档案数字化项目经理

　　档案数字化工作的展开，基本上依靠项目经理的管理，项目经理从接到项目开始，都是会首先针对项目作出一套方案，然后对人员进行调配与培训，帮助项目人员尽快熟悉工作，以便可以加快工作速度和工作质量，档案数字化项目经理在项目中课时不可缺少的，尽管项目还会分配主管带领，但是很多大的方面还是需要项目经理来把控的。

　　档案数字化项目经理

　　档案数字化组织管理

　　档案数字化是一项庞大的系统工程，数字化工作涉及需要数字化档案、人员、数字化设备与技术等，最终的产品是高质量的电子档案数据。档案数字化系统工程需要大量的人力、物力和财力的投入，同时需要对数字化的流程、质量实施有效的组织、监控和管理等工作。

　　1、明确档案数字化内容及标准

　　明确数字化处理的档案范围、数量和数字化工作任务的时间周期。根据档案数字化相关规范要求及实际情况，制定出详细可行的纸质档案整理分类、分级、编号、编页、扫描与处理等工作规范。

　　2、确定数字化实施技术途径及质量管控制标

　　纸质档案介质多种多样，有打印纸、硫酸纸、绘图纸等，记录方式有打印、书写等。要有效完成档案数字化工作，除了具备相关扫描设备的图像处理软件外，同时必须具体分析档案特性。确定切实可行的实施技术途径，根据工作标准和流程，确定好数字化过程中每个环节的质量管控指标。

　　3、数字化加工环境搭建与工作计划

　　数字化加工场所组建局域网便于集中作业、相互协调配合，高效管理扫描、图像处理及文件收发等工作。进行数字化加工前需要制定一个合理的工作计划，管理者利用该计划结合项目管理类软件动态地管理数字化工作进程，并进行合理的调整，同时让参与数字化工作的人员了解自己的工作量和整个数字化进度，确保数字化工作进展顺利。

　　4、数字化加工环境搭建与工作计划

　　档案数字化加工工作人员必须通过严格的面试、考试合格后才能录用，同时提供个人简历及相关证件，双方签订保密协议。工作人员由档案数字化加工公司经验丰富的项目经理进行统一上岗培训，具备档案数字化加工的相关知识。档案数字化工作涉及环节多、工作量大。往往需要大量工作人员来协同完成，这种情况下尤其需要明确工作内容与职责，否则人多反而协调困难，差错多。

　　5、现场设备管理

　　档案数字化加工过程中现场所使用的扫描仪设备、服务器、存储介质等，应当严格按照涉密设备进行管理和使用，不使用无保密保障的设备。

　　6、实时监控

　　按照信息安全管理体系ISO270001的要求，对加工现场实施24小时监控，及时掌握现场加工状态，保证现场加工信息安全。

　　传统载体档案数字化是档案信息化建设的一项基础性工作，具有项目周期长、管理难度大、质量要求高等特点，数字化成果质量也直接影响档案的利用服务水平。2020年5月，安徽省安庆市档案馆为加强档案信息化建设，提升档案利用服务水平，对馆藏档案开展档案整理和数字化加工，项目预算945万元，工期5年。项目开工以来，市档案馆着力加强组织领导、强化前端控制、注重过程管理、积极化解风险，数字化项目的管理机制日趋成熟，档案数字化成果质量明显提升，馆藏档案规范化建设取得重要进展，形成良好工作态势。2021年11月，安徽省档案局对安庆市档案馆业务建设情况组织现场评价，其中抽卷查验合格率达100%，受到评审专家一致好评。

　　健全制度机制，

　　切实加强档案数字化的组织领导

　　1.成立数字化领导小组

　　为便于项目建设统一领导协调，市档案馆成立由主要负责人为组长、分管领导和业务科室负责人为成员的馆藏档案数字化领导小组，从各业务科室抽调骨干组成工作专班，加强对数字化项目的组织领导和监督指导。

　　2.建立值班制度

　　为加强对数字化加工现场的监管，市档案馆建立了加工现场值班制度，每天由业务科室负责人轮流到数字化现场进行值班，负责数字化加工现场的监督和业务指导工作。数字化加工人员在工作过程中碰到缺件、缺页、漏编页号等问题，第一时间填写《问题处理清单》，报请值班人员确认同意后再进行后续流程。数字化项目开工以来，共形成《问题处理清单》500余份，值班人员当场解决问题2000余个，有效提高了数字化加工效率。

　　3.建立会商制度

　　为便于项目建设统一领导协调，市档案馆成立由主要负责人为组长、分管领导和业务科室负责人为成员的馆藏档案数字化领导在数字化加工过程中，有时会碰到涉及馆藏档案业务规范等方面的问题，如老旧档案的装订方式、档号的重新规范等，数字化加工人员和市档案馆现场值班人员无法当场解决，而问题搁置又会影响档案数字化的进度和档案规范化整理的质量。为此，市档案馆建立了由分管领导主持、各相关业务科室负责人参加的加工现场会商制度，重点研究解决业务规范等方面的问题。市档案馆开展数字化项目至今共召开5次现场会，解决了15条涉及业务规范等方面的问题，既提高了档案数字化效率，又带动馆藏档案基础业务全面规范，极大提升了馆藏档案规范化建设的水平。小组，从各业务科室抽调骨干组成工作专班，加强对数字化项目的组织领导和监督指导。

　　4.建立专题会议制度

　　为解决涉及工程结构调整、项目实施安全管理、经费结算支付等重大问题，市档案馆建立了馆长办公专题会议制度，对数字化项目中的重大事项进行专题会议研究，既做到了从严把关，又能够掌控进度，有力保证了项目建设顺利推进。

　　主动前移关口，

　　积极介入档案数字化的前端控制

　　1.审查企业业务能力

　　为筛选出档案整理和数字化能力强的企业参加项目投标，从而保证数字化项目高质量完成，市档案馆对投标企业的档案加工系统、管理系统、质检系统的自主产权、响应时间、处理流程、功能要求、系统部署时限等提出了明确指标要求，如达不到相关要求则不予签订合同。这一前置审查举措让不具备相应能力的公司望而却步，较好地保证了参与投标企业的业务能力水平。

　　2.考核档案数字化成果质量

　　合同签订后，市档案馆选定一个全宗的部分档案（不同整理方式的档案各选取一部分，不少于100卷）作为数字化加工的试验品，由数字化加工企业按照要求开展档案数字化作业。市档案馆通过考核试验品的数字化成果质量，了解企业对档案整理和数字化加工的熟练程度和质量把控水平，同时要求企业按照市档案馆的工作要求固化案卷的整理模式和目录著录、扫描等的加工标准。通过对试验品数字化成果进行考核，逐渐形成成熟的验收标准。

　　3.检验工作人员业务水平

　　为积极稳妥地推进数字化项目，市档案馆选定一个规模较大单位的档案作为首个进行数字化的全宗，全面检验企业项目经理的组织管理能力（人员管理、安全保密管理、流程管理、设备管理）和数字化加工人员的档案业务水平（如自拟题名、判断案卷题名是否规范等能力和水平）。在这个全宗数字化结束后按照设定标准进行考核，如考核结果达不到相关要求，则自动终止合同（预先在标书中规定）。

　　引入监理机制，

　　扎实做好档案数字化的过程管理

　　1.引入监理机制

　　市档案馆馆藏档案数字化项目的目录数字化约有共270万条，全文数字化约有1350万画幅，仅靠档案馆自身力量很难做到全方位监督管理。因此在项目招标时，采取“一标两包”方式公开招标确定监理公司，由监理公司对数字化加工企业的全部数字化成果和人员、场地、设备等各项管理工作进行全面监理。从项目实施一年多的实践来看，引入监理公司对数字化项目进行监理，虽然会增加项目成本，却可以大大提高数字化成果质量，降低返工率，同时也可以将市档案馆工作人员从细节管理中解放出来，更加专注于项目实施的宏观管理和核心关键节点的监督。

　　2.组织阶段验收

　　为掌握数字化项目阶段性工作情况，及时发现数字化加工过程中出现的质量问题，市档案馆设定每完成2000卷左右组织一次阶段验收，避免因加工周期过长造成验收工作量过大的问题，也防范因未及时监测而出现大批量不合格产品导致积重难返的问题。阶段验收后，市档案馆根据阶段验收结论向数字化加工企业结算阶段性工程款项，还可以较好地落实市级财政对项目预算执行率的要求。

　　3.组织年度考核

　　数字化项目数量大、周期长，为监督数字化加工企业始终严格履约，市档案馆按合同年度对其进行考核。每个合同年度，由市档案馆分管领导牵头，业务科室负责人以及部分县区综合档案馆业务骨干组成考核组，对合同年度内的成果质量、人员管理、设备管理、工作文档管理等进行综合考核，并将年度考核是否合格作为能否继续履约的必要条件。这一做法较好地促使数字化企业更加注重合同年度内的项目管理和质量管控，优化了工作流程。2021年6月，市档案馆组织第一次年度考核，该项目以较高分值通过考核。

　　4.加强项目实施的规范建档

　　做好项目管理和实施过程中各类文档的规范化建档工作，既是项目安全管理的需要，也是项目结束后迎接项目审计巡查的需要。因此，市档案馆将数字化加工企业和监理公司的工作文档收集、整理、归档情况纳入第一个全宗验收、年度考核、竣工验收的考核指标中，督促两家公司规范化开展项目档案管理工作。截至目前，共收集日报、月报、人员管理记录、案卷加工流程单、问题处理清单、培训记录、质检报告、验收表等各类工作文档7.2万余件，确保了数字化项目档案应收尽收、应归尽归，为项目顺利完成提供坚实的档案服务和保障。

　　积极化解风险，

　　科学设置档案数字化的指标要求

　　1.规避最低价中标

　　数字化项目最低价中标是一种较为普遍的现象，也是困扰各级综合档案馆开展馆藏档案数字化的一个老大难问题。由于最低价中标，导致中标企业利润较低，这会带来一系列问题，如中标的数字化加工企业规范化程度不高，加工人员文化水平偏低，加工设备以及现场管理等达不到要求，最终导致数字化成果质量难以满足要求。市档案馆在进行数字化项目招标时，为防止因竞标而出现恶意压价的行为，采用综合评分法评标，适度减小综合评分法中价格部分的分值比例（占比为12%左右），减少了价格因素的影响，收到了不错的效果。

　　2.科学设定质检合格率

　　一般来说，各级综合档案馆馆藏档案基数较大，如馆藏为10万卷，按每卷10件计算，则目录著录将达110万条；如果目录准确率要求为95%，则有5.5万条目录在允许的出错范围内，这也是一个较大的数字，会给将来的档案利用带来诸多不便。因此，市档案馆在设定各环节合格率时，凡是《纸质档案数字化规范》等标准中规定合格率小于100%的，均统一提高标准。如市档案馆对目录著录准确率要求在99.9%以上，虽然这对数字化加工企业来讲难度很大，但作为综合档案馆来说，将“紧箍咒”收紧些，会起到更加严格的规范和约束作用，能尽最大可能保证数字化成果质量。

　　3.严格禁止转包

　　中标企业在项目实施过程中将项目转包，在转包中层层抽取利润也是一种较为常见的现象。这种做法会导致最终实施项目的企业无利可图，致使进场工作的人员、设备以及现场管理等达不到招标要求，出现数字化成果质量不合格的情况。市档案馆在与中标企业签订合同时，明确要求中标企业提供工作人员花名册、员工社保证明、身份证明等材料以进行备案，中标企业如需更换项目经理、技术人员，必须得到市档案馆确认方可更换。这种做法有效堵塞了项目转包漏洞，较好地化解了项目转包风险。

　　4.建立奖励机制

　　在档案查询利用中，目录检索是档案馆工作人员和群众查档常用的检索手段。为鼓励、督促数字化加工企业高质量完成目录著录，市档案馆规定人名较多的文档中，每著录5个人名，按一条著录目录结算费用。如组织部、人社局、原劳动局、破产企业等全宗涉及任职、招工、资格评定、工资调整、表彰等事项的案卷中人名较多，有的档案内容中有几百个人名，如果著录一条按一条目录计算，则对加工企业来说耗时长、收益低，著录积极性不高，著录质量难以保证。通过实施这种奖励性举措，保障了加工企业的合理利润，鼓励著录人员完整准确进行著录，较好地保证了著录质量，满足了档案利用精准查阅、高效快捷的基本要求。

　　下一步，市档案馆将坚决贯彻落实习近平总书记关于档案工作的重要批示精神，进一步做好馆藏档案数字化工作，不断提升档案信息化建设水平，为更好服务市委市政府工作大局、更好服务人民群众查档利用提供坚实档案保障。