项目档案数字化

　　档案信息一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索起来非常费时，存储档案空间又大，维护起来也不方便。备份档案需要大量的人力物力，人工处理更不可靠。项目档案信息数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储档案信息。数字化的好处是：检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全。

　　项目档案数字化

　　档案数字化项目常用小工具

　　在档案数字化项目中，经常会用到一些小工具来提高效率，代替重复而繁重的劳动，如：影像（文件夹）批量改名工具，影像批量转黑白工具，图像压缩工具，档案批量挂接工具，统计图像数量及大小工具，图像自动化处理工具，图像格式转换工具，EXIF元数据写入工具，影像及目录数据质检工具等，往往一个工具的使用会带来效率的大幅提升，为公司省下几万，甚至几十万的工资成本。

　　在没有一套行之有效的档案数字化加工系统的公司，使用这些小工具是不错的选择，以下罗列缔道智能13年经验为档案数字化项目开发的小工具的介绍：

　　1、档案数字化项目小工具介绍

　　影像（文件夹）批量改名工具：

　　可以非常方便的对图像和文件夹进行改名，已达到客户想要的成果格式，适合所有档案数字化项目。

　　影像批量转黑白工具：

　　一般为需要两套影像的档案数字化项目，如：一套彩色的用于存档，一套黑白的用于查询利用，如：公安档案和规划档案会有这个需求。

　　图像压缩工具：

　　对图像可以进行分辨率压缩、影像像素大小压缩、图像大小压缩、区间压缩，一般用于人事档案项目等。

　　档案批量挂接工具：

　　对接档案管理系统无缝挂接，可以有数据库直接写入模式，也有中间库模式，还可以定制开发模拟人工点击的挂接模式。

　　统计图像数量及大小工具：

　　对JPG、PDF、TIFF等图像进行数量及大小的工具，折算A4数量的统计，对于没有档案数字化加工系统的公司是一个非常好用的生成验收数据的工具。

　　图像自动化处理工具：

　　对图像进行去黑边、去孔、去歪斜、调整阅读习惯的工具，在应用于像文书或较新的档案图像处理时效果很理想，在96%以上的正确率，节约大量的人力资源。

　　图像格式转换工具：

　　对于JPG、PDF、TIFF、GIF等格式进行互换，可以根据目录数据生成多页的PDF、TIFF格式图像，助力档案数字化项目。

　　EXIF元数据写入工具：

　　对JPG、PDF等格式的文件，写入EXIF头文件，生成带元数据的图像，符合国际标准，让图像保有原始性，防修改性。

　　影像及目录数据质检工具：

　　对影像的好坏检查，分辨率检查，EXIF元数据检查，目录数据和影像数据对应检查，规格数据检查等，适用于验收时的数据软件核查，生成问题报告。

　　档案数字化管理

　　大数据保管中心，该中心是公司重大信息化工程项目的核心部门之一，涉及公司的重要研发资料、保密文件、发展资料、人事档案资料等，这些资料往往以文字、图表和音像等形式存在并具有保存价值，因此设定有专职人员对大数据中心工程档案统一进行管理。

　　为了响应国家政策相关档案文件管理的要求，强化项目档案基础管理，该大数据中心按照“存量档案数字化、增量档案电子化”要求，依托新一代档案管理系统，配合档案管理部门，全面推动档案收集归档和数字化工作，取得阶段性成果。调用大数据中心监控区、功能区及机房建设项目归档纸质档案，电子文件、图纸，并完成数字化录入。运营期间形成的合同及技术报告，按照要求全部完成归档和移交。

　　纸质档案数字化项目，高质量技术档案管理，加强组织管理，完善档案管理流程

　　每一个档案数字化团队对每周对档案管理工作进行计划、总结和点评。定期收集、整理、提交技术档案，重点做好收资、系统配置和状态映射原始记录管理，并进行组件、分类、编号、编目和录入，做到应收尽收，进一步加强对各位档案的管理。

　　落实制度标准，夯实基础管理能力

　　除了入驻人员的管理外，还对全员进行档案管理系统和档案管理应知应会培训。在档案分类中，遵循《电子文件管理系统建设指南》（GB/T 31914-2015)、《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）、《电子档案管理系统基本功能规定》为依据，结合该公司科技档案内容和形成特点，确定技术文件分类原则和类目设置。使技术档案管理逐步纳入专业化、规范化正轨。

　　加速数字转化，提升档案管理水平

　　档案数字化是数字档案建设最基础的工作，是适应集团公司智慧转型的必由之路，与传统档案管理相比有不可替代的先进性。根据《新研院“十四五”时期档案工作规划实施方案》精神，明确“档案永久保管中心、档案综合利用中心、档案信息化中心、档案展示中心、档案培训中心”的定位，构建“存量档案数字化、增量档案电子化”的要求。该中心及时开展推进“纸质档案数字化归档”工作，到2021年底，归档档案数字化率已经达到90%。

　　严格归档准入，发挥档案服务效能

　　档案基础工作做实后，最重要的问题是把好技术档案准入关。档案入库前，对档案原件规范性进行严格审查。按照技术档案管理要求，补齐、完善大量的术协议、商务合同、评审报告、软硬件使用手册、出厂试验报告、合格证以及消防系统验收过程材料等。通过高质量的技术档案管理手段，完成档案数字化的全生命周期管理。

　　新一代档案系统六大亮点

　　▍亮点一：业务处理全流程无纸化

　　从源头入手，将档案管理活动向前延伸至档案的形成阶段，确保归档数据的真实、准确、完整，归档过程建立档案数据间的有机联系，常用格式文件统一管理，构建多源异构数据的自动汇聚归档。

　　▍亮点二：智慧库房无缝对接

　　通过引入智能制造、物联网、人工智能等技术，与实体库房一一对应，图形化方式模拟展示实体库房密集架或档案柜布局，实现查档快速定位实体档案所处物理位置。

　　▍亮点三：数字技术加持升级智慧化

　　多途径档案检索方式(字段组合、OCR内容全文检索、条码检索等），识别具有应对复杂状况的鲁棒性，例如模糊、扭曲、畸变、复杂背景、光线不清等典型图像问题，切实做到用户关注的响应业务需求、高精度识别效果、保证数据安保证数据安全等三大需求。

　　▍亮点四：自动接口识别技术

　　档案系统提供多种系统集成方式，可以提供标准的接口被其他系统调用，可以主动开发调用其他系统接口。接口采集的数据及记录统一以列表形式展示，采集记录清晰可查。集成条形码自动识别接口，可实现档案资料的大批量、快速借阅登记与归还，支持条码打印功能。

　　▍亮点五：在线自动归档

　　档案文件专属管理方式，实现资料自动分类归档，资料的自动归档与快速上传，随取随用，让档案工作者跟进更高效。

　　▍亮点六：区块链技术加密更安全

　　通过统一身份认证配合区块链、数字签名、数字水印、PDF固化等技术手段，全方位提升电子档案安全，运用大数据、知识图谱等技术，实现档案数据自动聚类，通过非法途径获取数据只能打开乱码。