档案管理系统建设方案

　　智慧档案管理系统建设方案

　　一、概述

　　二、目标意义

　　2.1建设目标

　　2.2建设意义

　　三、建设内容

　　四、数据库建设

　　4.1目录数据库建设

　　4.2元数据库建设

　　4.3档案全文数据库

　　4.4多媒体档案数据库

　　五、软件系统

　　5.1档案采集子系统

　　5.2档案利用子系统

　　5.3档案管理子系统

　　一、概述

　　档案管理系统是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。建设数字档案馆，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。

　　为了提高档案资料管理水平和使用效率，适应档案事业发展的需要，更好地开展数字档案馆建设工作，依据国家《数字档案馆建设指南》，结合本市档案工作的实际情况，制定本方案。

　　二、目标意义

　　2.1建设目标

　　基本建成一个完整、专业、易扩展的综合档案数字化加工生产线和档案信息管理及发布平台。

　　2.2建设意义

　　通过档案管理系统项目建设，能有效解决目前存在的问题，提高规划档案资源的采集、管理以及利用的效率。通过与相关系统的数据交互，提供档案信息资源的有效利用和共享服务，使各机构之间能够实现多种层次的信息管理、数据共享和关联。项目的建设可以进一步提高规划档案资料管理水平和使用效率，切实提升档案管理工作服务保障能力和水平，对促进公共档案服务能力拓展和推动档案信息资源的社会共享具有重要的意义。

　　三、建设内容

　　基本建成档案管理系统，建立与现有其它相关系统的衔接，完成建设目标。系统主要由档案采集子系统、档案管理子系统和档案利用子系统三大部分组成。主要建设内容有：

　　1、档案采集子系统：具备接收电子文件及其元数据、对传统载体档案进行数字化和采集重要数字信息资源等功能，实现批量数据数字化及补充数据著录、扫描、挂接和电子影像的无损压缩存储。

　　2、档案利用子系统：根据档案信息的利用需求和网络条件,通过现有网络建立档案利用窗口。实现档案查询、档案借阅、资源发布、信息共享等功能。具体包括实现档案的智能检索借阅，提高数据浏览的方便性和数据质量；建立数字档案馆网站，实现相关档案信息的网上展览及信息发布、利用反馈登记等。

　　3、档案管理子系统：对所接收的各类数字规划档案信息进行整理、比对、分类、著录、挂接、鉴定、检索、统计等操作,使无序信息有序化,并实施有效控制，实现对数字档案长久的安全保存。具体包括实现档案利用情况统计、系统权限配置、系统日志管理等相关管理功能；实现数据备份与恢复功能等等。

　　四、数据库建设

　　运用计算机及其相关技术设备管理数字档案信息，当前一般采取数据库技术方法进行。档案资源库一般包括目录数据库或元数据库、内容数据集（档案全文数据库）、多媒体档案数据库、电子文件数据库建设以及通过对各类资源的整理加工，建立专题数据库等。

　　4.1目录数据库建设

　　目录数据库是数字档案资源管理的基础，它是将反映数字档案特征的规范数据，依照一定的字段要求存入计算机中，通过系统的排序等处理，形成由计算机检索的目录数据体系。目录数据库建立的方式主要有两种基本途径，一是通过传统载体档案数字化采集的档案目录数据库，一般是通过人工录入建库方式建立;二是通过接收电子文件方式形成的数字档案，一般通过档案管理系统自动采集生成或从数字档案元数据库中提取而形成，经过数据整理规范审核与补充完善后建立。

　　4.2元数据库建设

　　保存数字档案元数据是保证数字档案可靠和可用的一项重措施。元数据库建设接照数字档案元数据采集规范要求建立。元数据采集方式主要是通过对电子文件或数字档案的背景、结构和管理过程信息进行自动生成和适当人工添加而形成。

　　4.3档案全文数据库

　　内容数据集（档案全文数据库）是数字档案资源建设的主体，它是通过数据库、数据仓库等技术方法将档案全文按照一定的分类、排序方式排列形成的集合。内容数据一般通过与目录数据挂接方式实施有效管理，随着信息技术，特别是检索技术的发展，将来也会采用其他技术方法对内容数据进行有效管理。对于由电子文件归档形成的电子档案，其内容数据还应与其元数据建立持久有效的联系，防止非法修改，采取技术措施，确保其可靠和可用。

　　4.4多媒体档案数据库

　　多媒体档案数据库用来保存视屏、录音、数码照片等文件，

　　通过外部平台上提供的专业点播系统来调阅此类文件。

　　数字档案资源库建设应遵循以下标准规范:

　　(1)GB/T20163-2006中国档案机读目录格式;

　　(2)DA/T134994档号编制规则。

　　五、软件系统

　　5.1档案采集子系统

　　档案采集管理子系统主要完成各种类型（包括：党群工作类、行政管理类、规划业务管理类、会计类、规划审批类、规划监察类、测绘类、特种载体类、设备类、基建类、科研项目、规划设计成果类等共12种）档案的著录、扫描录入数字化，并对此建立、匹配相应的索引信息，包括：档案著录、档案扫描、档案检查和档案归档4个主功能。其中档案著录包括：案卷著录、件著录和文件著录。

　　1档案著录

　　案卷著录案卷著录是指把电子档案文件对应的档案资料信息

　　按照档案类别分门别类的输入系统，然后建立档案索引，完成

　　案卷著录。

　　这里可以检查案卷档号的合法性，案卷录入完成之后也可以对案卷信息进行修改、打印等。

　　（1）件著录件著录主要是指党务、会议、工作报告等类型的信息著录，这一类的具体操作可以参考案卷著录。

　　（2）文件著录文件著录前一般要先查询选择要著录的文件所属的档案。查询档案前先选择是“按卷查询”还是“按件查询”。文件著录主要功能：文件信息的著录、选择已接收的文件、文件信息的修改和打印卷内目录。

　　2档案扫描

　　调用扫描录入组件，通过扫描的方式采集电子影像，一次采集一份案卷/件的电子影像。具体操作是在经查询后所得的列表中，选中要扫描的档案，进入该档案文件列表界面，选中其中一个文件，进入该文件扫描界面。

　　3档案检查

　　档案检查模块用于影像质量的检查，可让操作员查看影像是否清晰、是否残缺、放置是否端正以及是否缺页，必要时也可以进行任意角度旋转、去黑边和污点的处理。对于无法通过处理达到效果的影像可以进行重扫、补扫和删除。

　　4档案归档

　　（1）案卷归档

　　将已经全部通过检查的案卷进行归档处理。归档后的档案不能进行索引修改、影像修改，只能进行查询。如果归档后还需修改则先做未归档处理。

　　（2）件归档

　　将已经全部通过检查的件进行归档处理。归档后的件不能进行索引修改、影像修改，只能进行查询。如果归档后还需修改则先做未归档处理。

　　件归档时需根据年度信息、保管期限和起始件号，自动生成件号，在档案列表列出所有该年度和该保管期限的件，生成与件号对应的档号，并归档。

　　5.2档案利用子系统

　　档案利用子系统是对档案资源提供利用服务的功能模块，要求能够满足对不同用户群、多种利用方式的档案利用服务的需求。要求提供强大的、快速有效的查询方式并提供各种行之有效的查询、利用、借阅、计费、反馈情况、统计分析等功能。

　　1面向一般档案利用人员

　　（1）档案查询本系统提供了三种查询方式：案卷查询、件查询和文件查询。

　　【案卷查询】

　　根据案卷的档号、案卷题名、项目编号、项目名称、建设单位等条件组合进行模糊查询。可以在一个或者多个输入框中输入字段信息，即可查到符合条件的档案。

　　【件查询】

　　选择件查询方式，通过件题名、件号或者年度进行组合查询。

　　【文件查询】

　　文件查询参照【案卷查询】。

　　（2）统计分析

　　档案统计功能是帮助档案管理员来了解档案中某种分类下档案的数量如：‘2000年文书档案共有多少卷’、‘文书档案各

　　个保管期限各有多少件’等。档案统计功能窗口。

　　l新建统计方案按照需求新建需要的统计方案

　　l选择需要统计的档案类型选择需要统计的档案类型

　　l选择分类字段选择统计数据按照哪个字段分类

　　l选择统计字段选择按照哪个字段进行统计，即运算方式

　　l检索数据从选的档案类型中选择需要统计的数据

　　l出统计表和统计图系统按照设定的统计项及数据范围自动出统计报表及统计图

　　（3）反馈登记

　　用户反馈登记即互动性，是指档案网站通过设立公告栏、用户发言栏、提供网站管理员邮箱等手段，收集档案用户的反馈意见，征询社会各界对档案馆服务工作的建议，并答复用户的提问。

　　2面向档案管理员

　　（1）借阅管理

　　该菜单包括：新建申请、未办任务、已办任务和所有任务。

　　主要功能：是用户借阅外单位或本单位档案时的借阅流程，包括【借阅申请】、【借阅登记】、【登记审核】、【借阅归还】、【归还审核】、【借阅反馈】、【借阅收费】等处理环节。各环节说明如下：

　　【借阅申请】：一般档案利用人员查看某一档案时，必须先启动借阅申请任务，填写借阅申请单，将此借阅申请提交给档案管理人员审核。

　　【借阅登记】：档案管理人员对一般档案利用者提交上来的借阅申请进行借阅登记。

　　【登记审核】：档案管理审核人对已经过借阅登记的申请进行审核，并填写出库意见，以决定利用者是否有权限查看所申请的相应档案。

　　【借阅归还】：档案管理人员对归还的档案进行校对，以免有档案的遗漏等。

　　【归还审核】：档案管理领导对已经过借阅归还初审的归还档案进行再次审核，并填写入库意见，以决定归还的档案是否可以入库。

　　【借阅反馈】：当档案利用者借阅完毕后，档案管理人员根据利用者反馈意见，进行填写利用效果反馈。

　　【借阅收费】：根据收费定义，在审核单上将自动计算出标准收费，档案管理人员可以填写此次借阅档案的实收金额，用以收取借阅费用。

　　（2）鉴定管理

　　鉴定管理是根据档案保管期限，对到期的档案进行鉴定，判断其价值。鉴定管理主要功能：档案文件鉴定和档案鉴定统计。

　　（3）销毁管理

　　销毁管理是根据档案的鉴定结果，对无继续保存价值的档案进行销毁操作。销毁管理主要功能：档案文件销毁和档案销毁统计。

　　（4）编研管理

　　编研管理是利用现有的档案资料，编写编研文档，现有的编研文档有：大事记、组织机构沿革、基础数字汇编、会议简介。编研管理主要功能：编研信息的增加、修改和删除。编研信息的修改和删除是要经查询后才可操作。

　　（5）变更管理

　　变更管理主要是对档案提供一种复制功能，一份档案在出现变更后会形成新的版本，老版本也同时保存。即对变更的档案信息进行填写保存。

　　5.3档案管理子系统

　　档案管理子系统主要是对系统进行一些日常管理，包括：日志管理、用户权限管理、电子表单管理和元数据管理4个主功能。其中日志管理包括：系统运行日志管理和用户操作日志管理；用户权限管理包括：用户管理和组织管理；电子表单管理包括：表单定义管理和字段定义管理；元数据管理包括：元数据定义管理。

　　1日志管理

　　（1）系统运行日志管理

　　主要是对系统在运行过程中产生的日志进行管理，包括系统启动、关闭的日志；系统出现错误时产生的日志等，以便以后查询。

　　（2）用户操作日志管理

　　主要是对用户在登录系统的一系列操作进行记录，并写入日志。

　　2用户权限管理

　　（1）用户管理

　　用户管理的功能：用户的新增、用户信息的查询、修改和删除、用户权限的管理。

　　n用户新增用户新增就是注册用户的过程。即在用户管理界面中，选择用户所属组织，填写用户信息。

　　n用户信息查询通过用户基本信息，如账号、姓名、电子邮件、部门等组合查询，可查看用户的详细信息。

　　n用户修改和删除选中某一用户，进行删除。

　　n用户权限的管理在用户权限管理界面中，可以对用户的基本信息进行修改，也可以对用户的功能权限和数据权限进行添加和移除。

　　（2）组织管理

　　组织管理的功能：组织的新增、组织信息的查询、修改和删除。其具体操作和用户管理一致。只是组织管理是针对组织档案室而言。

　　3电子表单管理

　　（1）表单定义管理

　　表单定义管理的功能：表单的新增、查询、查看电子表单信息、修改和删除。

　　（2）字段定义管理

　　表单字段定义管理的功能：表单字段的新增、查询、查看字段信息、修改和删除。

　　4元数据管理

　　元数据定义管理的功能：元数据的新增、查询、修改和删除。