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欢迎来到档案界!2024年11月22日
档案数字化加工
如何把所有档案变成现实有用的信息资源,迅速、快捷地为利用者提供服务,是当前档案管理的一项重点工作,运用数字化技术、信息化技术,把档案变成数字化信息资源进行共享发挥档案真正的作用,是档案数字化最根本的目的。
档案数字化目的,总结来说,一是查询方便,二是保存数据大,三是节约库房和成本,四是传输档案数据资料便捷快速,从而提高工作效率,实现档案管理无纸化,网络化。
档案数字化目的
所谓档案数字化(digitization)是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用,使可以公开的档案信息资源得到共享,以满足社会或行业对档案利用的需求。
1、档案数字化加工的基本原则
1)确定数字化对象
应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认,只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化加工。
2)符合国家法律法规
纸质档案数字化,必须符合国家档案开放规定或本行业相关规定。
3)价值性原则
属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。
2、数字化加工流程
纸质档案数字化加工的基本环节主要包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
3、数字化建设的目标
数字化建设的目标是使档案馆(室)现有的档案文件资料全部实现数字化处理,建立健全档案目录数据库、现行文件全文数据库和多媒体数据库(照片、音频、视频等),通过数据接口和政务办公系统连通,用先进的数字化档案管理系统提供安全、高效的管理和利用,实现真正的资源共享。
4、数字化的意义
1)提高工作效率,降低档案利用成本
数字化加工项目完成后,社会公众(开放档案)和单位的各级领导、各部门或下属单位都能通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文(件)信息,避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象,从而提高工作效率,降低档案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保护库存档案实体安全
由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理,不仅占用了大量的库存空间,而且利用仍需到库房,管理成本高,档案易受损,如纸张发黄、发粘、发脆等。因此目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印,减少了对库存档案的调阅次数和复印次数,降低了库存档案的老化速度,解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾,从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护,确保档案实体安全。
3)阳光政务提升形象
库存档案实现数字化、电子化管理,既是各级档案管理部门贯彻科学发展观,又是促进档案管理信息化、现代化的具体举措;既是实际工作的需要,也是亮点工程。是一项利国利民具有重要意义的事情。数字化项目完成后,不仅档案管理和利用手段实现了现代化,档案利用效率大大提高,档案发挥的作用显著,还可以大大提升单位形象,符合政府和企事业单位各项工作科学化、规范化、网络化、信息化的整体发展要求。
01、规范化原则
规范化原则是指档案数字化时数据的格式、信息代码元数据项必须规范一致,以方便数据管理、检索利用和数据交换与共享。相反,数据格式、信息代码和元数据项不统一、不规范,将不利于档案的管理、检索利用和数据交换共享。
统一的规范包含三个方面,一是数字化的档案信息的数据格式、信息代码和元数据项必须统一;二是数字化中应尽可能采用国家或国际标准,将数据格式、信息代码和元数据统一到国家或国际标准上来;三是数字化过程要规范,每一个环节都必须遵循相应的规范。
02、准确性原则
档案著录的信息应与档案原有属性信息相一致,建立的对应关系应准确。
03、完整性与系统性原则
档案数字化过程中录入信息的完整性,确保内容信息、背景信息和元数据等信息的系统性,能够全面地记录和描述档案的各种属性。
04、需求牵引,成本效益原则
档案数字化以档案利用为目的,贯彻需求牵引和成本效益原则,根据需要,先数字化利用率高的档案,后数字化利用率低的档案。根据这一原则,应贯彻“五个优先”原则,下列档案应优先考虑建立数据库。
(1)常用优先
这是贯彻需求牵引原则,把利用频率较高的档案优先数字化,以满足当前利用的需求,增加数字档案馆的效益。
(2)目录优先
即把档案目录优先数字化,以满足检索需求。目录优先还体现为成本效益的需要。由于全文数字化建设需投入的人力物力较大,见效比较慢,如优先将档案的目录进行数字化,实现档案的计算机检索,以尽快见到效果。
(3)急用优先
企业在某一个时期有特定的专项任务,从而派生出对某一方面档案利用的紧迫需求,档案数字化时应考虑这一需求,将急用的档案优先数字化,以满足紧急需求。如产品开发时期有可能对某一老产品的档案调用较多,可考虑优先将该老产品档案数字化,以方便利用和满足业务发展对档案利用的需求。
(4)孤本优先
即把珍贵的档案优先数字化,以满足珍藏需求。数字化后,孤本档案利用可不用调用原件,可有效保护档案原件,达到珍藏的目的。
(5)特色优先
即将体现本企业特色的档案优先数字化,以满足特殊需求。不少企业档案机构保存有称之为“镇馆之宝”的档案,这部分档案较易引起利用者的兴趣,可优先数字化,有利于增强档案部门的影响力。
05、安全保密原则
传统载体数字化前,应建立安全保障和保密措施,以确保数字化过期的档案信息的保密,安全保密包括安全与保密两个方面,其含义包括以下几个方面。
(1)要建立在档案数字化过程中的档案信息安全保密体系,建立一套管理制度与机制,从人、物、技术、管理等方面保证档案信息安全、防止信息失泄密。
(2)要注重档案数字化过程中档案信息的安全。
防止传统载体档案及数字化后信息丢失、损毁。保证传统载体安全,注意数字化场所的安全,注意机器、人员对档案造成的损毁;建立档案出入、交接整记制,分清档案安全保管责任。数字化后,需做好信息备份工作,及时备份数据;防止计算机病毒破坏档案数据信息。
(3)要注重档案数字化过程中档案信息的保密。
要从人防、物防、技防和加强管理入手,在人防方面要为档案数字化配备素质可靠的工作人员;在物防方面要选择具有保密措施的环境作为档案数字化建设的场所,场所要符合保密要求;在技防方面要特别注意用于档案数字化信息系统的保密建设,投入使用的电子档案管理系统要符合涉密管理要求。
06、档案数字化“两个同步”原则
(1)档案数字化转换与档案鉴定同步推进
在档案数字化过程中,要对每个保管单位进行梳理,在这个过程中对需要数字化的档案进行一次鉴定是十分必要的。通过鉴定重新审视其价值,尤其是已到期或将到保管期限的档案,通过鉴定可剔除价值较低的档案,将其排除在数字化范围之外。数字化过程中的鉴定也可列入日常管理的定期鉴定,可谓一举两得。
(2)数字化转换与档案利用同步推进
由于档案数量庞大,档案数字化工作周期一般较长,如果等到全部档案数字化完成后将档案数据开放检索,数字档案馆的效益将长期得不到体现,增加缩减投资和项目失败的风险。为此,必须尽早将档案数据开放检索,实行数字化与档案利用同步进行,完成一批投入,开放一批,尽早使数字档案馆建设工作见到成效。