档案数字化系统建设与管理

　　档案数字化系统建设与管理是指把（非保密）纸质载体的（无完整电子版的）科技档案扫描并转化为数字化档案信息，数字化档案成果可直接与我院档案管理系统挂接，使数字化成果实现信息资源管理，并使所有纸质档案实现条码化管理，提高档案室管理效率，实现档案的快速查询及共享的目标。

　　档案数字化系统建设与管理

　　档案数字化的意义——档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性

　　图片增强档案原件保护，节约管理成本

　　借阅纸质档案有原件丢失的风险，尤其对历史久远的老旧档案材料，数字化处理后对其有更好的保护。数字化扫描后对利用率不高的短期保存纸质文件可集中作废并销毁，节省档案库房占用空间，降低管理成本。

　　图片实现档案快速查询与共享

　　传统纸质资料借阅提档用时长，档案数字化建设能使借阅查询档案资料变得更加高效快捷：1）可实现异地文档网络利用服务；2）不再受“孤本”的限制，一份文档可以同时提供给所有需要的人共享；3）“时间”上不再受限制，利用者可以随时调阅所需档案。

　　展望

　　近年，我院启动档案数字化建设工作，目前已完成数万页图纸和科技报告的整理编号、数字化扫描、属性录入、条码化以及验收入库等，档案数字化建设工作正在积极推进中。档案数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。今后档案数字化成果能为知识管理平台提供电子资源，且通过将档案数字化成果与项目管理系统和档案管理系统的集成，最终将推动上海院的电子文件管理进程。