建设工程档案是指

　　建设工程档案也可简称工程档案，是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。

　　建设项目档案和设备档案

　　一、建设项目档案

　　建设项目档案，又称基本建设档案，简称基建档案，是指在建设项目立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收等活动中形成的科技档案。

　　所谓建设项目，是指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。

　　建设项目主要包括单项工程和单位工程两种。单项工程，是指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。单位工程，是指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。

　　建设项目档案的特点之一是按项目成套，一个建设项目的档案是具有有机联系的整体。

　　一般包括以下内容。

　　(一)项目前期文件

　　指工程开工以前在立项、审批、招投标等活动中形成的文件。

　　项目前期文件主要包括：项目建议书及其报批文件，项目选址意见书及其报批文件，可行性研究报告及其评估、报批文件，项目评估、论证文件，环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复，设计任务书及其报批文件，招标投标、承发包合同协议。

　　(二)项目设计文件

　　项目设计，是项目建设活动的重要内容，它为项目建设编制设计文件，用以指导施工。

　　项目设计文件主要内容包括：设计依据性文件和设计基础文件(如勘察文件)，总体规划设计文件，初步设计或扩大初步设计文件(包括方案设计、初步设计及附图、主要设备表、概算书等)，技术设计文件，施工图设计文件(包括工程施工图、施工图设计说明书、计算书、预算书等)。

　　(三)项目施工文件

　　项目施工文件是项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。

　　施工文件记录了施工过程的实际面貌，其内容主要有：

　　(1)施工准备工作文件。包括施工承包协议文件和施工执照，施工组织设计，开工报告，图纸会审记录和施工预算书等。

　　(2)施工文件。包括工程测量定位记录，建筑材料试验报告，隐蔽工程施工记录，工程沉降、位移观测及变形观测记录，设计变更和材料代用审核文件，以及施工日志、大事记等。

　　(四)项目监理文件

　　项目监理文件是指项目监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行监督、控制的文件，主要包括施工监理文件(如监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则，施工及设备器材供应单位资质审核及设备、材料报审，监理日志等)；设备采购、监制工作监理文件；建筑施工质量监理文件；建设资金使用监理文件、监理工作总结等。

　　(五)项目竣工验收文件

　　项目竣工验收文件是指项目竣工后试运行及竣工验收时形成的文件。

　　包括：工程验收文件，工程质量检验评定及缺陷处理文件，试车记录，交工验收证明，施工技术总结，竣工验收报告和竣工图。竣工图十分重要，它能真实地记录建筑工程的具体情况和实际面貌，是对建设项目进行交工验收、使用、维护乃至改建、扩建的重要依据。

　　在建设项目日后使用维护和改建、扩建过程中，也会形成相应的科技文件，它们也是该项目档案不可或缺的组成部分。

　　二、设备档案

　　设备档案，是各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。

　　设备，是一种重要的生产手段。随着科学技术和生产力的发展，在社会生产和科技研究、自然观测的各个领域，都普遍地以各种设备装备起来，因此，设备档案是一种在各个专业的各种不同的企事业单位中都存在的科技档案。

　　设备档案，按设备的构造和使用形式划分为两种：一种是同土建工程连在一起的、如某些化工装置以及钢铁和有色冶金企业的冶炼设备的档案。

　　这种设备档案，一般同基建档案难以截然分开，因此可以作为基建档案的一个组成部分。另一种是各种金属切削设备、运输设备、采掘设备、起重设备以及某些仪器、仪表的档案，它们可以同土建工程分开独立存在。

　　设备从来源看有两种。一种是本单位自己设计、研制的，这是各单位根据本身生产工艺或科研、试验的特殊需要而自制的专用设备；另一种是从国内外市场上购买来的外购设备。

　　因此，设备档案也相应地有两种情况：一种是在自制设备的设计和研制过程中形成的科技文件，另一种是随外购设备的进货带来的科技文件。两种都是设备档案的重要组成部分，都应妥善保存，科学管理。

　　此外，在设备的使用、维护、检修、改造过程中，也相应地形成文件，它们也是设备档案的组成部分。

　　设备档案的基本特点同产品档案的特点是一样的，即以型号成套。但设备档案的内容构成，在一般情况下同产品档案不尽相同。这是因为设备档案和产品档案的作用不同，形成过程也不相同。

　　自制设备的档案构成，除包括设备在设计、研制、试验、制造过程中形成的文件外，还包括该项设备在安装、使用、维修、改造过程中形成的文件。

　　外购设备档案的构成同产品档案的差异更大，它不包括该设备在设计、研制、制造过程中形成的文件。

　　其内容基本上包括三个部分。

　　第一，设备购置文件。包括设备技术经济计算文件，有关购置设备的谈判文件，以及订购协议或合同书等。

　　第二，随机文件。包括设备图册和说明书，设备合格证、装箱单和配件目录，以及设备安装规程等。

　　第三，设备安装、使用过程中形成的文件。包括设备安装记录、试车验收记录和总结报告，设备运行记录，设备保养和大、中修记录，设备使用分析表，设备检查和事故记录，设备履历表，设备改造记录和总结等。

　　工程资料管理是为工程资料的填写、编制、审批、收集、整理、组卷、移交及归档等相关工作。

　　主要是对文字材料、图纸、图表、声像材料等。基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。

　　一、什么是基本建设工程档案资料

　　1.基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。

　　二、档案资料如何管理

　　1.工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。

　　2.为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。

　　3.工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。

　　4.设备到货后，由物资组汇同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的发给施工单位的）统交档案资料室统一管理，造册登记并建立收发明细帐。各单项工程总体验收由档案资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。

　　5.购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。

　　三、归档文件的质量规定

　　1.凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。

　　2.施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。

　　3.调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。

　　4.主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。

　　5.书写规定

　　A）书写字迹工整，图样清晰。

　　B）书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。

　　C）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。

　　6.书写材料的大小尺寸应规范,装订边空白间距应为25mm，装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。