水利工程档案验收管理办法

　　水利工程建设项目档案，真实记录和反映了项目建设的全过程，是工程建设管理、质量监督、资金监管的重要依据，也是工程运行管理、维修养护、改造扩建的重要依据。当前，水利工程建设项目数量多、规模大、投资高，做好水利工程建设项目档案工作意义重大。

　　为了加强水利工程建设项目档案规范化管理，水利部贯彻落实《中华人民共和国档案法》《政府投资条例》《建设项目档案管理规范》等法律法规和规范要求，修订印发了《水利工程建设项目档案管理规定》（以下简称《规定》），主要是强化了水利工程建设项目有关单位的职责任务、项目文件管理要求，细化了竣工图编制、项目文件归档程序和归档时间等具体要求，使水利工程建设项目档案管理更切合项目实际、更具可操作性。《规定》为水利部规范性文件，共八章四十五条，自2021年6月28日起施行。

　　修订必要性

　　水利工程档案是水利工程项目建设管理的重要内容，当前全国各类水利工程建设项目全面推进，工程档案管理方面还存在一些突出问题。一是重建轻管的现象较为普遍。工程建设各有关单位对档案工作不够重视，项目法人和参建单位在项目文件管理人员、项目档案管理人员、档案工作经费等方面配置不足、力量薄弱，重视工程建设进度和质量，轻视项目文件和档案管理等基础性工作，档案完整性、准确性上出现较多问题。

　　二是参建各方对工程档案管理职责的理解存在偏差。许多参建单位认为水利工程档案管理是项目法人的职责内容，监理、施工等单位只要把建设过程中形成的文件材料交给项目法人整理就可以；项目法人各业务部门也认为文件材料整理归档等工作应该由档案管理部门负责，业务部门干好业务工作就行。

　　这些认识上的误区影响了工程档案管理的质量。三是竣工图编制存在问题较多。竣工图编制说明、编制依据、修改和重绘要求、竣工图折叠、竣工图章和竣工图审核章使用、档号章填写等方面还存在与规范要求不一致的问题。

　　《规定》就当前水利工程建设项目档案管理面临的突出问题提出了针对性要求，特别是强化工程档案与工程建设同步管理，要求把档案工作融入建设管理全过程，纳入建设计划、质量保证体系、项目管理程序、合同管理和岗位责任制，确保实现档案工作与项目管理的深度融合，确保工程档案完整、准确、系统、规范和安全，满足水利工程建设项目建设、管理、监督、运行和维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。

　　明晰职责任务

　　水利工程项目建设规模大、参建单位多，文件材料涉及面广、归档部门多，必须要明晰项目法人、参建各单位对工程档案的管理职责，才能实现统一管理、统一制度、统一标准的档案管理要求。《规定》分别对项目法人、项目法人档案管理机构、项目法人建设管理相关部门、参建单位所要履行的职责任务进行了明确要求，确保权责清晰、各负其责，共同做好工程档案管理工作。

　　项目法人主要履行职责任务

　　项目法人对工程档案工作负总责。

　　一是要明确档案工作的分管领导，设立或明确与工程建设管理相适应的档案管理机构；建立档案管理机构牵头、工程建设管理相关部门和参建单位参与、权责清晰的项目档案管理工作网络。

　　二是要制定项目文件管理和档案管理相关制度，包括档案管理办法、档案分类大纲及方案、项目文件归档范围和档案保管期限表、档案整编细则等。

　　三是要在招标文件中明确项目文件管理要求。与参建单位签订合同、协议时，应设立专门章节或条款，明确项目文件管理责任，包括文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、介质、格式、费用及违约责任等内容。

　　监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文件和档案的检查、审查责任。四是要建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成与收集、整理与归档等情况进行考核。对参建单位进行合同履约考核时，应对项目文件管理条款的履约情况做出评价；在合同款完工结算、支付审批时，应审查项目文件归档情况，并将项目文件是否按要求管理和归档作为合同款支付前提条件。

　　应将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设，统筹规划、同步实施。五是对档案主管部门和上级主管部门在项目档案监督检查工作中发现的问题要及时整改落实，对检查发现的档案安全隐患应及时采取补救措施予以消除。

　　项目法人档案管理机构主要履行职责任务

　　档案管理机构是统筹协调工程档案管理各项工作的核心部门。

　　一是要组织协调工程建设管理相关部门和参建单位实施项目档案管理相关制度。二是要负责制定项目档案工作方案，对参建单位进行项目文件管理和归档交底。

　　三是要负责监督、指导工程建设管理相关部门及参建单位项目文件的形成、收集、整理和归档工作。四是要组织工程建设管理相关人员和档案管理人员开展档案业务培训。

　　五是要参加工程建设重要会议、重大活动、重要设备开箱验收、专项及阶段性检查和验收。六是要负责审查项目文件归档的完整性和整理的规范性、系统性。

　　七是要负责项目档案的接收、保管、统计、编研、利用和移交等工作。

　　项目法人工程建设管理相关部门主要履行职责任务

　　一是要负责对水利工程建设项目技术文件的规范性提出要求。二是要负责对勘察、设计、监理、施工、总承包、检测、供货等单位归档文件的完整性、准确性、有效性和规范性进行审查。三是要负责对本部门形成的项目文件进行收发、登记、积累和收集、整理、归档。

　　参建单位主要履行职责任务

　　参建单位是开展工程档案收集整理归档的主体。一是要建立符合项目法人要求且规范的项目文件管理和档案管理制度，报项目法人确认后实施。二是要负责本单位所承担项目文件收集、整理和归档工作，接受项目法人的监督和指导。三是监理单位要负责对所监理项目的归档文件的完整性、准确性、系统性、有效性和规范性进行审查，形成监理审核报告。

　　明确归档要求

　　工程档案必须真实、准确，与工程实际相符，项目文件材料整理归档要保证格式规范、内容准确、文字清晰、页面整洁、编号规范、签字及盖章完备等规范要求。

　　强调照片、声像档案收集整理归档

　　照片和音视频文件归档是工程档案管理中的薄弱项，很多单位对其重视程度不够，把归档文件狭隘理解为纸质文件，导致档案收集不完整、整理不规范等现象比较突出，造成无法弥补的损失。《规定》特别强调，水利工程建设项目重要活动及事件，原始地形地貌，工程形象进度，隐蔽工程，关键节点工序，重要部位，地质、施工及设备缺陷处理，工程质量或安全事故，重要芯样，工程验收等，必须形成照片和音视频文件，并按照相关档案管理规范进行整理归档。

　　确定工程档案的归档范围

　　《规定》附件2中制定了水利工程建设项目文件归档范围和档案保管期限表，从前期工作、征地补偿与移民安置、建设实施（工程建设管理文件、招标投标/合同协议文件、施工文件、设备制造/采购文件、信息系统开发文件、监理监造文件、科研项目文件）、生产准备/试运行、竣工验收等5个类别提出了167方面应归档文件材料的范围，并注明了保管期限。

　　这个归档范围和保管期限是从全国各类水利工程建设项目中总结归纳的，结合到具体的水利工程建设项目，必须根据实际情况，由项目法人技术负责人牵头、各工程建设管理部门和参建单位技术负责人员、档案员参加，共同研究制定适合本项目实际的文件归档范围和档案保管期限表，印发工程管理各部门和各参建单位对照执行，确保应归档文件材料收集齐全完整。需要提醒注意的是，该文件归档范围不能直接作为项目档案分类方案使用。

　　建立工程档案审查机制

　　项目法人与参建单位按照职责分工，分别组织对归档文件进行质量审查。

　　一是施工文件、设备采购制造文件，参建单位组卷、整理完毕并自查后，依次由监理单位、项目法人工程建设管理部门、项目法人档案管理机构进行审查。

　　二是信息系统文件，参建单位组卷、整理完毕并自查后，依次由监理单位、项目法人信息化管理部门、项目法人档案管理机构进行审查。

　　三是监理文件、总承包文件、科研项目文件和第三方检测文件，有关单位组卷、整理完毕并自查后，依次由项目法人工程建设管理部门、项目法人档案管理机构进行审查。

　　四是项目法人各部门文件，依次由部门负责人、项目法人档案管理机构进行审查。各审查责任主体对审查发现的问题，要形成记录并反馈被审查单位，被审查单位要及时整改，形成整改闭环，合格后方可归档。

　　明确各类文件归档时间

　　项目文件何时归档，一直以来都是项目法人相关部门和参建单位牵扯不清的地方，很多项目建设都出现项目文件归档迟滞的现象，有的项目甚至出现参建单位承担工程完工验收几年后其文件尚未归档移交的情况，直接影响到项目后续验收等相关工作的开展。

　　《规定》从11个方面明确各类文件的具体归档时间，要求相关文件要经规范整理及审查后及时归档。

　　一是前期文件在相关工作结束时归档；

　　二是管理性文件宜按年度归档，同一事由产生的跨年度文件在办结年度归档；

　　三是施工文件（含竣工图）在项目合同验收后归档，建设周期长的项目可分阶段或按单位工程、分部工程归档；

　　四是设备制造采购文件在相关工作完成后归档；五是信息系统开发文件在系统验收后归档；六是监理文件在监理的项目合同验收后归档；七是第三方检测文件在检测工作完成后集中归档；八是科研项目文件在结题验收后归档；九是生产准备、试运行文件在试运行结束时归档；十是实行总承包的项目文件在项目合同验收后归档；十一是各专项验收和竣工验收文件在验收通过后归档。

　　明确项目档案管理卷要求

　　项目法人档案管理机构负责建立项目档案管理卷，是《建设项目档案管理规范》中提出的要求，在实际工作中也特别具有现实需求。《规定》明确提出，要把项目建设过程中形成的包括项目概况、管理办法、分类方案、整理细则、归档范围和保管期限表、标段划分、参建单位归档情况、档案收集整理情况、交接清册等凡是能说明项目档案管理情况的有关材料组成专门案卷。

　　待项目竣工验收后，无论是移交工程运行管理单位、项目主管部门、档案馆或者是其他管理人员都可以一目了然地通过项目档案管理卷了解该工程档案相关情况，方便档案管理和档案检索利用。

　　《规定》还对项目电子文件和电子档案管理、档案验收与移交等进行了明确规定，附件1对水利工程建设项目竣工图编制要求从6个方面予以专门表述，方便档案管理人员对照执行。

　　以下为《水利工程建设项目档案验收管理办法》全文

　　第一章总则

　　第一条根据水利部《水利工程建设项目档案管理规定》（水办〔2005〕480号）和国家档案局、国家发改委联合印发的《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号），为进一步加强对水利工程建设项目档案验收工作的监督、指导，规范档案验收工作行为，统一档案验收标准，确保档案验收质量，特制定本办法。

　　第二条本办法所称的档案验收是指各级水行政主管部门，依法组织的水利工程建设项目档案专项验收。

　　第三条档案验收依据《水利工程建设项目档案验收评分标准》（见附件，以下简称《评分标准》）对项目档案管理及档案质量进行量化赋分，满分为100分。验收结果分为3个等级：总分达到或超过90分的，为优良；达到70-89.9分的，为合格；达不到70分或“应归档文件材料质量与移交归档”项达不到60分的，均为不合格。

　　第四条大中型以上和国家重点水利工程建设项目，应按本办法要求进行档案验收。档案验收不合格的，不得进行项目竣工验收。

　　第五条水利重大信息化建设项目及其他水利工程（含改建、扩建、除险加固等建设项目），可参照本办法进行档案验收。

　　第二章验收申请

　　第六条申请档案验收应具备的条件：

　　（一）项目主体工程、辅助工程和公用设施，已按批准的设计文件要求建成，各项指标已达到设计能力并满足一定运行条件。

　　（二）项目法人与各参建单位已基本完成应归档文件材料的收集、整理、归档与移交工作。

　　（三）监理单位对本单位和主要施工单位提交的工程档案的整理情况与内在质量进行了审核，认为已达到验收标准，并提交了专项审核报告。

　　（四）项目法人基本实现了对项目档案的集中统一管理，且按要求完成了自检工作，并达到《评分标准》规定的合格以上分数。

　　第七条项目法人在确认已达到第六条规定的条件后，应早于工程计划竣工验收的3个月前，按以下原则，向项目竣工验收主持单位提出档案验收申请：主持单位是水利部的，应按归口管理关系通过流域机构或省级水行政主管部门申请；主持单位是流域机构的，直属项目可直接申请，地方项目应经省级水行政主管部门申请；主持单位是省级水行政主管部门的，可直接申请。

　　第八条档案验收申请应包括项目法人开展档案自检工作的情况说明、自检得分数、自检结论等内容，并将项目法人的档案自检工作报告和监理单位专项审核报告附后。

　　档案自检工作报告的主要内容：工程概况，工程档案管理情况，文件材料收集、整理、归档与保管情况，竣工图编制与整理情况，档案自检工作的组织情况，对自检或以往阶段验收发现问题的整改情况，按《评分标准》自检得分与扣分情况，目前仍存在的问题，对工程档案完整、准确、系统性的自我评价等内容。

　　专项审核报告的主要内容：监理单位履行审核责任的组织情况，对监理和施工单位提交的项目档案审核、把关情况，审核档案的范围、数量，审核中发现的主要问题与整改情况，对档案内容与整理质量的综合评价，目前仍存在的问题，审核结果等内容。

　　第三章验收组织

　　第九条档案验收由项目竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责组织。

　　第十条档案验收的组织单位，应对申请验收单位报送的材料进行认真审核，并根据项目建设规模及档案收集、整理的实际情况，决定先进行预验收或直接进行验收。对预验收合格或直接进行验收的项目，应在收到验收申请后的40个工作日内组织验收。

　　第十一条对需进行预验收的项目，可由档案验收组织单位组织，也可由其委托流域机构或地方水行政主管部门组织（应有正式委托函）。被委托单位应在受委托的20个工作日，内，按本办法要求组织预验收，并将预验收意见上报验收委托单位，同时抄送申请验收单位。

　　第十二条档案验收的组织单位应会同国家或地方档案行政管理部门成立档案验收组进行验收。验收组成员，一般应包括档案验收组织单位的档案部门，国家或地方档案行政管理部门、有关流域机构和地方水行政主管部门的代表及有关专家。

　　第十三条档案验收应形成验收意见。验收意见须经验收组三分之二以上成员同意，并履行签字手续，注明单位、职务、专业技术职称。验收成员对验收意见有异议的，可在验收意见中注明个人意见并签字确认。验收意见应由档案验收组织单位印发给申请验收单位，并报国家或省级档案行政管理部门备案。

　　第四章验收程序

　　第十四条档案验收通过召开验收会议的方式进行。验收会议由验收组组长主持，验收组成员及项目法人、各参建单位和运行管理等单位的代表参加。

　　第十五条档案验收会议主要议程：

　　（一）验收组组长宣布验收会议文件及验收组组成人员名单；

　　（二）项目法人汇报工程概况和档案管理与自检情况；

　　（三）监理单位汇报工程档案审核情况；

　　（四）已进行预验收的，由预验收组织单位汇报预验收意见及有关情况；

　　（五）验收组对汇报有关情况提出质询，并察看工程建设现场；

　　（六）验收组检查工程档案管理情况，并按比例抽查已归档文件材料；

　　（七）验收组结合检查情况按验收标准逐项赋分，并进行综合评议，讨论、形成档案验收意见；

　　（八）验收组与项目法人交换意见，通报验收情况；

　　（九）验收组组长宣读验收意见。

　　第十六条档案验收意见应包括的内容：

　　（一）前言（验收会议的依据、时间、地点及验收组组成情况，工程概况，验收工作的步骤、方法与内容简述）；

　　（二）档案工作基本情况：工程档案工作管理体制与管理状况；

　　（三）文件材料的收集、整理质量，竣工图的编制质量与整理情况，已归档文件材料的种类与数量；

　　（四）工程档案的完整、准确、系统性评价；

　　（五）存在问题及整改要求；

　　（六）得分情况及验收结论；

　　（七）附件：档案验收组成员签字表。

　　第十七条对档案验收意见中提出的问题和整改要求，验收组织单位应加强对落实情况的检查、督促；项目法人应在工程竣工验收前，完成相关整改工作，并在提出竣工验收申请时，将整改情况一并报送竣工验收主持单位。

　　第十八条对未通过档案验收（含预验收）的，项目法人应在完成相关整改工作后，按本办法第二章要求，重新申请验收。

　　第十九条本办法由水利部负责解释。

　　第二十条本办法自2008年10月10日起施行。