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欢迎来到档案界!2024年10月19日
档案整理服务
档案整理工作的基本内容包括什么
1 档案整理工作的内容
1.1 系统排列和编目
在正规的工作条件下,档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求组好的以件为单位的文件或案卷;档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的档案。在这种情况下,档案室和档案馆的档案整理工作,主要是对所接收的档案,根据整个档案室和档案馆存放和管理的需要,进一步系统地整理,如全宗和以件为单位的盒内档案的排列,检索工具的某些加工等等。
1.2 局部调整
已经整理人馆、室保存的档案,经过检验或专门的质量检查,对其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分,档案馆和档案室需要进行一定的加工以提高其质量;另外,随着时间的推移,档案自身或档案整理体系可能发生某些变化,也须进行必要的调整。
1.3 全过程整理
由于一些特殊原因,档案馆、室有时也接收和征集一些零散文件,或者当馆藏的体系遭受严重破坏时,就必须进行全过程的整理工作。
2 档案整理工作的意义
2.1 档案整理工作是进一步发挥档案作用的前提条件
档案馆和档案室都是集中保存档案的信息中心,仅以档案室保管的档案来说,就形成于不同的年代、不同的组织机构、不同的工作和生产活动中,因此有着不同的内容、来源、性能和作用等。档案的数量多、情况复杂,就必须加以系统的整理,从而使其井然有序,方便管理,容易检索利用。否则,众多的档案杂乱堆放在一起,查找利用如大海捞针,不仅浪费时间,也会影响工作。因此,档案只有经过系统整理,才能体现档案的特点,反映出各项活动的历史联系和本来面貌,更好地发挥档案的作用。
2.2 档案整理工作是档案业务工作中的关键环节
在档案业务工作请环节中,收集]:作是起点,利用工作是白的,而档案整理上作则是承上启下的关键环行。通过档案整理工作,可以进一步了解和检查档案收集丁作的质量,有力地促进收集工作。
档案只有经过整理以后,才可以科学地鉴定其价值,确定其保管期限;只有把档案分类整理好,用编目方式将档案的保管单位和排列顺序固定下来,才有条件实现档案的科学保管;只有把档案加以分类和整理,才能够充分发挥档案信息资源的作用。
总之,档案整理工作是档案馆(室)的一项重要的基础性工作,它对于搞好档案实体管理.特别是档案信息开发工作,充分发挥档案的作用,实现档案工作的目的都具有重要意义。
3 档案整理工作的原则
档案整理工作的基本原则是:按照档案形成的特点和规律,充分利用原有基础,保持文件之间的历史联系,便于保管和利用。
3.1 按照档案形成的特点和规律进行整理
档案是在一定历史时期,由一定政权机关、组织和个人形成的。各个历史时期内形成的档案就反映了各个时期的政治、经济、科学、文化、教育等各方面的历史活动情况,它们既有密切的联系,又有各自的特点。所以,整理档案首先要区分不同的历史时期,再分不同的政权,把同一历史时期、同一政权、同一组织形成的档案集中在一起,以保持档案的历史联系和完整性。同样,一个机关形成的全部档案,反映了这个机关的全部历史,是一个不可分割的整体,不同机关的档案绝不能混同。只有认识档案的形成特点和规律,才能实事求是地整理档案,最大限度地保持档案之间的历史联系,使整理好的档案,客观地反映档案形成时期、形成机关各项活动的历史面貌,从而便于查找利用。
3.2 充分利用原有基础
在不同的时空条件下,对不同状况的档案整理从何着手,确定何种类型的整理力式和要求,成为必须首先解决的档案整理策略。档案是历史文化的遗物,它不仅记录了当时的实践活动,而且反映了历史整理和保存档案的情况和成果。在整理档案的时候,要尊重历史和继承前人的劳动,充分地利用先前的整理基础。这样有利于提高档案整理工作的质量和效率,以适应提供利用的需要。
我国档案界惯称的所谓“利用原有基础”整理档案,是已经被实践所证明的一种比较切实可行的办法,也是科学地组织档案工作的一条原则。它的含义和要求主要有以下两方面:
第一,充分重视和利用先前的整理基础,以确定档案整理的任务和要求,不要轻易打乱重整。一般地说,只要不是零散文件,已经整理而有规可循、有日可查,即应力求保持其原有的整理体系。或者不冉重新整理,而通过完善检索工具等其他环节进行弥补;或者只作必要的部分加工整理。
第二,在档案整理过程中,应该充分研究和利用原来整理的成果。不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。也就是说,对必须进行一定整理的档案,也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的,哪些是不合理的。对其中可取的方法应该适当地吸收或保留。即使某些简单的保存和清理工作的痕迹,如原有的捆、包,简单的纲目,随手注记的年月、单位、内容和数量等有关标识,也往往是值得参考的线索而应予以重视。
3.3 保持文件之间的历史联系
所谓文件之间的历史联系,就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。档案文件一般是以单件的个体形式陆续地产生,而以组合的群体形式持久地存在和运动的。因此,整理档案不能根据偶然的需要和人为的联系随意分合,必须按照档案形成的规律,保持文件在其形成者实践活动中固有的联系进行整理,才能把文件组成科学的有机体系.如实地反映山历史活动的面貌和文件的系统内容。这是档案整理区别于图书、情报资料等其他文献整理的一个重要特点。文件群体的这种联系,在某些书籍和法规文件中有时也被称为文件之间的。“内在联系”、“有机联系”,其含义都是相同的。近年来在国外也有按照文件的“历史联系或逻辑联系”整理不同类型档案的提法,对我们也有参考意义。鉴于档案是历史文件的系统积累物的特点,我们对其内在的各种联系着重表述为“文件之间的历史联系”,它包含看逻辑性和历史性的统—。
总之,保持文件之间的联系整理出的档案,便于保管和利用。但是,保持文件的联系和便于保管利用,有时也不尽一致。比如,一次重要的调查活动形成的座谈记录文稿和录音磁带,以及关于调查日程和经费问题的请示、批复、报销的记账凭证,就其内容而言,无疑互有密切联系,而且是重要的联系。但把这些形式不同的材料全部混同起来进行整理,则显然不便于保管和利用。整理档案是一项复杂细致的工作,同样是在保持联系的情况下,往往可以有各种不同的具体做法。在整理档案时,特别是在保持文件之间的联系和便于保管利用发生矛盾的时候,不能机械地运用保持文件联系的原则,要充分考虑档案保管和利用的方便。
区分全宗、全宗内档案分类、案卷封面编目、案卷目录编制。档案整理工作,就是按照各单位档案形成的规律以及特点,根据科学的理论和方法,将各种档案整理成方便管理人员管理和利用的有序整体的一项工作。
对于档案整理工作而言,它的主要内容分为:区分全宗、全宗内档案的分类、档案立卷、档案排列以及编制档案目录等等。这些内容后续我都会详细讲解,感兴趣可以在评论区告诉我,会及时更新的。
对于现在的社会单位,行业是五花八门的,那么单位形成的档案一样也是各种各样的,不仅类别不同,有时载体也会不一样,所以根据档案的状况不同,整理工作的内容也会出现差异。
整理过程
整理:
按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。
来源原则:
把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。
档案实体分类:
根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
立档单位:
构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。
1)归档应符合下列规定:
①归档文件必须完整、准确、系统,能够反映工程建设活动的全过程
②归档的文件必须经过分类整理,并应组成符合要求的案卷。
2)归档时间应符合下列规定:
①根据建设程序和工程特点,归档可以分阶段分期进行,也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。
②勘察、设计单位应当在任务完成时,施工、监理单位应当在工程竣工验收前,将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。
3)勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后,
建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。
4)工程档案一般不少于两套,一套由建设单位保管,一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。
5)勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时,应编制移交清单,双方签字、盖章后方可交接。
6)凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件,应按国家有关规定的要求单独立卷归档。
工程管理文件资料分类:
1)工程合同、协议、招投标文件、租赁协议、工程概算结算、工程定额、索赔资料,归工程部合同专业;
2)图象、照片、录象,归综合管理部(工程结束时归档资料管理人员);
3)行政文件,归综合管理部;
4)工程施工技术及管理资料(音像资料等除外),归工程部。
以上内容参考:百度百科-建设工程文件归档整理规范
日常文件归档的基本原则是:及时归档,文件齐全、完整,分类准确。
整理方法:
1、装订:
归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。
2、分类:
归档文件可以采用年度-机构(问题)-保管期限或保管期限-年度-机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
扩展资料:
机关文件材料不归档范围是:
(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;
(二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿;无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;
(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;
(四)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。
参考资料来源:百度百科-文件归档
档案整理的具体工作内容、意义及工作原则
(1)整理工作遵循的原则:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用;
(2)整理工作程序:分类、组合、排列、编号、编目、装订、装盒;
(3)排列文件顺序的要求:应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。
档案工作的基本原则是:
实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用。
它的工作具体内容是指档案业务工作所包括的档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用等工作,通常称为八个环节。
前六个环节为基础工作,后两个环节为编研利用工作。
扩展资料
档案管理就其基本性质和主要作用来说,是一项管理性的工作,服务性的工作,政治性的工作。
档案管理工作不生产物质财富,档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用,它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业。
但档案管理系统不是孤立的,而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务,是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。
在社会历史的各个阶段,档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务,否则就不会存在,也难以发展。在阶级社会中,档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益,为一定的统治阶级所掌握,为一定阶级的经济、政治和文化服务,这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。
由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益,所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求,一部分档案不对外开放,而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。
参考资料来源:深圳市档案馆--4.我国档案工作的基本原则是什么?
参考资料来源:百度百科--机关档案工作
档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。
更全面地说,档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称,是档案管理的一顼重要内容。档案内容整理,主要包括对档案文件的内容真伪的鉴别,对档案内容客观性的考证及编纂出版档案史料等活动。档案实体整理,主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案,进行基本的分类、组合、排列、编目,组成有序的档案整体的工作过程。通常所说的档案整理,主要指档案的实体整理,它包括以下三方面的工作内容:
(一)档案馆对接收与征集档案的整理
1、系统排列和编目
在正规的工作条件下,档案室主要接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷,档案馆主要接收机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样,档案室和档案室馆的档案整理工作,主要是对所接收的档案,在更大的范围内进一步系统地整理,如全宗和案卷的排列,案卷目录的加工等等。
2、局部调整
对于已经整理入馆、入室保存的档案,经过管理实践的检验或专门质量检查,档案馆和档案室需要对其中不符合要求的档案进行一定的加工以提高其质量;另一方面,某些档案材料由于保存的时间校长,其自身或档案整理体系发生了变化,因此也必须对其进行整理。
3、全过程整理
档案馆、档案室有时也接收和征集一些零散的文件,这就必须对档案进行全过程的整理工作,包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、组卷、案卷排列、编定档号编制案卷目录、全宗档案的系统排放等。[二]
档案整理工作的重要意义:
它是档案利用、开放,发挥档案作用的一项前提条件,是整个档案工作中重要的基本建设。它是开发档案信息资源的重要基础,档案整理科学化和标准化的提高,对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。[三]
档案整理的基本要求:
遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。[四]
档案整理的方法有两种:
一是以“案卷”为单位整理。
按“卷”整理是一种传统的方法,一般可分以下几个步骤:
(1)分类。分类方法有多种,常用是年度分类法和问题分类法。年度分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同年度的文件分开。问题分类法就是按照档案所纪录的主要内容对档案分门别类。在档案工作中可以把文书档案工作档案分成党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作等四类。认为文书档案运用年度――问题分类法来分类是比较符合实际需要的;
(2)组卷(即组成案卷)。它是档案整理的最基本环节,其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起,便于保管和利用。文书处理部门通过平时归卷将已办理完毕的文件分别归入有关卷夹,为年终立卷工作打下良好的基础。在确定某组文件能否组成一卷之前,还必须对已归档文件进行最后的全面调整,然后进行具体的系统整理组合。对归档文件检察调整的内容包括:应归档的文件是否收集齐全完整;归档的文件是否属于本年度、本部门的立卷归档范围;每个卷夹内的文件是否保持了文件之间的有机联系,反映了立卷的特征;检察各卷夹内文件的保存价值是否大体一致,并确定保管期限;检查各卷夹内文件数量是否适当;
(3)卷内文件材料排列(按文件形成的时间先后或重要程序排列);
(5)编制卷内目录(样式附后)和备考表;
(6)按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内;
(7)拟写案卷标题,填写案卷封面。案卷标题即案卷题名,是案卷的名称,是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容概括确切,文字上要简练通顺,标题字数一般不超过50字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成;
(8)案卷排列与编号。案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性,一般可按先永久,长期,短期来进行排列,然后按排列顺序每年编一个流水号;
(9)编制档案案卷目录。案卷目录由归档号、案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成,案卷目录可以多年编成一本或一年多本。
按“件”整理要以计算机管理为前提条件,主要步骤有:
(1)对归档文件逐件装订固定;
(2)对归档文件以“件”为单位进行年度――保管期限分类(不确定期限的,只按年度――问题分类即可);
(3)对分类后的归档文件按时间、重要程度排列,其中对成套性文件材料相对集中;(4)根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”(样式附后),并填写有关栏目的内容;
内容:
宏观上:包括档案业务管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案宣传工作、档案科学技术研究工作、档案国际合作与交流工作。
微观上:即通常说的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研八个环节。
工作原则:1.档案工作实行统一领导、分级管理的原则;
2.维护档案的完整与安全;
3.便于社会各方面的利用。
档案管理主要内容包括:档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为 6个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。
档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高,档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。
扩展资料:
档案的分类管理:
1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定,编制企业档案分类编号方法。
2、分类编号要遵循文件材料的形成规律,并且要便于保管和提供利用。
3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。
4、常用的分类方法有:按产品型号分类;按设备型号分类;按科研课题分类;按工程项目分类;按专业性质分类;按组织机构分类;按时间分类。
参考资料来源:百度百科-档案管理
参考资料来源:百度百科-企业档案管理办法
档案馆(室)对收集来的档案分门别类组成有序体系的一项业务,是档案管理中的一项基础工作,那么档案整理工作的主要内容是什么?
1、 档案工作包括:档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为6个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。
2、 由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;
3、 档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
4、 整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展,还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务,档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少,并有一定程序。
5、 它们组成一个有机整体,为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用,同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行,甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。
关于档案整理工作的主要内容是什么内容的介绍就到这了。