单位档案整理的方法

　　单位档案整理的方法基本有两种:

　　1、以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷,就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。以案卷为整理的档案,其基本保管单位是案卷。

　　2、以件为单位整理。以件为单位整理要以计算机管理为前提条件。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲,一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件,转发件与被转发件为一件,正文与附件作为一件,原件与复制件作为一件,来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案,其基本保管单位是件。

　　目前,转业复员干部工作正在进行,应部队军转工作者和即将转业复员的战友们的要求,近期小编简要整理编辑出《军队转业复员干部档案材料整理全攻略》,谨供大家学习参考。

　　1、转业(复员)干部档案整理过程中档案封面应注意什么?

　　档案封面主要有姓名和部职别两项内容,姓名应与组织最后认定的一致,部职别应与档案中最后一次任免报告表填写的内容一致。

　　2、转业(复员)干部档案整理过程中档案目录应注意什么?

　　干部档案目录不得任意更换,档案中全部材料的顺序、名称、时间、页码都应与目录完全一致。凡补充材料要在目录最后依次填写并注明补件,如档案中有重复的材料也要在备注中予以说明。

　　3、转业(复员)干部档案整理过程中《干部履历书》应注意什么?

　　干部军衔、级别、简历、配偶等情况要与档案中实际记载情况相一致。其中:

　　(1)工资登记表中转业当年最后一次增资登记要加盖师(旅)级单位干部部门印章。

　　(2)配偶、子女情况要与干部转业(复员)移交填报的材料相一致。

　　(3)自传是副团职(副处级)和专业技术九级以上军队转业干部档案中要求本人必须撰写的,自传要有本人签名并经所在单位政治机关审核后报上一级政治机关复审,同时加盖印章。

　　4、转业(复员)干部档案整理过程中入伍(参军)材料应注意什么?

　　公民应征入伍应有《应征公民入伍登记表》、《应征公民政治审查表》、《体检表》(此表一般存入第二部分)等材料,1984年以前入伍的应有《入伍时间批注》。

　　5、转业(复员)干部档案整理过程中党(团)材料应注意什么?

　　党员预备期一般为一年,转正应有党委或党总支的审批意见,除加盖党委和党总支公章外还应有书记的签名和盖章。其中:

　　(1)1986年以前入党的应有《入党志愿书》和《党员登记表》;

　　(2)1986年至1992年入党的应有《入党志愿书》;

　　(3)1992年至2002年入党的应有《入党志愿书》、《政治审查表》、《党员发展对象培养考查登记表》、《预备党员考查表》;

　　(4)2002年以后入党的应有《入党志愿书》、《政治审查表》、《党员发展对象培养考查登记表》。

　　6、转业(复员)干部档案整理过程中入学和任干的相关材料应注意什么?

　　这些是转业(复员)干部档案中的重要材料,其中以下四个方面需要注意:

　　(1)1992年以后入学的士兵或干部子女应有《士兵考生登记表》、《军队干部子女考生登记表》、《士兵入军队院校批准书》(男、女表样式不同,不能通用);

　　(2)1994年以后入学的地方青年考生、干部子女应有《普通中学应届高(初)中毕业生入军队院校批准书》、《军事院校学员参军登记表》;

　　(3)2002年以前接收地方大学生入伍的应有《接收普通高等学校应届毕业生审批报告表》,2002年以后接收地方大学生(国防生)的应有《接收普通高等学校应届毕业生审批报告表》和《接收普通高等学校应届毕业生批准书》;

　　(4)历年来士兵提干的应有《士兵提升军官(文职干部)审批报告表》,士兵保送入学的应有《优秀士兵考生保送入学批准书》、《优秀士兵保送入学审批报告表》。

　　7、转业(复员)干部档案整理过程中学历材料应注意什么?

　　军地院校学员(学生)毕业后要有明确的学历、学位材料并明确是否准予毕业。其中,军队院校毕业学员应有《学员登记表》、《院校学员学籍管理登记表》、《学员毕业鉴定表》等材料。

　　8、转业(复员)干部档案整理过程中任免、晋衔(文职级别)材料应注意什么?

　　主要应注意:

　　(1)干部首次授衔审批结果一栏必须经所在部队军级单位干部部门审批并加盖印章。

　　(2)《军官任免、晋衔报告表》中呈报理由及单位一栏应填写所任职务或所晋升的军衔(文职级别)、工资增档情况、新任职务或军衔(文职级别)的起算时间等,并按任免权限加盖印章。

　　(3)军官、文职干部任免晋职、晋衔(文职级别)应保持连续并符合任免工作相关规定。

　　9、转业(复员)干部档案整理过程中军官、文职干部工资套改审批材料应注意什么?

　　部队历次工资套改或调整,相应干龄的干部档案中要有当年度的工资套改或调整表。

　　10、转业(复员)干部档案整理过程中奖惩材料应注意什么?

　　主要有五个方面需要注意:

　　(1)《军队干部转业(复员)审批报告表》中应明确干部奖惩的名称、时间和原因等内容;

　　(2)三等功以上要提供通令复印件并按任免权限加盖政治部门印章;

　　(3)二等功以上要提供通令复印件并按任免权限加盖政治部门印章,同时还应提供奖章和证书;

　　(4)对获得科技成果奖的要提供获奖通令或通报;

　　(5)立功通令遗失的,应由立功时所在部队按任免权限出具证明;立功时所在部队已撤消的,应由现所在部队按任免权限出具证明,同时出具立功证章、证书。

　　11、军队转业(复员)干部档案整理过程中《干部家属随军报告表》应注意什么?

　　此表应写明随军时间、随军理由等内容,并由师(旅)级以上政治机关按现行随军政策条件审批。

　　12、军队转业(复员)干部档案整理过程中《干部爱人情况登记表》应注意什么?

　　此表中干部爱人的户籍地、工作地、工作单位、工作性质等与转业(复员)干部安置去向、配偶随调等密切相关的信息要真实准确。

　　13、军队转业(复员)干部档案整理过程中结婚材料应注意什么?

　　已婚干部档案中应有《申请结婚报告表》和婚姻政审材料。再婚的干部要重新填写《申请结婚报告表》和婚姻政审材料。

　　14、军队转业(复员)干部档案整理过程中独生子女材料应注意什么?

　　已生育子女的干部档案中要有《独生子女审批表》,生育二胎的要有《生育二胎审批表》或准许生育二胎的批复(1979年10月1日后)。

　　15、军队转业(复员)干部档案整理过程中《专业技术职务资格评审表》应注意什么?

　　专业技术职务资格评审通过后,不仅要有评审表还应有专业技术职务任免报告表。

　　16、军队转业(复员)干部档案整理过程中《专业技术干部技术等级报告表》应注意什么?

　　技术干部改任行政干部或行政干部改任技术干部的都应填写相关任免报告表。

　　17、军队转业(复员)干部档案整理过程中《军人公民身份证号码登记表》应注意什么?

　　表中记载的转业(复员)干部出生时间应与转业(复员)干部档案材料中记载的时间相一致。不一致的按有关规定进行认定。

　　18、军队转业(复员)干部档案整理过程中《军人公民身份证号码申领表》应注意什么?

　　表中记载的转业(复员)干部出生时间应与转业(复员)干部档案材料中记载的时间相一致。不一致的按有关规定进行认定。

　　19、军队转业(复员)干部档案整理过程中《伤残等级评定表》应注意什么?

　　伤残等级共分十级,评定为五级(含)以上伤残的干部不得列入转业(复员)计划。

　　20、军队转业(复员)干部档案装订应注意什么?

　　转业(复员)干部档案要使用军区统一配发的制式档案封面,档案内部材料排列装订要符合要求,纸质破损、陈旧的重要材料要装裱整齐。

　　21、涉及确定军队转业干部安置地和安置方式等各类证明材料、复印件是否装订入档案?

　　在档案整理过程中,涉及确定军队转业干部安置地和安置方式等各类证明材料、复印件,应放入转业(复员)干部档案袋内,但不装订入档案。

　　22、《军队干部转业(复员)审批报告表》填写有哪些要求?

　　《军队干部转业(复员)审批报告表》是全面反映转业(复员)干部基本情况、德才表现和地方分配使用的重要依据。为了便于工作,保持与现役军官表格栏目的一致性,依据《关于印发<军官任免报告表>的通知》(政干发〔2012〕2号),现对《军队干部转业(复员)审批报告表》有关格式及填写作如下说明:

　　(一)主要格式要求

　　(1)新的报告表,一律使用A4规格用纸。版芯正面距左25mm、距右20mm、距上30mm、距下20mm,背面距左20mm、距右25mm。表边框线为1.5磅线,表芯线为1磅线。

　　(2)表芯和表中内容的填写字体均采用小4号楷体。

　　(3)表中涉及到的时间,年份用4位、月份用2位阿拉伯数字填写。如:“2011.09”。

　　(二)栏目填写要求

　　(1)封面“编号”栏:共编12位,前2位为各大单位编号(按照相关规定),3至6位区分年份,7至12位号码由各大单位编排。

　　(2)封面、封内“安置去向”及“安置方式”栏:封面栏“安置去向”填写拟安置的省(自治区、直辖市)名称,“安置方式”填写“计划分配”或者“自主择业”;封内栏“安置去向”填写拟安置的市和县(区)名称,复员干部自愿回农村的要填写到乡(镇)。

　　(3)封面、封内“部职别”栏:应填写转业时所在部队番号及批准转业时所任职务全称。如“步兵第×师政治委员”。

　　(4)封面“填表机关”栏:应为军队转业干部所在单位的师以上政治机关。

　　(5)“姓名”栏:填写用字要固定,特别是少数民族干部的姓名不能用同音字代替。

　　(6)“性别”栏:填写“男”或者“女”。

　　(7)“出生时间”“入伍(工作)时间”“入党(团)时间”栏:应按规定要求如实填写,不得随意更改。个别特殊情况确需更改的,应按干部任免权限报批,经批准后方可填写新确认的时间。

　　(8)“照片”栏:贴正面一寸免冠近照(着春秋常服,佩戴军衔、肩章、符号等,应与干部转业时的一致)。

　　(9)“民族”栏:填写民族的全称,如汉族、回族、朝鲜族、维吾尔族等,不能简称汉、回、鲜、维等。

　　(10)“职务(技术)等级及时间”栏:军事、政治、后勤、装备军官(含武警警官,下同),分别填写正师、副师、正团、副团、正营、副营、正连、副连、正排职及时间;非专业技术文职干部分别填写正、副局级,正、副处级,正、副科级,科员,办事员及时间;专业技术军官和专业技术文职干部,分别填写高级专业技术职务X级、中级专业技术职务X级、初级专业技术职务X级及时间。

　　(11)“军衔(文职级)及时间”栏:军官填写军衔等级及时间,文职干部填写文职级别及时间;分上下两行分别填写,其中海军、空军军官在军衔前分别冠以“海军”“空军”,专业技术军官在军衔前冠以“专业技术”。

　　(12)“学历学位”栏:按干部现取得的、国家承认的最高学历学位填写。“学历”分研究生、大学、大专、中专、高中等;“学位”分学士、硕士、博士三种,“博士后”不是学位。“研究生”学历不再区分“博士研究生”或“硕士研究生”。

　　接受学历教育“结业”或“肄业”的,应予注明,如“大学结业”“研究生肄业”等。获得学历同时也获得学位的,在一栏分两行同时填写。学历、学位认定的依据:国民教育学历、学位,以国家教育行政部门承认的学历证书、国务院授权的高校或科研机构颁发的学位证书以及按规定应进入个人档案的相关材料为依据;国外学习取得的学历、学位,以国家教育行政部门的认证为依据;党校学历以党校颁发的学历证书以及按规定应进入个人档案的相关材料为依据。

　　(13)“原籍”“出生地”“入伍地”栏:“原籍”栏填写祖籍所在地,“出生地”填写出生时户口注册地,“入伍地”填写干部参军时所在地。均按现在的行政区划填写,要填写省、市或县的名称,如“安徽青阳”“黑龙江讷河”。直辖市直接填写市名,如“上海”“重庆”。

　　(14)“移交方式”栏:计划分配的军队转业干部应填写“按行政移交”或者“按技术移交”;自主择业的不填或填自主择业。

　　(15)“身份证号”栏:填写中华人民共和国公民身份证号码。

　　(16)“有何专长”栏:填写被地方省级或者军队军级以上单位认可及举办的各种竞赛考核中取得名次、专业等级证书的特长项目,一般业余爱好不填写。

　　(17)“联系电话”栏:填写本人及家庭联系电话或者其他通信方式。

　　(18)“培训经历”栏:按照参加培训时间顺序,主要填写参加培训在3个月以上的班次、专业及获得学历情况,内容具体到何时至何时何院校何专业。其中最高学历应注明获得的方式,大学以下分为全日制、函授、自考、夜大、电大、职大、专升本等;研究生分为全日制、在职等。如“2007.09—2011.09国防科技大学自动控制专业全日制本科”、“2007.09—2010.09北京大学生物工程专业在职研究生”、“2008.09—2011.09西安政治学院法律专业函授本科”等。最高学位是在职获得的,应予以注明,如“2008.09—2011.07西安政治学院法律专业在职申请硕士学位”、“2008.09—2011.07国防科技大学公共管理硕士专业学位”等。参加各类研究生课程进修班学习的,不算学历和学位,以写实的办法填写,如“2008.09—2011.07北京大学经济管理专业研究生课程进修班”。项目之间不分行,用分号隔开连续记录。如“2007.09—2010.09国防科技大学自动控制专业全日制本科;2011.09—2012.07北京大学经济管理专业研究生课程进修班。”

　　(19)“奖惩情况”栏:填写个人荣立三等功以上奖励和受大军区级以上单位表彰情况以及受处分情况,其中多次立功的可概述,立二等功以及严重警告处分以上的应简述立功、受惩原因。如:“1992年、2011年各立三等功1次”、“2009年参加国庆阅兵立二等功1次”。项目之间不分行,用分号隔开连续记录。

　　(20)“简历”栏:主要填写在部队历任职务(含党内主要职务)的起止年、月。从参加工作时间填起,大、中专院校学习毕业后参加工作的,从大、中专院校学习时填起,具体到系、专业。部职别可用简称,军属师以下单位要填写到军级。如“×集团军×师×团×营×连连长”。

　　(21)“德才表现”栏:分两部分撰写,第一部分主要包括政治思想表现、主要任职经历、能力素质、历任主要岗位,特别是任现职以来的工作实绩和思想作风等情况;第二部分主要反映缺点与不足,各分一段。干部的缺点与不足一般不少于两条,应着重从政治立场、素质能力、工作指导、思想作风等方面予以把握,既不能千人一面,过于笼统、简单,也不能夸大或缩小,避免以偏概全。

　　(22)“在边远艰苦地区服役和从事飞行、舰艇等工作及时间”栏:填写在边远艰苦地区服役和从事飞行、舰艇以及尖端武器装备科研试验、使用维护工作的时间。艰苦边远地区和岛屿类别范围的划分,按照国家和军队有关规定执行。

　　(23)“参加作战及重大非战争军事行动情况”栏:填写参战起止时间、作战行动以及当时所任职务,如“1984.01—1985.06参加对越自卫还击作战任排长”;或填写参加时间,遂行抢险救灾、处突维稳、国际维和、联合军演、远洋护航等重大非战争军事行动名称,以及当时所任职务,如“2008.05—2008.09参加汶川抗震救灾任团长”。项目之间不分行,用分号隔开连续记录。

　　(24)“专业技术军队转业干部原在军队享受职级待遇批注”栏:主要为专业技术军队转业干部到地方工资套改,须由组织填写享受相关待遇情况。

　　(25)“安置地点及理由”栏:填写省(自治区、直辖市)、县(市、区),以及符合国家转业(复员)安置政策的理由。

　　(26)“党委意见”栏:由具有该干部任免权限的下一级党委填报。

　　(27)“批准机关”栏:经具有该干部任免权限的党委讨论后,由同级政治机关批准。

　　(28)“兵役机关意见”栏:由该干部转业后工作单位或户口所在地的县(市、区)人民武装部签署“该同志已办理预备役军官登记”。

　　(29)“家庭情况”栏:“配偶情况”一栏内的“工作单位性质”填写党政机关、事业单位或国有、集体、私营企业以及个体经营等。“工资类别及档次”栏,党政机关干部填写职务级别及工资档次,企事业单位人员填写职务(技术)等级、岗位等级及工资档次。“常住户口所在地”的常住户口,是指经过公安部门登记、注册的正式户口,不含临时户口。

　　(30)“填表人”“审核人”栏:“填表人”栏由各级政治机关干部部门指定专人填写,“审核人”栏为各级政治机关干部部门负责人。填表及审核人应签名(盖章),以示负责。

　　(31)《军队干部转业(复员)审批报告表》一般用钢笔填写,也可打印,填写或打印必须准确、清楚、规范、整洁。

　　(32)《军队干部转业审批报告表》应填写一式五份,用同一编号。一份存入本人档案;一份由军队转业干部所在部队妥善保管;一份交省军区(卫戍区、警备区)军队转业干部工作办公室;一份交省(自治区、直辖市)军队转业干部安置工作办公室;一份交安置地的县(市、区)人民武装部。

　　(33)《军队干部复员审批报告表》应填写一式五份,用同一编号。一份存入本人档案;一份由复员干部所在部队妥善保管;一份交省军区(卫戍区、警备区)军队转业干部工作办公室;一份交接收地区的省级人民政府民政部门审查批准;一份交安置地的县(市、区)人民武装部。自愿复员的干部,应附本人书面申请。

　　23、自主择业军队转业干部的《人员供给介绍信》如何填写?

　　国转联〔2001〕8号文件规定,自主择业的军队转业干部离队时,其所在单位后勤财务部门按本人离队时的工资和津贴补贴标准,填制《人员供给介绍信》,安置地军队转业干部安置工作部门,按当地同等职务等级的军队干部所享受的工资和津贴补贴标准及中发〔2001〕3号文件第三十八条的有关规定,予以核发退役金。