档案整理的内容和原则有哪些?

　　档案整理的内容和原则有哪些?档案整理工作，听起来就是把档案都整理起来，整理物品大家都熟悉不过了，大家都收拾过屋子，把散乱的书本收拾归整的时候啊，但是，虽然两者意思大体相同，可仔细看，却内有乾坤。

　　一、不可破坏原本基础

　　看到这个标题，大家可能就已经猜到这项原则的意思了，对！就是在进行档案整理的时候，不可以破坏原本的整理基础，为什么要这么说呢？

　　因为档案不仅记录了当时的社会活动，也反映了当时整理档案工作的状况，所以再次整理档案的时候，要尊重历史与前人的劳动成果，充分利用原本的基础，加快整理效率，提高质量，具体做法分为以下方面：

　　1.提高对原来档案整理的认知

　　对于过去的整理方法，我们要实事求是，重视前人的劳动成果，认真审核，保留好的部分，去除不适合的部分。

　　2.不要轻易整理已经整理过的档案

　　一般情况下，只要不是散乱的文件，已经有了整理基础，要力求保持原来的基础，如果轻易打乱基础，返工重整，费时费力，很难满足档案利用的需求。

　　二、保持档案之间的联系

　　档案间的联系，在其产生和处理的过程中就已经形成了，虽然档案是以单独的个体形成的，但却是以组合的群体形式运作的。

　　因此整理档案的时候，要保持档案间的联系，主要保持联系的方面是以下几个方面：

　　01、来源方面

　　档案来源方面的联系主要指档案构成的部门组织或是个人手中形成时，产生的不可分割的联系，就像是亲兄弟一样，在一个家庭出生就不可以断开其中的关系。

　　02、时间方面

　　时间联系就是指，档案在各部门形成时，是有一定过程和阶段性的，这就是档案的时间联系。

　　03、内容方面

　　这个就很好理解了，档案中的内容一般都是记录一件事情的，那么在同一场活动中记录下的档案，在内容上肯定会具有一定的联系，而往往这种联系是很紧密的，密不可分的。

　　三、便于保管与利用

　　整理档案时，不仅要利用原有的基础，而且还要保持档案间的联系，这样才利于档案的保管与利用。可是有时档案的联系与利用也会有冲突。

　　比如档案是具有私密性的，不可以对外公开，那么档案的整理就有了局限性，不可以混合整理，至于这种问题，档案的整理就需要分开类别，专门整理。

　　齐全完整是收集工作的基本原则。齐全是对整体而言，把本机关制发的和外来的文件材料全部收集起来，谓之齐全。完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件、印件与底稿等，不缺件、不少一页的都收集起来，谓之完整。齐全完整要始终贯穿整个收集工作以至整个立卷归档工作全过程。为保证这一原则的贯彻落实，必须注意抓好以下几项工作。

　　1、全面收集

　　收集文件要有整体意识，即不论是本机关制发的，还是上级党政领导机关、上级业务主管机关、同级机关、不相隶属机关、下级机关发来的；不管是单位保存的，还是单位领导或各部门以及个人存放的；不管是文字材料，还是图纸、报表、声像材料；不管是现实的，还是以往的，只要是在机关工作活动中形成和使用的文件材料，都要想方设法通过各种渠道进行全面收集。

　　2、重点收集

　　在全面收集的同时，还要注意重点收集。从机构方面讲，本机关的机要收发部门、各内部机构等是收集的重点。从个人方面讲，单位主要领导、办公室主任、秘书、机要收发人员、内部机构负责人以及内勤人员等是收集的重点。从文件内容讲，记述和反映本机关主要职能活动和历史面貌、方针政策性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料是收集的重点。

　　3、注意账外文件的收集

　　“账外文件”指未经收发登记和打印、编号的文件，主要包括以下各类：

　　①本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以及会议上印发的本单位典型材料。

　　②代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。

　　③上级机关批转、转发本机关的文件。

　　④国家、省、市和上级机关领导视察、调查、检查本机关、本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。

　　⑤本机关召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话稿等文件材料。

　　⑥本机关各种基础数字统计报表和分析材料，如党员、团员、干部、离退休干部、公务员统计报表，机构编制、人事、劳动工资、社会统筹、保险、固定资产、纪检监察案件统计报表，主管业务统计报表，财务决算，审计结论等。

　　⑦本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料。

　　⑧本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材料。

　　⑨本机关干部职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料以及党员、干部、职工名册。

　　⑩本机关制定的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。

　　⑪本机关编印的简报、出版物定稿、样本，包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等。

　　⑫本机关请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复。

　　⑬本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。

　　⑭本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成的文件材料。

　　⑮新闻媒介（报社、电台、电视台、杂志社）报道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单等。

　　⑯本单位领导班子及成员的述职报告。

　　⑰政府部门在整个采购过程中所形成的报告、标书、合同等，如用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要求的文件；招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议议程、专家名单、专家意见、竞标结果，采购合同记载竞标和采购合同鉴定过程的文件材料；合同变更、设计更改、验收意见、合同执行报告、争议处理等记载合同管理执行情况的文件材料。

　　4、注意检查已归档文件材料的质量

　　检查已归档文件材料的质量应注意以下几项：

　　①收文的正件与附件是否齐全完整。

　　②收文与收文阅办处理单是否齐全完整。收文阅办处理单应与收文一并归档，收文阅办处理单是收文传递过程的真实记录，载有领导针对来文做出的有关批示，在履行传递职能过程中充分起到了传达领导意图、明确职责的作用，避免相互推诿、扯皮，提高工作效率。因此，两者应一并归档，以便切实有效地维护机关文件传递活动情况的历史原貌，保持文书处理工作的延续性、继承性和规律性。

　　③发文的定稿与正本是否齐全完整。文件的定稿与正本（即打印件）应一并归档，因为一份文件的定稿和正本是密不可分的整体，定稿指单位领导签发的最后定稿，它反映了文件形成的过程及有关人员在文件中所负的责任，是正本的依据，正本是收发文机关或执行部门开展工作的依据，具有法定的实际效用。

　　定稿和正本各有各的作用，缺一不可。所以，国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中规定：“机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档”，国家档案局发布的中华人民共和国行业标准《<归档文件整理规则>（DA/T22-2000）》中进一步规定：“归档文件的整理单位……文件正本与定稿为一件”，《河南省档案局〈归档文件整理规则〉实施细则》中规定：“归档文件以‘件’为单位进行整理……正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）作为一件”。

　　计算机输出的文件定稿也不例外，除正式文件由责任领导人在发文稿纸上签发意见外，大部分的一般文稿都是在“原汁原味”的机读文稿（即最后定稿）上直接签发意见后再印制或输出正式文件。凡属计算机输出的定稿，一是要附发文处理签，二是要加盖骑缝章，避免弄虚作假，以维护文件的真实性和凭证性，确实发挥文件的法定效力，但不必重新抄写，否则就破坏了文件的原貌，同时也失去了办公自动化的优势。

　　检查已归档的文件签发手续是否齐全，如印件是否盖有单位印章，定稿与正本是否残缺不全等，凡手续不全或缺页的文件应补齐。

　　④本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复是否齐全完整。如达不到齐全完整，可依照下列几种方法处理：

　　A、对有批复缺请示的处理。一般来讲，有批复肯定有请示，如缺请示文件，应认真查询。一是找承办请示事项的部门或个人查询，二是找发出请示的单位查询，找出请示后与批复一起归档。

　　B、对有请示缺批复的处理。此类情况有以下几种处理方式：

　　a、有批复但未归档。一是有关申请添置固定资产、调拨经费的批复文件，一般习惯于由财务部门或业务部门直接用批复原件去办理划拨、添置手续，办理完毕后将批复原件和凭证一起归入会计档案，对此，应明确要求其在手续办理完毕后将批复原件交文书处理人员归档，并提供批复的复制件与会计凭证一并归档。二是批复文件未经正式收文渠道传递，而由经办部门或经办人员直接取回后留存，对此应要回原件归档。

　　b、电话批复、口头批复未形成文字，或未批复但实际上已经办理，既成事实。此类请示文件在归档之前，应由承办人员在请示文件上注明办理的具体情况，并加盖公章后归档。

　　c、直接在请示原件上批复的文件将此份请示文件直接归档即可。

　　d、一个问题或一件事情经多次请示才予批复的，将批复文件所针对的最后一份请示随批复一并归档，前几次请示文件可不归档。

　　e、未批复也未办理的请示文件属于正在办理过程中的文件，可暂不归档，但必须妥善保管以备查找。如此类请示文件较多，已没有批复的可能，可单独整理。