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欢迎来到档案界!2024年11月22日
档案数字化加工
数字档案馆会议是一个讨论数字档案馆相关话题的会议。数字档案馆是指采用数字技术对文化遗产、历史记录和其他重要资料进行保存、管理、维护和共享的机构或系统。这些资料可以包括文本、图片、音频、视频、地图等多种形式。
数字档案馆会议的目的是让数字档案馆从业者、学者和其他相关人士互相交流、分享经验和最佳实践,以推动数字档案馆的发展和应用。会议议题可能包括数字档案馆的建设和管理、数字化技术和标准、数字档案馆服务和用户体验、数字化文化遗产保护和传承等方面。
数字档案馆会议可以在国际、国家或地区层面举办,例如国际数字图书馆会议、欧洲数字图书馆会议、中国数字博物馆发展论坛等。这些会议通常包括主题演讲、分论坛、研讨会、展览和社交活动等环节。
档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。下面就是我给大家整理的档案工作会议讲话稿,仅供参考。
档案工作会议讲话稿(一):
各位领导、同志们:
这次会议的主要任务是:全面贯彻党的十七届六中全会、市第六次党代会、区第十二次党代会和省、市档案工作会议精神, 总结 20xx年全区档案工作,部署20xx年工作任务,表彰我区档案战线涌现出来的先进集体和先进个人,激励广大档案工作者创先争优,开拓进取,促进档案事业的科学发展,进一步发挥档案工作在舟山群岛新区建设中的独特作用。
下面,我就去年的工作情况和今年的工作思路,讲两个方面的问题:
一、20xx年全区档案工作回顾
20xx年是我区“十二五”规划的开局之年,也是舟山群岛新区成立第一年,全区各级档案部门和广大档案工作者深入贯彻落实科学发展观,围绕“两个推进”发展战略,以大局意识科学谋划档案事业发展,以创新举措加快推进档案工作进程,开创档案工作的新局面。
(一)夯实基础,实施战略,登记备份工作实现新推进
去年是档案与电子文件登记备份战略深入实施的关键一年。根据省、市档案局的工作部署,全区以建立安全保障、灾害应急恢复机制为重点,狠抓工作落实,真正将实施登记备份战略作为档案安全监管的主要手段。
——登记备份工作保障有力。落实档案登记备份工作的机构、人员、制度等各项基础保障。设立档案登记备份中心,初步建成登记备份中心软、硬件平台并投入使用,增聘一名数据平台服务工作人员。成立由党、政分管领导担任组长,区发改局、区经信局、区财政局等单位共同参与的登记备份协调小组,明确相关部门的职责分工。建设数字信息化平台,引进安装博通档案登记备份软件,作为登记备份的业务管理系统。就机房管理、安全保密、设备管理、数据管理等方面作出具体规定,完善登记备份的相关管理制度,明确工作责任,理顺工作程序。
——登记备份范围继续拓展。共有51家区属有关单位按规定开展电子文件和业务数据登记备份工作,完成单位比例达61%,登记备份的数据总量达6338MB,其中29家区政府直属单位全部完成登记备份工作。继续对区民政局、区卫生局、区 教育 局、区社保中心、区残联这5家单位的电子业务数据进行登记备份。完成浙江华业塑料机械一技改项目档案登记备份工作。将定海区东大塘紫窟涂外涂围垦等三个工程列入重点建设项目档案登记备份名册。随着这项工作的日趋成熟,各单位对登记备份的认识不断深化,工作积极性、主动性明显提高。
——建立灾害应急恢复机制。出台《舟山市定海区档案与电子文件登记备份突发事件与灾害处置应急预案》,响应全省档案与电子文件登记备份应急演练座谈会精神,与区卫生局开展登记备份应急联合演练,增强档案部门应对突发事件与灾害的能力。做好馆际备份工作,在市档案局和普陀区档案局分别设立电子档案异地备份中心,确保档案信息资源的绝对安全。通过以上 措施 防范,我区全年未发生一起档案与电子文件安全事故。
——登记备份带动效应初步显现。通过开展档案与电子文件登记备份工作,掌握全区档案资源的分布情况,有效整合档案信息资源。备份的现行电子数据,便于移交单位的数据恢复和利用,实现各单位和档案部门的合作共赢。
(二)拓宽 渠道 ,核心记忆,档案 文化 建设取得新成效
紧密结合海洋历史文化名城建设,推进档案文化建设战略,档案文化品牌效益日渐凸显,档案文化的社会影响不断扩大。20xx年定海区档案局被评为全市档案文化建设先进单位。
——制定档案文化建设中期战略规划。研究制定《舟山市定海区档案文化建设行动计划(20xx-2016)》,明确“十二五”时期全区档案文化建设的基本原则、目标任务和政策措施,从战略层面对档案文化进行系统、完整、高层次的规划,通过实施一批“定海记忆”项目,打造一批档案文化精品,建立一批档案文化阵地和载体,建设一支档案文化队伍,探索一系列推进档案文化建设的保障措施和工作机制,提升档案文化的品牌影响和档案部门的文化形象,繁荣我区档案文化。
——红色档案印证建党__周年。为纪念中国共产党成立90周年,联合多部门组织“学党史、知党情、跟党走”的党史学习日活动,采用丰富多样的形式将党史资料送到社会各界,发挥档案资源作用,宣传中共光辉历程。其中向森森集团女工们赠送党史书籍的活动受到广泛关注,活动信息和图片还作为引题被《光明日报》头版头条引用。在档案网站上开设“红色印记”专栏,在区政府大院举办党史胜迹图片展,以图文并茂的形式,系统展示一批定海党史上的重要地方、事件和人物。积极配合《党的光辉历程——浙江省庆祝中国共产党成立90周年展览》,做好档案征集上报工作。组织参与辛亥革命100周年和杨静娟烈士牺牲70周年的纪念活动。
——档案精品主打海洋文化牌。从领导决策、群众需求和社会 热点 、难点问题出发,以传承历史为归宿,深度开发档案信息资源。编辑出版《定海历史文化丛书》上下辑8本,荣获省档案局优秀编研成果一等奖,这也是目前全市档案系统在编研工作上获得的最高奖项。策划介绍海洋地理文化的《定海地情文化丛书》,其中《定海岛礁地名 故事 》和《叙旧忆往说定海》已公开出版,并入选浙江省“百项档案编研精品工程”。
——档案文化项目构筑定海记忆。围绕城市记忆工程,以“定海记忆”为核心元素,加强名人、名镇、非遗等系列档案文化项目的建设。完成定海四大政治名人照片档案、小沙、马岙、白泉名镇档案和舟山锣鼓、跳蚤舞非遗项目档案的征集,接收照片档案和编研成果进馆保存。整理定海老照片形成“老定海风情”等专题,已消失的定海古城墙、奎星阁等建筑也在其中留下记录。启动“美丽视角——记录定海‘十二五’变迁”摄影存档活动,首期活动走进中大街,形成中大街摄影专题。开展“最定海——定海方言建档”工作,通过发音人甄选、方言文本标注讨论会、网络方言标注达人比赛等活动,收集、整理方言素材,建立起以文本、音频、视频形式立体记录的方言语音档案资料库,方言档案走入公众视线。
(三)服务民生,依法治档,档案基础工作再上新水平
发挥档案部门的行政职能作用和专业优势,以民生需求为导向,以依法治档为保障,强化档案基础业务建设,提升全区档案工作水平。
——深抓新农村档案工作。坚持“面向基层、面向社会、为新农村建设服务”的指导思想,建立区、乡镇(街道)、社区(村)三级档案网络体系,通过“农村档案信息资源共享”工程,将档案信息服务工作延伸至社区、村,夯实档案工作服务新农村建设的基础。确定小沙镇和盐仓街道为该工程的试点单位,试点工作有序开展。
以省级示范档案室和市级规范化档案室创建活动为抓手,树立典型,以点带面,有力推进全区新农村档案工作。迄今已有16家社区、行政村顺利通过创建,其中20xx年新增省级示范档案室2家,为城东街道檀东社区和双桥镇临港社区,市级规范化档案室1家,为解放街道茅岭村。城东、盐仓街道还被评为省级示范乡镇(街道),盐仓街道被确定为新农村建设档案工作省级基层联系点,我区更荣获省级社会主义新农村档案工作示范县称号。
——启动数字化档案馆建设。数字档案馆是“数字定海”的组成项目,其实施情况直接影响档案信息共享的实现程度。去年数字档案馆建设被纳入区政府实事项目,并落实启动资金,完成核心软、硬件设备的采购。举办两期数字档案室软件操作培训班,培训档案工作人员100余人次,为项目的运行储备人才。馆藏档案数字化进程加快,完成原定海教师进修学校500余页学籍档案的全文扫描,完成2个全宗共计818卷10万余页档案的数字化加工。
——优化馆藏档案资源。档案资源建设从源头抓起,采用问卷和电话相结合的调查方式,对68家进馆单位“十二五”期间的档案移交情况进行初步统计,并根据统计结果计算届时进馆档案所需空间,安排各单位档案进馆时间表,保证到期档案及时、顺利的移交。
完成区政府等4家单位的档案接收工作,总计接收档案667卷。接收城东街道等3家单位2000年之前的零星档案,补充完整相关全宗。完成第八批馆藏1971-1980年档案的鉴定工作,通过逐卷逐件审查,共计鉴定145个全宗6759卷档案,有效提高馆藏档案质量。
——提供档案利用优质服务。优质的档案利用服务可唤醒沉睡档案,创造极大的经济效益和社会效益。去年区档案馆共接待档案调阅2358人次,累计查阅档案3420卷次,开出相关证明2572份,复印有关材料5480页。档案利用工作取得显著成效。
特别是省委组织部、省人力资源和社会保障厅、省财政厅和省民政厅出台一系列关于精简退职人员、未参保集体企业退休人员及其他相关人员的惠民新政后,面对新一轮查档高峰,区档案馆开设绿色通道,让符合政策的未参保、精简退职等相关人员优先查档,尽可能为他们提供更加便捷的服务。新增利用频率较高的招工、精简等档案文件级条目7000余条,以提高查档效率。总计为592人申请困难补助、补交社保提供查档服务。
——加强依法监管和业务指导。有效借助档案工作协作组这一平台,以年检为主要手段,指导各建档单位做好档案工作,共有77家单位完成年度档案归档工作并通过年检,年检通过率达93%。完成15个乡镇(街道)的考核工作,审批完成区直机关工委等五家单位的“新规定”,开展“平安定海”档案安全监管考核工作,指导乡镇(街道)的平安档案和综治台账,提高全区档案规范化水平。
(四)提高素质,先进引领,加快档案队伍新建设
坚持把提高档案工作者的思想素质和业务水平摆在重要位置。继续加大基础业务教育培训力度,组织参加省、市档案管理培训班,主办全区档案业务操作培训班。实行档案初、中级专业技术资格以考代评制度,实现档案人才评价的社会化、科学化和规范化,该制度实施以来,已有16人取得中级职称,6人取得初级职称。组建档案小吧,进行档案业务研讨,努力建设一支眼界宽、思路宽、创造力强、工作能力强的高素质档案干部队伍。
在定海档案网和档案微博上开设“档案员风采”专栏,深入报道五位基层档案员的先进 事迹 ,并建立先进档案,发挥他们的引领模范作用,在全行业形成学习先进、崇尚先进的良好风气。
回顾过去一年,我区档案事业成绩显著,这得益于区委、区政府的坚强领导,省、市档案局的关心指导,相关部门的大力协助,更得益于全区广大档案工作人员的辛勤付出。同时也应看到我区档案事业发展中还存在不少困难和问题:没有独立的档案馆,租用的综合档案馆基础设施薄弱,局馆分离;档案数字化建设投入不足;全社会档案法制意识和档案部门依法行政力度有待提高;档案人才队伍的数量、结构和业务水平等与新区建设要求还有距离。这些问题制约我区档案事业的发展,需在今后的工作中加以解决。
二、20xx年的主要工作任务
20xx年是浙江舟山群岛新区建设全面启动的第一年,全区档案工作要适应新形势的要求,坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,深入贯彻落实科学发展观,紧扣争当浙江舟山群岛新区建设排头兵的目标,深入实施“两个推进”发展战略,抓好新型档案干部队伍建设,创新服务领域,强化基础管理,努力构建具有定海特色的档案事业发展体系,在新区建设中推进全区档案事业的跨越式发展。
(一)深化、拓展、巩固、提高档案登记备份工作
今年是档案电子文件登记备份工作深化推进的关键之年,要把提升工作质量放在首位,在“深化、拓展、巩固、提高”上做 文章 ,把登记备份工作推向一个新的高度。
1、在深化完善上下功夫。要着力推进档案电子文件登记备份工作的制度化、规范化、标准化。一要完善制度政策求深化。今年我们将出台《舟山市定海区档案电子文件登记备份管理办法》,强化登记备份的法规支撑。制定《舟山市定海区档案电子文件登记安全管理办法》,进一步推进工作职能的落实和工作机制的完善。二要完善技术规范求深化。登记备份工作越是深入,就越需要技术的保障、规范的引领。按照省档案局对登记备份管理的标准规范,制定出台《舟山市定海区档案电子文件登记备份工作规范》等技术标准规范,从技术层面进一步规范登记备份的条件保障、业务流程和数据质量。三要完善灾备方案求深化。确保档案安全是登记备份的目的,灾难备份是档案安全的最后一道防线。要完善档案电子文件灾难应急工作机制,提高信息反应能力,组织辖区内重点部门、单位开展应急演练。依据《档案电子文件灾害等级划分标准》,完善档案电子文件安全应急预案和灾备方案,加强档案电子文件异地、异质备份,确保档案信息的长期可读,逐步构建档案安全网络。
2、在有所拓展上下功夫。在巩固基础上,适当拓展登记备份工作领域,坚持“有所为,有所不为”。一要明确重点。在登记备份范围上,重点推进党政机关、重点建设项目和教育、国土、卫生等重点涉民单位的登记备份;在方式上,重点推进以周期性备份为主、脱机备份为辅的登记备份,提高信息化水平和工作效率。今年,我区将重点推动全区登记备份工作从量的增长向质的提升转移,在保证文书档案登记备份的基础上,加大电子业务数据的登记备份工作力度;做好重点涉民单位业务数据及信息系统的登记备份工作,新增完成2家涉民领域电子业务数据的周期性登记备份;将重点建设项目档案登记备份作为档案专项验收的前置条件和重要环节,拟与区人大办公室联合开展全区重点工程项目档案工作执法调研,完善项目验收制度及工作流程,加强对在建、新建项目的动态登记管理。二要夯实基础。推进档案信息化,既有利于夯实登记备份的工作基础,也有利于更好地服务党委、政府的中心工作,更好地服务民生。要把登记备份中心建设和数字档案馆、数字档案室建设作为一个重要任务,统筹安排,抓紧落实。借助“数字定海”建设契机,今年将在继续推进数字档案馆建设的基础上,开展全区建档单位数字档案室创建活动,以此推动机关、企事业单位电子公文归档管理和档案数字化工作。区档案馆要启动档案数字化扫描二期工程,力争完成1973年以前馆藏档案的数字化加工。
3、在巩固提高上下功夫。要坚持示范带动,指导联动,切实提高登记备份工作质量和水平。一要示范引领促提高。开展登记备份工作质量认定,今年拟在全区开展登记备份工作规范单位创建活动,以点扩面,带动全区登记备份工作质量的不断提升。举办各层级的培训班、 经验 交流会,不断提高档案工作人员的思想理论素质和业务学习水平。二要加强监管促提高。加强对登记备份工作的组织实施、监督检查和指导培训,继续开展“平安定海”档案安全大检查,检查的主要内容为档案登记备份的落实情况、档案设施的配套情况、档案库房和实体的安全情况。并针对检查情况进行现场指导,做到家底要清、指导要勤、功夫要深,增强前瞻性、针对性和有效性。
(二)全面推进档案文化建设,助力档案事业发展
充分发挥档案部门文化资源优势,主动承担起推进海洋历史文化名城建设的任务,整合资源,做大做强档案文化品牌,为社会提供多样化的文化精品,在推进档案文化建设中有效提高档案工作的地位、知名度和影响力。
1、以项目为抓手,找准档案文化建设切入点。统筹规划档案文化建设项目,坚持“人无我有、人有我优、人优我高”。继续推进“定海记忆”系列工程,通过多角度、多方位、多渠道的征集,开展照片、族谱(家谱)等老档案的征集工作,加速民间档案向档案馆流动。市区联动,以馆际合作形式,实施舟山方言建档项目,深入挖掘定海方言内容,汇编《舟山方言大辞典》,建立科学、完整的舟山方言档案数据库,征集民间方言资料,通过扫描、复印等技术手段接收进馆并永久保存,辅助记录使用范围日渐缩小的定海土话。联合摄影家协会,继续开展“美丽视角——记录定海‘十二五’变迁”的摄影存档活动,记录定海在新区建设大背景下的新风新貌,并形成系列摄影专题。实施省重点档案抢救和保护工程——东海游击总队档案项目,收集、录制口述档案,推进口述历史工作。
2、推进档案文化精品创作。档案文化精品坚持走蓝色海洋路线,围绕党委、政府中心工作,以公众利用需求为导向,突出服务民生的重点。要对档案信息进行深入研究、综合加工、深度开发,力争再出一批档案编研精品。一要提升传统品牌。挖掘现有馆藏档案资源,组织编研队伍,开展《定海地情文化丛书》下辑的编纂工作,抓紧完成《定海 乡镇街道 地情》(暂名)和《定海名优特产汇总》(暂名)的组稿撰写。二要推出新兴品牌。开展“新区古城——档案与你同行”影像、文字资料征集活动,以定海人的一天为主题线索,用照片和文字记录定海人的生活,从而反映定海在新区建设历史背景下的变化,为新区建设宣传鼓劲。活动将通过网上征集、报刊告示、上门走访、召开座谈会等多种形式,动员社会各界用照片印刻时光,用文字讲诉故事,让生活呈现坦然。活动采用评比的方式,评选出的优秀作品将汇编成册。
3、创新档案文化阵地建设。档案文化阵地建设是构建档案文化服务体系的重要举措,除了继续加强网上爱国主义教育基地建设外,今年更要借市馆搬迁契机,将网上爱国主义教育基地实体化,线上线下齐促共进,争取顺利通过定海区爱国主义教育基地的评选。
要将档案文化阵地向乡村扩展,在乡村开展以乡村记忆为主题的“和美乡风馆”示范基地建设。以行政村为单位,以馆藏档案为主要形式,以村落文化、古今名人、文明乡风、民俗民风、特色产业等内容为展示中心,使“和美乡风馆”成为村落文化的传承地、乡风文明的弘扬地与新型农民的培育地,有力推进农村档案文化建设和精神文明建设步伐。
(三)强化基础工作,统筹推进档案业务建设
强化档案管理,提高依法治档水平,扎实推进各项档案基础业务。新的形势对档案工作提出了新的要求,档案基础业务建设必须与时俱进,不断迈出新的步伐。
1、加快档案新馆建设。抓住舟山群岛新区建设这一重要契机,把档案馆建设放在更加突出的位置,争取区委、区政府领导的重视,按照科学规划、适度超前的要求,加紧推动档案馆新馆建设,以打造档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心“五位一体”的公共档案馆为目标,在服务科学发展、促进社会和谐、造福人民群众方面发挥更大的作用。
2、强化档案资源建设。档案资源是档案业务工作的基础,我区档案资源在数量、种类和价值上都没有压倒性优势,因此要加大档案资源体系建设,数量上要多,质量上要优,种类上要特。依法加大到期档案的接收力度,贯彻落实国家档案局第9号令,修改、完善档案收集范围细则,将接收档案的保管期限从永久扩大至永久和30年以上(含30年)。按《档案法》规定的满十年档案接收进馆的要求,拟开展新一轮的档案接收工作。扩大档案接收领域,以人为本,注重接收民生档案进馆,如职称档案、退伍军人档案等。引导和督促各建档单位的档案资源向专业和特色领域拓展,注意收集具有本地特色、反映本地发展历程的档案资料,不断丰富档案内容。
3、完善档案行政执法制度。积极联合有关部门,定期开展档案执法检查,建立健全档案行政执法的长效机制,实现执法检查的制度化、常规化。提高档案行政执法的整体水平,执法检查工作要分阶段、抓重点,要与监督指导工作密切配合,做到检查中有指导,指导中有检查,将执法检查贯穿指导工作始终。今年将在每年一次的执法检查基础上,对所有建档单位进行实地年检,建立考核和执法建议反馈督办制度。
(四)实施主题实践活动,扎实推进档案干部队伍建设
优秀的档案干部队伍是我区档案事业不断发展的核心力量和永葆生机的第一源泉。在浙江舟山群岛新区全面建设的时代背景下,面对深入实施“两个推进”发展战略的新任务,更需要以科学的理念、创新的思维,建立一支全心全意为人民服务、政治思想成熟、业务技术熟练、始终保持先进性的档案干部队伍。
近年来,全区档案系统进一步加强干部队伍建设,档案干部队伍的能力、素质、作风以及精神面貌都有了较大提升。但是面对深入实施“两个推进”发展战略的新任务,我们的队伍在精神状态、工作作风、能力水平等方面也还存在着一些问题,主要表现为“三个不适应”,即与档案登记备份工作需要攻坚克难、纵深推进的要求不适应,与档案文化建设需要解放思想、全面推进的要求不适应,与档案事业跨越发展需要开拓进取、争创一流的要求不适应。为此,根据省、市档案局的相关要求,决定今年用一年左右的时间,在全区档案系统开展“转作风、强服务、惠民生”主题实践活动,努力解决我们队伍中存在的不适应问题,在转变作风上见行动,在强化服务上下功夫,在惠民政策上出实招,把“两个推进”发展战略的各项目标任务真正落到实处。
1、要把加强学习贯穿始终。随着“两个推进”发展战略的不断深入,“本领恐慌”会是一个严峻挑战。要转作风、强服务、惠民生,就必须把学习贯穿活动的全过程,主动向实践学,向书本学,向群众学,做到学以立德、学以增智、学以创业,转变工作作风,不断提高档案服务能力,提升档案服务水平。
2、要把服务新区建设贯穿始终。档案要坚持为各级领导服务,为维护社会稳定服务,为经济建设服务,为文化大发展大繁荣服务,为改善民生服务,为政务公开、依法行政服务,牢固树立服务意识,不断强化服务理念,创新服务方式,努力推动档案工作在服务新区建设中发挥更大作用。档案干部要敢于做表率,先进档案员要发挥模范引领作用,带头服务,从我做起,从现在做起,从小事做起,全身心投入。
3、要把群众路线贯穿始终。结合“进村入企”大走访活动的要求,开展档案工作“网格化管理、组团式服务”活动,档案干部组成团队,分片区深入基层调查研究,广泛征求意见,多做换位思考,多为基层和服务对象着想。要坚持典型引路,激发内在动力,注重统筹安排,把深入实施“两个推进”发展战略和落实今年工作任务结合起来,做到开展活动与推动工作“两不误,两促进”。
大鹏一日同风起,扶摇直上九万里。同志们,我们有幸适逢舟山群岛新区建设的历史转折点,我们有志为定海区档案事业发展谱写新篇章,我们更有信能开创全区档案工作的全新局面。让我们在区委、区政府的坚强领导下,朝着争当浙江舟山群岛新区建设排头兵,全面建成惠及全区人民的小康社会的目标,振奋精神,开拓创新,为推动定海特色档案事业的新跨越而努力奋斗!
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随着各行各业办公自动化系统的广泛应用,日常办公、业务中组织产生了大量的电子文件,这些电子文件归档形成的电子档案都需要进行管理和长期保存、利用。
近年来国家高度重视电子文件归档和电子档案管理工作,已出台若干规章制度和规范性文件。
泛微OA以电子档案的真实性、完整性和可用性为原则,以OA系统为基础,以电子化流程为脉络,同时与其他专业档案管理系统集成,为组织提供一套规范储存、高效查阅的“数字档案馆”。
泛微OA电子档案管理特色功能
一、电子档案采集
国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》中对企业文件材料归档范围和档案保管期限做了相关规定。
对于内部电子文件,系统中包括所有收文、发文、签报、会议纪要等流程内容都可作为电子档案数据来源,真实发生,快速采集。
通过新建档案流程,填写档案有关的关键信息:档案号、编号二维码、盒号、页数、年度、存储介质、档案目录、保管期限等,在线生成档案的规范模板。
同时,泛微可以与档案系统无缝集成,各类公文、人员、产品等信息,会随着OA流程的审批变动,根据信息类型自动同步到档案系统,建立电子档案库。
对于外部纸质档案,泛微可以与高拍仪、扫描仪等外部设备集成,将纸质档案转化为电子档案,方便档案管理员录入。
用户通过使用高拍仪进行档案的拍照,填完档案表单信息后,扫描或拍照的电子档会自动存入附件栏。完成纸质档案迅速转换电子件归档。
二、电子档案编码
1、自动编号
对档案进行编号更有利于文档的归档和查找。泛微的OA系统可以根据客户自己的编号规则在表单中为每份档案自动生成编号。
泛微OA系统通过详细登记档案信息,包含档案名称、档案编号、档案有效期、档案所属部门、档案所属单位、档案所属类目、档案所在档案室列号、层号、盒码、盒号、电子档等信息。
管理员每次在录入档案内容的时候,根据编号系统就能自动完成档案归类,过去需要耗时几个礼拜进行分类的材料,现在一个管理员几天就能完成。
此外,需要什么档案直接根据实体档案编号,就能在系统搜索到对应的电子档案信息,缩短排查时间。
2、档案信息“条码化”
每份电子档案都能生成自己的专属“条码”,上面记录了每份档案的基本信息,比如“经办人、创建时间、档案类型、编号、使用状态等”。
三、电子档案安全借阅
实现档案快速查询,是进行档案管理的目的之一。在档案信息库中,可根据档案名称、档案编号以及档案状态快速查询。
《电子档案管理系统基本功能规定》中要求落实责任部门和责任人,确立统一的管理机制,明确电子档案管理责任,保存电子档案管理的关键业务过程记录。
泛微采取电子签名、数字加密、安全认证、权限设置等技术手段,保障电子档案安全。
在OA系统内,针对特定的卷库、案卷、文件,都可进行借阅范围的设置,权限可详细到个人,防止隐私泄露,进一步提升档案的安全性。
无权限的档案,可进行临时授权申请,申请审批通过后,具有短期的查阅权限,授权期结束后,权限自动取消。
全程无纸化操作,更节省时间。
同时,为了保护档案安全和隐私,电子档案下载时会自带水印,包括借阅人、借阅日期等,若是出现信息泄露可进行追究。
四、电子档案移交和销毁对于到期档案,泛微通过档案报废申请流程,审批归档后档案状态更改为档案报废状态,销毁的档案不再参与借阅业务。
五、电子档案相关数据统计
根据员工的借阅申请,可自动形成档案借阅记录台帐。所有借阅记录系统记录,按照各种查询条件检索,一键导出明细,方便统计。
借助智能报表系统和电子表单,档案管理人员、上层领导可以随时在OA报表门户了解不同时期,组织内部各类档案的管理情况。
可以查档案详情、可以了解具体数据分析情况。包括各类文档的借阅频率、有多少超期未还、违规使用多不多,以及各类档案的数量占比等情况。
管理人员再也不用为查档案、出一份分析报告而耗费大量时间,全面提升管理质量。
目前,国务院令已明确规定只要符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。泛微将借力电子签章系统,助力组织实现真正无纸化的电子档案闭环管理,全面优化档案管理成本。
档案数字化副本概念
档案数字化副本的概念,就是档案经过数字化处理后形成的电子副本,比如说你现在有一份90年的会议纪要,现在你扫描形成一张图片,这个图片就是数字化副本。
什么是档案数字化 有什么用处????
档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录,是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂,各下属单位分散等特点。对于集团企业,实现集中部署应用、分级管理,构建立体式企业数字档案馆,是集团企业数字档案管理最佳解决之道。
档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性:
一、提高经济效益
过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段,致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案,不仅节约了保管费用,节省了占地空间,而且查阅起来极为方便迅速,从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
二、提高办公效率
数字化档案管理使资料能及时归档,并尽快提供利用。以组织部门为例,干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息,为领导决策提供服务。与此同时,数字化档案管理使查询资料变得非常简单,真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动,数字化档案事实上成为“无墙界档案”,档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。
三、增强档案原件保护
将纸制档案转变为数字化 电子档案后,档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料,数字化处理后无疑是对其更好的保护,另外,通过档案的数字化处理后,防止了部分档案篡改的行为。
什么是档案数字化?
简单的说就是将纸质档案转换为电子档案。具体的架构各有不同。
档案数字化人员和档案管理员有什么区别
档案地址改变不影响研究生报名。
1、调档工作会在确认被录取之后才进行,报名时不需要考虑档案的问题。
2、被录取之后及时跟录取院校的研究生院(或研究生部)联系修改档案所在地址就可以了。
3、考研现场确认的时候还可以修改报名信息,档案地址发生改变的话可以进行更改。
4、被录取后会拿到学校研招办出具的调档函,也有个别院校是通过直接邮寄给档案所在地的方式调档的。
5、档案可以按照规定放在人才市场,考研填写档案存放单位时填上相应的人才市场,最后复试通过后调档函就到这个人才市场取档案。
档案数字化的介绍
档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录,是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂,各下属单位分散等特点。对于集团企业,实现集中部署应用、分级管理,构建立体式企业数字档案馆,是集团企业数字档案管理最佳解决之道。
档案数字化的内容
档案数字化管理:数字化干部人事档案管理系统是对传统干部人事档案管理工作的一次创新,能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理,并可通过组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照干部档案业务工作流程,经过系统管理员的授权,单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅干部档案,外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案,也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后,可以大大提高工作效率,提升干部工作服务的水平和质量,实现干部档案由管理向干部信息研究与利用的质的转变。档案数字化采集:从档案实体库提卷后,首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料,然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理,校对档案目录、核对电子材料,完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核,确认无误后,完成档案装订还原,对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中,各环节相互配合,协同操作,以流水线方式完成信息的采集、审核工作。档案数字化查阅:以组织系统专用资源网为网络基础,采用B/S(浏览器/服务器)模式架构,在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑:可按日期、时间或长期有效等多种方式,完成阅档授权;阅档过程进行详细的日志记录;信息采用加密信道传输等多种方式,使系统运行更加安全可靠。
档案数字化招聘是干什么的?
档案数字化工作具体工作就是:扫描人员把纸质档案用描描仪扫了,存成电子版。然后有图像处理人员把四边及文档区有污点的地方去除干净,再有档案信息录入人员把案卷或卷内信息录入一个档案管理软件里,最后一项是质检人员的工作,就是将几个环节来个总的质检。如果档案原页数发生改变时,由编页人员重新进行编号,总之工作流程可根据实际档案情况来定。档案数字化的工作环节和基本情况也就是这些,如果还有不清楚的地方请提出,希望能帮到你。
什么叫档案数字化加工服务外包
档案数字化加工,说白了就是把纸质的档案全都用一套软件录入到电脑系统里;服务外包,说白了就是自己不做,给外面的或者人来做这个事。
档案数字化管理有什么优势
方便快捷啊,根据清大思创的网站显示:随着全国文化信息资源共享工程与中国数字图书馆工程的起动,信息化已成为国际潮流,信息资源建设成为当务之急。信息资源建设的重点是电子文献、各类数据库、网络资源、电子报纸、电子图书等新型数字化信息资源的建设;最终将其应用于数据库存储,通过 CD-ROM、Internet网进行出版或上传数字图书馆供用户使用。
档案数字化包括哪些方面的内容
档案信息化建设主要包括:基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。
1、 基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件,只有建设先进的档案信息网络,才能充分发挥档案信息化的整体效益。
2、档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心,是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一,它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键,也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。
3、应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面,它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。
4、标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面,制定标准、规范,并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”,对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通,具有十分重大的意义。
5、人才队伍建设。档案信息化建设,人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才,计算机专业人才,更需要既懂档案业务,又熟悉信息技术的复合型人才。
1、贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策、法律和法规。依据《灼案法》及上级主管部门的要求,规划和制定档案管理规章制度和实施细则。
2、积极争取有关职能部门的支持,使档案工作与职工的考核相结合,建立有效的控制机制和措施。
3、按照国家教委、省教育厅、盛市档案局的要求,负责对本单位的档案工作进行业务指导、监督和检查。
4、对全体兼职档案员进行业务培训,监督、指导全体兼职档案员收集、整理、归档工作。
5、完成每年各类档案的收集、整理、鉴定、立卷和归档工作。集中统一管理本体的各门类档案。
6、按照既符合保密要求,又便于利用的原则,在确保档案安全的前提下,最大限度地利用开放相案。
7、提高服务质量和水平,积极开展多层次、多方位的档案信息开发与利用工作。编制检索工具和汇编文件资料,优质高效地完成各类档案的査阅、借阅工作。收集档案利用的反馈信息,编制档案利用效果汇编。
8、会同本单位有关部门对已超过保管期限的档案进行鉴定。公布开放档案目录。
9、学习、研究和采用新技术,加快档案管理现代化步伐。尽快实现电子文件的归档及全文检索,及时更新和完善档案网站。
10、参加本单位工程竣工、科研成果评审鉴定和设备、仪器开箱的文件材料验收工作。
11、参加各级档案部门组织的学术交流活动,提高业务水平,交流档案工作经验。
12、开展多种形式的宣传活动,加大宣传力度,强化全体员工的档案意识。
13、做好档案库房的维护与管理工作,确保档案的安全。
14、做好档案统计上报工作。
15、完成上级档案部门交办的档案业务工作和单位领导交办的临时工作。
1、努力学习马列主义理论和毛泽东思想,学习宣传和贯彻执行《档案法》、《六号令》,以及上级有关档案工作的方针、政策。钻研档案学理论的有关知识,不断提高政治水平、管理能力和丰富业务知识
2、在校党委和校长领导下,负责学校档案和档案工作的归口管理,对全校档案工作实行监督、检查和指导
3、负责制定全校档案工作的发展规划,工作计划;制定各门类档案业务工作规范;组织档案工作的检查、监督、总结评比等工作。并定期向分管档案工作的校领导和上级档案领导部门汇报档案工作
4、全面负责档案馆的各项工作,并与办公室主任团结协作,分工负责,建立健全全馆各项工作的规章制度。使档案馆业务工作规范化,管理制度化,档案管理现代化
5、馆长对全馆工作既要全面负责,但又不能包揽一切。要经常主动听取各种不同意见。充分发挥全馆同志的积极性,对其工作给予关心指导
6、加强档案干部队伍建设。定期安排档案人员业务学习,组织档案学理论和档案工作的实践;重视全馆档案的业务建设;对全校档案人员进行业务培训;组织参加档案学会组织的学术交流活动;加强学校档案网络队伍建设,加强思想政治工作,做好职业道德教育。经常关心和帮助全馆同志搞好工作
7、完成上级档案行政管理部门和学校领导交给的各项工作任务
一、认真学习贯彻执行《档案法》和《档案法实施办法》,并对学校形成的各种门类和载体的档案实行集中统一管理。
二、努力学习档案理论,不断提高专业水平和工作能力,主动向领导请示汇报,争取领导和各职能部门的支持。
三、归档材料要做到准确、完整齐全,分类组卷合理,保证案卷质量符合要求。
四、充分发挥档案的作用,认真编制、完善检索工具,做到查阅迅速准确。
五、做好档案统计工作,对库存案卷心中有数,出入有据。
六、定期进行档案鉴定工作,严格遵守档案销毁制度,对超过保管期限和重复文件要销毁的应造清册,经学校领导批准后,签字见证,方可销毁。
七、严格遵守保密制度,确保档案的安全,不擅自扩大档案的利用范围。
八、坚持做好库房的“十防”工作,措施落实,发现问题及时汇报处理。
1、认真学习《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和《浙江省村级档案管理办法》等档案工作法律法规,热爱档案事业,刻苦钻研业务,忠于职守,做好本职工作,自觉接受上级档案行政管理部门的监督和检查。
2、认真执行区档案行政管理部门制定的村级文件材料归档制度,加强宣传并督促有关领导和有关人员及时办理好各自工作中形成的文件材料的归档、移交工作,确保本社区档案材料的齐全完整。
3、严格遵守档案管理制度,认真做好社区档案收集、整理、鉴定、保管、利用和统计等工作。
4、对社区各种门类和载体的档案实行集中统一管理,做到整理规范、编目清晰、排列有序,便于提供利用。
5、要定期检查档案保管状况,建立保管检查情况台帐,并对破损或变质的档案及时修补、复制或其它技术处理。
6、熟悉室藏,为本社区各项工作提供优质服务,充分发挥档案作用。根据工作需要,编辑基础数字汇编、社区组织史等参考材料。严格执行保密、利用制度,正确处理利用和保密的关系,办理好借阅手续和利用效果登记等工作。
1、热爱本职工作,严守党和国家的机密,认真执行《档案法》及有关档案工作制度。
2、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作,做好全校各类档案的接受、整理、保管和统计工作,实行集中统一管理。
3、负责档案的借阅、复制和利用,根据需要,编制必要的检索工具和参考资料,注意信息反馈,为全校各部门的档案查阅提供方便,认真做好使用记录。
4、及时收集各类档案,做好平时的预立卷工作,每学期第二个月收集上学期全校各部门应归档的各类文件材料,并做好整理、修复、装订、编目和归档工作。每年四月做好隔年度会计档案的入库工作。每年年终做好情况统计。
5、负责归档文件的验收、鉴定,做到归档文件完整,签署齐全,装订整齐,分类科学,使用方便。
6、定期清查档案,及时催讨借出的档案,做到帐物相符。负责做好销毁档案的意见报告,批准后,送往指定单位监销。
7、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录,落实防盗、防火、防高温、防尘、防虫、防霉等安全措施,对损坏或变质的档案,及时进行修补和复制。
8、做好档案室的安全保卫工作,室内禁止吸烟,节假日上好保险,贴好封条。
9、及时向分管领导汇报档案工作情况,及时对各部门档案联络人员进行业务指导。
10、参与同档案有关的业务会议和记录,认真完成领导交办的其他工作。
1、负责档案实体排架入库、统计登录和日常的库房管理工作。
2、参与档案信息资源的编研工作、数字档案馆建设的相关工作。
3、负责档案的保护和库房管理工作,认真做好“八防”工作,确保档案的完整与安全,探索现有环境的保管规律,最大限度地延长柯案寿命。
4、对涉密档案实行专人、专用箱柜管理,确保档案秘密。
5、接待单位内外人员来馆查阅档案,做好调卷、档案利用等工作。
6、负责濒危库存档案实体修复、保护工作和档案的鉴定、销毁工作。
7、制定、完善并负责执行有关档案保管、借阅、保密、统计、鉴定销毁和库房管理规章制度。
8、负责档案的保管、查询、认证、借阅和接待等工作。
9、负责考研试题的提供利用及复印。
10、负责出国成绩、学历学位的校对、复印和盖章等工作。
11、积极参与、配合馆内的各项活动。
1、根据国家档案局的有关规定、遵守档案工作的法律法规、按照档案管理制度的要求、热爱档案工作、严格按照要求办事、在部门领导的安排下,认真负责任的做好日常的档案管理工作;
2、协助完善与落实的档案管理制度、使工作规范有条理性;
3、按照要求认真有条理性的做好档案管理、档案编目、分析统计、鉴定排列和检索编制工作,保障档案科学的分类、有秩序的进行存放、妥善的进行保管便于查找;
4、根据制定档案管理制度的流程,及时、准确的.做好各类档案的移出与收进工作,并及时的进行登记、按照要求认真的执行交接手续、用后及时的进行归档归位等工作,保障记录的账本与实物资料的相符;
5、档案借出的工作要及时进行登记,并负责到期的追回归档工作,保障档案的完整性;
6、负责管理好档案室内部,各类档案、案卷分类摆放整齐美观、有秩序;
7、做好安全保管档案的管理措施,采取相应的防火、防盗、防虫蛀、防嗮、防潮、防老鼠等措施,以防范为主要工作,若是发觉隐患是及时上报上级采取措施进行处理,保障安全的、完整的保管好档案信息;
8、按照要求严格的执行借阅与查阅工作制度,了解档案帮助做好工作的目的,不断提高服务接待的质量,并正确理解保密工作,遵守职业道德严守机密;
9、正确的应用计算机技术进行文档的编目检索、录入保存与档案调用等工作,提高档案管理的科学性;
10、定期对档案资料进行全面的检查、资料不齐全的要及时进行补全、对破损的档案利用复印技术或是糊纸的方式对档案进行抢救修复,并做好档案的保养工作;
11、做好档案的接收工作,对接收的档案进行认真的验收、装订案卷等工作,做好交接手续;
12、按照的要求严格保管好档案柜钥匙,不轻易转借他人,不轻易外借,认真做好保管工作;
13、负责对档案知识进行开展、宣传活动,提高员工的档案意识;
14、档案室内不能随意安放易燃易爆的危险物品,禁止吸烟等现象在档案室发生;
15、档案资料仅供内部工作人员借阅,如需外借资料时需经过领导批准,妥善的完成上级安排的档案工作事项。
1、负责企业文件的处理、资料整理以及各类会议记录和资料等的整理工作;
2、根据档案管理相关规定,负责企业所有档案及技术资料的整理、分类、编号、登记以及归档工作;
3、负责档案、资料的调借、查阅工作;
4、负责检查入库或到期归还档案资料的完整性,发现问题及时报告处理;
5、按照有关规定,对档案进行例行的保养、管理或销毁;
6、利用专业档案管理软件或办公软件等工具进行档案管理信息化工作。
1、档案员在学校领导下开展工作,对学校各种档案负责。
2、努力学习掌握档案管理的知识,了解并熟悉本校的各项业务活动,以保证归档材料的可靠性、真实性。
3、严格按各项规章制度办事,确保档案工作正常开展。
4、按时做好各类档案的接收、整理、归档、入库工作,并做好防火、防盗、防潮、防鼠、防光、防尘、防高温、防虫工作,发现问题及报告并妥善处理。
5、熟悉室藏档案内容,编制简易有效的检索工具,以利于档案的查(借)阅利用。
6、调出档案必须经主管校长同意,并在借阅登记簿上登记
7、积极开展档案的利用、更好地发挥室藏档案的作用。
8、热情做好查阅档案接待工作,并如实作好记载。
9、努力完成学校安排的其他教育教学任务。
档案馆五位一体是指档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心“五位一体”的公共档案馆。
2009年10月28日至31日,全国档案馆工作会议在上海召开。国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权在会上指出,将打造“五位一体”公共档案馆作为今后一个时期全国档案馆工作的重点。
即重新对新型国家档案馆作了明确的功能定位,将国家档案馆定位为爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心。
“五位一体”的国家档案馆的功能定位,准确、科学地指出了现代化、信息化社会发展中所需要的档案馆工作目标,即今后新建改建国家档案馆都要以这“五位一体”作为基本要素来打造具有现代化水平的国家档案馆。
档案馆的基本功能
(一)档案安全保管基地
这是档案馆最基本的职能。我国的档案馆建设起于20世纪50年代,在重视历史积淀的文化传统思想的指引下,便掀起了建设档案馆的“第一次浪潮”。档案馆作为档案安全保管的基地这一基本属性是不会发生变化的。然而随着时间的飞逝,档案馆的一些库房建筑在历经沧桑后出现了威胁档案安全的因素,
并且,随着社会的不断进步,科技的不断发展,档案载体形式的愈来愈多样以及电子文件的出现和备份等问题,都对档案馆保存档案的基础设施提出了新的要求,营造一个安全系数高、科技含量高,高效科学的档案库房环境是档案馆保证档案安全的基本职能,也是现如今档案工作对档案馆的建设提出的新要求。
(二)爱国主义教育基地
我国档案事业的开端,应归功于革命前辈对记载着我国悠久传统文化的珍惜意识。为了保证中国的传统文化确实可考,提出了成立专门保管这些档案的固定场所。然后随着社会的发展,档案馆不再仅仅是为了保管历史档案而存在的了。
以原始记录性为本质属性的档案,充当着人类的“历史记忆”,丰富着人类的精神文化,同时无数历史档案真实的见证着历史史实。这些档案信息,展现了中华民族的伟大智慧,体现了中国共产党在为实现中华民族的复兴所作出的努力和拼搏,也真实的记载了中华民族中华人名共和国成立前经历的各种战争和屈辱。
这些历史档案的存在,是一种凝聚人民爱国情怀的强大力量,档案馆因馆藏的特点和属性应当成为爱国主义教育基地之一。
(三)档案利用服务中心
档案的利用是档案馆三大基本职能之一。档案馆作为一种国家机构,其机构设置的总不是以盈利为目的,属于从事社会公益性事业的事业单位。因此,档案馆的价值取向为公益共享,提供档案利用服务是档案馆应具有的义务和职能。
档案公布,是国家授权的档案馆(各种档案所有者)依法通过一定形式将档案内容公开。档案开放,是指将各级国家档案馆保存的可以公开的保密期满的档案,解除封闭,向社会公开,供社会利用。谁是档案开放和公布的主体取决于谁掌握档案的所有权。
各级国家档案馆的档案其所有权都是国家所有,因此各级档案馆变代表国家和政府部门向社会开放档案。