档案数字化副本

　　档案数字化副本是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

　　档案数字化副本

　　档案馆档案数字化副本和电子档案利用办法

　　为进一步规范档案数字化副本的利用工作，加强对档案纸质原件的保护，提高档案利用效率，保障档案信息安全，特制定本办法。

　　第一条档案数字化副本是指纸质档案经过数字化处理后形成的电子副本。利用者利用档案数字化副本前需提供身份证、介绍信等相关证明文件在利用前台进行登记，并在接待工作人员指定的计算机上进行查阅利用。

　　第二条授权的计算机查阅账号与密码仅供利用者本人使用，不得借予他人。该查阅账号与密码限一次性查阅，有效期为一天。

　　第三条接待工作人员须认真审核利用者查档需求，按利用者需求进行档案数字化副本目录或全文赋权。控制使用的档案不得违规赋权。

　　第四条档案数字化副本经开放鉴定后方可对外利用。查阅控制使用的民国档案的数字化副本时，需经馆分管领导同意后方可利用；查阅控制使用的现行档案的数字化副本时，需由立档单位或承接原立档单位职能的单位开具介绍信，立档单位撤销的需经馆分管领导同意后方可利用。

　　第五条利用者在利用档案数字化副本时禁止拍照、截屏、拷贝文件等操作，禁止将自带电脑接入本馆局域网。

　　第六条需要打印档案数字化副本的应提出打印申请，经审批后，由工作人员负责打印。档案的文件审批单、文件底稿、草稿件等过程性文件不予打印。档案数字化副本每人次打印20张，均须标记“湖南省档案馆馆藏”水印。

　　第七条利用者结束利用档案数字化副本时，接待工作人员要及时撤销其查阅账号与密码，确保档案信息安全。

　　第八条接待室数据库终端计算机实行专机专用，不得联网，不得外接U盘、移动硬盘等移动存储介质，不得擅自拷贝档案数据，避免信息数据外泄。

　　第九条接待工作人员需使用本人专用帐户登录馆藏档案管理系统，不得使用他人账户登陆操作，不得将帐户信息泄露给他人，不得允许非接待工作人员使用数据库终端计算机。

　　第十条本规定由湖南省档案馆负责解释。

　　第十一条本规定自发布之日起施行。

　　干部档案有了数字化“副本”

　　平时一键查询战时快速转移缺件自动统计

　　干部档案有了数字化“副本”

　　联网调阅方便快捷，“数字档案”一目了然……近日，在北京市某国有企业对转业干部档案复核的过程中，装备学院干部处利用局域网快速调阅干部“数字档案”，不到半个小时就协助完成查阅工作。

　　“干部信息虽然早已录入干部综合信息管理系统中，但有时仍需调阅纸质档案，既费时费力，也不利于档案保护。”该院领导介绍说，干部“数字档案”是纸质档案的数字化“副本”，即通过数字扫描、归类整理等方式，建立档案的备份。“数字档案”不仅方便了日常工作调阅查询，减少对纸质档案的磨损，还可作为历史证据保存备查，防止干部调出、转业等过程中因档案交接不清出现推诿扯皮。

　　基于干部“数字档案”，该院在局域网建立干部档案管理系统，开通了数字档案查阅平台，档案统计、转递记录等日常管理工作都能通过该系统快速完成。在许多人的印象中，档案室里摆满成排的文件柜和发黄的旧档案。走进该院干部档案室，映入眼帘的却是一排排崭新的自动回转档案柜。新型档案柜可联网操控，室内温度、湿度由计算机控制，失火、盗窃、高温等情况会自动报警。在与档案室一墙之隔的查阅室内，笔者由工作人员指导在档案查阅触屏一体机上输入信息，几秒钟后就查到了所需的干部“数字档案”。

　　据介绍，为完善干部“数字档案”，该院逐卷核查全院干部档案，编码后扫描入库，先后完成了数万页干部档案的数字扫描、图像处理、审核校对和数据入库。为便于战时干部档案迅速转移，该院还制作“数字档案”作战手提箱，将“数字档案”备份保存，遇到突发情况时只需一个人就能完成“数字档案”转移。

　　档案缺件统计是困扰干部档案工作的“老大难”问题。依托“数字档案”，该院自主研发了档案缺件自动统计系统。干部处一名工作人员告诉笔者，过去，统计谁的档案缺件、缺哪些，是个吃力不讨好的“力气活”，耗时长不说，人工统计还易出疏漏。如今有了“数字档案”，全院干部档案完备情况一目了然，工作效率大幅提高。近年来，该院两次被上级评为干部档案目标管理一级单位，干部处被上级机关评为档案管理工作先进单位。