海口数字档案馆系统管理

海口数字档案馆系统管理

海口数字档案馆系统管理员

您好！

海口数字档案馆系统管理员的主要职责是维护和管理海口数字档案馆系统，确保其正常运行和安全性。

具体职责包括：

1. 负责维护和管理海口数字档案馆系统，确保其正常运行和安全性；

2. 定期检查系统，及时发现和修复系统漏洞，确保系统安全；

3. 建立和维护用户帐户，确保用户的安全性；

4. 定期审查和更新系统的安全策略，确保系统的安全性；

5. 协助用户解决系统使用中的问题；

6. 对系统的日常运行和维护进行监控和管理；

7. 根据需要，定期更新系统的软件和硬件；

8. 建立和维护系统的备份和恢复机制；

9. 根据需要，安装和配置新的硬件和软件；

10. 及时发现和处理系统中出现的问题；

11. 协助用户解决系统使用中的问题；

12. 负责系统的日常维护和管理，以确保系统的正常运行；

13. 根据需要，定期对系统进行测试，以确保系统的安全性。

以上是海口数字档案馆系统管理员的主要职责，希望对您有所帮助。

谢谢！

海口市档案管理办法(2019修正)

第一章　总 则第一条　为了加强档案管理工作，保护和开发利用档案信息资源，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《海南省档案管理办法》等有关法律、法规，结合本市实际，制定本办法。第二条　本办法适用于本市的国家机关、社会团体、企事业单位以及其他组织和个人。法律、法规另有规定的从其规定。第三条　本办法所称档案，是指过去和现在本市的国家机关、企事业单位、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 前款所称档案包括归档电子文件。第四条　各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划，建立、健全档案机构，确定必要的人员编制，统筹安排发展档案事业所需经费。第五条　各级人民政府应当加强档案信息化建设，并纳入政府信息化建设总体规划。第六条　在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位和个人，各级人民政府、档案行政主管部门或各专业主管部门应当给予奖励。第二章　档案机构及职责第七条　市档案行政主管部门负责本市的档案管理工作，对本市的档案事业依法实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。 各区档案行政主管部门负责本辖区内的档案管理工作。 乡镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位档案工作实行监督和指导。第八条　机关、团体、企事业单位和其他组织应当配备档案工作人员，并保持其工作岗位的相对稳定。 档案工作人员应当接受档案行政主管部门的培训。第九条　设立市国家档案馆。各区应当根据实际需要，按照
　　国家有关规定，设置区级国家档案馆。市、区国家档案馆包括综合档案馆和专门档案馆。 市、区综合档案馆依法履行以下职责：
　　（一）负责接收和收集本行政区域内各单位形成的档案资料；
　　（二）征集收购其他组织及个人产生的对国家、社会和本市有重要保存价值的档案资料；
　　（三）负责馆、室藏档案的统计；
　　（四）提供馆藏档案的利用；
　　（五）参与重大活动的纪实拍摄；
　　（六）建立档案信息资源库，对档案信息资源进行编研；
　　（七）利用馆藏档案资料对社会进行宣传教育；
　　（八）接受档案捐赠，向社会提供档案寄存服务；
　　（九）法律、法规规定的其它职责。 专门档案馆的职责按有关规定履行。第三章　档案管理第十条　机关、团体、企事业单位和其他组织应当对本单位档案实行统一管理，并对所属单位档案工作实行监督和指导。 各级各类档案馆、机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，采用先进技术，通过计算机网络对档案进行接收、管理，实现档案管理现代化。第十一条　按照国家和档案行政主管部门规定，机关、团体、企事业单位和其他组织及其工作人员在公务活动中形成的应当归档的文件材料，应当收集齐全，整理归档，按时移交本单位档案机构或档案工作人员集中管理，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。 机关、团体、企事业单位和其他组织应当在翌年上半年前完成上一年的文书档案整理归档工作。第十二条　市、区举办重大的政治、经济、科学、文化、体育、外事、宗教活动的，有关主管部门应当及时做好档案的收集、整理工作。第十三条　市重点建设工程项目竣工预验收时，应当有档案管理部门参加，对项目的档案加以预验收。第十四条　机关在撤销时，应将所有的档案、文件资料和印章向同级档案馆移交。机关在合并时，应将所有的档案及文件资料和印章向合并后的单位或同级档案馆移交。第十五条　科学技术研究、技术改造、新产品开发、重要设备更新等项目的建档工作，应当与项目立项、计划进度、验收鉴定和评审奖励同步进行，并依法接受档案行政主管部门的监督、检查和指导。第十六条　国有企业因兼并、破产、出售、股份制改造或者实行承包租赁等原因发生资产或者产权变动的，由市档案行政主管部门会同政府综合经济管理部门和市国有资产管理部门按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定做好档案处置工作。第十七条　机关、团体、企事业单位和其他组织应当按照下列规定，向有关档案馆移交档案：
　　（一）机关、团体及被列入接收范围的企事业单位形成的属永久、长期保存的档案在本单位保管满10年的，应当向同级档案馆移交；
　　（二）举办本办法第十二条规定的重大活动形成的材料，组织机构应当在活动结束后3个月内向同级档案馆移交；
　　（三）建国前的档案，应当按规定向相应的档案馆移交；
　　（四）档案保管条件恶劣，可能导致档案严重损毁的，可以提前向档案馆移交。
　　机关、团体、企事业单位向档案馆移交档案时，应当将档案目录（含机读目录）和其它参考资料一并移交。

海口市城市建设档案管理办法

第一条 为了加强城市建设档案(以下简称城建档案)的管理，充分发挥城建档案在城市规划、建设和管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》等有关法律、法规的规定，结合我市实际，制定本办法。第二条本办法适用于本市行政区域内城建档案的管理。第三条 本办法所称城建档案是指在城市规划、建设和管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。第四条　市城市建设行政主管部门负责本市行政区域内城建档案的管理工作。市城市建设行政主管部门可以委托市城建档案馆负责本市城建档案日常管理工作，业务上受市档案局监督、指导。第五条　城建档案实行统一领导，分级管理的原则。建立以市城建档案馆为中心，城市建设系统、各区城市建设行政主管部门以及建设单位档案管理机构为基础的全市城建档案管理体系。
　　建设系统、市属各区城建档案主管部门以及建设单位应设立城建档案管理机构或指定专人负责城建档案工作，按要求做好档案资料的收集、归档、保管、移交和报送工作。第六条　市城建档案馆接收和管理下列档案材料：
　　(一)各类城市建设工程档案：
　　1、工业、民用建筑工程；
　　2、市政基础设施工程；
　　3、公用基础设施工程；
　　4、交通基础设施工程；
　　5、园林建设、风景名胜建设工程；
　　6、市容环境卫生设施建设工程；
　　7、城市防洪、抗震、人防工程；
　　8、军事工程档案资料中除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。
　　(二)城市建设系统各专业管理部门(包括城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环境卫生、市政、公用、房地产管理、人防等部门)形成的业务管理和业务技术档案。
　　(三)有关城市规划、建设、管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科技研究成果和城市历史、自然、经济方面的基础资料。
　　(四)建设部、国家档案局确定的其他城市建设档案资料。第七条　建设单位在招标投标和与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，要对工程档案的套数、费用、质量要求、移交时间等提出明确要求。
　　勘察、设计、施工、监理等单位认真收集和整理本单位形成的工程档案，及时向建设单位移交。监理单位要协助建设单位监督、检查各单位工程文件的形成、积累和立卷归档。第八条　凡列入市城建档案馆接收档案范围的工程，其竣工验收前，建设单位应提请市城建档案馆对工程档案进行预验收。验收合格后，由市城建档案馆出具工程档案认可文件，作为城市建设行政主管部门办理竣工验收和备案的必备文件。第九条　城市建设项目竣工验收形成的档案材料，应当在竣工验收后3个月内，由建设单位向市城建档案馆报送一套完整的工程档案。凡列为市级以上(含市级)重点工程项目的，建设单位还应向市档案馆报送一套完整的竣工图。
　　向市城建档案馆报送的档案内容，由市城建档案馆按国家规定确定。第十条　停建、缓建工程档案，暂由建设单位自行保管。
　　被撤销单位的建设工程档案，应当向市城建档案馆移交。第十一条　建设项目投入使用后进行改建、扩建或重要部位进行维修的工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程建设档案，并在竣工后3个月内向市城建档案馆报送。第十二条　属于建设项目配套工程的地下管线档案材料，应当与建设工程档案一并向市城建档案馆报送。
　　地下管线普查和补测、补绘形成的地下管线档案材料，应当在普查、测绘工作结束后3个月内向市城建档案馆移交。地下管线专业管理单位每年应当向市城建档案馆报送更改、报废、漏测部分的管线现状图和资料。第十三条　本市城市建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案，凡具有永久保存价值的，在本单位保管使用1至5年后，应当全部向市城建档案馆移交；具有长期保管价值的档案，市城建档案馆可根据需要选择接收。
　　房地产权属档案的管理工作根据建设部《城市房地产权属档案管理办法》的规定办理。第十四条　市属开发区建设档案，应按照1995年《建设部关于做好开发区城建档案管理工作的通知》的规定，每两年向市城建档案馆移交具有长期和永久保存价值的档案材料。

数字档案室及档案数字化建设方案

数字档案室的建设
数字档案馆系统综合应用物联网、云计算、移动互联网等新技术，开发了对档案实体、档案内容、档案服务和档案管理等信息的感知、处置等功能，实现了对档案信息资源和档案业务信息资源的智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护和智慧监督，为档案馆物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件。
基于OCR技术生成档案数字化成果文本数据资源库，结合应用原生电子档案内容信息，实现了档案信息资源的数据化管理，可以进行全文检索，并采用数据挖掘技术构建虚拟资源库，突破了传统的档案数字化理念，对实现档案资源的深度控制和挖掘创造了条件。
基于数据智能采集技术，采用多样化、组合式信息资源收集方式，实现了智慧城市建设中重要的信息资源之一 —— 专业档案数据库的高效接收和有序管理。采用大数据技术的智慧档案馆，通过云计算技术虚拟合并各档案馆之间的数据，做到实时互通，跨馆出证。
采用模型控制技术，实现了机关归档电子文件质量监管、进馆电子档案质量检查、开放档案划控辅助管理、档案馆业务目标督查等工作的辅助管理，有效地推进了档案馆业务工作的信息化。
应用RFID 技术，实现了智慧档案馆智能感知管理平台对实体档案、在馆人员及相关业务信息的综合感知和智能处置，拓展了RFID技术在档案馆工作中的应用领域。如文档服务中心发出调卷指令后，在规定时间内库区RFID 标签信息阅读器未感知到相关档案出库信息，将自动发送短信提示库房保管人员办理调卷业务。
基于编研人员的档案利用，通过对档案信息资源的深入挖掘，实现对档案信息资源的智能检索，提高了档案检索的查全率和查准率;同时基于数据挖掘技术，支持对检索结果的知识图谱展示以及档案信息的自动聚类，为利用者提供了便捷、高效的档案利用服务。根据业务需要，智能形成编研材料。
感知档案，通过标签可以知道档案的状态，可以对档案实体进行识别、定位、跟踪、监控和管理，帮助档案管理人员实时掌握每一份档案的状态，实现管理者与档案实体的沟通。这样可以避免传统档案管理中出现的一些问题。

建设数字档案馆主要工作内容

建设数字档案馆主要工作包括如下：

1、按照数字档案室基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，建设适应未来一定时期数字档案资源管理要求、满足数字档案室各项管理与服务需求的基础设施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓励依托机关信息化基础设施进行数字档案室基础设施建设。

2、开发或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的数字档案室应用系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。

3、严格遵循标准规范，全面进行传统载体档案数字化转换，积极推进电子文件归档和电子档案管理，全面推进数字档案资源建设。应用先进技术和手段，保证数字档案资源真实、完整、可用和安全，满足各类用户共享需求。

4、根据数字档案室建设要求，修订完善档案工作流程、文件材料以及声像（照片、录音、录像）电子文件归档范围和保管期限表，以及适合电子档案管理、利用、安全保障、应急处置等各项规章制度，明确要求和权限，确保数字档案资源的规范管理，保证数字档案室运行顺畅。

5、加大人オ建设力度，通过培训或引进人オ，为数字档案室的建设和运行储备既通晓信息技术，又精通信息资源管理、知识管理的人才。