福建省数字档案馆建设情况

福建省数字档案馆建设情况

福建省数字档案馆建设情况

福建省数字档案馆建设工作已经开展多年，但是尚未形成完整的系统。目前，福建省数字档案馆已经建成了安溪、南安、漳州、龙岩、三明、莆田、福州、泉州、厦门、宁德等10个市的数字档案馆，并已经投入使用。

福建省数字档案馆的建设工作正在加快步伐，在安溪、南安、漳州、龙岩、三明、莆田、福州、泉州、厦门、宁德等10个市已经建成了数字档案馆，并开始投入使用。另外，福建省还在每个县（市）建设数字档案馆，每个县（市）的数字档案馆建设工作也正在紧张进行中。

福建省数字档案馆的建设，不仅可以把档案信息电子化，还能提高档案管理的效率，保证档案的安全性，实现档案的共享，提高档案管理的水平。

福建省档案馆的“五新”理念

一是档案工作要有新视野。以档案馆的功能建设为例，综合国内外的发展趋势，新时期档案馆至少应具备政府公共信息服务、人文历史和现代文明展示、爱国主义教育基地、现行文件利用中心、社会档案寄存中心、智能化数字档案馆、机关电子文件备份和灾难恢复中心、学术交流和文化休闲等八项主要功能，充分体现政务公开、文化展示、在线服务、传统教育等服务内容。这些功能的变化，表明档案工作的管理性、政治性、服务性、科学性、文化性进一步增强了。我们要分析研究现代档案工作与传统的档案工作的变化、发展及其作用。把档案工作放在构建和谐社会的大环境下进行思考与决策，增强档案部门的责任意识和档案工作者的时代使命感。不断拓展领域，延伸触角，摸清档案工作与其他各项事业的连接点和关系链，凸显档案工作在构建和谐社会中的特殊地位和重要功能。把档案工作作为福建省海峡西岸经济区建设的重要内容和支持力量摆上各级党委和政府的议事日程，使档案工作与其他各项事业同步协调发展。二是档案资源建设要有新渠道。档案资源是档案工作服务和谐社会的基本保障。实现档案资源的极大丰富、馆藏结构的最大优化，是档案工作的首要任务，也是档案工作服务构建和谐社会的物质基础。拓宽档案资源建设的新渠道，除了保证目前各级机关单位应归档的文件材料收集完整齐全外，还要研究探索档案收集的新渠道、新领域，把档案的收集范围延伸到机关部门的二级单位，特别是一些科研单位、经济部门等领域形成的档案资料，还要大量收集具有地方特色、区域特色、民族特色等的专业档案资料；同时最大限度地收集散落在民间的具有重要意义的档案资料。为推进上述思路的落实，我们一方面将档案征集费用列入明年的财政预算；一方面通过拓展档案工作监督与指导的新领域，开辟档案收集的新渠道。三是档案利用服务要有新观念。服务是档案工作的生命，离开了服务，档案工作将失去存在的意义和发展的后盾。在构建和谐社会的进程中，档案不仅可以为资政决策服务，也能为广大人民群众解决疑难问题提供帮助，这种帮助在民众与政府之间架起了一座桥梁，档案部门成为为政府分忧解难的重要窗口。树立档案利用服务的新观念，就是要充分发挥档案信息资源的基础性、公益性、战略性功能，一方面要实现档案单纯为政府机关服务向为社会大众服务的转变，让广大群众走进档案馆，在浩瀚的档案信息海洋中享受利用档案的乐趣。另一方面还要密切注视档案信息与社会需求的规律，关注人民群众的难点与热点问题，从构建人们的和谐生活、和谐人际关系和建设和谐社区等方面寻找档案利用服务的亮点。针对这个问题，我们将着力打造政务信息共享和公共信息共享两个平台，面向党政机关、面向广大人民大众服务。四是档案服务社会化要有新举措。福建的民营经济占据半壁江山，外商投资向宽领域、深层次发展，基础设施等重点项目的投资与建设也不断增加。如何规划与管理好经济组织和建设单位档案材料形成积累的完整过程，建立与完善档案工作规范化、标准化的运作程序，是档案工作面临的一个新课题。因此，一方面我们要鼓励引导公民、法人和其他组织依法设立档案服务机构，并通过社会力量的聚集，营造合作的氛围，使档案工作纳入全社会共建的发展格局。另一方面，档案部门要把那些可以转入社会化服务范畴的具体业务项目，从行政管理的体系中剥离出来，改由社会档案服务组织去承担，腾出更多的精力履行好宏观调控与执法监督的职能。五是档案队伍建设要有新水平。现代化的国家需要现代化的档案事业，现代化的档案事业需要全面发展的高素质人才。拓展档案工作新视野、开辟档案资源建设新渠道、树立档案服务利用新观念、提升档案服务社会化新水平，最终都要靠人才去落实。因此，全面提高档案干部队伍的整体素质，增强档案干部队伍的凝聚力、战斗力，培养一批“想干事、能干事、会干事、干成事”的新型人才，是档案工作服务和谐社会的根本保证。我们一方面要加强档案干部队伍的业务新知识与现代化技能的学习与教育培训，更新知识，增长才干；另一方面要通过考录，重点补充计算机、展览、策划、宣传等方面的专业人才，优化结构，增强活力；同时要增加档案工部外出考察与交流的机会，拓宽干部的视野，改进工作方法，充分调动和发挥广大档案干部服务和谐社会建设的聪明才智。

福建省数字档案共享管理办法(2020修订)

第一章　总则第一条　为了加强数字档案的有效利用，促进数字档案共享，提升数字档案服务水平，根据有关法律、法规，结合本省实际，制定本办法。第二条　本省行政区域内数字档案共享适用本办法。

　　本办法所称数字档案是指机关、团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称档案形成单位）收集保存的，可以通过信息网络系统进行传输和在线利用的电子档案或者纸质档案的数字化副本等载体的档案。

　　本办法所称数字档案共享是指数字档案在标准化、规范化并符合保密要求的基础上，在不同层次、不同部门信息网络系统间实现互联互通并向社会提供服务的活动。第三条　数字档案共享应当遵循统筹规划、规范有序、便民快捷、保障安全的原则。第四条　县级以上人民政府应当加强对本行政区域数字档案共享工作的领导，建立协调机制，协调解决数字档案共享工作中的重大问题，所需经费列入同级财政预算。第五条　县级以上人民政府档案行政管理机构负责本行政区域内数字档案共享的统筹规划、组织协调、建设管理和监督指导。

　　县级以上人民政府发展和改革、工业和信息化、财政、人力资源和社会保障以及其他有关部门按照各自职责，做好数字档案共享的相关工作。第六条　综合档案馆应当在其职责范围内依法收集数字档案，为数字档案共享的互联互通提供更新和维护，并按照有关规定合理使用可共享的数字档案。

　　专业档案馆应当依法收集其专门领域的数字档案，并向福建省数字档案资源中心（以下简称资源中心）主动提供有关数字档案。第七条　档案形成单位应当按照规定向有关档案馆移交电子档案和符合规范标准要求的纸质档案数字化副本。第八条　鼓励公民、法人或者其他组织参与数字档案共享的相关工作。

　　对在数字档案共享工作中作出突出贡献的单位和个人，县级以上人民政府根据有关规定予以表彰和奖励。第二章　数字档案共享体系第九条　建立本省统一的数字档案共享体系，省人民政府档案行政管理机构负责建设和管理资源中心，构建数字档案共享利用系统，为数字档案共享提供支撑。资源中心应当与福建省政务数据汇聚共享平台（以下简称共享平台）和福建省电子文件交换服务平台实现对接。第十条　县级以上人民政府应当将档案数字化建设纳入本行政区域电子政务和信息化建设规划，确保资源中心及其应用系统与共享平台之间的实时联通和同步更新。第十一条　各档案形成单位应当逐步实现档案的数字化处理、存储，将各类业务系统中属于归档范围的电子文件向本单位档案管理系统归档，并向资源中心移交。

　　博物馆、纪念馆、图书馆、方志馆及其他有关数字档案的收藏单位，应当主动向资源中心提供有关数字档案。第十二条　综合档案馆应当构建数字档案网络系统，建设、配备档案数字化设施、设备，基于省市两级电子政务云计算平台，统筹建立数字档案的目录数据库、全文数据库、专题数据库等数据库。第十三条　数字档案管理软件由省人民政府档案行政管理机构组织开发与维护，并无偿提供给档案馆、档案形成单位使用。

　　档案馆、档案形成单位自行组织开发或者采购的数字档案管理软件，或者已在使用的各类数字档案管理软件，符合数字档案共享条件的，应当实现与资源中心相对接。第十四条　资源中心应当具备下列基本功能：

　　（一）联通汇集各档案形成单位以及档案馆、图书馆、博物馆等单位的相关数字档案；

　　（二）处理整合、存储交换各档案形成单位以及档案馆、图书馆、博物馆等单位提交的数字档案；

　　（三）维护数字档案的真实与完整，保障数字档案传输过程中的安全与保密；

　　（四）通过综合档案馆提供不同层次的数字档案在线查询与利用服务；

　　（五）数字档案利用与共享规划所确定的其他功能。第十五条　各档案形成单位应当建立数字档案共享工作机制，设置共享平台交换接口，基于电子政务网络，实现本单位办公系统与共享平台之间的互联互通。第十六条　全省施行统一的电子文件形成、归档和电子档案标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面的标准与规范。具体标准与规范由省人民政府档案行政管理机构会同有关部门制定，并与国家标准规范相衔接。

建设数字档案馆主要工作内容

建设数字档案馆主要工作包括如下：

1、按照数字档案室基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，建设适应未来一定时期数字档案资源管理要求、满足数字档案室各项管理与服务需求的基础设施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓励依托机关信息化基础设施进行数字档案室基础设施建设。

2、开发或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的数字档案室应用系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。

3、严格遵循标准规范，全面进行传统载体档案数字化转换，积极推进电子文件归档和电子档案管理，全面推进数字档案资源建设。应用先进技术和手段，保证数字档案资源真实、完整、可用和安全，满足各类用户共享需求。

4、根据数字档案室建设要求，修订完善档案工作流程、文件材料以及声像（照片、录音、录像）电子文件归档范围和保管期限表，以及适合电子档案管理、利用、安全保障、应急处置等各项规章制度，明确要求和权限，确保数字档案资源的规范管理，保证数字档案室运行顺畅。

5、加大人オ建设力度，通过培训或引进人オ，为数字档案室的建设和运行储备既通晓信息技术，又精通信息资源管理、知识管理的人才。

如何建设基层数字档案室建设

近年来，随着电子信息技术的广泛应用和数字档案馆建设的蓬勃开展，基层数字档案室建设这个问题便提上了档案行政管理部门和基层单位的议事日程。基层数字档案室建设就是指机关企事业单位和社会组织综合运用计算机、信息网络等技术，对室藏档案进行数字化加工、信息化管理和网络化运用的工作工程。基层档案是同级国家档案馆的“基石”,基层档案的数字化又是同级国家档案馆数字化的“基础”。通过基层数字档案室的建设实践证明 ,这项工作既能有效保护纸质档案原件,又能为利用者提供快速准确便捷的查档服务,实现档案资源利用的最大化。
　　一、基层数字档案室建设的硬件、软件要求
　　（一）硬件要求。主要包括：用于对室藏纸质档案进行数字化加工的专门办公场地;用于信息系统数据存储、管理和应用系统运行的服务器；用于各类用户访问的终端设备、身份证读取器、打印机、复印机等输入、输出设备；用于纸质、照片等传统载体档案数字化加工的扫描仪、数码相机、数码摄像机等；用于数据备份和归档移交的光盘刻录机、磁带机等，确保数字档案的大量储存、查询、利用。
　　（二）软件要求。选购或根据自身情况开发与硬件配套的安全性高、稳定性好的主流操作系统；选择与单位档案信息管理实际标准相符的数据库管理系统；选择配套的扫描软件、图像处理软件等，实现档案资料管理系统与办公自动化系统的无缝衔接。
　　（三）数字化标准要求。依据国家档案局DA/T 46 -2009《文书类电子文件元数据方案》、DA/T47 -2009 《版式电子文件长期保存格式需求》和DA/T48 -2009 《基于XML的电子文件封装规范》等相关标准进行科学化的整理加工和管理。
　　二、基层数字档案室建设过程中存在的问题
　　根据笔者所在部门的做法和对同级单位的了解，目前基层数字档案室建设，主要是采取业务外包的形式来进行的，还存在一些问题。
　　（一）认识不到位。基层单位建设数字档案室，毕竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的问题，比如内部机构之间的协作、经费的保障、数字信息技术的采用、相关专业人才的配备、安全保密保管等具体问题。因而，基层单位在建设数字档案室这个问题上，多数单位尤其是领导认为建设数字档案室不重要，是多此一举，只要保管保护好纸质档案就行了，没有必要浪费大量的人力、物力、财力；同时相当多的基层档案工作人员，因为自身年龄较大、对现代信息技术不甚了解等原因，积极性不高，认为是多余的，满足于传统的做法。
　　（二）经费成为拦路虎。基层单位在建设数字档案室的过程中面临最大的问题是经费有限，更愿意把有限的财力资源投向更重要的方面,导致档案数字化建设硬件投入的资金不足,致使基层档案数字化工作起步艰难。
　　（三）相关人才缺乏。在基层档案部门, 面对相对有限的档案室藏、相对固定的服务对象，传统的管理模式仍然管用、好用，这种根深蒂固的思维定式使得很多基层的档案工作人员不愿主动放弃传统的工作模式去探索数字化的工作方式，知识结构的更新速度也远赶不上数字档案室的建设速度。已开展数字化的基层档案室的档案工作也还停留在摸索阶段，掌握使用的只是简单的查询、登记、统计等技能，档案数字化的作用还没有充分发挥出来。
　　（四）安全、质量有隐患。目前，基层数字档案室建设的普遍做法是业务委托外包，这种方式简便省事。在实际工作中，却存在着较大的安全和质量隐患，尤其是安全隐患应引起档案行政管理部门和基层单位的高度重视。以外包为例，基层单位通过政府购买或招标形式与数字化加工企业签订档案数字化加工合同，虽然在委托加工的过程中会签订严格的安全、保密、质量协议，但在具体实际操作过程中，隐患并未就此消失，主要表现在一是数字化加工企业从业人员素质高低不同、流动性大带来的隐忧；二是基层业主单位对数字化加工监管不到位的隐忧；三是数字化工作企业和从业人员首先考虑的是经济利益，存在着重数量，数字化质量不高的隐忧。
　　（五）软件配套不完善。目前，在数字化加工工作中，基层部门感到比较困惑的是没有一套统一的软件，存在着选择性的纠结，担心将来数字化成果无法和同级国家档案馆对接的问题。希望档案行政管理部门能及时提供统一可行的软件。
　　三、基层数字档案室建设的对策
　　（一）从管理体制入手，建立协同机制。一是档案行政管理部门加大档案信息化工作的宣传力度，提高基层单位对档案数字化建设工作重要性的认识。二是基层单位要建立档案机构、信息技术中心、业务部门之间的协作机制，以部门协作来弥补档案机构人才的不足。三是加大人才建设力度，对相应人员进行定期培训，鼓励他们更新知识结构，与新形势下的数字化档案工作相适应，或引进人才为数字档案室建设提供人才保障。
　　（二）明确职责，规范制度，加强外包过程的监督和控制。建立并完善档案出入库、档案交接、外包人员出入等数字化加工现场管理制度，建立档案出入库表单、工作量表单等，强化工作职责，优化工作环境。在与委托外包单位签订保密协议之外还应建立严格的监督制度，采取有效措施，如在数字化加工场所安装摄像头、不定期进行安全巡查等，排除可能的安全隐患。
　　（三）积极争取加大经费投入。档案工作人员要大力宣传档案对民生、经济社会发展的重要作用，争取领导的重视、政策的倾斜和经费的投入。同时优先开展利用率高、涉及人民群众切身利益的档案的数字化，从小规模到大规模，有计划有重点地推进数字化档案室建设。
　　（四）加强档案数字化加工安全和质量的监控。一是做好案卷质量的检查工作，如案卷题名的拟写是否规范，记录案卷详细信息的档号、起止日期、页码、卷内文件的件数是否准确，发现错误要及时修正，为后期的录入做好周密细致的准备工作。二是把好档案信息著录的质量关，一方面要保证标准化作业，避免录入的随意性，另一方面要落实专人对照原始文件对录入的档案目录数据进行检查和不定期抽查，保证录入数据与原始档案的一致性和准确性。（作者单位　朱妍霖：四川省武都水利集团有限责任　王琳：绵阳市档案局）