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欢迎来到档案界!2024年12月24日
档案整理服务
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括:档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。
这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为 8个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
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企业档案真实地记录了企业生产、技术、科研和经营等活动,是企业的无形资产和宝贵的信息资源。OA系统通过电子化管理,实现档案收集、借阅更加便捷,减少手工化操作,实现档案借阅共享,简化借阅手续。
OA系统档案管理方案
1、档案分类编号,有序管理
对于大型企业来说,公司的各类纸质档案数量大,种类多,涵盖面广。比如公司证照、技术文档、产品方案等等,进行及时归档和科学的整理十分必要。
1)档案归档: 档案员按各部门提交的档案标准,收集有效纸质档案和电子档案,档案相关信息可通过excel批量导入OA系统中,同时,在OA系统中形成的重要文档,也将自动归入档案管理中进行管理,不需要进行重复的筛选和录入。
2)档案分类清晰: 根据企业的档案分类要求,编制分类目录,将档案归入所属的目录,并且维护相应类别编号;通过表单建模搭建档案类别,树状显示,更加直观,方便维护人员进行类别维护。
3)档案编号生成: OA通过字段属性自动生成档案编号,按照档案的大类+小类+流水来进行编号,实现了每份档案有归属,查阅简单方便,易于管理。
4)档案盒管理: 根据档案分类,建立电子档案盒,将相同类别的档案文件放在一个“盒子”里,档案员可以增加盒类目,生成档案盒序号、公司名、档案盒题名、柜号、备注、录入人、录入时间等信息,档案盒的背脊信息同时产生,可打印卷内目录、档案背脊,方便查询,实现档案的线上与线下管理统一。
5)建立档案信息库: OA系统根据档案基础信息建立档案信息库。通过建模搭建了档案类别,将档案通过档案状态分组展示;为了能够对档案的总体情况进行把控,管理员可以在档案信息库中定期导出收集档案文件的汇总数据,月/年的收集情况和档案销毁情况。
6)档案有效期管理: 为了保证公司各种资格证书和证照信息能够及时地在失效前销毁或者更新,OA系统设置了到期提醒管理。档案存放到期,系统自动提示档案管理员,不需要一个个去查是否到期,不容易遗漏且效率高。
2、档案借阅管理流程化
1)档案查询: 实现档案快速查询,是进行档案管理的目的之一。在档案信息库中,可根据档案名称、档案编号以及档案状态快速查询。管理员可以查阅具体的档案借阅明细。
2)档案借阅申请: 借阅人在填写借阅单时,自动过滤了已销毁、已借出的档案,只能选择未借出的档案,在档案借阅单上需要填写借阅日期和预计归还日期,便于追踪。
3)档案的状态追踪: 档案的状态根据流程的流转而自动变化,不需要人为进行修改。申请人提交后回写相应信息状态改为出借中,档案管理员执行操作后状态改为已借出,档案管理员归还确认后状态改为未借出。在已借出的状态下,如果借阅人需要进行延期续借,可通过之前的借阅流程中选择需要续借的内容通过续借申请按钮快速发起续借。
4)档案借阅提醒: OA系统通过打造表单建模提醒功能,实现借阅超期系统自动提醒借阅人。档案管理员可自定义到期日期和到期前提醒天数。借阅人在预计归还日期两天前收到短信提醒一次,延期后每天收到短信提醒一次。若是借阅电子档案,则OA系统将自动控制当前借阅人的可查阅时间,预计归还日期结束后将自动收回文档查阅权限。
5)档案安全保护: 为了保护档案安全和隐私,电子档案下载时会自带水印,包括借阅人、借阅日期等,保证公司信息泄露可进行追究。
6)档案借阅记录: 根据员工的借阅申请,可自动形成档案借阅记录台账。所有借阅记录系统记录,按照各种查询条件检索,一键导出明细,方便统计。管理层可以分享OA系统中借阅记录台账的数据,根据借阅各类资料的次数、共享价值,更新或销毁信息,提高档案的利用率,避免无效档案占用资源。
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DropIt 8.5.1是目前网络上最优秀的一款文件分类管理软件,DropIt软件可以将用户的文件分门别类的划分到不同的管理文件夹中,从而方便用户更好的管理。首先用户可以建立音频、视频、软件、游戏等不同的文件夹,再定义好分类规则,然后用户只需将不同的文件拖放到DropIt框中,即可实现自动对文件进行分类,省时又省力,绝对是管理文件最佳的好帮手。
手机上没有制作简历的软件,但可以使用手机登录求职网站制作简历,然后导出简历;
简历是用于应聘的书面交流材料,它向未来的雇主表明自己拥有能够满足特定工作要求的技能、态度、资质和自信。成功的简历就是一件营销武器,它向未来的雇主证明自己能够解决他的问题或者满足他的特定需要,因此确保能够得到会使自己成功的面试。
写一份好的简历,单独寄出或与求职信配套寄出,可以应聘自己感兴趣的职位。参加求职面试时带上几份,既能为介绍自己提供思路和基本素材,又能供主持面试者详细阅读。面试之后,还可以供对方存入计算机或归档备查。
三款简历设计软件
第一款是锐速简历制作软件 3.2,这是一款免费的简历制作软件,有很多简在模板可以选择,下地址在:
第二款是xresume免费的简历设计工具 1.0,这一款也是免费的软件,软件声称有200多个原创模板可以选用,下载地址是:
第三款是个人简历生成工具 1.09,同样这一款也是免费的软件,你可以试和一下,下载地址是:
维克档案管理软件系统
维克档案管理软件系统是一款适用于企事业单位、机关和公司的各类档案资料管理软件系统,包括文书档案的收集、整理、立卷、鉴定、编目、保管、统计、检索等工作管理,通过计算机实现组卷分录管理及查询和档案借阅管理等功能。
● 维克档案管理软件系统的主要功能特点:
支持档案卷宗无限子级目录分类;
档案登录管理,包含档案编号、名称、归档日期、存放地点、保密级别等;
档案文件借阅管理,包含借阅人、借阅时间、归还日期及归还期限提醒等功能;
支持多操作员及权限管理、数据备份与恢复等系统维护功能;
支持报表目录输出打印及查询功能;
支持档案字段及卷内明细项目自定义,包括增加修改和删除等;
支持特殊用户功能定制及开发服务;
支持卷库信息树分类管理,支持借阅人员树分类管理。
可以免费下载简历模板的软件有很多,可以打开手机APP软件商城下载智联招聘,然后登录自己的账号,进入智联招聘简历中心,只做属于自己的简历就可以了。
在手机上做简历,可以安装wps office软件。
方法如下:
1、打开手机“应用商店”,搜索“wps office”,下载安装。
2、点击打开该应用图标,在右下角点击打“+”。
3、在弹出的菜单中选择“新建文档”这一选项,点击打开。
4、在“新建文档”中选择“求取简历”,点击打开。
5、在搜索结果中找到自己适合的模板,点击下载就可以了。
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