档案数字化的优势

　　档案数字化的优势较之传统档案管理有不可替代的先进性：

　　一、提高经济效益过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

　　二、提高办公效率数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增强档案原件保护将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

　　档案数字化的优势

　　在档案管理的过程中，数字化的需求较高，只有促使相关档案管理工作数字化发展，才能确保档案信息的数字化，实现档案管理的微小化，便于开展各方面的档案管理工作，提升的档案管理工作数字化水平，达到预期的目的。

　　1数字化技术概述

　　在计算机技术的全面应用下，衍生出数字化技术，其应用领域广泛，具有针对性的优势，主要体现为虚拟化的载体。针对复杂的信息数据，利用数字化技术进行加工和传输，其存储信息的载体为虚拟化的载体，便于数据的容纳和查阅。虚拟化成为了数字化技术的重要特点。数字化技术还具有信息处理快的优势，在日常使用过程中，面对大量的综合性数据，其传递和分析能力较强。计算机高效处理性明显，数字化技术应用下，处理速率提高，满足了档案管理信息化要求。

　　2数字化档案管理

　　2.1完善基础设施，开发管理系统

　　档案管理数字化建设以及发展中，要重点发挥各类软件系统以及硬件设施应用价值，相关管理部门要整合各项资源全面完善基础设施建设。结合档案管理工作基本要求，要注重购置更多数字化应用设备，通过智能化硬件设施应用转变传统单一化的人工操作。比如通过折图机对传统人工折图进行替换，能提升整体操作效率，节约充足的人力资源，还能推动档案管理数字化建设发展。管理部门要积极开发应用功能多样的管理系统，对管理应用系统各项功能予以丰富，在现有档案录入、检索、查询、统计等功能基础上，要注重对物联网、大数据等各项信息技术应用进行分析，规范化利用RFID射频识别技术，对档案管理具体情况进行定位，监控档案存放管理条件指标，比如较为重要的温湿度指标。还要深入拓展档案资源开发利用深度，将传统被动化管理模式转变为主动服务模式，探究智能化程度较高的数字化管理方式。

　　2.2积极采用电子存储技术

　　为促使档案管理工作数字化发展，应该积极采用电子存储技术，利用先进技术措施将档案内容存储到数据库系统中，然后采用授权管理的方式，为相关档案管理人员提供便利。在此期间，还需注意原始的纸质档案与实物档案的保存，通过电子扫描技术将信息扫描到数据库系统中，便于开展数字化的管理工作，将电子存储技术的积极作用全面发挥出来，达到预期的数字化管理目的。与此同时，在使用电子存储技术的过程中，应该结合的档案管理工作特点与实际情况，要求档案管理人员创建相关的电子存储技术系统，在合理采用电子存储技术的情况下，保证有效存储各种档案数字化信息，满足当前的数字化管理需求。

　　2.3健全档案管理规章制度

　　健全档案管理规章制度，为推动数字化技术在档案管理工作中的有效运用提供支持。根据的实际情况，制定出符合现实的规章制度，确保制度的规范化和合理性。基于实际需要，还需要提高档案管理工作规章制度的实操性，便于工作人员的贯彻落实。基于统一规范的档案管理工作制度，从档案的收集工作开始，有序地整理，做好数据整合工作，编制种类不同的文档，进行排序，以便后续的查找。运用数字化技术，在线上网络管理平台中做好标记，对档案进行分门别类，做好相关鉴定工作。从实效性出发，在内对不同历史年限档案，采取针对性的保管方法。对于保留超过年限的档案进行销毁，避免复杂繁多的档案数据造成整理困难。在档案管理工作中运用数字化技术，提高工作效率。健全档案管理的规章制度，针对传统的管理模式进行革新，制定出符合现实发展需求的政策，提高档案管理工作的信息化水平。

　　由于我国档案管理信息化建设还处于发展阶段，相关的制度还不健全，无法达到较高的服务水平。因此，健全档案管理工作规章制度，构建科学的管理体系，基于数字化技术的全面应用，提高档案管理工作的信息化水平，促使其朝科学化方向发展。

　　2.4实现档案的数字化管理

　　运用数字化技术实现档案的数字化管理。更新原有的处理设备，完善基础设施建设，为数字化技术应用下的档案管理工作提供硬件保障。传统的档案管理工作效率较低，运用数字化技术后，能够实现资源共享，有效地提高管理水平。基于数字化技术构建档案管理系统，做好档案数据收集和整合工作，做好资料检索、编目等相关工作，突出档案管理的工作价值。运用云计算技术，根据用户的指令，搜索出相关的信息资料，满足档案管理工作的日常需求。基于数字化技术的虚拟性特点，搭建云计算平台，实现信息的及时更新，并且做到快速传播。利用数字化技术，对照片、视频等电子档案文件进行收集和整理。还可以采用专业的设备，将传统的纸质档案文件转化为电子文件。电子文件的归档和整理，有效地降低了人力和物力的使用，对扫描仪的规范操作，做好信息索引，监督扫描全过程，达到档案管理要求。在进行档案检索和查询过程中，运用数字化技术，确定资料的摆放位置，便于后续查找。数字化技术在档案管理工作中的运用，打破了时间和空间的限制，大大提高了管理效率。

　　2.5建设高素质人才队伍

　　为确保相关档案管理工作的数字化发展，应该建设高素质的人才队伍，确保档案管理人员的专业素质，提升各方面的数字化水平。首先，应该聘用专业素质较高的优秀人才，要求工作人员有丰富的档案网络化与数字化管理经验，可以在工作中有效应用数字化技术，提升各方面的档案管理质量。其次，应该对相关的档案工作人员进行专业知识和先进技能的教育培训，使得每位人员都可以掌握先进的数字化技术，在日常的档案管理工作中，掌握电子档案管理技术、数字化管理技术，有效收集与分类处理档案数字化信息，提升各方面的工作质量和效果。最后，制定完善的责任制度，明确档案管理人员的工作职责，一旦发现有数字化管理的问题，就要严格惩罚负责人，提升档案管理工作人员的积极性，改善当前的工作现状。

　　2.6档案数字化管理需要弹性思维

　　档案数字化管理具有较多的优点，但依然无法完全替代档案原件的功能，因此在进行档案数字化管理过程中，应该根据实际情况进行操作。在进行档案数字化之前，应对档案进行合理筛选。优先对那些具有长期或者永久保存价值、重要但极易消失的档案资源进行数字化处理，而那些低价值或者不易数字化处理的档案可以酌情处理。

　　结语

　　作为人类活动最重要的记载，档案存在的意义非凡，能够向后人展示历史事件发生的经过，了解前人的思想文化，对于人类社会的传承和发展起到至关重要的作用。在信息技术快速发展的时代背景下，社会的各个领域都在进行信息化改造，由此档案的管理进入一个全新的发展时期，也为未来大数据技术的应用打下了坚实基础，是一件利国利民的重要工作。