档案数字化合理化建议

　　档案数字化也是在不断创新，不断完善，不断智能化的进步阶段，档案数字化合理化建议可以帮助该业务更好发展，也可以获得更多的认可，做好细节工作，更好的服务客户，服务大众。合理化的建议需要根据实际情况，进行全面考虑，遇到问题时候，不慌不忙，冷静思考，提出合理的解决方案，才能将工作做的更完美。

　　档案数字化合理化建议

　　建议档案数字化需重视三个方面

　　档案数字化是采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像之间关联关系的过程。它不仅是实现档案管理、利用模式转变、档案信息化的的重要手段，更是充分体现档案价值的重要支撑，但我区在档案数字化过程中仍存在一些问题需引起重视。

　　一是数字档案更新不及时。干部人事档案数字化后，没有及时对新形成的考核、工资、奖惩、任免等归档材料进行数字化扫描，导致数字档案不仅无法充分发挥其简便、易查询的优势，更失去了人事档案应有的准确性。比如，某位领导干部的“三龄两历”信息经过人事档案专项审核已经发生了变化，但是该人事档案专项审核表并没有被及时地进行数学化扫描，使得其数字档案中的“三龄两历”信息仍然是未经认定的“问题数据”。

　　二是数字档案维护人员专业素养参差不齐。由于外包人员不具备专业的档案管理素养，在对干部人事档案进行数字化扫描的过程中，容易出现散材料归错类别的现象。比如，将干部任免审批表（属于第九大类）归入第三大类鉴定、考核、考察类的材料里。这不仅会降低数字档案的准确性，也易使管档人员误以为该材料缺失，从而造成同一份材料被重复收集的现象。

　　三是数字档案管理系统分析能力不高。档案信息化建设是指在档案管理的活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。目前，我区的干部人事档案数字化工作还停留在“建”和“管”的阶段，尚未充分开发利用档案信息资源自身的价值。例如，我区的干部人事档案管理信息系统目前主要具备查询、新增、删除、修改等简单的功能，无法提供数据分析等高级功能。

　　为此，建议：一是及时做好干部人事档案信息系统的日常管理和动态维护。对新形成的专审材料、考核、工资、奖惩、任免等归档材料及时扫描更新，实现“一人两档”（纸质档案和数字档案）同步管理，进一步提高数字档案的时效性、准确性和全面性。二是提高工作人员专业素养。对管档人员及各单位人事部门的工作人员进行系统培训，将数字化扫描、大数据分析等方面的信息技术作为培训重点，进一步提升工作人员的信息技术素养，后期由管档人员以及各单位人事部门的专人负责本单位的数字化扫描工作，确保数字档案的准确性。三是提高对数字档案的分析能力。一方面，可投入专项资金支持档案数字化建设工作，对数据库进行软件升级，增加数据分析功能。另一方面，可聘请专业人员另建专业的数字档案信息分析系统，让档案信息“活”起来。

　　随着国土档案信息量的不断丰富，档案数字化在带来便利的同时，也暴露出一些不容忽视的问题，需要我们高度重视。准确把握档案数字化建设应注意的问题，采取针对性措施，合力推进档案数字化建设，已成为当前土地管理工作的重要基础性工作。

　　国土档案数字化建设应注意的问题

　　建立档案目录数据库和档案内容的数字化是实现国土档案数字化的基础性工作。

　　为确保纸质档案与电子档案一一对应，便于档案查询管理人员通过计算机快速、准确地查找到档案利用者所需的档案，在纸质档案立卷归档工作完成以后，需要在档案管理系统中进行档案类别、件号、责任者、题名、成文时间、页码范围、归档时间等信息的录入，并对需要链接入库的纸质档案进行原文扫描和数据链接。

　　数据录入和原文扫描加工任务十分繁重，工作量很大。数据录入人员和原文扫描加工人员的责任心稍欠、工作稍有疏忽或是疲劳作业，数据审核人员审查把关不严或者技术不精，都有可能影响到目录录入的准确率和原文链接的正确率，造成目录题名中的关键字词录入错误、扫描件字迹模糊、档案原件与扫描件“张冠李戴”等问题，影响档案数字化质量，违背档案数字化“高效便捷利用”的初衷，甚至产生适得其反、得不偿失的后果。

　　推行档案数字化管理，是创新档案管理模式的一项重要举措，也是新时期档案工作的一大特色。

　　档案数字化管理具有查询便捷、管理规范等许多传统档案管理无可比拟的优势，但与传统档案管理人员相对“单一”的情况相比，档案数字化管理的程序更加严密，人员也更为“复杂”。传统档案管理仅需专、兼职档案员一人或几人开展档案管理及查询利用服务工作；而档案数字化管理因为增加了数字化处理这一重要环节，档案数据录入、查询管理及档案专用计算机维修“三类人员”都有可能接触到档案管理系统，无形中增加了档案系统管理和维护的难度。

　　国土资源部门的档案涉及面广、种类繁多，既有可以公开查询的文件资料，又有涉密地籍信息和图纸；既有文书档案，又有建设用地征转用等专业档案。如若档案数据录入、查询管理及档案专用计算机维修“三类人员”其中之一的保密意识欠缺、责任意识不强，档案管理系统维护不当、管理不善，就有可能造成档案原件的丢失、污损、破损，甚至发生删除、篡改档案信息等问题，严重威胁档案原件和档案信息安全，造成国家秘密、单位秘密和个人信息的泄露，给国家、集体和职工个人利益造成重大损失。

　　国土档案数字化建设几点建议

　　科学界定档案数字化的内容。一方面立足群众需要，优先选择社会关注度高、使用频率高的档案进行数字化，以满足社会利用者对这些档案信息的需求，充分发挥档案的利用价值。另一方面立足国土资源事业长远发展需要，优先选择具有历史价值的珍贵档案和对长远工作具有指导意义的重要档案进行数字化，充分发挥档案的凭证价值。同时，要立足国土资源部门职能职责，优先选择本地区、本部门有特色的档案进行数字化，充分发挥档案的查考价值。

　　严格档案数字化处理过程管理，确保档案数据处理高标准。一方面要规范数字化处理过程管理，明确数字化处理各个环节的责任，确保数据录入、原文扫描、图像处理、图文编辑等每一个流程都严格按照标准进行。另一方面，要建立档案数字化加工处理制度。要同档案数据录入人员和原文扫描链接人员签订数字化加工处理协议，明确工作职责，约定相关事项和违约责任，督促其按照协议高标准录入数据，高质量链接数据，避免目录中的关键字词输入错误及档案原件丢失、污损、破损等问题发生。

　　严明工作纪律，确保档案信息安全“零风险”。首先，要严格执行安全保密制度，根据相关法律法规和规定，制定档案数字化安全保密、安全检查和安全保管工作责任制，对数据加工处理人员和档案查询管理人员提出严格的保密要求，确保档案原件与档案信息的绝对安全。其次，要严格数字化处理各个流程的登记工作，每个环节、步骤都要严格履行登记交接手续，让每件（卷）档案的流向都有翔实准确的书面记录。再次，要严格档案数字化加工场所管理。要在档案数字化加工场所安装必要的监控设备，对数字化处理工作进行全程监控。