高校档案数字化

　　每年毕业生都有很多，一般情况下都是大学院校需要进行高校档案数字化，大学阶段，学生的档案也是有很多的，学籍档案，还有其他有关的档案，在毕业之后，这些档案会随着毕业生填写的一个地址，转到档案接收地，以保证档案的有效性，还有就是大学校园为了提高学校人员的安全性，设置了门禁面部扫描出入校园，这个就是借助了档案管理系统，首先将档案进行数字化，纸质信息，转变为智能数据，系统功能的利用，学生面对镜头，可以准确识别该生的学生信息。

　　高校档案数字化

　　在社会进步与发展过程中，学校教学管理体制也加快了改革步伐，且学校规模的扩大、招生数量的增加，极大增加了各项工作量，每天都会形成大量的档案资料，为档案收集、整理、分类和管理等工作带来了巨大的难度。在信息化时代，我们应该对传统档案管理模式进行创新，将数字化技术引入档案管理中，这样才能让档案管理人员工作负担得到减轻，也让各环节档案管理工作更加高效进行。因此学校要创造条件促进档案的数字化建设，提升档案管理的规范化、科学化和现代化要求，确保发挥出档案的作用，为学校的进一步发展打牢基础。

　　一、学校档案数字化建设的意义

　　以往学校档案管理工作主要以人工方式进行，不仅档案查询与利用不便，也会浪费大量的人力、物力和财力，容易引起档案资料的损坏与丢失。而通过档案数字化建设，在计算机上存储档案，在利用时只需要简单扫描即可，能快速获得所需档案信息。同时学校建立档案数据以后，也能够节省档案存储空间，有利于进行维护，确保档案资料的完整性与可靠性，并有效共享档案信息。因此，学校加强档案数字化建设具有重要的意义，这样可以有效减轻档案管理人员压力，利用计算机等先进设备管理档案，可以提升档案管理的效率，促使学校档案利用效率得到提升。

　　二、学校档案数字化建设的现状

　　第一，学校档案数字化建设投入较少，基础设施设备也不完善。以密集柜为例，仍然为传统组合铁皮柜，缺少智能系统，不能发挥出自动定位与监控档案等作用，需要作出更换，学校要提高重视程度，逐步加大投入。有的学校运用了档案管理系统，不过仅仅实现了档案目录管理电子化，归档文件主要是传统纸质文件，未能真正实现档案的数字化转换。第二，在档案数字化建设过程中，需要将现代信息技术应用到档案管理中，确保档案管理工作效率获得提升。现阶段学校档案数字化建设中缺乏相应的规章制度，操作标准不够统一，要想加快档案数字化建设步伐，应该结合具体状况完善制度，让档案收集、整理、归档及利用等工作有章可循。第三，学校档案数字化建设中，对档案管理人员也有较高要求，需要他们掌握计算机技术、网络技术和处理技术等，但是现在很少有人能达到这个要求。学校也不注重开展对档案管理人员的培训工作，导致他们的专业素养长时间得不到提升，为学校档案数字化建设带来了阻碍。

　　三、学校档案数字化建设的策略

　　（一）增加资金投入，完善基础设施。在学校档案数字化建设过程中，需要在设备、技术和人才上加大投入力度。学校要结合实际情况，为档案数字化建设提供专项经费，这样有利于完善基础设施，将先进技术引进来。学校档案管理部门应该用好专项经费，选择购置性价比最高的数字化设备，让现有资金得到充分利用。在学校档案数字化建设中，应该配置数字化办公设备，结合已有的设备与规模，购进数字化智能档案柜，并考虑到档案电子系统的需求，升级或配置计算机、扫描仪等基础设备，同时及时对系统进行优化与升级。要考虑到学校档案高效管理与利用的要求，逐步增加所投入的资金，充分运用各种先进技术，如网络电子技术与数据库等，让学校档案在收集、整理、储存和利用等各环节都实现数字化。

　　（二）完善档案数字化建设制度。建立健全的档案管理制度，有利于学校档案数字化建设高效进行。学校要从实际发展状况出发，结合《档案法》中相关规定，不断完善各项规章制度，明确档案数字化操作标准。在建立各项规章制度的时候，应该以实际调查分析为前提，建立起档案保密制度、电子文件归档管理制度、数字化查阅利用制度、档案鉴定及销毁制度和网络安全管理制度，且力求各项制度有较强的操作性、规范性和科学性，能够让档案管理人员得到有效约束。档案管理人员要充分考虑到各项规章制度的要求，将自身职责履行到位，做好本职工作，且根据学校档案数字化建设的新要求，不断对规章制度作出调整，跟上时代发展脚步，提升各项规章制度的可操作性与权威性，确保学校档案管理效率与质量都得到提升。

　　（三）建立统一档案数据库。为了加快学校档案数字化建设步伐，应该尽快打造完善、统一的档案数据库，这样才能够提升学校档案数字化管理水平，保证档案资料价值真正得到体现。从学校档案数字化建设现状来看，很多学校在很大程度上忽视了数据管理工作，在检索查询、整理编目、系统维护和实体管理等方面，还未能将管理标准统一下来，且学校档案应用软件也未能自成一体。一些应用程序和学校档案数字化管理出现了脱节的现象，在文件归档上还不够及时，在面临检索需要时，检索功能不能充分发挥出来，难以满足实际要求，这样学校档案管理的现代化、规范化水平难以得到提升。针对这种情况，学校要尽快建立起完整、统一的档案数据库，积极引进先进的设备与技术，保证数据平台的可靠性与安全性。在选择应用系统的时候，要采用可以读取标准的数据库与可以发挥出多媒体功能的语言平台，让学校档案数据库建设能够和常规档案管理工作有效保障。所以，管理人员应当在档案资料的整合与归纳环节，有效利用计算机技术，完成档案资料的存储与加工任务，确保档案资料存储的安全性与可靠性，转变以往单一化纸质材料的存储模式，使得档案服务形式更加丰富，满足不同应用者的资料利用需求，不仅可以发挥档案资料的运用价值，还能大大提高服务水平。

　　（二）创新服务理念，逐步向主动型服务理念转型。第一，高校档案管理人员应当主动参与到高校编史修志工作中，体现档案资源的作用，也可发挥自身的价值，可结合档案中的内容，编辑专题性画册抑或是综合性文本，而后提供给学校其他教研人员，作为学校简介及招生简章，展现学校的独特风采。第二，提高档案管理人员的参与积极性，主动提供档案利用服务，同时保证服务质量。高校档案管理人员必须具有正确的发展理念，并培养全局性意识，在档案管理过程中不仅要确保信息存储的安全性，同时还要主动参与到与档案利用有关的各项活动中，利用信息技术手段，在校园信息网络平台上获取有价值的信息，日常工作中也要捕捉学校近期所发生的活动，整合为完整的档案资料，以供日后校内人员进一步利用，从而发挥其价值，也可为学校领导的决策提供方向上的指引。第三，主动为活动组织人员提供原始资料。学校在开展重大活动的过程中，通常都会加强宣传，宣传环节必然会应用各类档案资料，所以，档案管理人员应当主动发挥自身的作用，履行自身职责，加强与宣传人员的沟通，及时提供相关的档案资料，作为有效的参考资料，最终可将其编撰为专题画册，展现校园文化。

　　（三）服务内容的创新，使得内容更具应用价值。档案管理人员应当发挥自身专业优势，为校内教研人员提供管理、教学以及科研等各方面的档案利用服务，保证服务质量，在资料编研以及整合的过程中应当确保文字的高度概括性、内容的准确性以及问题的集中性，这样才能最大程度满足校内教研人员对于档案资料的应用需求。除此之外，也需对档案利用服务内容进行创新，特别是在信息技术不断推行的背景下，有必要将大内容分为电子文件、档案材料、复印件、视频、实物档案以及扫描打印等等，使得内容更加丰富，同时也会加快档案利用服务内容转型与创新的步伐。

　　四、结束语

　　综上所述，本文主要针对性分析了基于电子政务视角下的高校档案利用服务创新，主要提出创新服务方式、创新服务理念与创新服务内容，希望笔者的分析可为高校相关档案管理人员提供借鉴与参考，从而提高档案服务质量。