档案信息化管理系统

　　企业档案是企业重要信息资源，档案信息化建设是企业信息化建设的组成部分，也是企业档案管理创新的重要方面。企业应采取有效措施，加大投入，确保企业档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，全面推动企业档案管理现代化。

　　重视档案信息化管理系统的设计和管理软件的选择与开发。人事档案信息化管理系统与企业有关管理系统（如文书、科技、资料、实物、人事、高压、低压、会计、基建等）相衔接，确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。档案信息化管理系统设计，应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则。

　　加强企业档案信息化管理人才队伍建设。加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识的培训，提高档案人员运用信息技术的技能，引导档案人员适应信息化要求。要认真研究信息化条件下企业档案管理现代化的新要求，积极推进企业档案信息化建设。

　　在使用上，系统处处以符合用户的使用习惯为出发点，界面美观、功能键统一，每个模块业务流程一目了然。并且系统处处以向导的方式一步步引导您实现其功能，使您在轻松惬意中完成系统操作，真正做到无师自通。

　　在灵活性和可扩展性上，您不仅可以个性化地设计操作界面，动态调整实体分类和档号格式。

　　一、档案信息化管理系统建设背景

　　随着计算机和网络的大量应用，大量电子文件的产生和管理已经是各单位急需解决的问题，而知识资源管理是未来营区信息管理的重要组成部分，也是单位信息管理的基础，是未来的发展趋势和发展方向。档案是一个单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理的最基础部分。

　　因此，要实现单位的知识资源的管理，首先要做好电子档案的管理，才能以档案管理为核心和基础，逐步扩大和延伸管理范围，最终实现知识资源的管理。

　　二、档案信息化管理系统应用优势

　　由于RFID采用的是无线射频认别原理，它可以工作于各种恶劣的工作环境，可以穿透一定的障碍物识别，穿透性好;它还可以识别运动中的文件，且可以批量识别;RFID标签还可以反复擦写数据信息，标签可以重复利用。RFID标签内信息快速的上传到企业信息系统进行综合管理，可以避免人工操作可能发生的错误。

　　采用RFID技术可对文件档案进行固定的信息查询与移动信息查询、还可通过平台管理，读取档案全部信息。

　　三、档案信息化管理系统功能介绍

　　1、文件管理

　　文件管理中的文件归档是指文件材料在处理完毕之后，由文书部门或业务部门将其中有保存价值的文件整理立卷，定期移交给本单位档案机构或档案人员集中管理的过程。

　　管理模块包括：文件著录、文件分类排序、文件鉴定、辅助组卷、密级期限设置、解密、设置目录、生成归档号、文件归档、关联关系设置、按字典排序、适应机构变更等功能。

　　2、档案管理

　　档案著录：对于历史的档案数据，档案管理员可进行传统整理方法(先录入案卷信息再录入卷内文件信息)或简化整理方法(单级文件)的著录，以及原文的添加、挂接。

　　案卷调整：档案管理员在归档的过程中，需要对错误的归档结果进行纠错，包括：分卷、合卷、拆卷、插卷、补空卷、卷内顺序调整、案卷顺序调整、案卷号调整等等。

　　3、移交接收

　　下级档案部门或其它单位将其管理的需移交的档案、相关资料实体与原文及检索目录向上级档案部门移交。档案部门经验收无误后，向移交单位出具交接文件。

　　4、库房温湿度管理

　　每日登记表数据录入或转换、统计分析。通过数据表来记载信息，提供著录、检索、统计和打印等功能。由用户手动的填写相应的著录项，对于某些著录项，要求能够继承上一条记录的值。

　　5、权限管理

　　多级权限管理，可以通过对总部的档案室或档案馆超级管理用户可以赋权给下级立档单位或部门的二级超级用户，使之有管理自己单位的人员的权限。

　　用户管理：分为用户组和用户，可以指定用户组或用户权限，用户可以继承所在组的权限，并可以单独赋权超越组的权限。

　　按照操作功能和档案门类组合赋权，可以赋予用户每一个档案门类的不同操作功能的权限。

　　6、信息门类管理

　　根据档案的特点，把系统各种目录数据分为各逻辑类目，下层的逻辑类目包含几层具体的物理表，用户通过系统可在这几层物理表间设定关联关系，如案卷和文件的关系。对每一物理表用户可自定义表名、表描述，对表的每一字段，用户可自定义字段名、字段类型,指定字段的是否可为空、唯一、值继承、自动加一，并可添加、删除、修改字段。

　　四、档案信息化管理系统特点

　　1、信息的非人工识读性;

　　2、信息存储的高密度性;

　　3、信息与载体之间的可分离性;

　　4、多种信息媒体的继承性;

　　5、系统依赖性。

　　五、总结

　　电子档案信息化管理系统利于整合管控文件及公文信息资源，实现统用统管；有利于利用信息技术管控文件资料，及时掌握文件动态，快速了解和处理突发事件，防范于未然，把控文件分发、管理及安全保密业务工作，做到事前可知、事中可控、事后可溯；有利于节约成本、节约人力，降低工作量，提高文件分发、管理及保密工作效率，提升部队安全保密防范能力和信息化建设水平。