工程档案管理制度办法

　　工程档案管理制度办法包括了收集档案、整理档案、统一管理档案，前期的档案收集工作十分重要，影响到整个档案管理过程。所以文本重点从档案的收集和后期的档案管控为主，分享一些管理方法。

　　一、档案资料收集方法

　　1、追踪收集：在工期较短的施工项目中，档案管理人员可以主动到现场了解建设情况，及时掌握信息，与其他部门协调，有针对性地收集档案资料，根据建设进度来推动档案管理工作。

　　2、阶段性收集：某些工程建设规模大，建设工期相对较长，档案管理人员难以实时动态跟踪，那么就可以采用阶段性收集的办法，加强与建设部门的联系，做好每个阶段的档案收集工作，确保档案的连续性和完整性。

　　二、档案资料统一管理方法

　　实施工程项目管理软件，应用档案管理功能。借助一个平台就能实现工程档案从起草、录入、归档到再利用等的全生命周期管理，同步管理实体档案和电子档案，实现文档资料的轻松查询。通过分析档案内容，管理人员可以对进度进行监管，推动了管理效率的提高。

　　通常，档案管理模块包含了施工日志、现场照片、视频资料、文件档案等内容，详细记录施工现场的工作情况，帮助管理人员了解现场具体情况。档案内容还涵盖从工程立项到竣工验收后的各种内容，如合同工、设计图、审批材料等，属性明确，分类清晰。

　　为了避免建设过程中重要档案的遗漏，档案管理人员应了解清楚建设流程与计划，了解各个阶段的主要工作，方便后期跟踪收集档案，确保档案的完整性。利用档案管理软件系统可以轻松实现对各类档案分类管理，方便不同人员的查询，促进档案管理工作的规范化。

　　建设工程文件档案管理办法

　　1.业务目标

　　规范建设工程文件档案的收集、编制、归档和利用，为生产经营活动基础设施保障。

　　2.业务风险

　　2.1没有建立有效的文件档案管理系统，可能造成工程的审核审批手续不明确，影响工作效率；

　　2.2建筑工程的档案收集管理不当，可能造成基础设施的资料信息缺失，对基础设施的维修维护带来困难。

　　3.业务范围

　　本制度所指的建设工程文件档案，包括建设工程过程中所形成的具有保存价值的以文字、图纸、图表、声像等为载体的文件材料，能真实、完整地反映建设工程全过程的技术、经济、管理等方面的工作和建设工程的实际状况。

　　本制度适用于XX下属所有业务板块的新建、改建或扩建工程项目。

　　4.相关规定

　　4.1档案管理机构及职责

　　4.1.1建设工程项目组为该项目工程文件整理归档的直接责任单位，项目组组长是第一责任人。建设工程档案管理的主要职责包括：

　　1)落实建设工程文件整理归档的部门和人员的职责。

　　2)在工程招标中，与勘察、设计、监理、施工、器材供应等单位签订协议、合同时，应对提供相应工程文件的套（份）数量、质量要求、提供时间等提出明确的整理归档要求和违约责任。

　　3)负责收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的工程文件，并进行组卷和归档。

　　4)负责组织、监督和检查相关勘察、设计、监理、施工、器材供应等单位的工程文件的编制工作。在建设工程监理阶段、施工阶段和竣工图阶段的工作完成后进行收集和归档。

　　5)在组织工程竣工验收前，应先对工程文件档案进行预验收，合格后再申请工程竣工验收。工程竣工验收合格三个月内完成归档和移交工作。

　　4.1.2各建设项目的建设工程文件档案，由项目组及时报送各运营中心办公室存档、验收，并依据《公司关于在建工程的考核办法》进行考核。

　　4.1.3各建设单位项目组应落实相关部门和人员履行档案管理职责，对本级档案归档负责。综合管理部门应对工程文件的整理归档工作进行服务、监督和检查，对检查的结果提出改进的意见，并进行奖励和处罚，同时对本级档案归档负责。投资发展部对该项工作进行服务、督导、检查。

　　4.2工程文件归档的范围

　　4.2.1工程文件按照建设程序可以分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等五个阶段进行编制和组卷。其各阶段归档的工程文件范围和深度应能真实完整地反应工程的实际状况,根据建设工程的投资规模大小和复杂程度，按照国家规范GB/T 50328-2014建设工程文件归档规范（2019年版）的归档目录进行调整。

　　4.2.2工程准备阶段工程文件，包括立项、审批、征地、勘察、设计、招投标的文件。归档文件中主要有：项目建议书及批复，可行性研究报告及批复，环境影响评价报告及批复，安全性预评价及批复，技术方案设计及批复，用地申请和批复，厂址场地地形图，国有土地使用许可证，工程地质水文勘察报告，全部各专业施工设计图及政府相关部门审查意见，建设规划许可证，建设工程施工许可证，各类商务合同及技术协议，各级上级主管部门和政府职能部门相关的文件和施工前期行政、技术准备的各类报表等资料。

　　4.2.3监理阶段归档的文件、施工阶段归档文件按当地建设主管政府部门的要求和国家标准GB/T 50328-2014建设工程文件归档规范（2019年版）的规定来确定。基础工程，主体结构工程，涉及重要结构安全和工艺设备重要安装部位的隐蔽工程，在隐蔽前要拍照归档，拍照前在现场要标识所属部位，归档时附照片说明。主要建材、器材、钢材、各种标准及非标准设备的质量合格证明，复检证明，施工过程中的试验、测试合格证明，完工检查和试车合格证明，发生重大事故的报告和处理结果等。

　　4.2.4竣工图阶段归档文件主要有：总平面布置图，竖向布置图，给排水、热能动力、电力、通讯、工艺管路等管网综合图，各单位工程、各专业竣工图等。

　　4.2.5竣工验收阶段工程文件主要有：工程竣工总结，工程验收报告，工程质量保修书，工程预、决算文件，集团监察审计部工程审计结论报告等。财务文件包括交付使用财产总表和财产明细表，设备固定资产台帐明细表。建设工程中重要的具有可追溯保存价值的照片、录像等影像资料要归档。文字、图样文件的电子版要整理归档。

　　4.3建设过程档案管理

　　4.3.1现场监理负责对工程档案的收集、归纳、整理和组卷是档案管理的主要执行者。

　　4.3.2工程文件的申报表格必须采用投资发展部提供的文件标准格式编写，具体格式参照考核表的标准表格。

　　4.3.3工程文件的分类原则：

　　1)符合国家档案管理现行规范。

　　2)力求简洁清晰，分级体系不宜过多，查找路径尽可能少。

　　3)易于各专业工程师理解和查找。

　　4)利于项目竣工后进行档案整理。

　　4.3.4所有文件应有专柜存放、妥善保管，加锁，每月定期清理翻动，通风，防湿、防虫、防霉、防丢失，保证文件的安全。

　　4.3.5建立严格的借阅、移交和保密制度：

　　1)凡因工作需要借阅文件必须进行登记。登记必须包括文件名称、借用人、日期、拟借用时间、归还时间等内容。

　　2)外单位的人员如需借阅有关非保密资料时，须征得项目公司总经理的同意，并作好登记。保密资料概不外借。

　　3)因人员变动等因素造成工程资料移交，必须做好资料清单，移交人、接收人、监督人分别签字确认。

　　4)所有工程类文件都必须注意保密，严禁公司以外人员随意查阅。机密文件按密级保管，不得随便放置于公共场所，不得私自摘录或对外泄露

　　5)文件销毁必须经运营中心投资发展部批准后方可进行。经二人以上监督销毁，任何人不得私自销毁文件。

　　4.3.6所有工程合同原件在工程未完成之前必须存放在项目组财务部专人保管。其它部门只能使用复印件，工程竣工后一起归类组卷入档。工程竣工验收以后两个月内应将所有文件按照要求整理归档，并与档案管理部门履行文件交接手续。

　　4.3.7电子资料管理及图纸管理要点：

　　1)所有的电子文档登记编号均与纸质文档编号一一对应，查询某个文档时，可以通过电子查询体系很方便地找到文件所在档案柜编号、柜内分隔编号、案卷号及文件存放流水号。有些纸质文件可能没有电子文档，那么就应建立一个文档用以说明该文档主要内容，存放位置，存档编号等，以便查阅。

　　2)项目工程部工作人员必须对自己编写过的电子文件进行分类保存。

　　3)电子文件不应保存在电脑系统盘上(系统盘一般为C盘，包括“我的文档”和“桌面”），避免因系统损坏而造成文件丢失。

　　4)项目工程电子资料的管理必须按照公司要求进行建设管理，并设置权限在内部网上共享。

　　5)项目工程电子资料必须定期进行备份，刻录成盘，预防意外事件发生造成文件丢失。

　　6)建立电子图纸变更登记表，记录清楚图纸修改时间、图号、内容、数量等信息。

　　7)修改确定的图纸应及时替换、及时下发。作废的图纸及时回收，并书面通知施工单位、监理单位。回收后应妥善保存，注明作废日期等信息，待工程完工后再行处理。

　　4.4工程文件归档的质量要求

　　4.4.1归档的工程文件应为原件，必须真实与工程实际相符合。

　　4.4.2归档文件的内容必须符合相关技术标准、规范和法律法规，相关责任人签字、签章齐全有效。如为外文版的合同或图纸等文件的应用中、外两种文字对照版资料。

　　4.4.3文字材料的幅面宜为A4规格，采用能长期保存的纸张。采用耐久性强不易褪色的书写材料，如碳素墨水。不采用红色墨水，纯兰墨水，铅笔，圆珠笔，复写纸等。

　　4.4.4设计图纸应符合国家标准，一般采用兰晒图，加盖不易褪色的红印泥设计专用出图章，按A4幅面折叠。竣工图应是新蓝图，加盖竣工图红印泥章，竣工图章上必须有施工单位名称、施工单位技术负责人姓名，监理单位名称、总监姓名，编制日期等内容。计算机出图时，不得使用其复印件存档。

　　4.4.5可以利用施工图作竣工图。在施工中对施工图作修改的，在原施工图上文字、数字变更应作划改，图样局部变更应作圈改，并标注变更依据后作为竣工图。图样变动较大，不能清晰表明变动前、后的情况，要重新绘制竣工图，在竣工图图样上标明变更的依据。

　　4.5归档文件组卷的一般规定

　　4.5.1在同一时期内，按同一项目总体设计、施工，经济上实行统一核算，组织上实行统一管理的项目工程，竣工后都应整理成套资料归档；

　　4.5.2分期实施的项目应分期单独成套整理归档。每一个项目工程应整理两套档案，一套存建设单位项目公司，另一套报送运营中心办公室归档。

　　4.5.3案卷归档应遵循工程文件自然形成的规律、程序、卷内文件的有机联系的原则组卷。一个案卷一般厚度不宜超过40mm。一个建设工程由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷：

　　1)工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。

　　2)监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

　　3)施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

　　4)竣工图可按单位工程、专业等组卷。

　　5)竣工验收文件可按单位工程、专业组卷。

　　4.6卷内文件的编排要求

　　4.6.1卷内文件的排列，文字材料按事项、专业为序。同一事项批复在请示之前，主件在附件之前。图纸按专业、项目为序，设计修改在原图之前排列。

　　4.6.2卷内目录，卷内备考表排在首页之前，式样及填写规范。

　　4.6.3卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号。页号从“1”开始。封面、卷内目录、卷内备考表不编号。页面编号的位置，单面书写的文件在页面右下角，双面书写的文件正面在右下角，反面在左下角。

　　成套图纸或印刷成册的文件，自成一卷的，不必另编写卷内目录、卷内备考表，不必重新编写页码。

　　4.6.4卷内归档文件散页的应装订，采用三孔左侧线绳装订法。成套图纸或成套文件已装订自成一卷的，不必再装订。

　　4.7案卷的编码规则

　　4.7.1工程文件的编码由投资发展部统一制定。每套竣工档案，应当编制索引目录卷，案卷档号为零卷，不计入总卷数内。索引目录卷由编制说明、案卷目录及各卷内目录组成。

　　编制说明的内容应包括工程概况、竣工档案编制的概况、案卷档号的编写说明，及案卷总数、图纸卷数、张数，照片卷数、张数，电子文档卷数、件数等。

　　4.7.2案卷档号按建设程序、文档形成单位、单位工程、专业的原则，顺序按案卷流水编号。案卷档号由建设单位编排。

　　4.7.3案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。卷盒及卷夹外表尺寸为高310mm,宽220mm。

　　案卷封面应标明案卷档号、共X卷、第Y卷，项目工程名称、单位工程名称、专业名称、文件名称，形成文件的原编制单位，卷内全部文件形成的起止日期。

　　4.8纪律要求

　　建设工程文件整理归档验收工作是工程竣工验收的必要条件。文件归档未能验收合格的相关勘察、设计、监理、施工和物资设备供应等单位，不能办理工程款的竣工结算。对建设单位负责整理归档工作部门和责任人纳入工程绩效考核进行奖惩。

　　5、相关制度文件

　　XX《档案管理制度》

　　XX《工程项目管理流程》

　　XX《新项目投资管理办法》

　　6相关工作记录

　　新项目可行性调果报告、项目会签审批报告、项目招标书、项目投标书、建设工程图纸、施工监理工作记录、项目验收报告。