的书面许可，并与该第三方签订保密协议。

　　（3）应约束其接触保密信息的员工遵守保密义务。

　　（4）如合同因任何原因终止，乙方应按照甲方要求将保密信息及其载体返还给甲方。

　　第三条：乙方在工作期间，严禁以各种形式将甲方档案资料私自带出、损坏、涂划、丢失，严禁将与客户相关的资料、进行复制或将上述资料带离加工现场；在进入加工现场之前，要求携带摄像功能手机的人员，先将

　　手机等通讯设备交市局人事科保管，不得把手机手机等通讯设备带入加工场所，不准用甲方档案库的内容在市面上做商业演示，以免发生泄密事件，否则甲方将追究其法律责任。

　　第四条：严禁携带易燃易爆等危险物品进入加工现场，否则甲方将要求乙方更换相应的工作人员，并追究乙方相应的责任。

　　第五条：严禁将加工现场的办公用品携带外出，如必须携带物品，应事先征得甲方书面同意。

　　第六条：遵守甲方对加工现场的管理规章制度，不得带领外单位人员到现场参观。甲方单位为乙方工作人员办理的各种证件要妥善保管，如有遗失要及时报告甲方；严禁将办理的任何证件借予无关人员使用。在加工结束时，各种证件要交还档案室。

　　第七条：乙方人员在结束现场加工工作之前，为了保证档案的秘密安全，先自查电脑硬盘的内容是否已经格式化，再请甲方工作人员严格检查确认后，方可离场。

　　第八条：对于涉密案卷、材料等的整理加工，乙方要最大限度地缩小涉密操作人员范围，安排骨干进行操作；在规定的时间内完成任务。切实采取有效措施，防止发生泄密问题。

　　第九条：所有参加档案整理加工人员必须遵守国家有关保密的规定和相关协议的约定，不得泄露甲方任何秘密。

　　第十条：如果乙方根据法律程序或行政要求必须披露保密信息，乙方应事先通知甲方，并协助披露方采取必要的保护措施，防止或限制保密信息的进一步扩散。

　　第十一条：双方确认，本协议任何条款不构成对保密信息的转让或许可，乙方也不能在本协议目的之外使用本保密信息。

　　第十二条：甲方此次进行的档案整理属于国家秘密范围，乙方必须遵守国家有关保密的法律和行政法规的规定，包括但不限于《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》。

　　甲方（盖章）：

　　授权代表：

　　乙方（盖章）：

　　授权代表：

　　签订地点：毕节

　　签订时间：年月日

　　档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定档案整理协议书，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。

　　第一节档案范围

　　公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

　　其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。

　　第二节档案分类及编号

　　一、档案按其内容及关联部门可分为六大类：

　　1、行政类

　　2、财务类

　　3、人事类

　　4、业务类

　　5、工程类

　　6、拓展类

　　二、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。

　　三、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。

　　四、归档后须填写《档案管理登记表》（附表1）。

　　第三节机要档案

　　一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中：

　　二、划分标准：

　　绝密档案包括：

　　公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。

　　机密档案包括：

　　1、财务资料；

　　2、公司重要会议纪要；

　　3、公司经营情况；

　　4、人事档案、薪资性档案、劳动合同；

　　5、技术资料；

　　6、金额在10万-100万元的合同。

　　秘密档案包括：

　　1、重要项目资料；

　　2、项目合同协议。

　　第四节档案装订

　　一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。

　　二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。

　　第五节保存期限

　　档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：

　　一、永久保存：1、公司章程；2、股东名簿；3、股东会、董事会、监事会会议纪要；4、公司证照；5、各级批文；6、印鉴；7、公司年度经营计划；8、公司年度经营总结；9、年度财务报表；10、技术资料；11、不动产所有权状及其他债权凭证；12、人事资料；13、大型活动图片、音像资料；14、其他核定须永久保存的文书。

　　二、十五年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)

　　三、五年保存：1、期满或解除的合同协议；2、完结后的项目方案；3、其他经核定须保存五年的文书。

　　四、一年保存：1、部门工作计划及工作总结；2、完结后的部门请求报告；3、完结后无长期保存必要文书。

　　五、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。

　　第六节保管部门

　　一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。

　　二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。

　　三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。

　　四、其他档案均由总经办指派专人保管。

　　第七节档案移交

　　一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。

　　二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总经办。

　　三、合同协议应在签订之日移交总经办。

　　四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。

　　五、其余档案半年移交一次，时间为每年的１月和７月。

　　六、档案移交须填写《档案移交清册》（附表2）。

　　七、《档案移交清册》一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。

　　第八节档案调阅

　　一、因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》（附表3），并经相应核准人核准后方可调阅。

　　二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办主任核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。（保密性档案的范围见《机要档案管理制度》）。

　　三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。

　　四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。

　　五、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。

　　六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。

　　七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。

　　第九节档案销毁

　　一、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。

　　二、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》（附表4），经相应核准人核准后方可销毁。

　　三、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。

　　四、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》（附表5）。

　　五、档案销毁每半年进行一次，即每年的１月和７月。

　　六、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，总经办一份。

　　第十节其他

　　一、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。

　　二、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。

　　三、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。

　　四、本制度附件包括：《机要档案管理制度》。

　　五、以上表格均由总经办统一编号。

　　六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。