文书档案整理需要收集哪些文件

文书档案整理需要收集哪些文件

文件材料的收集是档案整理和文书档案工作的起始环节，是机关、部门及个人按照档案管理的要求有目的地收集积累文件材料。
一、收集工作的要求
1、文件材料应当齐全完整，并符合长久保管的要求。
保证归档材料的齐全完整是收集工作的基本要求，同时内容要求客观真实，严把质量关，杜绝不符合要求的文件材料进入档案室保管。
2、归档文件材料应当精炼准确，并反映立档单位的主要职能。
日常工作中势必会形成大量的文件材料，为防止“有文必档”的现象出现，档案部门必选按照档案鉴定原则和保管期限表的规定，结合本单位单位的实际情况，准确确定文件存毁和归档范围。
3、加强对收集工作的监督和指导。
档案管理部门应对单位档案的分布、流向、使用方面进行宏观把控，及时掌握本单位包含业务部门的档案管理实际，及时给予指导和监督，督促档案管理工作良性有序地开展。
4、及时移交应归档的文件材料
文件材料工作的收集实际上是解决文件材料形成分散性和档案集中统一管理之间的矛盾；收集积累起来的材料都要归档到档案管理机构，同时档案法也规定了“集中管理，个人不得占为己有”。
二、收集的方法
1、严格按照归档范围收集；
2、建立相关制度、加强对零散文件的收集；
3、明确具体人员职责，保证归档文件材料的齐全完整；
4、注意平时的收集。

要做好档案收集,应该收集的文书资料是( )

　　文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是 ( 下级单位报送的报告、统计报表等 )。
　　档案收集就是接收和征集档案的意思，档案收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中和散失在社会上的档案，集中到机关档案室和国家档案馆进行科学管理的一项业务环节。
　　收集材料的要求:
　　1.收集进档案室的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。
　　2.不符合归档要求的档案材料，档案馆将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成。
　　a．载体纸张要求。归档材料统一使用A4（80G）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。
　　b．载体字迹要求。只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。
　　c．现代化设备形成的材料要求。禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止传真形成材料归档。
　　3.材料必须齐全、完整。
　　a．各部门完成的当年工作职责应该有相应材料佐证。包括录音、录像、照片、幻灯片、图片、表格及文字材料。
　　b．整件事情形成的成套材料必须配齐，保持文件材料之间的逻辑联系。

文员应该如何进行档案的收集和整理？

(一) 做好档案收集工作。
1、为防止文件传阅过程中遗失，当文件送达承办人时，承办人须签字，共同承担文件及时、完整归档的责任。
2、定期收集各部门档案，部门助理、秘书，负责收集部门档案。对一些重要文件采取先复印，再把复印件送交承办人的方法。
3、在交接过程中全面清理资料，对散落在个人手头上的资料，由各部门档案责任人负责，追缴资料，确保档案收集即齐全又完整，避免资料遗失。
(二)制定合理的分类方案。
1、将档案分为文书档案、音像档案、实物档案等类型。
2、将文书档案按年度—类目—级别—保管期限进行分类。
3、音像、实物档案以不同期限按行政事务类、经营项目类、技术研发类等排列，根据分类方案和保管期限类，切实做好平时的立卷工作。
(三)认真做好日常档案管理。
各类档案、资料按类别存放在不同档案箱内。按要求建立健全宗卷、档案交接登记簿、档案利用效果登记簿、销毁登记簿、资料定期检查登记簿、档案移交统计等多种台帐。
(四)加强档案管理工作的学习。
恪守档案管理员职业道德，做好保密工作，平时工作要有计划、有措施、有成效，熟练自身业务。保证档案完整，提高档案利用效率。

文书档案整理工作包括哪些内容

文书档案整理工作包括哪些内容

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。接下来有我为大家整理出文书档案整理工作包括哪些内容，希望大家喜欢！

文书档案整理工作包括哪些内容

文书档案的整理工作主要包括分类、立卷、排列和编目。

(1) 分类。分类的一般方法是按照文件材料产生的 时间或来源、内容、形式等进行分类。

(2) 立卷。立卷的主要依据是文件材料的问题特 征、时间特征、名称特征、作者特征、通信特征和地区 特征。

(3) 排列案卷排列较为常用的方法是依据其所反 映的工作上的联系或问题进行排列。

(4) 编目。编目的类型基本有两种，一种是综合目 录，一种是分册目录。分册目录又可按类别或保管期限 来编制。

文书档案

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。

由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。

也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称，还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专门档案和私人档案。这一概念主要在中国使用，有的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念。

拓展延续

如何做好文书档案管理工作

一、优化文书档案管理制度

传统的文书档案管理制度存在着一定问题，在下一发展阶段都有待提高。文书档案的管理仅仅利用以时间为分界线来进行大量档案的管理存放，这种方式虽然简单易行，但由于所需整理存放的文书档案数量过多，这样进行分类太过于笼统化，使日后的查找存在着十分大的困难。所以在日后的文书档案管理要进行细致分类，先以时间为大的分界线将档案大致的分出，再根据事件的类型进一步分类，最终使所有的文书档案有序的得到存放。在以往的文史档案管理人员管理制度中只是规定所有人员的'工作内容与注意事项，没有对所有的工作项目进行人员数量的分配，导致有些工作项目中所用的工作人员过多，造成人才资源的浪费。在对文书管理人员进行管理优化时，就要合理的裁减与增添各项工作的负责人员，使每一项工作都能高效地进行，每名文书档案管理工作者都各司其职。

二、培养管理人员的学习能力

在新时代的引领下，对所有工作者的学习能力都有很高的要求，所以文书档案管理人员的学习能力也要进行合理的培养。过去对文书档案管理人员的要求，只是能够将所需要进行分类的文书档案进行系统的分类就可以，所有的工作人员能够做好自己本职工作就算是合格。但现今社会中想要更好的发展，就要进行不断的学习，只有学习才能使人提高工作能力和对事物的分析能力。因此现在的文书档案管理工作者，在工作过程中要对新事物不断的学习，所有的文书档案管理工作者要对文书档案有相当的了解，这种深层次的了解将有助于工作的顺利进行。对现代化技术手段的学习也应十分重视，所有的工作者都需要学习现代化的技术，这些技术将在日后的工作过程中得到应用。

三、利用现代化技术进行文案管理工作

所谓的现代化技术最多的指对网络的应用，网络是近些年来发展十分迅速的一种新型的技术，它的应用使我们在生活和工作中都得到了很大方便。将网络应用于文书档案管理工作中，将使文书档案的整理与分析更加精准化，减少了对人力的利用。网络平台是一个共享的平台，一些缺少的文书档案信息将在网络的帮助下可能被找到，使我国文书档案工作更加顺利的进行。

分类方法：

1）保管期限——年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。

2）保管期限——年度——问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按按问题分类。

3）问题——年度——保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。

4）年度——保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类。

5）年度——组织机构——保管期限分类法，此为最常用的分类方法。先将归档文件按年度分类，其次按照各个部门分类，最后按保管期限分类。

保管

我国档案保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

销毁

1）制定保管期限表；

2）制定销毁档案的审批制度；

3）制定销毁档案的监销制度。

编制

按照各个全宗分别编制。每一清册一式两份，一份报批，一份留存。

档案收集工作的要求有哪些

档案的收集工作主要有哪些，文书档案是指民营企业在党群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理等工作活动中形成的档案。主要有：
（1）反映企业历史变迁和发展过程的文件材料，包括企业发展史、大事记、年鉴、会议记录、企业发展变迁记录，民营企业经济实体设立和变更的请示、批复、章程、工商登记证、年检记录、税务登记证、企业年度计划总结等文件材料。
（2）企业在党委（党支部）、工青妇团组织活动中及企业资证管理、日常行政工作、事务性工作中形成的文件材料。包括党委（支部）年度工作计划、总结、表彰先进、统计年报、上级党组织、工青妇团组织下发企业需要贯彻执行的指导性文件、人事任免、职工名册，组织企业文化活动、展示企业文化的文件材料；企业重大专题的调研报告、经验介绍、会议材料等；企业在人力资源管理、教育培训方面形成的文件材料，包括劳动调配、定员、职称、调资、定级晋职、奖励、惩处材料、干部职工教育、技术培训的文件、教材等材料；报道性材料，如新闻媒体关于企业的信息报道（如热点新闻、人物素描、大事追记、重点事情跟踪报道等）；信访处理材料，如人民代表、政协委员议案、提案处理材料等。
（3）企业在经营活动方面形成的文件材料，包括资产产权管理、计划管理、产品销售、物资管理、生产供应、财务管理、市场信息管理、客户信息管理、知识产权维护及有关信用工作中形成的文件材料，企业在生产经营管理活动中和往来单位签订的各类合同、协议等方面文件材料。
（4）企业在生产技术管理方面所产生的文件材料。包括：生产管理、质量检查报告、标准管理、卫生达标、环境保护等文件材料。

文书档案都包括哪些内容？

这要看你的公司涉及到的业务范围。档案分很多种的，文书档案，财务档案，基建档案。如果只是归文书档案那是很简单的，首先是公司自己的文件材料（如公司的红头文件，重要会议的材料，工作总结），按重要程度保管期限分为永久、长期、短期三种。其中，永久为30年以上；长期为10年以上至30年以下（含30年）；短期为10年（含10年）以下。其次是上级的重要文件。

文秘档案整理的程序主要包括哪四个环节

文秘是指经过学习、掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识，熟悉现代文书学，秘书学的原理和方法，具有较强的写作能力，能熟练的从事文书、秘书事务工作，能进行文章写作，文学编辑和新闻写作，有较强的公关能力，并从事信息宣传、文秘服务、日常办公管理及公共关系等工作。最终能胜任企事业单位的文员、秘书和行政助理等文职性工作。

文书档案如何整理与编目？

　　文书档案整理与编目方法如下：
　　档案整理的基本方法有两种：
　　1、以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
　　2、以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正件与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。
　　二、文书材料的整理
　　文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。
　　（一）以案卷为单位整理
　　以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。
　　1、分类
　　按照立档单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平时文书材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开：
　　（1）分年度：将文书材料按其形成或针对的年度分开。
　　（2）分保管期限：根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。
　　（3）分内容（1、分类别：将文件材料按立档单位档案分类方案中确定的一级类目和二级类目分开。2、分问题：将文书材料按其内容所反映的问题再详细分开。
　　2、 组合（卷）
　　组合的基本要求：以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
　　
　　3、 编目
　　（1）卷内文书材料排列
　　卷内文书材料排列前，要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。
　　排列时，一般结合文书材料的形成时间、重要程度和彼此联系进行排列。排列时，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（诉讼档案除外）中结论性材料在前，依据性材料在后。
　　（2）编页号与盖档号章
　　卷内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。页号的位置，正面在右上角，反面在左上角。
　　整卷装订的案卷，如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起，应在第一份文书材料首页的右上方，加盖档号章。档号章的式样如图1所示；单份装订的案卷，应在卷内每份文书材料首页的右上方加盖档号章。档号章的式样如图2所示。填写方法是：
　　全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
　　目录号：对每一本案卷目录的编号。
　　案卷号：对每一个案卷所的编号。
　　件号：对案卷中每一份文书材料的编号。
　　　　

档案整理工作的基本内容包括什么？谢谢大家

档案整理工作的基本内容包括什么
1 档案整理工作的内容
1.1 系统排列和编目
在正规的工作条件下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求组好的以件为单位的文件或案卷；档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的档案。在这种情况下，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，根据整个档案室和档案馆存放和管理的需要，进一步系统地整理，如全宗和以件为单位的盒内档案的排列，检索工具的某些加工等等。
1.2 局部调整
已经整理人馆、室保存的档案，经过检验或专门的质量检查，对其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，档案馆和档案室需要进行一定的加工以提高其质量；另外，随着时间的推移，档案自身或档案整理体系可能发生某些变化，也须进行必要的调整。
1.3 全过程整理
由于一些特殊原因，档案馆、室有时也接收和征集一些零散文件，或者当馆藏的体系遭受严重破坏时，就必须进行全过程的整理工作。
2 档案整理工作的意义
2.1 档案整理工作是进一步发挥档案作用的前提条件
档案馆和档案室都是集中保存档案的信息中心，仅以档案室保管的档案来说，就形成于不同的年代、不同的组织机构、不同的工作和生产活动中，因此有着不同的内容、来源、性能和作用等。档案的数量多、情况复杂，就必须加以系统的整理，从而使其井然有序，方便管理，容易检索利用。否则，众多的档案杂乱堆放在一起，查找利用如大海捞针，不仅浪费时间，也会影响工作。因此，档案只有经过系统整理，才能体现档案的特点，反映出各项活动的历史联系和本来面貌，更好地发挥档案的作用。
2.2 档案整理工作是档案业务工作中的关键环节
在档案业务工作请环节中，收集]：作是起点，利用工作是白的，而档案整理上作则是承上启下的关键环行。通过档案整理工作，可以进一步了解和检查档案收集丁作的质量，有力地促进收集工作。
档案只有经过整理以后，才可以科学地鉴定其价值，确定其保管期限；只有把档案分类整理好，用编目方式将档案的保管单位和排列顺序固定下来，才有条件实现档案的科学保管；只有把档案加以分类和整理，才能够充分发挥档案信息资源的作用。
总之，档案整理工作是档案馆（室）的一项重要的基础性工作，它对于搞好档案实体管理.特别是档案信息开发工作，充分发挥档案的作用，实现档案工作的目的都具有重要意义。
3 档案整理工作的原则
档案整理工作的基本原则是：按照档案形成的特点和规律，充分利用原有基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。
3.1 按照档案形成的特点和规律进行整理
档案是在一定历史时期，由一定政权机关、组织和个人形成的。各个历史时期内形成的档案就反映了各个时期的政治、经济、科学、文化、教育等各方面的历史活动情况，它们既有密切的联系，又有各自的特点。所以，整理档案首先要区分不同的历史时期，再分不同的政权，把同一历史时期、同一政权、同一组织形成的档案集中在一起，以保持档案的历史联系和完整性。同样，一个机关形成的全部档案，反映了这个机关的全部历史，是一个不可分割的整体，不同机关的档案绝不能混同。只有认识档案的形成特点和规律，才能实事求是地整理档案，最大限度地保持档案之间的历史联系，使整理好的档案，客观地反映档案形成时期、形成机关各项活动的历史面貌，从而便于查找利用。
3.2 充分利用原有基础
在不同的时空条件下，对不同状况的档案整理从何着手，确定何种类型的整理力式和要求，成为必须首先解决的档案整理策略。档案是历史文化的遗物，它不仅记录了当时的实践活动，而且反映了历史整理和保存档案的情况和成果。在整理档案的时候，要尊重历史和继承前人的劳动，充分地利用先前的整理基础。这样有利于提高档案整理工作的质量和效率，以适应提供利用的需要。
我国档案界惯称的所谓“利用原有基础”整理档案，是已经被实践所证明的一种比较切实可行的办法，也是科学地组织档案工作的一条原则。它的含义和要求主要有以下两方面：
第一，充分重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。一般地说，只要不是零散文件，已经整理而有规可循、有日可查，即应力求保持其原有的整理体系。或者不冉重新整理，而通过完善检索工具等其他环节进行弥补；或者只作必要的部分加工整理。
第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果。不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。也就是说，对必须进行一定整理的档案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。对其中可取的方法应该适当地吸收或保留。即使某些简单的保存和清理工作的痕迹，如原有的捆、包，简单的纲目，随手注记的年月、单位、内容和数量等有关标识，也往往是值得参考的线索而应予以重视。
3.3 保持文件之间的历史联系
所谓文件之间的历史联系，就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。档案文件一般是以单件的个体形式陆续地产生，而以组合的群体形式持久地存在和运动的。因此，整理档案不能根据偶然的需要和人为的联系随意分合，必须按照档案形成的规律，保持文件在其形成者实践活动中固有的联系进行整理，才能把文件组成科学的有机体系.如实地反映山历史活动的面貌和文件的系统内容。这是档案整理区别于图书、情报资料等其他文献整理的一个重要特点。文件群体的这种联系，在某些书籍和法规文件中有时也被称为文件之间的。“内在联系”、“有机联系”，其含义都是相同的。近年来在国外也有按照文件的“历史联系或逻辑联系”整理不同类型档案的提法，对我们也有参考意义。鉴于档案是历史文件的系统积累物的特点，我们对其内在的各种联系着重表述为“文件之间的历史联系”，它包含看逻辑性和历史性的统—。
总之，保持文件之间的联系整理出的档案，便于保管和利用。但是，保持文件的联系和便于保管利用，有时也不尽一致。比如，一次重要的调查活动形成的座谈记录文稿和录音磁带，以及关于调查日程和经费问题的请示、批复、报销的记账凭证，就其内容而言，无疑互有密切联系，而且是重要的联系。但把这些形式不同的材料全部混同起来进行整理，则显然不便于保管和利用。整理档案是一项复杂细致的工作，同样是在保持联系的情况下，往往可以有各种不同的具体做法。在整理档案时，特别是在保持文件之间的联系和便于保管利用发生矛盾的时候，不能机械地运用保持文件联系的原则，要充分考虑档案保管和利用的方便。

如何整理档案

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。匡易档案包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。