档案数字化加工项目总结

　　档案工作的亮点？档案工作看似很普通，将资料整理成册，分类归档，有需时借阅、归还记录等；但档案工作可以做得很有价值，以企业的人事档案管理举例说明：除了常规的人事资料整理归档之外，可以将电子档的人员资料分类作出数据汇总和分析，档案数字化加工项目总结也可以帮助档案工作人员梳理整个流程，形成一整套体系，有助于提高对档案工作的管理能力。

　　档案数字化加工项目总结

　　一、标准依据

　　1、《纸质档案数字化规范》(DA/T 31-2017)

　　（1）验收方式

　　1.1.1建议档案部门成立专门的验收组对纸质档案数字化成果进行验收。

　　1.1.2应采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对纸质档案数字化成果进行验收检验。

　　（2）验收内容

　　1.2.1包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。

　　1.2.2应对目录数据验收，包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。

　　1.2.3应对元数据进行验收，主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。

　　1.2.4应对数字图像进行验收，主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等。

　　1.2.5应对数据挂接进行验收，主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。

　　1.2.6应对工作文件进行验收，主要包括工作文件的完整性、规范性等。

　　1.2.7应对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、有无病毒等。

　　（3）验收指标

　　能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。

　　（4）验收结论

　　1.4.1每批纸质档案数字化成果质量检验达到本标准2和3的要求，予以验收“通过”。验收未通过应视情况进行返工或修改后，重新进行验收。

　　1.4.2验收完成后须经验收组成员签字。验收“通过”的结论，必须经相关领导审核、签字后方有效。

　　2、《档案服务外包工作规范》(DA/T 68-2020)

　　（1）发包方工作规范

　　2.1.1数据检验

　　一般应采用计算机自动检验的方式进行100%检验,检验合格率应为100%。对于无法使用计算机自动检验的项目,可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验,抽检率不得低于5%。对于数据库条目与数据内容对应的准确性,抽检合格率应为100%,其他内容的抽检合格率应不低于95%。抽检合格才能通过项目验收,抽检不合格则要求承包方返工直至抽检合格。

　　发包方应要求承包方将档案数字化加工成果相关的各种工作文件、日志、记录、元数据等一并移交给发包方。

　　2.1.2安全确认

　　发包方应对承包方交付的档案数字化加工的各种存储介质、视频监控数据及回放记录、工作人员变更记录等进行安全检查。

　　发包方应对承包方自带的各种硬件设备和软件系统进行检查,以确保其无信息留存。凡存有信息的,在档案数字化外包服务验收后,须作清除信息的安全处理。发包方应将承包方自带设备的硬盘予以拆除,并将其与数字化加工过程中使用过的其他移动存储介质一并予以接收。

　　2.1.3验收总结

　　发包方应对档案数字化外包项目进行项目验收,对不符合法规、标准、合同的交付成果,应要求承包方限期整改。

　　经数据检验、安全确认、验收评估之后,发包方应与承包方办理档案、数据、硬件设备、软件系统及其他相关记录的交接手续。

　　发包方应将档案数字化服务外包工作中形成的重要文件归档保存,并总结经验,持续改进。

　　（2）承包方工作规范

　　2.2.1流程与作业管理

　　2.2.1.1承包方应按照DA/T31的规定设计档案数字化流程,主要包括:档案出库、数字化前处理、档案扫描、图像/音视频处理、数据库建立、数据挂接、数字化成果验收与移交、档案入库等。每一环节均应填表记录。

　　2.2.1.2承包方应防止工作人员在档案数字化过程中,尤其是对档案进行拆卷、预整理、复卷等过程中损坏档案载体,篡改档案内容。

　　2.2.1.3承包方应根据档案具体情况使用合适的扫描仪器和方法进行数字化,防止因不当扫描仪器和方法损害档案。

　　2.2.1.4档案数字化加工的具体操作方法和质量要求应符合DA/T 31、DA/T 43、DA/T 62的相关规定。

　　2.2.2成果管理

　　2.2.2.1对于尚未移交发包方的档案数字化成果,承包方应做好备份管理,以免数据丢失。

　　2.2.2.2承包方应将经数据检验的档案数字化成果,包括档案数字化过程中形成的各种数字化工作文件、日志、记录、元数据等,以及使用的各种存储介质,及时移交发包方,并履行书面交接手续。

　　2.2.2.3承包方应将各种工作人员名单、访客名单、保密承诺书、档案交接单、工作流程单、项目验收报告,以及工作过程中形成的其他记录归档保存两份,其中一份提交发包方。

　　二、数字化成果移交条件及要求

　　根据纸质档案数字化加工合同的规定，档案数字化数据经检查通过，档案数字化加工机构应及时对验收合格数据进行备份，并按照要求准备好所有工作文件，形成档案数字化成果，即可进入档案数字化成果验收移交环节。

　　档案数字化成果移交须按照以下文件要求进行：

　　《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T 18894-2016；

　　《纸质档案数字化规范》DA/T 31—2017；

　　《档案服务外包工作规范》DA/T 68—2020

　　《国家档案局关于印发〈电子档案移交与接收办法〉的通知》（档发〔2012〕7号）；

　　《国家档案局办公室关于印发〈档案数字化外包安全管理规范〉的通知》（档办发〔2014〕7号）；

　　《安徽省归档电子文件移交与接收暂行办法》（皖电联发〔2014〕1号）

　　档案数字化加工合同。

　　三、数字化成果验收移交内容

　　纸质档案数字化成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。

　　1、档案数字化成果的数据

　　（1）档案目录数据：XML/Execl格式的案卷级、文件级目录数据。

　　（2）档案原文数据：未经图像处理的单页JPEG/TIFF格式的图像数据（原图），经图像处理的单页JPEG/TIFF格式的图像数据（修图），JPEG/TIFF格式转化的以件为单位多页PDF格式图像数据（利用图）。

　　（3）存储磁盘：移交数据包括多页PDF格式、修图图像JPEG/TIFF格式、原图图像JPEG/TIFF格式各两套存储磁盘。推荐使用硬磁盘，所移交的硬盘应规格统一，并选用主流品牌，如西部数据、希捷等。

　　2、数字化工作中形成的文件

　　包括档案数字化加工合同、管理人员任命书、工作人员保密协议和证件复印件、档案数字化工作方案、档案数字化审批单、档案出入库交接单、档案数字化工作流程单、档案数字化工作质量检查表、档案数字化工作验收表、档案数字化成果移交清单、数字化成果验收会议材料，及其他有价值的工作文件。

　　有监理单位的还应包括档案数字化监理合同、档案数字化服务监理通知单、档案数字化服务监理通知回复单、监理结果抽样检查情况函。所有文件均需按照要求进行规范整理，移交进馆。

　　四、数字化成果验收移交程序及要求

　　1、提出验收移交申请

　　档案服务机构对备份后的数据、存储介质及工作文件进行检查合格后，向数字化工作领导小组提出数字化成果验收移交书面申请，并报送档案数字化成果移交情况登记表等相关资料。

　　2、成果验收程序及要求

　　数字化成果验收分为分项验收和会议总验收两个部分，各分项验收由责任科室承担，分为数据及载体验收、数字化工作文件验收、安全保密等，各分项验收完成后才可以提交会议总验收。

　　主管责任科室收到档案数字化加工机构成果验收移交申请后，进行材料审核，符合移交条件的，经分管馆长批准同意后，提交数字化领导小组，开展数字化成果分项验收并确定会议总验收时间，协调数字化成果验收移交工作。

　　（1）数字化成果分项验收。包括数据及载体分项验收、数字化工作文件分项验收、安全保密分项验收。

　　<1>数据及载体分项验收

　　数据质量检查，包括：

　　①对目录数据进行验收，主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等；

　　②对元数据进行验收，主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等；

　　③对数字图像进行验收，主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等；

　　④对数据挂接进行验收，主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等；

　　⑤两套备份数据的一致性。

　　<2>数字化工作文件分项验收，对数字化成果备份介质和数字化过程及移交形成的材料进行验收，主要包括载体目录、档号、封面检索项、载体盒标识等是否规范等，确保数字化工作文件的准确性、完整性和规范性。

　　<3>安全保密分项验收，按照《国家档案局办公室关于印发〈档案数字化外包安全管理规范〉的通知》（档办发〔2014〕7号）要求，对数字化保密协议签订和设施设备移交、移交的数字化加工的载体、加工监控视频回放安全检查记录、档案实体出入库交接记录、加工人员变更记录等进行安全保密专项检查。未进行安全保密专项检查或检查不合格的，不得进行项目检验移交。

　　在档案数字化成果移交及加工项目完成后，档案服务机构应会责任科室拆除其自带加工设备中的硬盘等存储介质，将数字化过程中使用过的其他移动存储介质整理编号及基本情况说明、移交清单进行移交，办理相关移交手续。同时，组织专业人员对档案服务机构所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。

　　移交载体的存储格式及相关内容检验，包括载体的可用性、有无病毒等，以确保数字化成果的完整性、准确性、可用性和安全性。

　　(2).会议总验收

　　在各分项验收合格的基础上，数字化工作领导小组组织会议总验收，档案数字化加工机构和档案数字化监理机构参加。档案数字化成果会议总验收听取档案数字化加工机构报告项目实施及数字化成果自检情况、档案数字化监理机构项目监理情况、各分项验收组报告分项验收情况及结论意见，数字化工作领导小组采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式现场抽检和测试，对档案数字化成果情况进行全面评价,给出验收意见并签字确认。

　　能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。

　　3、数字化成果移交程序及要求

　　档案数字化加工机构移交数字化成果，在数字化成果会议总验收完成后即进行。

　　（1）档案数字化加工机构移交检验合格的用于异地备份的一套硬盘及相关工作文件；

　　（2）档案数字化加工机构移交验收合格的用于封存保管的一套硬盘以及相关工作文件；

　　（3）档案数字化加工机构在线或通过其他方式移交验收合格的全文及目录数据。

　　各方移交时需填写《档案数字化成果移交单》，办理相关移交手续。

　　用于异地备份的硬盘，由责任科室组织送至异地备份单位进行异地备份，相关工作文件按照要求进行归档。