人力档案整理

　　人力档案是一个公司或者一家学习最主要的文件。人力信息相当于是一家公司的机密信息,不得随意泄露。公司在管理人力档案时应该具有一定的规范,无规矩不成方圆。接下来小为您介绍人力档案应该怎么处理。

　　一、人力档案怎么整理

　　一般公司的人力档案分为干部人力档案和职工人力档案,那么怎样整理出易查询、易管理的的人力档案,下面我们做简单介绍。

　　二、步骤

　　1、首先,准备整理档案的工具和材料,工具如图,材料主要有履历材料、教育培训情况、工作经历材料、奖惩材料。具体材料,各个公司要求不同,这里就不再赘述。

　　2、审核要入档的材料,并按如下流程整理材料

　　3、第三步,将要入档的材料规整好,编上页码,然后靠右打孔。如果材料右边有文字可用空白纸为他粘上边,再打孔。

　　4、第四步,装入档案盒。将要入档的材料用分类角分类,并按照不同的类别规整转入档案盒。

　　5、第五步,为档案材料建立目录。目录可分大类和小类,并写好每份材料的页码。

　　6、档案要定期增加材料。如每年的绩效考核记录、奖惩记录、教育培训情况等等。

　　7、档案要存入独立且安全性好的房间,并委派专人管理。

　　三、资料整理

　　1、第一步,确定文件档案的分类

　　大面上划分为两块,也就是我上面说的日常文件档案记录一类,员工档案一类。日常文件根据每月的使用情况和职能划分,分为两级,在实际操作中,要第二级文件要按照后勤和车间进行分开保存。分开的原因在于:车间人员流动大,离职人员资料更新较快;同样的,面试时以群面居多,面试资料无法细分到人。如果之后有新的类型文件,则根据已有的条目划分为一级或者二级。

　　2、第二步,定出文件存放规格

　　1.本年度文件,以蓝色文件盒进行保存;

　　2.往年文件,以牛皮纸袋进行保存;

　　3.文件盒或者牛皮纸袋内需分类的,则以透明文件袋进行装侧区分;

　　4.因无保密制度,文件不进行加密管理,之后以实际保密制度进行细分、标注。

　　第三步,台帐

　　我相信绝大多数档案保管人员都是想好好保存的,但随着档案越来越多,导致存放混乱。既然想把文件档案整理好,那么就要有一个好的方法或者工具去杜绝混乱。那么台帐就应运而出了。

　　初始为电子版,文件盒内有增加,或者文件有修改,则直接手写在台帐上进行修改。

　　每年年末,将台帐转化为电子版并打印,随文件本身一起装入牛皮纸袋、归档。

　　再说说员工档案

　　员工档案要便于查找,那么编号就是个不错的选择。

　　最早我考虑的方法是按照部门进行大规划,同时部门内部人员进行编号、排序。但这样又有一个问题,那就是如果有员工离职,新员工补充后以原有编号还是新增编号呢?原有编号补充的话,无法简单比对两名员工入职时间;新增编号,无法简单比对现有部门人员总数。

　　那就编制一个独立的编号,以入职时间为基础。索性公司还有一个人力系统,在职和离职人员的序号是不可更改的(只要不进行人员删除,离职人员序号就一直存在;即使删除,新增人员也是默认后续序号,空出原有序号)。我就以人力系统的序号为员工序号,直接以序号的先后顺序进行排序。为了便于计算人数,我保留了EXCEL人员台帐,套以三个序号。

　　人力档案的处理,今天就给大家讲解到这里啦。不管怎么样,管理档案需要严谨有序,有顺序,能够方便查询,在有人需要查看档案时能够以最快的速度就将其找出来,公司应该建立健全相关的制度,这才是人力档案管理的最低要求。

　　人事档案整理包括:分类、排序、编目、技术加工、装订入库五个步骤。

　　一、分类

　　第一类:履历材料。包括以反映人事本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的履历材料。

　　第二类:自传材料、报告个人有关事项的材料。自传材料包括自传和属于自传性质的材料,是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述材料。自传材料的归类,应该以内容和用途为依据,不能单纯按名称归类。

　　第三类:考察、考核、鉴定、审计材料。包括人事管理工作中组织、人事部门通过各种途径,对员工德能勤绩廉进行调查、评价的材料。归入本类的材料,必须是组织正式形成的,手续完备,能正确、历史地反映本人实际情况,具有查考价值的鉴定、考察、考核材料。

　　第四类:学历学位材料、职业(任职)资格材料、评聘专业技术资格(职务)、职业技能鉴定、专家聘任、反映科研学术水平、培训等材料。包括记载和反映员工学习、技术技能水平、科研水平的各种材料。

　　第五类:政审材料、更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。包括人事审查和人事基本情况更改形成的材料。

　　第六类:党、团组织建设工作中形成的材料。包括加入党、团组织的有关材料以及民主党派的入党材料。

　　第七类:表彰奖励材料。包括各类奖励或表彰的材料。

　　第八类:涉法违纪材料。

　　第九类:招录、聘用,任免、调动、授衔、军人转业(复员安置、退(离)休,辞职、辞退、罢免,工资、待遇,出国(境),党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议、民主党派代表会议形成的材料,基本社会保险与企业年金材料。

　　第十类:其他可供组织上参考的材料。包括录用体检表、反映严重慢性病或身体残疾的体检表、工伤致残诊断书、确定致残等级的有关材料,生平、非正常死亡调查报告。人事档案报送单、人事档案有关情况说明归入此类。

　　有三点说明:

　　(一)第九类材料内容复杂、数量众多,为方便查找,采用二级分类法,按照内容的不同再分别为五小类:

　　1.工资材料;

　　2.任免材料;

　　3.出国(境)材料;

　　4.参加会议的代表登记表等其它材料;

　　5.基本社会保险与企业年金材料。

　　(二)内容交叉材料按以下规则划分:以自传为主的履历或简历表归二类;学生登记表、学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归四类;“三龄一历”认定材料、更改或认定姓名的材料统一归五类;享受政府特殊津贴材料归七类;干部任免时形成的考察(考核)材料作为干部任免审批表的附件归九类。

　　(三)在分类过程中,对剔出的重复、不属于归档范围的材料分类登记造册。对其中有保存价值的文件、资料,可交文书档案或转有关部门保存。一般性证件、文章等可退还本人。无保存价值又不宜退还本人的,报主管领导批准后销毁。

　　二、排序

　　排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序,并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。具体方法有:

　　(一)按材料形成的时间排序:一类、二类、三类、四类、七类、九类、十类材料。第九类材料排列时,在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。

　　(二)按材料的内容以及材料之间的内在联系排序:五类、六类、八类材料。其中第五类、第八类材料的排列顺序为:上级批复,结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查报告,证明材料,本人检讨或交待材料等。第六类材料,入团志愿书应排在入团的其他材料之前;入党志愿书应排在入党的其他材料之前,党员登记表等可按时间先后依次排序。

　　(三)每个类别中的档案材料排序后,用铅笔在每份材料首页右上角编上类号和顺序号,并在其右下角逐页编写页码。页码的编写方法为:凡有图文的页面,每面作为一页;空白纸和托裱用的衬纸不计为页数,复制件和原件应视为一份材料统一编写页数。

　　三、编目

　　(一)按照类别排列顺序及档案材料目录格式,逐份逐项地进行填写;

　　(二)根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料,应拟定题目。材料的题目过长,可适当简化。拟定或简化题目,必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的,须另行拟定题目或在目录上加以注明;

　　(三)“材料形成时间”一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料,采用原材料形成时间;

　　(四)填写“材料份数”以每份完整的材料为一份(包括附件);材料页数的计算,采用图书编页法,每面为一页,印有页码的材料、表格,应如数填写;

　　(五)目录要准确、工整,手写时一律使用黑色水笔书写。

　　四、技术加工

　　(一)纸张破损和字迹材料不符合要求的材料采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制,复制件应附在原件后,与原件作为一件,注明复制单位和日期。

　　(二)幅面过大的材料进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整,文字、照片不得损坏,便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。

　　(三)幅面过小的材料应进行托裱,装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。

　　(四)档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属装订物应予拆除。

　　(五)档案材料应各自独立,严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。

　　五、装订入库

　　(一)档案目录置于卷首,卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐,在左侧打孔装订。

　　(二)人事档案材料过多,应该分卷装订,分卷装订时保证同一类材料分在同一卷中。

　　(三)档案卷背应有人员编号、姓名、籍贯等,便于查找。

　　(四)人事档案整理装订成卷后,必须进行认真细致地检查,经验收合格后方能入库。