档案建设管理情况

　　建筑工程质量关乎人们生命财产安全，因此如何加强建筑工程中的施工管理以及保障建筑工程的质量是当前建筑企业面临的重要问题，而建设工程管理档案记录了整个建筑工程的施工过程，因此提高建筑工程的档案管理效率十分必要。为了更好地规范管理建筑档案，就必须保证建筑工程档案记录与建筑工程施工同时进行。

　　一、建设工程档案概述

　　在建筑工程建设期间需要归档的档案文件主要包括以下四个内容：

　　（一）准备阶段的相关文件

　　建筑工程在建设前期要对建筑机构进行构想和设计，并做好建筑工程的市场调研工作，还要对建筑工程可行性进行研究。评估建筑工程的选址、造价以及材料是否合理，建筑工程前期准备的档案资料由很多文件组成，主要有立项文件、用地拆迁文件、勘察设计文件、招投标文件、开工审批文件以及建筑工程的基本信息。

　　（二）建筑工程监理文件

　　在建筑工程施工期间，监理人员要对建筑工程的施工质量、施工材料、施工进度以及施工技术进行评估、记录。其主要包括监理管理文件、建筑工程项目施工进度控制文件、施工质量控制文件、工期进度管理文件以及监理验收文件。

　　（三）建筑工程施工文件

　　建筑工程的施工资料对建筑工程的施工技术具有一定的指导作用，也是建筑工程施工管理成效的体现。其主要包括建筑工程施工管理文件、施工技术文件、施工进度管理文件、造价管理文件、施工材料使用记录、施工试验检测文件以及施工质量验收文件。

　　（四）建筑工程竣工验收文件建筑工程的验收文件是对建筑工程各项验收结果的记录，可以有效发现建筑工程中存在的施工问题，并督促施工单位根据相应的施工标准进行改进。这一类档案主要由建筑项目的竣工图、验收和备案文件以及声像文件组成。

　　二、建设工程档案管理的重要性

　　建筑工程档案是建设工程项目中不可或缺的部分，是建筑工程质量的有效体现。建设工程档案管理对建筑工程质量控制具有重要意义，是提高建设工程质量的有效手段。

　　三、现阶段建设工程档案管理过程中存在的问题

　　（一）对建设工程档案管理工作不重视

　　一些建筑企业将工作重点放在工程的进度和质量上，忽视了建设工程档案管理的重要性，一味追求工程进度和经济效益，档案管理工作形同虚设，在工程档案管理人员的选配上缺乏统筹意识。

　　（二）建设工程档案管理方式落后，缺乏健全的档案管理制度

　　随着信息技术的不断发展，很多建筑单位已经配备了先进的档案管理软件，但仍有一些单位还在采用传统的建设工程档案管理模式，这不仅造成人力、物力资源的浪费，还造成了档案管理效率低下的现状。

　　有的建筑单位虽然配备了先进的档案管理软件，但是由于培训不到位以及管理人员素质较低的缘故，使得档案管理软件运用率较低，不能真正发挥档案管理软件的作用。

　　（三）建设工程档案管理人员素质较低

　　由于很多档案管理人员上岗前没有进行专项的档案管理工作培训，档案管理实践经验不足，导致一些建设工程档案不能满足归档要求，比如工程资料复印件经过多次修改涂抹后再进行复印，导致建设工程资料字迹不清晰，不符合档案归档要求，如果被存档将会严重影响后期的施工工作。由于档案管理人员专业素养较低，造成建设工程档案管理效率低下，不利于建设工程施工的顺利开展。

　　（四）建设工程档案缺乏真实性

　　建设工程是一个比较复杂的过程，其档案管理具有工作量大以及资料来源复杂、多样的特性，对其进行正确的管理存在一定难度。由于建设单位档案归档时管理体系不完善，再加上档案管理人员责任心不强，导致建设工程档案管理比较混乱，容易出现纰漏。

　　一些建筑单位没有重视档案管理，没有专业的档案管理人员，不能明确划分档案管理职责，仍然使用传统的档案管理模式，不能实现建设工程档案管理的规范化和信息化，不能有效保障建设工程档案的真实性。

　　四、强化建设工程档案管理的措施

　　（一）熟练掌握有关建设工程档案管理的相关法律法规针对档案管理，我国出台了很多档案管理条例，比如《中华人民共和国档案法》等，这些法规条例为建设工程档案管理指明了方向。

　　所以建设工程档案管理人员要熟练掌握与建设工程档案管理相关的法律法规，这样才能更利于档案管理工作的推进，促使建设施工全程记录与档案整理工作同步进行。

　　（二）不断加强规范建设工程档案管理工作的基本要求

　　首先，要加强建设工程档案系统化管理。在档案组织管理方面要统一领导，不断实现档案管理的网络化发展，根据实际的档案管理人员现状对建设工程档案管理工作进行职责划分，实行责任制，最大限度保障建设工程档案的真实性和可行性。

　　可以在现有的档案管理小组基础上设置相应的督查检查小组，以进一步提高建设工程档案管理效率。其次，为了保障建设工程档案信息的准确性，可以建立一定的监督机制。建设工程在施工过程中需要工程师对整个施工流程进行监督，确保建设工程按计划进行。

　　在建设工程监督工作中，一般通过平行检验的方式来进一步保障档案管理资料的真实性。最后，施工单位要不断加强管理体系建设。为了保证建设工程档案的完整性和准确性，施工单位还要不断加强管理体系建设。

　　一个完整的建设工程管理体系要设置一个工作室和五个执行部门，一个工作室指的就是档案工作室，五个部门主要是建设工程项目规划部门、物资部门、财务部门、技术质量部门以及监督部门。建设工程在施工过程中需要档案工作室与五部门的相互配合，对建设工程中所有的资料进行实时监控，以保障档案记录工作准确呈现建设工程的建设全过程。

　　（三）做好建设工程档案管理的组织调控

　　每个建设单位都会围绕建筑工程项目建立自己的档案管理部门，其主要目的是有效管理建设工程的各种资料，结合建筑工程的实际情况对建筑工程的施工给出专业指导意见，有效调节各部门的工作。

　　建设工程档案管理人员要经常参与工程建设的相关会议，这样可以更全面了解建设工程的实际状况，有效收集档案资料，对建设工程档案的状态和内容进行全面监管。建设工程档案管理人员还要加强现代信息技术的学习，不断提高建设工程档案管理人员的工作效率。

　　（四）控制好建设工程的预结算

　　建设工程单位在签订合同后，要对建设工程的前期工程资料进行整理，之后交给档案管理工作室。在建设工程结算尾款时，要与档案部门核对相关资料，只有获取了档案管理部门的批准签字后，才能进行最终结算。

　　（五）落实好档案管理职责

　　建设单位在工程建设中会设置档案管理部门、施工质量监督部门以及考核部门。档案管理部门需要定时对这些部门的工程资料进行汇总归纳，以进一步保障档案资料的完整性。为了更好地发挥档案管理的作用，还要根据建设工程的实际情况在档案管理部门设置奖惩制度，有效激发档案管理人员的积极性。

　　（六）提升建设工程档案管理人员的培训和指导力度

　　建设工程档案管理主体在人，所以建筑工程单位要高度重视档案管理工作人员的培训，通过对档案管理人员进行培训，进一步推动建设工程档案管理工作的顺利开展。除此之外，建设单位还要定期邀请档案管理专家进行档案管理知识讲座，宣传最新的档案管理理念。

　　建设工程档案管理人员也要与时俱进，积极接受新的档案管理理念，并对建设工程档案进行创新管理，不断强化自身的管理技能。建设工程档案管理人员还要确保新的档案管理理念与建设工程项目实践相结合，从而实现建设工程档案创新管理。

　　（1997年12月23日建设部令第61号发布，根据2001年7月4《建设部发布关于修改<城市建设档案管理规定>的决定》修正）

　　第一条为了加强城市建设档案（以下简称城建档案）管理，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案》、《中华人民共和国城市规划法》、《建设工程质量管理条例》、《科学技术档案工作条例》，制定本规定。

　　第二条本规定适用于城市内（包括城市各类开发区）的城建档案的管理。本规定所称城建档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。

　　第三条国务院建设行政主管部门负责全国城建档案管理工作，业务上受国

　　家档案部门的监督、指导。

　　县级以上地方人民政府建设行政主管部门负责本行政区域内的城建档案管理工作，业务上受同级档案部门的监督、指导。

　　城市的建设行政主管部门应当设置城建档案工作管理机构或者配备城建档案管理人员，负责全市城建档案工作。城市的建设行政主管部门也可以委托城建档案馆负责城建档案工作的日常管理工作。

　　第四条城建档案馆的建设资金按照国家或者地方的有关规定，采取多种渠道解决。城建档案馆的设计应当符合档案馆建筑设计规范要求。城建档案的管理应当逐步采用新技术，实现管理现代化。

　　第五条城建档案馆重点管理下列档案资料：

　　（一）各类城市建设工程档案：

　　1、工业、民用建筑工程；

　　2、市政基础设施工程；

　　3、公用基础设施工程；

　　4、交通基础设施工程；

　　5、园林建设、风景名胜建设工程；

　　6、市容环境卫生设施建设工程；

　　7、城市防洪、抗震、人防工程；

　　8、军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

　　（二）建设系统各专业管理部门（包括城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、房地产管理、人防等部门）形成的业务管理和业务技术档案。

　　（三）有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。

　　第六条建设单位应当在工程竣工验收后三个月内，向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案。凡建设工程档案不齐全的，应当限期补充。停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管。撤销单位的建设工程档案，应当向上级主管机关或者城建档案馆移交。

　　第七条对改建、扩建和重要部位维修的工程，建设单位应当组织设计、施

　　工单位据实修改、补充和完善原建设工程档案，凡结构和平面布置等改变的，应当重新编制建设工程档案，并在工程竣工后三个月内向城建档案馆报送。

　　第八条列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。预验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。

　　第九条建设单位在取得工程档案认可文件后，方可组织工程竣工验收。建设行政主管部门在办理竣工验收备案时，应当查验工程档案认可文件。

　　第十条建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案，凡具有

　　永久保存价值的，在本单位保管使用一至五年后，按本规定全部向城建档案馆移交。有长期保存价值的档案，由城建档案馆根据城市建设的需要选择接收。

　　城市地下管线普查和补测补绘形成的地下管线档案应当在普查、测绘结束后三个月内接收进馆。地下管线专业管理单位每年应当向城建档案馆报送更改、报废、漏测部分的管线现状图和资料。

　　房地产权属档案的管理，由国务院建设行政主管部门另行规定。

　　第十一条城建档案馆对接收的档案应当及时登记、整理，编制检索工具。做好档案的保管、保护工作，对破损或者变质的档案应当及时抢救。特别重要的城建档案应当采取有效措施，确保其安全无损。

　　城建档案馆应当积极开发档案信息资源，并按照国家的有关规定，向社会提供服务。

　　第十二条建设行政主管部门对在城建档案工作中做出显著成绩的单位和个人，应当给予表彰和奖励。

　　第十三条违反本规定有下列行为之一的，由建设行政主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

　　（一）无故延期或者不按照规定归档、报送的；

　　（二）涂改、伪造档案的；

　　（三）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

　　第十四条建设工程竣工验收后，建设单位未按照本规定移交建设工程档案的，依照《建设工程质量管理条例》的规定处罚。

　　第十五条省、自治区、直辖市人民政府建设行政主管部门可以根据本规定制定实施细则。

　　第十六条本规定由国务院建设行政主管部门负责解释。

　　第十七条本规定自1998年1月1日起施行。以前发布的有关规定与本规定不符的，按本规定执行。