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欢迎来到档案界!2024年09月20日
档案数字化加工
纸质档案数字化步骤,就是指一串串文字组成的数据档案,从纸质性转为智能电子化的工作流程,首先需要做什么,紧接着需要做哪些,最后怎样算是完成工作。有了规划,才能更好地开展工作,最好是具体到每天需要干什么,完成哪些准备,完成多少数量,具体到每一步,每一个细节问题都要考虑到,为了圆满的完成工作,每一步都要合理合规。
纸质档案数字化步骤
企业引进档案管理系统后,需要为档案采集做哪些工作?
引进档案管理系统之后,你需要做的第一件事,就是把所有可以称之为档案的纸质资料进行数字化,也就是我们常说的档案采集。
在辅助企业进行档案采集的过程中,我们发现大家对如何进行档案采集,它有着怎样的步骤和标准还是比较模糊的,为此,我们做一个简单的说明,以便大家有一个大致了解,这样在真正落实档案采集工作时就能够更游刃有余一些。
企业引进档案管理系统后,需要为档案采集做哪些工作?
要进行档案采集,首先得明确什么样的资料可以纳入到档案的范围当中。关于档案的解释定义还不统一,一般,档案指的是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式具有保存价值的原始记录。
档案自古以来就有,只不过有着不同的称谓,商代称为“册”,周代叫作“中”,秦汉称作“典籍”,汉魏以后则称之为“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”,清代以后多用“档案”,现在统一称作“档案”。
说了这么多,也许你还是有点模糊,在档案采集的过程中,企业所说的档案一般可分为十大类,分别是党群类、行政工作类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、基建类、设备仪器类、会计档案、人事档案、特种载体档案。凡与这些类别相关的各种文件材料,都需要进行档案采集。
为了方面大家比较高效地进行档案采集,企业档案采集系统会提供几种不同的采集方式,企业可以根据内部管理习惯、以及档案内容形式进行灵活选取。
1.采集实体档案:Excel模式批量导入
对于实体档案的采集,我们提供了非常方便的“三步走”模式,即通过批量新建,属性新建、导入新建,即可快速完成实体档案采集。批量新建档案条目类似于Excel模式,利用Excel即可批量导入案卷、卷内目录。
企业引进档案管理系统后,需要为档案采集做哪些工作?
2.导入数字档案:从磁盘批量导入,支持批量修改
对于已经以数字形式存储于电脑中的档案,可以约定对应关系,直接从磁盘批量导入到系统当中,同时支持电子文档的批量更换,以及属性的批量修改和批量导入。
企业引进档案管理系统后,需要为档案采集做哪些工作?
3.归档编辑平台:在同一界面完成档案归档全流程操作
在同一页面,即可完成文件归档以及档案管理的相关操作(表格打印、编号、档案注册等),无论管理的是何种档案,也无论档案管理方式如何改变,归档编辑都可满足你将文件归为档案的全过程操作需求。
企业引进档案管理系统后,需要为档案采集做哪些工作?
4.档案自动归档:档案自动分类,归档更高效
在同一页面,可根据全宗号、归档年度、保管期限或档案类型等条件,实现自动分类、自动编归档号的一键自动归档功能。当然这只是初步的归档,档案管理系统特提供灵活的自定义分类及属性,满足不同类型用户的归档结构需求。此外对于存储在OA、ERP、财会系统等第三方系统当中的档案,在系统联通之后,也可以实现档案的自动归档。
企业引进档案管理系统后,需要为档案采集做哪些工作?
我们常说,君子性非异也,善假于物也。借助好的工具,能够很好地帮助我们提供工作和生活的效率。会博通也希望通过不断研发企业档案管理软件当中的归档小功能,让你的档案归档体验更好。
在档案归档过程当中,你有怎样的心得和体验,可以留言分享给我们。你的反馈,将帮助我们打造更好的企业档案管理应用。
干货|档案数字化加工六大核心步骤,档案管理人必备!
六大核心步骤
在档案数字化加工过程中,想要完成纸质档案数字转化,提高档案查询效率,实现档案信息共享,离不开六大核心步骤。
1、档案整理
档案工作人员拿到档案后,首先要对档案进行分类整理,包括对档案进行统一编号,核对档案页码,粘贴页撕开,页号编写有误的重新编号,对可拆订的做拆订处理,以便扫描时的批次处理。
如果发现折皱不平影响后期扫描质量的文件,应进行相应处理;如果文件存在破损,应先进行技术修复并做好标注;对于文件破损严重不能修复的应做好区分标注。
2、著录标引
将整理后的档案,按照国家标准《档案著录规则》结合用户档案著录的具体要求,将案卷目录和卷内目录的原始数据、主题标引、分类标引录入到软件数据库里。要求人工录入结合校对,校对以软件校对和打印输出、对比较对相结合。按照原件实体档案条目,对错误档案目录数据修改和补充的数据,须填写更改资料并放入案卷内,卷内目录不全的需补充完整。
档案著录标引,即档案前处理工作,是建立手工和机读检索系统的基础,是实现档案检索工作的中心环节。
3、档案扫描
档案扫描是纸质档案实现数字转化的关键步骤。原件的扫描与存储格式应完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描,对实际扫描卷数、每卷的页数要做好登记。
档案数字化扫描质量标准
·原档案每页扫描形成的电子必须完整齐全。
·扫描形成的电子不能倾斜,必须平整。
·扫描形成的电子不能有黑边,不能有噪点。
·原档案页不缺边不残边,扫描形成的电子不能缺边不能残边。
·扫描前录入的档案电子信息必须与原档案信息一致,避免录入错字、别字。
·保持扫描仪玻璃面洁净无粉尘,键盘要及时清理碎屑。
·扫描影像要保持字迹清晰、不失真、不留文字版面外的阴影、无干扰信息。
·扫描留下的墨迹宽度不得超过0.5厘米,并且指印和黑色不能覆盖或影响正文内容。
4、图像检查和处理
扫描完成后,应采用自动化处理和人工处理相结合的方式,逐张检查图像质量,包括图像顺序与档案原件是否一致,有无漏扫、重张等情况,图像有无黑边、折角以及图像偏斜度、清晰度、失真度等,发现不符合图像质量要求时及时进行调整改正,确保图像顺序正确、质量完美。
5、全文OCR识别
如果项目要求实现全文检索,在扫描图像处理完成后,需将数字图像利用专业的识别软件进行全文OCR。
如果用户对识别成功率有严格要求,还需另外进行人工校对,校对结束后将版式还原及转换成双层PDF文件格式,可实现无障碍的全文检索。
6、数据挂接
借助系统软件对数据库中的目录数据与对应的纸质档案数字图像进行匹配挂接,并逐条对挂接结果进行检查,包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等,以实现目录数据与数字图像的准确关联。
挂接到档案管理系统中后,进行再次的成品验收并做好还卷及数据备份提交。
档案工作是国家“十四五”规则的重点产业,《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指示,新一代信息技术广泛应用,档案工作环境、对象、内容发生巨大变化,迫切要求创新档案工作理念、方法、模式,加快全面数字转型和智能升级。