照片档案整理规范

　　照片档案一般是有保存期限的,先按年份分开,然后按类别分,制作目录以及电子目录。照片属于特种载体档案,要有照片和电子版的,还要有底片。按活动分,完整的,一步步来,按照照片档案整理规范来操作。

　　(一)照片档案的整理步骤

　　按照《照片档案管理规范》的要求,照片档案的整理应本着有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。

　　1.照片档案的分类

　　根据照片档案的特点,从室藏档案的实际出发,适当考虑照片档案与其他类型档案的联系,以达到分类的客观性、逻辑性与实用性的要求。底片与照片应有不同的分类方法。

　　(1)底片的分类

　　按底片的制成材料分类,有软质底片、硬质底片;按底片尺寸大小分类,有2寸、4寸、特大号;按年度分类,即按不同历史时期产生的照片来分类;按内容分类,即按底片所反映的问题、剧目、工程、项目、产品类型来分类。对于底片数量较少的单位也可以不分类,按底片收到的先后次序流水编号即可。

　　(2)照片的分类

　　应在全宗内按保管期限——年度——问题进行分类。跨年度且不可分的照片,也可按保管期限——问题——年度进行分类。分类方案应保持前后一致,不应随意变动。也可以考虑与文书档案的分类方法保持一致。照片档案数量较多的单位,还可以从摄影的目的、记载的内容和表现形式,划分为记录性照片和艺术性照片两大类。

　　2.照片文字说明的编写

　　文字说明同底片、照片一起构成了照片档案的基本要素。如果没有文字说明作补充,就会使人无法明白照片画面上所反映的时间、地点与内容。文字说明与照片放在一起,可以起到相互印证、补充的作用。文字说明编写得准确、简明与否,直接影响到照片档案的质量。文字

　　说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素。这六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。单张照片的说明在照片正下方书写,也可在照片右侧或左侧书写。大照片的文字说明可另纸书写,一同保存。

　　3.照片档案的立卷

　　照片档案分类后,应将照片档案组合成案卷。一般情况下,一项内容一卷,内容相近的也可组成一卷,每卷不宜超过30个芯页,照片档案数量很少的单位,每一年的照片可组合成一卷。一般按照重要程度或时间顺序进行排列,按顺序嵌进照片档案装具。然后编照片号,照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码,由全宗号、保管期限代码、册号、张号组成。照片号有两种格式,即全宗号——保管期限代码——册号——张号、全宗号——保管期限代码——张号。

　　4.照片档案目录的编制

　　为了方便地查阅利用照片档案,需要编制照片档案目录。照片档案目录是对每张照片编制目录,目录的条目是按照照片号顺序排列。照片档案基本目录的必备项目有照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注,可根据需要增加项目。基本目录的条目应按照片号排序,见下表。

　　表照片档案目录参考格式

　　照片档案目录

　　(二)照片档案的保管

　　照片档案保管工作的主要任务是集中统一地管好照片档案,采取必要的措施,保障照片档案的完整与安全,防止一切可能使照片档案损毁的因素,尽可能延长照片档案的寿命。

　　1.照片档案的库房

　　既有条件又有必要建设照片档案专门库房的单位,应建设符合《照片档案管理规范》要求的照片档案库房。而不具备条件的单位,应当选择温湿度比较适宜的房间作为保存照片档案的场所,至少要有专门的柜、箱来保管照片档案。其中对于底片的保管条件,要求库房内昼夜

　　温度变化不应大于±3℃,湿度变化不应大于±5%。同时,库房还要提高防火、防尘、防光、防污染的条件。

　　2.照片档案的装具

　　照片档案在形式、保管要求上与文书档案有一定的区别。一般情况下,文书档案案卷的装具是不适用于照片档案保管的。照片档案的装具目前主要有以下几种:

　　(1)普通相册

　　即采用一般商店出售的相册作为保管照片档案的装具。其优点是方便、美观;缺点是规格不一,不便于写文字说明。

　　(2)自制相册

　　即模仿一般商店出售的相册的形式,自制相册。虽然灵活但不规范,而且做工复杂,成本也不低。

　　(3)仿造文书档案装具规格自行设计的相册每册12张芯页,装入96张照片,并把照片用相角固定在芯页相应的位置上,册内芯页用“三孔一线”法装订。它的规格与文书档案装具一致,有利于照片档案与文书档案的统一管理。

　　(4)新型照片档案册

　　它是按照国家标准,从封面到内芯,使用质量上乘的中性纸,并采用活页装订,便于组卷,照片册与底片册相互对应,存用方便。对于大照片档案的保管,应该按照《照片档案管理规范》写上文字说明,并在文字说明下方注明“此系大照片,存放于大照片X盒”。同时,在照片档案卷内目录的备注栏内注明“大张”或“大照片”,这样既方便查找,又利于大照片的单独存放和保管。