数字档案馆平台

数字档案馆平台

数字档案馆平台是一种数字化的档案管理系统，用于管理和保存数字化的档案资料。数字档案馆平台可以将各种类型的文件（如图片、视频、音频、文本等）进行数字化处理，并且可以通过网络进行访问和共享。数字档案馆平台可以提供高效的档案管理和检索功能，使得用户能够更加便捷地获取所需的档案信息。此外，数字档案馆平台还可以提供安全的存储和备份功能，以确保档案资料的安全性和可靠性。

建设数字档案馆主要工作是

您好,建设数字档案馆主要工作之一是纸质档案的数字化扫描。数字档案馆是一种档案信息资源综合服务平台,它通常被设置在政府部门、学校、科研机构或其他机构,旨在通过数字化手段,将档案信息进行管理、保存和共享。

基于知识管理下的数字档案馆信息服务构建

数字档案馆建设环境下不仅要加强馆藏实体档案的数字化，更要注重提升档案信息服务的深度，本文介绍了基于知识管理的数字档案馆信息服务的特点，分析了其服务类型与模式，最后提出了基于知识管理的数字档案馆服务体系建设策略。

一、基于知识管理的数字档案馆信息服务特点

（1）“以人为本”，以服务用户为中心知识服务是满足用户知识需求的信息活动,要以用户为中心,以满足用户的知识需求为追求是知识服务的根本原则。数字档案馆的一切服务要以用户为中心,以满足用户的知识需求为出发点,根据用户实际需求搜集选择各种档案信息,为用户的档案信息需求提供索引指南。因此，数字档案馆知识服务一切都要以用户为核心，制定相关的制度和服务策略。

(2)注重发现“档案隐性知识”，提升档案潜在价值数字环境下用户所需信息中所隐含的潜在知识内容对档案知识服务来说是非常重要的，通过分析用户提出的问题,再根据集成现有或历史数据发现并找出有价值的档案信息,对这类信息进行分类、组织与加工,分析各类信息内容结构间隐含的知识链,最终找到与用户需求相吻合的档案信息,并对外提供利用。

(3)以“服务创新”为根本目标知识创新是数字档案馆服务的潜在动力,因此数字档案馆知识服务的本质特征就是创新。这一方面需要根据用户需求,不断收集提供相关档案信息,在解决问题的过程中,不断发现新知识；另一方面,档案工作人员对知识进行加工整理、分类与重组,使得这些档案信息变得更加有条理性、针对性，进而使用新方法新方式将这些档案信息对外提供利用。

(4)强调“服务内容个性化”传统的档案服务模式太过单一，无法解决利用者的实际要求或深层次的档案信息需求，而基于知识的服务则以用户角度出发,根据用户的实际需求为其提供一对一的实际问题的解决途径。

(5)基于档案资源的“综合集成”数字档案馆背景下的知识服务是要将各类资源(硬件资源、人力资源、信息资源和技术资源)有机结合起来,发挥数字档案馆在人力和智力、信息与技术等资源方面的整合优势。“综合集成”的档案资源将基于开放式的对外服务模式,并提供多元化的知识服务。

二、基于知识管理的数字档案馆服务类型与模式

数字档案馆资源利用服务方式是多元化的，主要包括基于门户网站的档案服务利用方式，基于档案信息发布利用平台的自助式方式，基于现代通讯手段的档案信息咨询服务方式，基于电子阅览室和传统查阅室的本地服务方式等等。

1、高校基于知识管理的.档案信息资源服务方式可以归纳为以下几类：

（1）条件性、自助式服务高校存在的最普通的档案查询服务。用户可以依据自己的不同权限查询本单位历年归档的档案，还能查询开放的数字化档案信息全文。实现广大教师员工足不出户就可以查阅到开放档案目录及数字化扫描全文。同时还提供在线预约、电话、电子邮件等条件性的档案服务。

（2）及时性、浏览式服务针对广大一般不了解馆藏，但又有利用需要的普通用户。根据用户需求，按档案专题分类，进行自动化组织，形成专题汇编等深层次的档案信息产品。通过网站等多样化形式的展示，比如很多高校在档案网站上设有毕业照、专题汇编、干部任免、教学奖、管理奖、科研奖等专题栏目。

（3）科研性、推送式服务对档案查询有一定要求的学校科研人员。档案工作人员通过编研陈展平台，组织用户感兴趣的档案信息，按照专题深层次研究为基础，挖掘馆藏相关信息，提供深层次的档案信息，例如档案网站推出的专题汇编服务。

（4）涉民档案服务主要针对广大学生群体。历届毕业生可通过档案网站提交学位学历认证的申请，上传相关的证件，并经审核通过后予以办理，大大方便了用户。

（5）陈展性档案服务陈展性服务是以档案数字化成果为基础，围绕大学文化建设等学校中心工作，利用丰富的档案信息资源，以专题展览形式，举办主题明确的网上展览，开展宣传教育工作。

2、基于知识管理的数字档案馆服务模式

（1）档案信息整合服务模式随着数字档案馆信息共享程度的不断提高,各类档案信息资源汇集起来数量惊人，不同形式的数字档案资源库也应运而生。档案利用者获取档案信息的方式增多,导致信息过量无法正常选择，这就要求数字档案馆必须向广大用户提供集成化的档案信息资源,按来源将这些信息进行分类并有序整合,将不同类型的档案信息归纳为一个有机整体,再向广大利用者提供一站式服务。

（2）档案信息增值服务模式数字档案馆环境下形成了巨大的信息体系，为了使得档案用户体验到无差别的信息服务,档案工作人员需对海量的信息进行筛选,生成有一定价值的全新档案信息资源,使得档案用户获得具有一定知识含量的信息产品，从而实现对档案信息的增值。

（3）自助式服务模式这是一种以用户为主体的服务,用户根据自身的需要,通过点击档案馆的网站来寻找自己所需相关档案信息。这种模式需要用户具有一定的档案基本常识及自我服务的能力。

（4）个性化服务模式又称为定制服务，是一种以用户为中心，根据用户需求量身定做的服务模式，它以用户满意为根本出发点，提供主动服务，通过研究用户的行为和习惯，与用户进行双向交流，从而设计出用户期望的个性化服务模型，主动提供满足用户的特色服务，最终实现用户全方位的信息需求。

三、基于知识管理的数字档案馆服务体系建设策略

1、建立“主动交互式”服务模式

知识服务最重要原则的就是根据不同的用户，提供不同的服务，高校档案馆要按照层次划分用户类型，再根据不同的用户提供不同的服务。例如：(1)普通档案用户，是档案信息服务中的一般用户,档案知识层次不高,所进行的档案信息利用基本是查阅纸质的、直观性的档案信息。(2)科研型档案用户，一般指高校的科研人员或承担科研的教学人员。他们的利用目的是为了科研或教学，目标性很强,一般是围绕某个科研主题或教学内容查询档案信息。(3)业务型档案用户，一般指归档的各个部门,他们主要是为了复印档案原件来满足日常工作上的需求。(4)社会档案用户,往往是高校历届毕业生，他们的利用目的是为了工作需求而开具毕业证明，成绩翻译等。

2、构建并丰富档案信息资源库

档案信息的知识管理要注重档案信息资源的收集,内容丰富的的信息资源库是知识服务的源泉。数字档案馆要为社会提供深层次的档案信息服务,就必须构建内容丰富的档案信息资源库。例如各类档案目录级信息库、多媒体档案资源库、名人档案信息库、论文系统信息库等。

3、健全档案信息服务法律法规

档案信息环境安全的几个关键点包括:档案信息录入安全、档案信息存储安全、档案信息传递环境安全,因此要针对不同的环节制定不同的安全制度。例如，针对档案数字化扫描和档案信息网站等制定的一系列制度：①《数字档案馆电子文件元数据实施要则》；②《档案馆馆藏纸质档案数字化技术规范》；③《数字档案馆档案信息著录与标引规则》；④《档案馆计算机网络安全及病毒防治手册》；⑤《档案馆门户网站管理暂行办法》等。

4、加大档案人力资源开发力度

人才是知识服务体系的重要因素,知识服务的创新能力取决于人才的创新意识，做好档案专业人才的引进、培养工作是提高档案信息服务的关键。档案人员要有计划地参加各类信息技术及网络技术培训，使得档案工作人员既懂得档案管理知识，又掌握计算机技术、网络技术等知识。可以根据实际情况有步骤、有计划的引进既懂档案管理知识又懂计算机技术的复合型人才，从而为提高档案信息服务能力添砖加瓦。

5、建立档案知识共享平台

知识管理的最终目标是实现知识共享和创新,档案信息只有在利用与共享过程中才体现其社会价值。档案信息服务的意义就是为广大利用者的信息需求创造有利条件,实现档案信息资源的共享。因此，要加强对档案隐性知识的开发、管理和利用,创造能够使隐性知识与显性知识产生互动的机制和平台，构建数字档案馆内部共享的知识库和信息交流平台,将隐性知识显性化,并转换为服务产品。

6、建立档案信息服务评价体系

为保证档案信息服务工作的高效开展,数字档案馆需要经常对整个服务体系进行综合评价。为此，需构建档案信息服务反馈平台,通过此平台档案用户可以在结束服务前对本次服务进行打分或留言（类似银行办理业务的评价服务）,并定期对档案用户进行问卷调查以获得更为详细的反馈信息。档案管理人员在分析反馈信息的同时找出工作中的缺陷及问题,用以改进信息服务方式。

数字档案馆的元果数字档案管理系统

优势之一：采集自动化统一接口归档平台：通过统一接口归档平台，接收来自各个业务系统的数据，通用、安全保障业务系统数据，自动归档到数字档案馆中。自动化归档接口：利用ERP数据自动归档接口、OA数据自动归档接口、MES数据自动归档接口、PDM数据自动归档接口、移动载体联机归档接口、多媒体联机归档接口自动、定时增量抽取企业ERP、OA、MES、PDM等业务系统的数据到中间服务器，在中间服务器审核、检验、原文批量封装等，无误后，目录数据及原文自动化归档到档案服务器中。自动化辅助工具包：利用OCR识别、CAD中DWG图纸批量解读、原文扫描上传等辅助工具包进行目录信息摘取、原文的批量对应上传，省时省力，达到事半功倍的效果。优势之二：存储安全化长久独立保存：YGAD 6.0的数据字典以跨平台的XML格式描述和管理系统中档案资源库，并与档案资源库存储、备份在一起，同生死同命运。实现档案资源库即使脱离系统软件和目录数据库，通过数据字典，依然可以查阅和管理。档案保存独立长久！网络与客户端监控：YGAD 6.0的客户端管理可实现对系统中连接计算机的全方位监控。包括：监视各部门客户端连接档案服务器情况，即该客户端当前的状态（是否连接服务器、正在访问那些模块等）；控制各部门客户端与服务器的连接情况，可实现断开或启用客户端与服务器的连接，以及删除和创建客户端等操作；查看用户或客户端的权限及日志情况。监管无时不在！精细的权限控制：YGAD 6.0的权限管理可精细到文件级和数据字段级的赋权，通过角色、组和用户的管理，实现按照全宗、部门、档案类别、功能模块、业务流程、操作类型、档案资源等多方面完成权限的分配。全方位的日志跟踪：YGAD 6.0的日志痕迹管理可详细记载系统用户在系统中的操作痕迹，如该用户什么时间，用哪台计算机，登录了系统的哪个模块，进行了哪些操作。操作的类型包括查看、下载、上传、打印、添加、删除、修改等，并可详细记录操作类型（查看、下载、上传、打印、添加、删除、修改）的内容信息，如将那条信息做了修改，修改前是什么，修改后变为什么。一切操作尽在掌握！备份恢复：YGAD 6.0的备份恢复可实现系统目录数据库及电子原文的硬盘增量备份和恢复，以及光盘异地增量备份和恢复；支持数据备份为数据库文件及EXCEL文件；支持手动备份和服务器自动备份。资源保护有备无患！格式批量封装、数字水印：YGAD6.0格式批量封装，在电子原文进入档案资源库以前按照国际标准对电子原文进行PDF封装，并添加数字水印，对电子原文进行双层防护。优势之三：管理科学化资源库管理：YGAD6.0将档案资源与档案目录数据独立存储，保障电子原文即使脱离原档案数据库，仍可以通过元数据进行访问。并且对档案资源可基于本企业的业务流程进行配置管理，做到“你有我新”的管理方式。元数据管理：YGAD 6.0 提供元数据的全面有序管理，实现档案不同形态（纸质形态、电子形态、备份光盘中的电子形态和原始移交的电子形态等）基本属性集、背景属性集、关联属性集等元数据的统一管理。版本管理：YGAD 6.0提供完整的原文管理解决方案，一条目录可对应几个电子原文，一个电子原文可具备几个版本，不同版本间可进行追溯查询。光盘利用：YGAD 6.0的光盘利用主要实现档案管理系统中各类档案资源的光盘打包刻录功能，系统可自动计算光盘容量及设备是否正常，并可打印光盘标签，光盘打包刻录完成后，用户可异地查询光盘内存储的信息资源，系统控制查询、下载、打印等操作的权限。光盘利用模块为企业业务人员在异地使用档案资源提供了途径，扩大了档案资源的使用范围和服务方式。借阅管理：YGAD6.0通过一站式登录到档案网络中，视图化对当前库房的借阅情况进行分色的展示（A色文件没有被借阅、B色文件已经借出并且没有可借阅的、C色文件借出，但还有可借阅的），还可以对当前借出、已归档、借阅历史、使用率等进行管理，并追溯到审批单；对超期未归档的纸质档案进行催还提醒，打印催还单，实时掌握档案借阅动态。报表管理：YGAD 6.0提供报表管理功能，实现企业档案部门日常工作使用的各类报表的打印功能，YGAD 6.0系统中已集成各类通用报表近百种，并内嵌报表编辑工具，用以支持用户自定义报表。统计管理：YGAD6.0提供通用性强、准确率高，操作简单的统计汇报，输出打印的功能，用户可以灵活的配置统计方案，同时提供详细的统计，包括当前有库存总数、总页数、总卷数、原文数目，无原文数据、档案的借阅率等。优势之四：利用便捷化基于业务流程的分层检索：YGAD6.0基于企业业务的管理流程，对项目资源、设备资产、财务凭证、报表台账、产品结构树等业务数据进行阶段性检索。视图化的图形分层检索：YGAD6.0提供视图化的资源展现，将资源按工程项目、阶段、种类等不同的方式，图形化地展现在档案网络，保障资源在第一时间为客户所用。灵活方便的多功能检索机制：YGAD6.0提供了多功能、全方位的检索，包括全文检索、跨档案类检索、模糊检索、高级检索、常规检索等，资源查找快捷方便。优势之五：服务人性化主动性专题推送：实现档案信息资源专题化的主动推送服务。区别于传统的档案馆被动借阅的模式，通过档案馆对档案信息资源的主动打包推送的方式，在保障了档案资源的利用安全前提下，更及时有效的发挥了档案信息资源的价值。网络化的借阅、审批：实现企业非公开档案的信息资源的借阅利用。YGAD6.0客户端的权限控制系统，精密、严谨的控制档案资源的浏览、查看权限。权限内的档案资源可以查看；对于权限范围以外的非公开档案资源，需按照严格的审批流程进行网上借阅，外加方便的上线提示功能（需审核的文件、已经通过或驳回的文件），审批通过后，保存借阅审批单，开放临时定期档案利用权限，到期后自动关闭。最大化的为档案使用者提供最优、最方便的服务。狭义的数字档案馆指其中的个体档案馆，其含义除了馆藏档案数字化的工作外，还涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程，代表的是一种信息环境和基础设施的构建（包括软、硬件系统的设计和组织实体的建立）。它包括：1．接收应归档的电子文件及其元数据，并对立档单位的电子文件工作流程实施在线监督和控制，以及时获取电子文件，防止重要文件的流失；2．将现有馆藏档案数字化，实现数字化档案资源在网上的发布和传递；3．支持对馆藏各种档案实体的自动化管理；4．支持以网络连接行业、政府信息资源库及不同档案馆的数字化馆藏，能够提供分散于不同地区的档案信息资源，实现档案信息资源共享；5．组织对数据的有效访问和查询，使用户可以通过网络对数字化档案信息（包括目录、索引和全文）进行查阅。

加快数字档案馆建设推进档案信息资源什么平台建设上下功夫

在网络平台。根据相关法律规定，国家鼓励和支持档案科学研究和技术创新，促进科技成果在档案收集、整理、保护、利用等方面的转化和应用，推动档案科技进步。