检察档案数字化

　　检察档案是检察机关全部活动的原始记录，是记载检察机关全面发展的重要文献，做好检察档案数字化管理工作，对于促进检察工作的可持续发展有着重大意义，切实抓好检察档案管理和利用工作，并且以此全面服务保障检察工作高质量发展。档案信息化是档案工作发展的方向，也是提高检察档案管理服务水平的重要途径。

　　检察档案数字化

　　以“三化”提升检察档案工作数字化水平

　　随着信息技术的发展，检察档案工作应该适应这一趋势，进行系统化构建、规范化管理、服务化利用，推进信息技术与档案工作的融合进程，提升档案工作数字化水平。

　　系统化构建夯实检察档案数字化工作根基。把检察档案数字化建设纳入单位信息化建设整体布局中，进行统筹规划、整体设计；定期进行计算机、档案整理、电子扫描等专业培训，形成“左右联动、条块结合、齐抓共管”的工作格局；高标准配置档案专用服务器等硬件设备，研发应用集档案扫描、影像预处理、档案索引、存储等功能于一体的软件设备，为数字化建设提供优质软硬件平台；建立涵盖档案数字化建设、运行、安全等内容的制度体系，推动形成年初有计划、过程有督办、年末有考核的管控机制，确保工作落到实处。

　　规范化管理确保检察档案数字化有序运转。一是做好数字化基础工作。结合上级检察机关部署和单位实际，明确检察机关文件材料归档范围、要求、流程，召开兼职档案员会议，有针对性地安排工作、答疑解惑，采用“指导制”和“面质制”双保险机制，确保档案收集全面、细致。二是强化数字化过程监督。对需要归档的电子文件，严把进库质量关，坚持扫描不符合规范的不接收、电子文件少文漏页的不接收、不属于接收范围的不接收，并与纸质文件逐一核对，真正做到移交、审核、接收、进库一体化管理。三是实现数字化导入归档。充分利用电子表格的筛选、分类、排序功能，完成年度筛选、分类排序、汇总合卷和并卷核查诉讼档案“四步走”，形成完善的数据信息导入档案管理软件，利用软件的自动生成档号功能，实现诉讼档案的数字化归档、录入一体化。四是确保数字化信息安全。通过不断增加安全补丁和定期检查系统设置保障系统安全；通过提高档案工作人员专业素养和干警安全保密意识，保障档案信息安全；通过定期备份、异质备份、异地备份等保障档案数据安全，有效防范失泄密情况发生。

　　服务化利用发挥检察档案数字化功能作用。积极推动数字化档案资源的整理、开发和利用，充分发挥档案“存凭、留史、资政、育人”的职能作用。一是实施档案借阅审批数字化管理。创建院领导、业务、综合、派驻检察室等多个主体模块，并赋予其相应的权限，在电脑上实现档案借阅申请、审核、审批、归还等程序，同时由档案管理员结合实际需要，分配浏览、打印、下载等权限，既能使档案借阅更加方便快捷，又能够留痕备查，厘清责任。二是实施档案服务利用数字化管理。各种载体的档案资源以数字化的形式存储和网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，实现了资源共享，有效解决传统纸质档案传阅周期长等弊端，提高查阅速度和工作效率。三是拓展档案数字化功能作用。结合工作实际和需要，积极探索网上档案编研功能，在软件中自定义编研类别，创建如干部职务职级任免晋升、珍贵历史资料等专题目录，为检察工作提供方便快捷的档案服务。

　　一、项目背景

　　检察档案，是检察院执行法律监督及记录相关工作的真实依据，是国家档案的重要组成部分。在国家大力推进信息化发展的大背景下，为了充分发挥信息化在检察档案工作中的重要作用，提升我县档案管理工作的现代化水平，加快实施检察档案信息化建设，借助信息化手段不断提高工作效率，减少纸质档案占用的空间，方便档案查找和借阅。

　　二、项目需求

　　2.1档案整理技术标准

　　破损档案工作内容包括裱糊修复、拟题名、排序、编页、装盒、更换目录、装订、更换损坏装具，经修补后进行数字化。档案整理人员需要是专业人员。

　　（1）裱糊及修复

　　利用浆糊作为胶粘剂，运用修补或托裱等方法，对破损的档案文件进行修补或托裱，以增加纸张的强度，延长档案的寿命。必须依照严格的裱糊要求及步骤进行修复。

　　（2）拟题目

　　拟写案卷题名：应根据卷内目录所反映的主要内容，概括地拟写案卷题名。案卷题名要求文字精炼，内容准确，主要包括责任者、内容和文种等三要素。

　　（3）排序

　　排列文件，其原则是：结论性材料在前，依据性材料在后；审批材料在前，申报材料在后；外文材料，译文在前，原文附后；文字材料在前，图表文件在后；按内容的重要程度或时间先后排列。

　　（4）编页号

　　卷内文件顺序固定后，要以卷为单位，用阿拉伯数字大流水编制页号。编号位置为正面的右上角，反面的左上角。要求用铅笔进行手签。

　　（5）装盒

　　装盒，将档案按其件号顺序装盒。

　　（6）更换文件目录

　　对手写的档案目录进行更换，打印出新的目录，并进行核查。

　　（7）填写备考表

　　卷内备考表放置于每卷的最后，主要用于填写在立卷过程中出现的错号、漏号、重号、文件移出等需要说明的情况。

　　（8）装订

　　卷内文件应以“卷”为单位整体装订。装订时，左侧装订，应将“件”内的各页右侧与下侧（底边）对齐。

　　2.2档案数字化工作技术标准

　　业务档案数字化实施过程中，确保在著录和扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。保证档案扫描图像与原件一致，整洁、清晰。扫描图像质量不低于档案原件复印质量。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等，依靠技术服务系统对图像进行去污处理。处理过程中遵循保持档案原貌的原则，采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。

　　档案扫描完成后的电子档案，与室藏计算机目录数据进行一一对应。如果发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，将及时进行调整。确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确，并将正确的数据导入阜城县人民检察院现有档案数据库中。技术服务流程包括：入库提卷、拆卷、扫描、著录、图像处理、质检、数据验收、数据挂接、数据备份、订卷、实体档案还卷、质检验收。

　　2.3保密管理要求

　　严格遵循国家相关法规、法律，按照严格管理、严密防范、确保安全的原则，加强数字化档案信息安全意识，制定安全控制方案，方案要从人员、设备、施工场地等方面提出详尽的要求，应对实际操作人员进行档案，杜绝各类失泄密现象的发生。