档案整理情况说明

　　档案整理就是以件为整理单位，进行归档文件的整理工作。在信息化管理日渐普及的当下，以件为单位进行整理的方法符合“简化整理，深化检索”的原则，降低了档案工作人员掌握和操作的难度，并使纸质文件材料与电子文件的整理更加有效地联结起来，对于提高归档齐全完整程度和档案整理规范化水平，推动电子文件管理具有重要意义。

　　档案整理情况说明

　　1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系

　　2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用

　　3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理

　　4、归档文件整理应保证纸质文件材料和电子文件整理协调统一

　　整理流程

　　纸质文件材料的整理流程包括：组件、修整、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装盒、排架等与之相对应，电子文件的整理流程包括：组件、格式转换、元数据收集、分类、排列、编号、编目、归档数据包组织、存储等。

　　一、单件归档方法的利与弊

　　立卷的整理方法，形成并适用于手工管理，其实质是对文件材料实行了案卷级管理。与其相比，单件归档的整理方法，形成并适用于计算机管理，实质上是从案卷级管理，深入到了文件级管理，在实现文件条目计算机管理（必须可提供多种途径，多种方式，全方位的检索）的基础上，还可以更进一步，实现全文管理，从而为文档一体化管理提供了有利条件。

　　单件归档方法的好处主要有：适应办公自动化，文档一体化趋势；化整为零，可以减少文件积压；减少了工作量，如免去了组卷、打页号、拟案卷标题、写卷皮、编案卷目录、编目录号等环节，提高了效率；便于利用和保密；便于档案馆提高进馆质量，减少重复件。

　　单件归档方法也有不利的一面，主要是对计算机依赖性很大，必须注意数据安全；文件易散失。

　　二、单件归档的整理方法

　　1．收集。

　　收集要求仍然是齐全完整；收集范围仍然是收文、发文和内部文件。

　　2．区分年度。

　　原则上按形成年度归档，所以要区分年度。一系列内容有联系的文件，应尽可能待文件处理完毕后，将相关文件集中在同一年度归档。时间跨度特别长的，可分别在形成的当年即行归档。

　　3．分类。

　　《广东省文件材料归档方法改革方案》（以下简称为《改革方案》）中提出了“年度—机构—保管期限”和“年度—保管期限”两种分类形式。其中，机构的含义，是指本单位内设机构，并非文件发文单位。

　　两种分类形式在应用中，要根据工作实际正确选用。如，地级市以下的一般立档单位都不适宜按机构分类。因此，除特殊情况外，各立档单位可实行“年度—保管期限”的分类形式。

　　由于以“件”为单位确定期限，所以允许同一事由或问题的文件分散在不同期限。

　　4．文件排序。

　　先将归档文件材料按三个保管期限分开，不同期限再分别排序。同一期限内，原则上按时间先后排序即可。

　　为了便于归档文件的集中调阅及特殊情况下的手工检索，一般要将同一个保管期限的文件材料，按照“机构—时间”先后排列，要尽可能将关系密切的（如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一起，尽可能按照职能、问题、关系、责任者、文号等特征，有规律地进行排列，同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；不同文字的文本，原文本在前，译文本在后。要使文件实体排列尽可能有规律，以防备特殊情况下的不时之需。

　　5．以“件”装订。

　　归档文件应按件装订。所谓“件”，一般是以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。转发文与被转发文为一件。有价值的文件处理单应予保留，并与被处理文件作为一件。请示与批复要分别为一件，不能视为一件。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；原文在前，译文在后。

　　归档文件应去除可能生锈的金属物，重新装订。永久、30年档案可用无酸纸纸袋套装或不锈钢书订装订，也可用棉线装订。短期的可以不起钉，按原装订归档。

　　大于A4幅面的材料要折叠为A4幅面，小于16K的材料要托裱，如介绍信等，但原已装订成册的除外。托裱要使用宣纸或白纸，不能用废纸；要托为平面单页，不能重叠。

　　6．页数与页码。

　　归档文件的“页数”，指归档文件的有效页面数，被转发文件、文件的附件、予以保留的文件处理单、文件定稿等，不论其页面大小、不论原有页码如何编制，均应一并计算总的有效页面数，并准确填入“归档文件目录”。

　　文件全文中原有页码不连续、不完整或不符合页数计算规范的，应重新编制连续、完整、规范的页码。

　　7．编档号。

　　归档文件要逐件在首页右上方或上方的空白处加盖档号章，并填写有关栏目的内容。档号章不可以盖在处理单或白纸上。档号章的项目及填写内容如下。

　　（1）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。

　　（2）类别号：一个立档单位不同门类档案的代号。如，文书档案为“A”。此项为必填项。

　　（3）期限：即保管期限，标注该份归档文件的保管期限。如，永久（可简写永）、30年、10年。此项为必填项。

　　（4）年度：指归档年度，并非文件成文年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年。此项为必填项。

　　（5）机构：填写文件形成或主办部门的简称或代号，不分机构编档号的单位此栏不填。

　　（6）件号：以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流水号。

　　关于归档文件材料的档号编制方法问题，《改革方案》中有不分机构的大流水号、分机构的小流水号两种“件号”编制方法。一是以年度为界线，由全宗单位档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号；二是由全宗单位内各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个小流水号。即：大流水号，各机构不断号；小流水号，各机构要断号。由于地极市以下一般立档单位都不适宜按机构分类，因此要相应地采用“大流水号”，即同一立档单位内每年分期限共编三条流水号。

　　8．“归档文件目录”及计算机录入。

　　“归档文件目录”包括以下基本项目：机构、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。

　　（1）机构：指文件形成或主办部门，不分机构编档号的，就不能填写“机构”项。

　　（2）件号：文件分类排列的编号。

　　（3）责任者：指制发文件的组织或个人，亦即文件的署名者或发文机关。

　　（4）文号：指文件的发文字号。没有发文字号的不填写。

　　（5）题名：指文件的标题，一般应照实抄录。原文没有标题的应当加拟标题，外加“[]”号；原文有标题但不能说明文件内容的，应重拟标题，重拟标题外加“[]”号附于原标题之后。

　　（6）日期：指文件形成的日期。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月数字的右下角加“.”号。

　　（7）页数：指每一份归档文件本身的有效页面数。

　　（8）备注：用以标注归档的变化情况或参见档号。

　　计算机录入要按照“归档文件目录”的基本项目和录入规范，尽量完整准确。录入完毕，要打印出纸质的“归档文件目录”，永久、30年期限的目录需一式两份，10年期限的目录需一式一份。

　　9．档案目录。

　　档案目录的组成是：归档说明、归档文件目录，外加硬质封面。

　　归档说明的内容包括：本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及机关党、政主要领导人变化情况；本年度文书归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等）。

　　三个期限的目录必须分别装订，原则上每年应形成三本目录。实际工作中如立档单位归档文件较少，其目录也可在同一期限内按顺序跨年度装订在一本目录硬夹内，即同一本目录内有多个年度，多条流水号。目录夹封面与脊背的项目要填写完整。

　　除计算机数据外，归档文件纸质目录的份数，要求打印并装订。永久、30年的纸质目录至少一式两份，其中，一份在档案移交时一并移交到档案馆或文件中心，另一份由立档单位备查；10年的可以一式一份，如有特殊需要可相应增加目录份数。

　　除《档案目录》外，各单位应根据实际需要，选择编制一些其他的档案检索工具，如“文号档号对照表”、各种常用的专题目录等，以方便日常手工检索。

　　10．装盒。

　　就是将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊、备考表等项目。

　　文件必须经过装订或装袋，不得散页装盒。同一个流水号内的归档文件按件号顺序装盒，应尽量装满档案盒，档案总量少或最后文件不足一盒的，可适当选用较薄的档案盒。但不同归档年度或不同期限的文件不得同盒。

　　档案盒盒脊内容包括全宗名称、全宗号、类别号、机构、年度、起止件号，不按机构归档的机构项目不用填写。由于“盒”不是档案的基本保管和统计单位，因此档案盒不必编制盒号，盒内也不需要编制文件目录。

　　备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人，指负责整理归档文件的人员姓名。检查人，指检查文件整理质量的人员姓名。

　　11．上架排列。

　　分开期限上架排列，各期限适当留有空箱，同期限内按年度连续上架，以便于管理和移交。