数字档案馆规划

数字档案馆规划

数字档案馆规划是指对数字档案馆进行系统化和全面的规划，以确保数字档案馆的有效运作和可持续发展。数字档案馆规划需要考虑以下几个方面：

1. 目标和愿景：明确数字档案馆的愿景和目标，包括数字档案馆的服务对象、服务内容、服务方式等。

2. 政策和法规：考虑数字档案馆所处的政策和法规环境，确保数字档案馆的运作符合相关法规和政策要求。

3. 人力资源：规划数字档案馆所需的人力资源，包括岗位设置、人员配备、培训等。

4. 技术设施：规划数字档案馆所需的技术设施，包括硬件设备、软件系统、网络等。

5. 数据管理：考虑数字档案馆的数据管理问题，包括数据的采集、存储、管理、保护和利用。

6. 用户服务：规划数字档案馆的用户服务体系，包括用户需求分析、服务内容、服务方式等。

7. 资金支持：考虑数字档案馆的资金来源和资金使用规划，确保数字档案馆的可持续发展。

数字档案馆规划需要充分考虑数字档案馆的特点和需求，保证数字档案馆的有效运作和长期发展。同时，数字档案馆规划也需要根据实际情况进行调整和修正，以适应数字档案馆发展的变化和需求。

最符合数字档案室建设要求的国家标准

最符合数字档案室建设要求的国家标准是档案馆建设标准。

数字档案室是指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。截至2021年11月，中国为12250余件中国古代画作建立起精准的数字化档案。2022年2月，唐山市档案馆被国家档案局批准为国家级数字档案馆。

数字档案室是单位信息化建设的基础内容，是办公自动化的重要构成。各单位应把数字档案室纳入单位信息化建设总体格局之中，与办公自动化融为一体，统筹规划建设。档案室应配备能够满足运行需要的计算机设备，采用高性能的符合保密要求的网络设备和材料，建设独立的档案数据网，进行档案数据整理加工和存储管理。

数字档案室的基本特征

1、档案资源“数字”化。数字档案室以统一的数字形式存储各种信息，包括文本、图像、声音、视频等，压缩了存储空间，改进了组织形式。信息记录形式的“数字”化，是数字档案室的基本特征。

2、档案实体“虚拟化”。通过对纸质档案、缩微胶片、照片、录音、录像等传统载体档案进行数字化加工，实现档案实体“虚拟化”，使之能够与其他数字档案资源一并进行管理和规范。

3、档案管理系统化。将档案业务流程、标准规范固化在数字档案室应用系统中，实现数字档案资源系统、规范管理。

建设数字档案馆主要工作是纸质档案数字化扫描这句话对吗

对。建设数字档案馆主要工作是纸质档案数字化扫描这句话对。档案馆以往保存的档案信息主要是以纸质载体为主要形式的传统档案，只适用于传统的管理与利用方式，难以实现当前信息化以点到面的传播，难以充分发挥档案信息资源的经济价值和社会价值，更难适应“数字社会化”的要求。在当前省、市和省教育厅大力推进建设数字化档案馆的大环境下，完成库存纸质档案数字化扫描工作，是建设数字档案馆的一项重要基础性工作，也是走向科学档案管理的必经之路和必要条件。在学校的高度重视下，我馆借鉴经验，制定数字档案馆建设规划，逐步推进档案数字化工作。

数字档案室建设国家标准

数字档案室建设国家标准如下：
资源为先。资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持资源为王，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。＜br>标准规范。数字档案室建设应统筹协调文件管理与档案管理、业务工作与档案工作、档案室与综合档案馆之间关系，严格遵循既有标准和规范进行系统设计、建设，实现文档一体、馆室一体。＜br>整体推进。应将数字档案室建设与机关电子政务和信息化建设密切结合起来，统筹考虑数字档案室系统功能、文件格式要求等因素，整体推进数字档案室实施方案。＜br>确保安全。数字档案室建设应建立健全安全管理制度，按照信息安全等级保护和分级保护要求采取安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施，完善灾难恢复应急机制，确保数字档案室建设和运行的安全。

推进江苏数字地质资料档案馆建设

蒋洪明

(江苏省地质资料馆)

摘要 随着信息化的迅猛发展，社会经济发展已跨入了一个数字化的时代。江苏省地质资料馆馆藏地质资料数字化工作的全面完成，推进了全省数字地质资料馆的建设。这是现时发展的必然趋势，也是省馆建设的一项重要内容。本文主要阐述了江苏省地质资料馆为推动全省数字地质资料馆建设，开拓思路，创新理念，积极完善馆藏各项建设。同时，作者结合省馆工作实际，进一步阐述了数字地质资料馆建设的重要性以及必要性。

关键词 江苏省 地质资料 数字档案馆

1 数字地质资料档案馆建设基础

图文数字化地质资料是江苏省地质资料馆(以下简称省馆)建设数字地质资料档案馆的基础数据来源及必要条件。同时，它也是地质资料社会化网络服务的前提与基础。省馆根据国土资源部数字国土工程工作标准《SZ1999001—2000 图文地质资料扫描数字化规范》，历时十年多的时间，全面完成了馆藏6000多档地质资料档案的图文数字化工作。图文数字化所形成的海量电子地质资料信息，为全省数字地质资料档案馆建设提供了数据保障。它的产生与应用，不仅促进了地质资料信息化的服务利用，相应地也促使了与之相关的计算机技术、通信技术、网络技术和多媒体技术在地质资料档案中的广泛应用。

在信息化发展的前提过程中，地质资料档案管理人员已认识到数字化信息的重要性。因为数字地质资料档案馆的建设必须在信息化发展的前提下，才能产生一种全新的数字地质资料档案馆形态。数字地质资料馆的建设也就意味着需将馆藏传统载体档案数字化的地质资料信息、汇交接收的地质资料电子信息、整理加工后建立的各类地质资料数据库信息进行存储，通过网络化的工作环境，实现向社会用户提供方便快捷的数字地质资料档案信息服务功能。

2 数字地质资料档案馆建设内容

为加强推进数字地质资料档案馆的建设，省馆积极有效地对馆内管理制度进行了完善；增添了新的硬件设备，及时更新了计算机系统软件的升级；对技术人员进行了管理平台应用的专项培训；通过引进人才，优化了人才队伍的结构；扩大了省馆网络化的管理；率先实行全省数字化成果异地备份工作。同时，开发了多项地质资料集群化产品项目。

2.1 完善制度建设

省馆领导班子对管理制度的建设非常重视。根据省馆现有的制度，结合实际的工作状况，进一步修改、完善了地质资料接收、保管、借阅、库房管理等制度。通过资料借阅承诺书的修订，保密协议的签订，使各项规章制度加以完善，落到实处。通过岗位职责的明确分工，提高了各部门工作人员的积极性，馆内工作得到了井然有序的开展。合理规划以及管理制度的完备，为数字地质资料档案馆的建设提供了可靠的制度保障。

2.2 基础设施建设

为进一步提高项目任务的效率以及更好地提供借阅服务，省馆新增了计算机、打印机、大幅面扫描仪等硬件设备，并加强对系统软件的升级，从而进一步提升了数字地质资料档案的建设。同时，省馆大力推进并启动了实物库的建设工作。从多方面、多角度地夯实了数字地质资料档案馆建设所需要的软硬件设施。

2.3 管理平台建设

为配合全省地质资料管理信息系统的建设，省馆购置了服务器，安装了地质资料管理信息系统，现已有6000多档地质资料信息存入了该管理系统，为来馆查阅资料者提供了地质资料基础保障。

自2013年3月以来，省馆开通的地质资料信息集群化共享服务平台，实现了与全国馆藏机构并网查询。目前，已有6500多档馆藏地质资料目录信息录入平台，并实行每月动态更新。全国地质资料信息集群化共享服务平台的建立，拓宽了数字地质资料档案信息的服务范围，强化了资料服务的水平，进一步提高了地质资料档案的利用效率。

地质资料汇交管理平台的建设，是对全省地质资料汇交监管平台的数据进行清理。省馆将所有的地质工作项目信息进行了录入，并补充了全省探矿权、采矿权、地质项目，通过汇交凭证的及时发放，对欠交单位及时发放催交通知书，从而完善了汇交管理制度，提高了汇交效率。

2.4 省馆网络化建设

江苏省地质资料馆网站的建立，为社会提供了方便、快捷的地质资料在线服务，推进了电子地质资料的利用价值。自从开通馆网站以来，省馆网站累计访问量已达113715人次；提供全文浏览和下载服务48421人次。网站数字资料的服务，既是社会网络化发展的需求，也是提高数字地质档案资料方便、快捷和高效服务的有效途径。

省馆局域网络的运行，大大提高了馆内数据的传输与利用效率，确保了数字化生产过程中地质资料数据的安全，有效地达到了对数字化工作过程中的监督与控制。

2.5人才队伍的建设

省馆加强内部人员建设，对现有在岗人员加强了技术上的培训与引导，并积极鼓励大家参加科研项目，建立学习研讨小组，形成良好学习氛围。对外，省馆则积极引进专业类的硕士研究毕业生，补充并夯实省馆技术队伍力量，从而提高了地质资料管理和地质资料信息集群化开发利用水平。

2.6 重要数据备份

为了进一步提高并保证数字化成果地质资料的安全管理。综合考虑地质灾害等环境因素的影响，为确保地质资料数据的安全性，省馆在全省率先开展了成果数字地质资料数据的异地备份工作。2014年6月，省馆派专人将6416档成果地质资料数据安全送达南通国土资源厅数据备份中心，完成了异地数据备份交接工作。今后新增的成果地质资料数据，省馆将会根据数据量，定期进行备份，保证数据备份的完整性。

省馆首次异地成果数据备份，是全省地质工作的创新思路，它为省馆数字化成果资料的安全存储，打下了坚实的基础，为今后江苏省经济发展服务提供了数据保障。

2.7 以需求为导向，加强地质资料项目建设

为进一步有针对性地提供地质资料集群化服务，省馆与江苏华东地质调查集团进行了“江苏省句容市九华山地区地质资料信息集成”的协作项目任务。数字地质资料在该项目中的应用，为找矿信息(地质、矿产、物化遥、矿政等)的集成与研究提供了基础信息，体现了数字地质档案资料在服务上的深化利用，也是省馆主动开发地质资料信息服务产品的创新体现。

为深入推进地质资料信息集群化工作，《国土资源部关于印发＜推进地质资料信息服务集群化产业化工作方案＞的通知》(国土资发〔2010〕113号)，要求完成各省(区、市)的重要钻孔数据库建设工作。在重要地质钻孔数据库建设中，将江苏省地质工作形成的归档保管的地质钻孔资料进行整理并提供利用。省馆已数字化的地质资料为地质钻孔数据库建设提供了所需的图文信息资料，包括钻孔柱状图、工程布置图、勘探线剖面图以及样品分析结果表等。钻孔数据库的建设，为找矿突破战略行动提供基础资料，为地质资料社会化服务提供了基础。

3 意义

数字地质资料档案馆的建设，是数字地质资料档案收集、管理、存储、利用的综合，是实现数字地质资料档案在各业务环节的自动化、网络化管理建设活动。加强数字地质资料档案的建设，不仅提高了地质资料技术人员的综合素质能力，而且创新发展了地质资料管理工作制度，健全规范了工作管理，实现了多样化的服务手段，从而可以满足社会对数字地质资料的不同需求。

加强数字地质资料档案的建设，也拓展了地质资料在信息社会中的服务领域。数字地质资料档案馆建设的信息化、智能化、网络化、自动化发展，也进一步促使了数字地质资料的可持续发展，它将会为江苏省经济建设发展提供更好的服务。

关于档案数据库建设问题的探讨

余虹剑

(中国地质调查局南京地质调查中心)

摘要 数字化各种档案的目的是要向社会提供信息服务，这种服务需要一个由档案网络体系、网站、数据库、信息服务系统、档案资源等组成的良好的服务平台做支撑。档案数据库建设就是为数字化了的档案提供服务的资源平台。

关键词 著录 数据库 规范 管理

1 标准化、规范化数据著录

档案数据库属于文献数据库，是档案自动化的重要内容。档案数据库是以系统的方法编排的，并可通过电子方式单独访问的档案数据的集合。[1]档案数据库建设的成功与否，在很大程度上取决于数据库的质量。库中的数据条目必须标准、规范，达到有序、有效，库管理本身是科学合理的，这样的数据库操作性一般较强、使用面也较广。科学实用的档案数据库在建库时，一般都会按照相应的技术标准、管理标准和工作标准，最终形成一个自身的标准，形成规范的档案数字化利用平台。作为一个数字档案馆，应先建立馆藏档案的目录数据库，也是著录数据库，包括全宗级、案卷级、文件级目录，并应注意它们之间的关系。另外，根据本单位的馆藏特色开展档案全文数据库建设。档案全文数据库涵盖面较广，一般含有文本型、图形图像型和多媒体型。目录数据库与全文数据库要实现结构化，促发式。档案目录数据库是档案数据库的基本，它能提供便捷的查询路径，阅览者可根据需要，通过一次输入就能提取阅览者希望查询的结果。提供类似查询前必须建立基础信息数据，这些数据包括档案题名、责任者、来源、页码、分类号、主题词、摘要等，少数包含档案全文。[2]这项工作对著录的内容特征如关键词、题名、项目负责人等著录不详细、标准不统一、索引的档案内容深度广度不够，在检索时就会有误差，出现检索不准确、不全面的现象，在一定程度上会影响档案利用率。可以说，著录标引是否标准规范是影响数据库管理的关键因素之一，这项工作大体上决定着数据结构的合理性，这项工作能完成好是检索系统查全、查准的前提。除档案目录数据库外，档案全文数据库、多媒体档案数据库、Web数据库的建设也必须遵守档案著录、标引等标准的原则要求。

2 建立数据库

现阶段根据有关部门的工作需要和计划，按照内容不同，我们建立的数据库分为成果数据库和科技档案数据库，分别针对地质大调查形成的资料和单位各项目形成的资料、收集来的各项各类资料录入数据条目。该数据库更新到目前已收集的所有合格项目的资料和数据，针对这个数据库还建立了目录级数据库共分两级：第一级是项目大类共552条。第二级是各个项目详细内容条目，截至拟稿更新到第一级第240条记录的具体内容共5836条记录。还有一大半有待继续更新录入。

3 保障数据安全是档案信息数据库的根本

档案数据生成即必须长期甚至永久保存。该怎么保证经过数字化后的档案的原始性，防范这些数字内容不被篡改等，都是建设档案数据库时在安全方面应解决的问题。数据库的参数设定、数据存储方式和位置、数据传输途径、使用等各个环节和整个过程都涉及档案数据库的安全。为防止数据丢失、损毁，避免保密信息流失等事故，又要保障海量信息数据的安全、完整，使日积月累产生和收集来的档案数据能在日后长期得到利用，必须把更新档案数据库安全体系、合乎实际工作需求的管理制度作为数据库建设的关键环节。制定既利于工作又能监管数据出入的防范措施，加强数据运行中的监控和管理，使数据库从建设到利用各环节都万无一失。档案数据库建设时，经常使用技术手段实现权限控制，日常的数据备份必不可少。广义上，权限控制应设置读写控制、数据加密等方面，从实际工作需求出发，一般根据用户类别、部门允许访问范围内(包括阅览、下载等)的目录和档案数据对访问和使用设置可访问层度、控制和监督。防写控制是使信息保真的手段，使得用户只能读取信息，而不能修改、复制，以防止信息被篡改。加密技术可以确保控制档案内容的非公开性。为保证权限控制的有效性，要在系统中配置使用记录系统，全程跟踪、自动记录使用情况，进行定期检测与维护，还要随着高新技术的发展，引进新的安防技术。

4 档案信息化建设需要切实加强集中统一的管理体制

档案信息化建设的管理体制是从管理制度上保证业务技术的规范、标准和硬软件选用的统一性，使各层次、各专业办公都纳入统一的档案信息自动化系统管理当中，实现集中统一的管理。使其不能各行其是自建系统，从而减少信息分割和资源浪费现象的发生。档案信息化系统的管理体制，要在较强的管理和先进的技术条件下，实行高度集中管理和方便使用相结合的模式。

5 结束语

本文阐述的只限于在档案资料数据库建设中遇到的极有限的实际工作问题。档案数据库建设是一项长期、持久的工作，作为档案管理部门在进行数据库建设时，要有规划地形成数据库产品，一般需要做用户需求分析、本馆状况分析、效益分析等。科学选题，合理规划，循序渐进，杜绝短期行为的发生，形成良性循环，档案数据库建设才能有持久发展的动力。

参考文献

[1]孙淑梅.档案管理与计算机[M].北京：档案出版社，1987.

[2]洪漪编.档案信息组织与检索[M].武汉：武汉大学出版社，1998.

高校地质资料管理信息化建设若干问题的思考

黄少芳 刘晓鸿 张俊芳 张 瑛 孙 玲 安玉娟 叶育红 李晓秋

（中国地质大学（北京））

摘 要 加快地质资料信息化建设是时代发展的紧迫要求，高校数字校园为数字资料档案馆建设提供了契机。本文结合当前高校在地质资料与档案管理信息化建设的现状、需求和存在的问题，重点探讨了推进高校地质资料与档案管理数字化和信息化的核心任务和发展对策。

关键词 高校 地质资料 信息化 管理

地质资料是地质工作者智慧和劳动的结晶，是地质事业发展的记录，是珍贵的社会财富，也是经济建设的重要依据[1]。地质资料包括成果地质资料、原始地质资料、实物地质资料。地质资料服务于社会，体现了地质工作成果的价值。国土资源规划与管理、开发和利用，以及地质调查、矿产勘查、工程建设、国防安全等许多行业，都对地质资料的开发利用具有十分广泛的社会需求。随着时代的发展和信息技术的进步，地质资料的管理、开发利用以及社会服务的方式和手段，正在发生巨大的变化。在信息技术迅速发展的当代社会，地勘行业地质资料与信息资源的数字化、网络化建设在加快推进。地质学家提出建设“数字地球”，高校也在大力推进数字校园建设，加强地质资料与档案管理的数字化和信息化建设，也是当前高校资料管理部门面临的重要研究课题和工作任务。加快资料档案的数字化建设，提高信息化程度，建立数字资料档案馆，是高校资料与档案管理的发展趋势和工作目标，也是适应当今信息化社会和数字化时代的必然要求。如何构架和加快推进资料档案管理的信息化和集群化，是资料档案管理者需要认真思考的问题。

1 加快地质资料与档案管理信息化建设是时代发展的要求

1.1 技术进步与社会发展，驱动了地质资料信息化建设

当今社会是信息化大发展的时代。我国将信息化建设列入国民经济和社会发展的重要内容。在我国《国民经济和社会发展十二五规划纲要》中，提出了“推进经济社会各领域信息化和全面提高信息化水平”的目标和任务，信息化建设已经贯穿于我国经济建设和社会发展的各个领域。21 世纪的今天，数字化与计算机技术瞬息万变、飞速发展。在信息化建设迅猛推进的社会背景下，传统的资料与档案管理面临着严峻的挑战和发展的机遇。地质资料与档案管理工作必须紧随时代的潮流和步伐，利用现代信息技术提高管理能力和服务水平势在必行，使高校地质资料与档案的管理和服务逐步走向数字化、网络化和信息化。

1.2 高校数字校园建设的需要

随着计算机网络技术的迅速发展，现代化信息与网络成为我们日常生活和工作不可缺少的重要工具和手段，信息化管理的程度和信息资源开发利用与服务的效益也成为衡量高校技术管理水平的标志之一。数字校园建设为加快高校资料档案信息化建设提供了重要的契机和条件。加强高校信息化管理，建设数字化校园，给高校现有的资料档案管理工作模式与运行机制带来了巨大挑战，由实物（纸质文件、照片、声像、影像等）馆藏模式转向实物馆藏和馆藏数字化并存，并通过计算机网络和信息系统建设，将资料档案管理信息化融入高校数字校园建设。

1.3 服务于高校教学科研工作的需要

高校的主要任务是培养人才尤其是专业技术人才，中国地质大学更是肩负着培养地球科学人才的重任。建校 60 年来，培养了大批地学专业人才。随着办学规模的扩大，科研工作量的剧增，教学和科研工作对地质资料使用需求急剧扩张，对地质资料的管理与服务提出了更高的要求，具体表现在野外工作对地形图的使用数量和频次增多，研究生撰写学位论文对地质报告和文献资料的查询检索率直线上升，科研人员对成果资料的调阅使用量骤然上升。因此，常规的手工资料管理模式已经难以满足当前的需求，只有全面推进资料与档案管理的信息化建设，才能提供更加高效快捷准确的管理与服务。

2 高校地质资料与档案管理的现状

2.1 现状分析

中国地质大学（北京）资料档案工作是从 1976 年以后逐步恢复的。我校自 1997 年以来开始利用计算机进行资料档案管理；2004 年使用了资料档案管理系统建立资料档案目录数据库，逐步替换了手工目录的查询，提高了资料档案检索的速度和准确度，简化了档案检索目录制作过程，大大提高了资料档案管理的工作效率。

我校保存的地质资料主要包括归档的科研成果资料、地形图和地质报告、研究生学位论文等。其中有两种属于保密资料，一种是国家基础地理信息中心制作的基础测绘成果资料，属于国家秘密；另一种是归属于全国地质资料馆的国家非公开性成果地质资料。近年来，我校在借阅、购买和使用“国家非公开性地质资料”和“国家秘密基础测绘成果资料”过程中形成了一套切实可行、较为规范化的管理制度。2011 年，根据国家对涉密资料加强安全管理的要求，我馆对地形图等保密资料进行了系统清理核查，在制度上和措施上保障了涉密资料的安全使用。

在资料档案信息资源建设方面，我校分期分批对馆藏纸质资料档案进行扫描和数字化处理。资料档案的数字化工作，在保护纸质档案的同时，也大大提高了档案利用效率。当前我校资料档案的数字化工作正在有序推进，馆藏资料的数字化工作采取档案馆自己整理，委托专业扫描扫描制作验收后入库的方式。截至目前，我校已投入专项经费近百万元专门用于馆藏档案数字化工作，配置了存储档案数据的专用服务器及大容量磁盘阵列等设备，馆藏资料档案的数字化率已达 60%。

地质资料在环境、工程、城建、交通等领域也具有广泛的用户，根据掌握的情况，不同高校对地质资料的管理形式各有不同。例如在一些设有地学专业的综合性大学，管理部门设在地学专业所属院系。而一些未设地学专业的高校，也有个别科研工作涉及地质资料的使用，在此情况下，对于地质资料的管理还处于缺位，没有专门的管理部门负责地质资料的管理，科研人员通过申请获得的地质资料的安全管理处于游离状态。

2.2 发挥的作用和成效

资料档案信息化将成为“数字校园”建设总格局中一个重要的组成部分。当前，高校的资料与档案的信息化建设正在大力推进，数字资料档案馆的建设在国内众多高校中如火如荼地进行着。资料档案的数字化建设和信息化管理为高校的科研、教学和政务管理等提供了更高水平的服务，在服务高等教育的决策咨询、宣传教育、信息传播、考证利用、资料开发利用和学术交流等方面发挥了重要作用。

2.3 存在的问题

虽然高校资料档案的信息化建设都在积极推进，但是由于各种主观和客观因素的制约，总体上信息化程度还不高，需要加大投入和开发的力度，进一步加强和推进资料与档案管理的信息化建设。

（1）数字化程度和信息化水平还不高。与国土资源行业部门的地质资料管理专业机构相比较，地质类高校的地质资料信息化建设还处于较低水平。有些高校还处在手工目录查询阶段，馆藏资料的数字化程度较低，还没有构建系统化的管理体系和服务平台，与院系和行政管理部门的在线数据链接与信息传输和服务系统还不完善。

（2）基础建设滞后，发展能力不均衡。由于多种客观原因和各类高校的自身发展情况不同，高校资料档案馆的建制和业务发展十分不平衡，与社会同级的资料档案馆相比，多数高校的资料档案馆在基础设施、馆藏资料数字化、信息化和服务平台建设、业务体系构建和人力资源条件等方面存在一定的差距，特别是基础建设的软硬件装备和环境亟待更新和改善，需要领导重视，增加投入，加强基础建设。

（3）涉密安全的制约。个别高校由于科研成果资料涉及国防和国家军事安全，涉密级别高。为了安全保密，对资料的管理还在沿用传统的手工和物理方式，数字化、网络化和信息化成为涉密安全的壁垒，涉密安全保障技术成为制约信息化建设的瓶颈。

3 加快高校地质资料数字化建设与信息化管理的对策与建议

如何管好、护好、用好珍贵的地质资料，是资料管理者需要认真思考的问题。高校资料档案管理的信息化建设是一项系统工程，需要学校的重视与支持，需要学校各院系和各部门的协作，需要资料管理部门在观念和理念上开拓创新，充分利用计算机与网络等信息技术和手段，加快数字资料档案馆的建设。

3.1 信息化工作的核心任务是建设数字资料档案馆

数字资料档案馆是应用现代信息技术对数字资料档案信息进行采集、加工、存储、管理，并借助网络平台，通过信息集成管理系统，提供资料信息服务和共享利用。实现数字资料档案馆是信息化建设的目标，因此资料档案的信息化工作应该围绕数字档案馆建设，以数字档案资源为对象，以计算机网络技术为手段，将传统的纸质资料档案实体管理逐步发展成以各种数字资料档案资源为对象的电子文件管理，建立资料档案数据库和网络服务系统，通过集成式数字化业务工作平台进行信息资源的数字化管理和服务。围绕这一核心目标，近期主要任务有：馆藏资料的回溯性数字化、资料目录数据库建设、全文资料数据库建设、数据库建库指南和相关标准制定、新归档资料的电子文件入库、资料档案综合管理信息系统建设等。

3.2 地质资料与档案资源的数字化是信息化建设的基础

地质资料管理的信息化建设，其首要工作是进行资料的数字化[2]。对于有些不宜数字化的个别资料与档案，可以实现目录的数字化。资料与档案资源的数字化是整个信息化建设的关键环节和必要条件，因此要做好地质资料与档案在收集、征集、汇交和接收过程中的数字化建设和电子文件的管理，加强与学校各院系和各部门的沟通联系与协调合作，健全资料档案工作网络，对于在各种科研、教学和行政活动中形成的地质资料与工作档案，按照有关规范要求及时进行整理、立卷、归档和入库（包括实物库和数据库）。

3.3 信息资源的网络运行体系是信息化建设的基本保障

网络运行体系建设是地质资料与档案管理信息化建设的最基本保障，数字化存储的资料信息资源需要依靠网络体系得以体现并发挥高效作用。局域网环境支持下的信息管理系统不仅能实现网络查询浏览等基本功能，更要具备对数字化资料的“收、管、存、用”四项主体功能，还能够保障对资料档案数据的导入导出和对数据的安全管理；以网络化的方式将分散的电子资料档案信息资源进行连接和集成，实现对分布式的资源共享和不受时间、空间限制的现代化管理，通过建立完善的信息网络来实现资料的网络化管理与服务。

3.4 健全地质资料信息化管理的规范化和标准化体系

标准化和规范化是数字环境下地质资料信息管理的前提条件，资料档案信息化建设对资料档案工作的标准化提出了更高的要求。数字化地质资料信息管理的发展方向是国际化、标准化、专业化与集成化，地质资料信息标准体系建设要具有兼容性、一致性、可持续性和动态发展性，建立和完善地质资料的规范和标准体系，包括地质资料汇交的规范、网站和数字化资料馆的规范、对软硬件系统的技术规范和元数据规范等[3]。例如在网络化的环境下对资料档案信息的采集，为最大限度地满足用户的多方面需求，实现存取海量信息的有效性，必须采用统一的数据格式和元数据标准。在文本、图像、音频、视频等资料档案信息资源多样性的情况下，只有按照统一的标准规范进行制作，才能使多元的资料档案信息资源得以顺利存储、管理、使用。随着电子政务的推行，电子公文、电子资料档案的接收、归档、管理必须按照统一的标准规范进行。

3.5 提高法律意识，建立完善安全的保障制度

在资料的数字化、网络化、信息化管理环境下，强化安全措施，建立严密的安全制度和保护屏障是非常重要的[4]。针对涉密资料的管理，要加强法律、法规和制度建设，形成一套职责明确、程序严谨、措施得力的资料档案管理服务机制。尤其是对于大比例尺地形图等涉密地质资料的使用和管理，严格执行国家的涉密资料安全保密制度，通过保密宣传、制度约束和强化安全管理等措施，维护国家安全权益。

3.6 加强培训，提高业务能力

地质资料规范化和信息化管理对人员业务素质提出了更高的要求，除了要具有一定的专业知识外，还必须具备计算机与网络技术，以及熟悉和掌握开发地质资料档案信息系统的能力。既要广开门路吸引人才，还要对在职人员进行新技术、新方法和新理念的培训，建立高素质高质量的专业管理队伍。

3.7 创新思维，做好规划，逐步推进

高校地质资料与档案管理的信息化建设是一个与校内多部门协调配合、互动合作的系统工程[5]，基于目前地质类高校的资料管理信息化建设程度还不高，起点较低，全面建设数字资料档案馆，需要一个发展过程。首先要进行充分的调研和需求分析，学习借鉴其他单位的经验和技术，做好信息化建设和数字资料档案馆的规划，构建本校数字档案馆建设的架构，逐步推进高校地质资料管理与信息化建设。

4 结语

资料与档案管理工作是高校管理工作的一个重要组成部分，在一定程度上反映了高校的现代化管理水平。加快推进资料管理信息化，建设数字资料档案馆，既是当前形势发展的需要，也是高校资料档案管理工作面临的新课题和新任务，更是事业发展的趋势。当前，地质专业类高校的资料与档案管理信息化建设，无论在硬件基础设施，还是系统平台等软环境建设方面，距离要实现的目标还存在较大的距离。地质资料管理与服务要紧随时代的步伐，乘着国家“十二五”规划大力发展信息化举措的东风，突破思维约束，运用现代管理的理念和信息技术，加强组织领导，加快推进信息化建设，使高校地质资料与档案管理水平跃上一个新的台阶。

参 考 文 献

[1] 茹湘兰 . 我国地质资料管理与服务信息系统建设初步设想 [J]. 国土资源信息化，2001，（4）：19 ～ 22

[2] 姜作勤 . 地质工作信息化若干问题的思考 [J]. 地质通报，2004，（23）：9 ～ 10

[3] 李裕伟 . 地矿工作信息化工程的若干基本问题 [J]. 国外地质科技，1998，（1）：1 ～ 6

[4] 李淑云，卫双囤 . 档案信息化建设的现状与对策 [J]. 山西档案，2011，（S1）：46 ～ 47

[5] 邓琦 . 做好高校档案信息化建设的几点思考 [J]. 黑龙江档案，2011，（1）：88