数字档案馆定位

数字档案馆定位

数字档案馆是一个可以存储、组织和访问数字化文化遗产的在线平台。它可以存储各种类型的数字资料，如图片、音频、视频、文本等。数字档案馆的定位是为了保护和保存文化遗产，方便公众访问和研究，同时也为学术界、研究机构和文化组织提供了一个共享资源的平台。数字档案馆可以是国家级、地方级或私人机构的，其目的是为了收集和保存文化遗产，记录历史和传承文化。

数字档案资源的来源和采集范围主要包括

数字档案资源的来源和采集范围主要包括数字档案馆的系统定位、数字档案馆的具体功能、

一、数字档案馆的系统定位

数字档案馆的功能是综合性的、多层次的，其功能实现十分丰富。数字档案馆系统的整体定位有四个方面值得参考：

1、在档案信息资源领域明确“中心”定位。数字档案馆是地区档案信息资源的中心枢纽。

2、电子政务领域明确“后期”定位。数字档案馆是电子政务信息的长久保管和循环利用的平台。

3、信息公开领域明确“衔接”定位。数字档案馆是电子文件进入政府信息公开系统的分流端口。

4、档案系统领域明确“节点”定位。数字档案馆是上级行政区域数字档案系统网络上的一个开放节点。

二、数字档案馆的具体功能

1、档案数字资源采集

数字档案资源的来源和采集范围主要包括以下几方面：一是档案馆传统馆藏档案。二是各立档单位的档案文件资料。三是具有档案性质的行业、专题信息资源库。四是档案馆采集的一些零散、无序的、具有档案价值的信息，经过一定的整理、组织、加工并纳入数字档案馆数据库。

2、档案数字资源管理

档案数字资源管理是档案馆日常馆藏档案相关业务在数字档案馆系统的上镜像反应，其主要包括以下：档案整理、实体档案利用管理、实体档案保管、档案编研、档案统计、档案鉴定等

3、档案提供利用。在档案工作中档案提供利用占有突出的地位，档案检索是实现档案利用价值的必要条件，是数字档案馆使用率最高的一个基本功能，已逐渐成为档案业务中的一个独立环节。包括数据库检索、全文检索、图像查询等。

4、平台控制维护功能

主要包括单位管理、用户管理、标准制定、备份恢复、辅助字典、日志管理等等。

数字档案室及档案数字化建设方案

数字档案室的建设
数字档案馆系统综合应用物联网、云计算、移动互联网等新技术，开发了对档案实体、档案内容、档案服务和档案管理等信息的感知、处置等功能，实现了对档案信息资源和档案业务信息资源的智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护和智慧监督，为档案馆物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件。
基于OCR技术生成档案数字化成果文本数据资源库，结合应用原生电子档案内容信息，实现了档案信息资源的数据化管理，可以进行全文检索，并采用数据挖掘技术构建虚拟资源库，突破了传统的档案数字化理念，对实现档案资源的深度控制和挖掘创造了条件。
基于数据智能采集技术，采用多样化、组合式信息资源收集方式，实现了智慧城市建设中重要的信息资源之一 —— 专业档案数据库的高效接收和有序管理。采用大数据技术的智慧档案馆，通过云计算技术虚拟合并各档案馆之间的数据，做到实时互通，跨馆出证。
采用模型控制技术，实现了机关归档电子文件质量监管、进馆电子档案质量检查、开放档案划控辅助管理、档案馆业务目标督查等工作的辅助管理，有效地推进了档案馆业务工作的信息化。
应用RFID 技术，实现了智慧档案馆智能感知管理平台对实体档案、在馆人员及相关业务信息的综合感知和智能处置，拓展了RFID技术在档案馆工作中的应用领域。如文档服务中心发出调卷指令后，在规定时间内库区RFID 标签信息阅读器未感知到相关档案出库信息，将自动发送短信提示库房保管人员办理调卷业务。
基于编研人员的档案利用，通过对档案信息资源的深入挖掘，实现对档案信息资源的智能检索，提高了档案检索的查全率和查准率;同时基于数据挖掘技术，支持对检索结果的知识图谱展示以及档案信息的自动聚类，为利用者提供了便捷、高效的档案利用服务。根据业务需要，智能形成编研材料。
感知档案，通过标签可以知道档案的状态，可以对档案实体进行识别、定位、跟踪、监控和管理，帮助档案管理人员实时掌握每一份档案的状态，实现管理者与档案实体的沟通。这样可以避免传统档案管理中出现的一些问题。

档案馆五位一体是什么

档案馆五位一体是指档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心“五位一体”的公共档案馆。

2009年10月28日至31日，全国档案馆工作会议在上海召开。国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权在会上指出，将打造“五位一体”公共档案馆作为今后一个时期全国档案馆工作的重点。

即重新对新型国家档案馆作了明确的功能定位，将国家档案馆定位为爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心。

“五位一体”的国家档案馆的功能定位，准确、科学地指出了现代化、信息化社会发展中所需要的档案馆工作目标，即今后新建改建国家档案馆都要以这“五位一体”作为基本要素来打造具有现代化水平的国家档案馆。

档案馆的基本功能

（一）档案安全保管基地

这是档案馆最基本的职能。我国的档案馆建设起于20世纪50年代，在重视历史积淀的文化传统思想的指引下，便掀起了建设档案馆的“第一次浪潮”。档案馆作为档案安全保管的基地这一基本属性是不会发生变化的。然而随着时间的飞逝，档案馆的一些库房建筑在历经沧桑后出现了威胁档案安全的因素，

并且，随着社会的不断进步，科技的不断发展，档案载体形式的愈来愈多样以及电子文件的出现和备份等问题，都对档案馆保存档案的基础设施提出了新的要求，营造一个安全系数高、科技含量高，高效科学的档案库房环境是档案馆保证档案安全的基本职能，也是现如今档案工作对档案馆的建设提出的新要求。

（二）爱国主义教育基地

我国档案事业的开端，应归功于革命前辈对记载着我国悠久传统文化的珍惜意识。为了保证中国的传统文化确实可考，提出了成立专门保管这些档案的固定场所。然后随着社会的发展，档案馆不再仅仅是为了保管历史档案而存在的了。

以原始记录性为本质属性的档案，充当着人类的“历史记忆”，丰富着人类的精神文化，同时无数历史档案真实的见证着历史史实。这些档案信息，展现了中华民族的伟大智慧，体现了中国共产党在为实现中华民族的复兴所作出的努力和拼搏，也真实的记载了中华民族中华人名共和国成立前经历的各种战争和屈辱。

这些历史档案的存在，是一种凝聚人民爱国情怀的强大力量，档案馆因馆藏的特点和属性应当成为爱国主义教育基地之一。

（三）档案利用服务中心

档案的利用是档案馆三大基本职能之一。档案馆作为一种国家机构，其机构设置的总不是以盈利为目的，属于从事社会公益性事业的事业单位。因此，档案馆的价值取向为公益共享，提供档案利用服务是档案馆应具有的义务和职能。

档案公布，是国家授权的档案馆（各种档案所有者）依法通过一定形式将档案内容公开。档案开放，是指将各级国家档案馆保存的可以公开的保密期满的档案，解除封闭，向社会公开，供社会利用。谁是档案开放和公布的主体取决于谁掌握档案的所有权。

各级国家档案馆的档案其所有权都是国家所有，因此各级档案馆变代表国家和政府部门向社会开放档案。

什么是数字档案室

数字档案室是指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。
基本原则：
文档一体化原则
各单位应坚持文档一体化原则，规划建设本单位的数字档案室，实现办公信息的顺畅交流。
统筹规划原则
数字档案室是单位信息化建设的基础内容，是办公自动化的重要构成。各单位应把数字档案室纳入单位信息化建设总体格局之中，与办公自动化融为一体，统筹规划建设。
确保安全原则
各单位应健全各种设施，加强管理，确保档案数据的安全。

国家档案馆的电子档案在哪

国家档案馆的电子档案在档案平台里。
档案馆需为电子档案接收做好相应工作，具体包括：
（1）建立电子档案接收平台，进行电子档案数据的接收、检验、迁移、转换、存储等工作。
（2）对接收的电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全 性进行检验，合格后方可接收。
（3）应当将电子档案交接、迁移、转换、存储等信息补充到电子档案元数据中。
（4）对电子档案数据迁移和转换前后的一致性进行校验。
（5）对接收的电子档案载体保存5年以上。
（6）对电子档案载体应当按照《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》和《磁性载体档案管理与保护规范》进行管理。

RFID 技术与馆藏地质资料管理信息化

张 茜 袁慧香

（全国地质资料馆）

摘 要 20 世纪 90 年代逐步兴起的射频识别 RFID 技术是一种新型的自动识别技术，它极大地推动了信息社会的发展，受到了社会各界的广泛重视与运用。近年来，档案部门也在积极探索、应用 RFID 技术来提高档案管理水平，并已取得了良好的效果和经验。本文将在系统介绍 RFID 技术及其在档案管理应用的基础上，提出 RFID 技术在馆藏地质资料管理信息化方面的促进作用。

关键词 RFID 技术 地质资料管理 信息化

地质资料既是地质工作的主要表现形式，又是地质工作服务社会的主要载体，它是国家重要的档案资料。地质资料安全与社会化服务是地质资料管理工作永恒的主题。特别是《国务院关于加强地质工作的决定》提出的“建立健全地质资料信息共享和社会化服务体系，加快利用现代信息技术，建设国家地质资料数据中心”，对地质资料管理工作提出了更高的要求。在地质资料数量、种类及其信息量迅速膨胀的背景下，如何有效利用现代信息技术，在确保国家地质资料安全的前提下，做好地质资料社会化服务，已经成为当前地质资料管理工作的重中之重。

RFID 技术的应用始于二战时期军方库房管理系统。20 世纪 90 年代以来，RFID 被广泛应用于工业自动化、商业自动化、交通运输控制管理、物流配送及仓储管理、文件档案追踪管理、图书馆管理等众多领域。近年来，RFID 技术也已成为国内外档案界的热门研究议题，在档案实体安全管理等方面应用也已取得较理想的效果。被人们看做可以逐步替代条形码的“电子标签”，将成为 21 世纪最具前途的应用技术之一。在此背景下，我们将对 RFID 技术及其应用做一下介绍，分析 RFID 技术在地质资料管理方面的应用优势。

1 RFID 技术概述

射频识别（Radio Frequency Identification RFID）是一种非接触式自动识别技术，利用射频信号及其空间耦合和传输特性实现对静止或移动物体的自动识别及数据交换[1]。RFID 系统最明显特征就是非接触识别，它识别的距离可从几十厘米到几米甚至更远。俗称电子标签、智能标签、射频标签、射频卡、应答器等。

通常，RFID 系统由 RFID 标签、RFID 读写器、天线、计算机管理系统组成。

电子标签（Tag，即射频卡）：由耦合元件、芯片与内置天线组成，用于存储承载物品信息，可以与射频天线间进行通信。电子标签被附着在被识别的物体表面，电子标签内保存有唯一的约定格式的电子编码，标签芯片内存储的信息能够进行随时读取或改写。此外，它还具有防水、防磁、耐高温、体积小、寿命长、容量大，数据可加密存储、批量读取等优势。

读写器（Reader）：又称作阅读器，它是一种负责读取或改写电子便签的设备。它利用射频信号对标签进行识别并与计算机数据管理系统共同完成对电子标签的识别、操作和控制。阅读器包括手持阅读器和固定阅读器两种。

天线（Antenna）：可以释放无线电信号激发 RFID 标签，并对它进行读写操作，在标签与阅读器间传递射频信号。它可以内置在阅读器上，成为手持设备和大型固定设备；也可以通过同轴电缆与读写器天线接口相连。

管理系统（M anagement system）：计算机管理系统与读写器相连，主要完成数据信息存储、管理和控制。

RFID 的工作原理：阅读器通过发射天线发送一定频率的射频查询信号，当电子标签进入发射天线工作区域时产生感应电流，标签获得能量被激活并自动生成编码信息，通过卡内置发送天线发送出去；系统接受天线接收到从射频卡发送来的载波信号，经过天线调节器传送到阅读器，阅读器对接收的信号进行调解和解码，然后通过电脑主机送到后台管理系统进行相应处理。

可见，RFID技术是集编码、载体、识别与通信等多种技术于一体的综合技术，是一种先进的识别技术。它具有条形码识别技术所无法比拟的优势，具有广阔的发展前景。

2 RFID 技术在档案管理中的应用背景

继绍兴市档案局在全国档案系统中率先成功应用 RFID 技术[2]后，RFID 技术先后被引入海洋、电影、房地产、高校、实物等档案管理中，在实体档案安全管理中取得了较好的应用效果，对海洋实物档案管理起到了很好的促进作用，具体表现在以下几个方面。

2.1 RFID 技术在实体档案安全管理中的应用

绍兴市档案馆是 RFID 技术成功运用于实体档案安全管理的具有代表性的档案馆。作为国家一级档案馆，绍兴市档案馆档案管理信息化、智能化程度已经达到了一定的水平。但在馆藏实体档案达到 42 万卷、特藏珍贵档案逐渐增加，档案实体管理安全的需求更为突出的背景下，绍兴馆积极探索并应用 RFID 技术对馆藏实体档案进行智能化安全管理，充分开发利用了 UHF RFID 技术在实时定位跟踪、EAS、数据安全、多标签读取等多个方面的功能；通过使用电子标签、智能检索和网络技术，为档案保管利用量身订制了一套集成 RFID 等多项先进技术为一体的安全智能化管理解决方案。整个智能化管理贯穿了档案入库、跟踪、查询、调档、清查、统计的全过程，实现了高效盘库、错位查找、自动门禁、档案实物定位跟踪、各类数据汇总统计等功能。该管理系统已成功应用于绍兴市档案馆特藏库特藏档案，取得了较好的实际应用效果[2]。

2.2 RFID 技术在海洋实物档案安全管理中的应用

在数字档案馆的建设中，档案管理软件可将档案目录与扫描技术处理后的文本文件进行关联，解决了档案的快速检索与异地查阅，但并没有改变档案的信息化管理，特别是海洋实物的档案管理。RFID 技术的应用极大地推进了海洋实物档案信息化建设。

（1）档案利用者只要手持阅读器，就可详细了解面前的实物档案信息（如实物档案海底火山石，可拷入打捞经纬度、打捞深度甚至图片等），根据需要进行利用。通过 RFID 标签的自行处理能力与档案应用系统的结合，档案利用者可以通过搜索引擎对档案的信息进行搜索，并且可以辅助编研，提高档案的利用率。

（2）通过 RFID 技术实现了对海洋档案的定位追踪，以最快的速度为用户提供档案实体。对档案出库、搬运、借阅、归仓、上架等环节的实时监控，不仅提高自动化程度，而且降低差错率，增加档案利用的安全性，实现档案精确盘点和统计。

（3）通过 RFID 技术对涉及国家机密的海洋档案采取了专门管理，即只有合法操作人员通过读写器来对提取的档案进行相应的查阅与利用，提高了档案保管与利用的保密度[3]。

3 RFID 技术在馆藏地质资料管理中的作用

基于 RFID 技术自身优良的技术特性及其在档案管理中的成功应用，RFID 技术对地质资料管理信息化具有极大的促进作用。RFID 技术在馆藏地质资料管理中的应用可实现以下这些功能。

3.1 馆藏地质资料实体信息统一管理

利用 RFID 标签可存储信息和容量大且唯一编码的特性，阅读器根据附着在档案盒的不同标签所发出的信息提示，自动将各档资料的案卷级信息（档号、题目、密级、形成时间、形成单位、盒数、件数）与文件级信息、破损情况等重要资料信息，按照统一的格式写入标签中。对于新入库的资料，内嵌的库位管理系统可根据库位的实际情况自动为其分配库位，并配合阅读器将此库位信息添加到档案盒（袋）的电子标签中。此外，配合阅读器 RFID 地质资料实体管理系统，就可以实现对馆藏地质资料实体信息查询、修改、汇总与打印等。

3.2 馆藏地质资料利用的安全管理

基于RFID技术库位管理系统可以实现对地质资料的定位检索，便于调档员准确找到所需资料的位置；可以对归错架的资料进行报警提示，避免归错架的现象发生。调档员基于 RFID 技术出入库管理系统，出库资料经过安装在库房大门的固定阅读器时，系统自动弹出出库菜单。再次核实出库资料信息，确认无误后出库，系统自动完成调档员调取资料的登记；当资料重新入库时，经过固定读写器时，系统会自动核实归还资料与调出资料信息是否相符，如果相符，系统则直接调出调档员资料，完成回库登记；此外，借助 RFID 技术对涉密资料、珍贵资料、破损严重、不便利用的资料进行特殊管理，经过授权后方可出入库，否则进行报警提示。通过 RFID 技术运用，可提高馆藏地质资料利用的安全度。

3.3 馆藏地质资料盘点管理

传统的盘点，需要将档案盒一件件地手工清点。RFID 读写器具备穿透性阅读功能，一次可以读取多个 RFID 标签。当我们点库时，只需手持读写器，对摆放的档案进行扫描阅读即可，可以大大提高点库的工作效率。

3.4 馆藏库房安全管理

馆藏库房管理是一项融档案馆藏实体管理、出入库管理、盘点管理、库房温湿度控制、库房“七防”等为一体的复杂性的工作。为了避免人工疏漏而带来安全隐患，基于 RFID 技术，库房管理系统可实现对档案的实时监控，快速盘点、检索定位、出入库监管、错架预警提示；可以在网络终端上实施查看档案库房当前环境状态，如温湿度情况、烟火预警情况，当发生异常时实时通过应急通知平台通知对应负责人，实现智能化监管。

4 结语

RFID 技术虽然有很多优点，但它也存在技术标准不统一、成本高等方面技术与应用上的问题，必将对它在档案管理中推广的进度产生一些影响，世界各国及科研机构正投入大量物力财力解决这些问题。但整体看来，射频设别 FRID 技术在未来的发展具有广阔的发展与应用前景。在强大的市场导向下，相信要克服 FRID 的种种隐忧，指日可待。RFID 技术的应用必将使档案管理趋于简单化、自动化、有序化和科学化，将促进整个档案管理信息化水平的提高。

参 考 文 献

[1]Grace Liang . 无线射频技术识别技术和物联网的发展与应用 [J]. 金卡工程，2004（10）：40 ～ 47.

[2] 严青云 . RFID 技术：档案实体安全管理的探索与实践——绍兴市档案馆应用实例 [J]. 浙江档案，2011，11：40 ～ 41.

[3] 中国 RFID 发展趋势分析 [J]. China Academic Journal ElectronicPublishing House. 1994 - 2007：1 ～ 3.

[4] 孙浩，刘志芬 . RFID 技术在海洋档案中的应用 [J]. 中国档案，2009（2）：54 ～ 56.