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欢迎来到档案界!2024年12月26日
档案整理服务
档案整理工作的基本内容包括什么
1 档案整理工作的内容
1.1 系统排列和编目
在正规的工作条件下,档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求组好的以件为单位的文件或案卷;档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的档案。在这种情况下,档案室和档案馆的档案整理工作,主要是对所接收的档案,根据整个档案室和档案馆存放和管理的需要,进一步系统地整理,如全宗和以件为单位的盒内档案的排列,检索工具的某些加工等等。
1.2 局部调整
已经整理人馆、室保存的档案,经过检验或专门的质量检查,对其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分,档案馆和档案室需要进行一定的加工以提高其质量;另外,随着时间的推移,档案自身或档案整理体系可能发生某些变化,也须进行必要的调整。
1.3 全过程整理
由于一些特殊原因,档案馆、室有时也接收和征集一些零散文件,或者当馆藏的体系遭受严重破坏时,就必须进行全过程的整理工作。
2 档案整理工作的意义
2.1 档案整理工作是进一步发挥档案作用的前提条件
档案馆和档案室都是集中保存档案的信息中心,仅以档案室保管的档案来说,就形成于不同的年代、不同的组织机构、不同的工作和生产活动中,因此有着不同的内容、来源、性能和作用等。档案的数量多、情况复杂,就必须加以系统的整理,从而使其井然有序,方便管理,容易检索利用。否则,众多的档案杂乱堆放在一起,查找利用如大海捞针,不仅浪费时间,也会影响工作。因此,档案只有经过系统整理,才能体现档案的特点,反映出各项活动的历史联系和本来面貌,更好地发挥档案的作用。
2.2 档案整理工作是档案业务工作中的关键环节
在档案业务工作请环节中,收集]:作是起点,利用工作是白的,而档案整理上作则是承上启下的关键环行。通过档案整理工作,可以进一步了解和检查档案收集丁作的质量,有力地促进收集工作。
档案只有经过整理以后,才可以科学地鉴定其价值,确定其保管期限;只有把档案分类整理好,用编目方式将档案的保管单位和排列顺序固定下来,才有条件实现档案的科学保管;只有把档案加以分类和整理,才能够充分发挥档案信息资源的作用。
总之,档案整理工作是档案馆(室)的一项重要的基础性工作,它对于搞好档案实体管理.特别是档案信息开发工作,充分发挥档案的作用,实现档案工作的目的都具有重要意义。
3 档案整理工作的原则
档案整理工作的基本原则是:按照档案形成的特点和规律,充分利用原有基础,保持文件之间的历史联系,便于保管和利用。
3.1 按照档案形成的特点和规律进行整理
档案是在一定历史时期,由一定政权机关、组织和个人形成的。各个历史时期内形成的档案就反映了各个时期的政治、经济、科学、文化、教育等各方面的历史活动情况,它们既有密切的联系,又有各自的特点。所以,整理档案首先要区分不同的历史时期,再分不同的政权,把同一历史时期、同一政权、同一组织形成的档案集中在一起,以保持档案的历史联系和完整性。同样,一个机关形成的全部档案,反映了这个机关的全部历史,是一个不可分割的整体,不同机关的档案绝不能混同。只有认识档案的形成特点和规律,才能实事求是地整理档案,最大限度地保持档案之间的历史联系,使整理好的档案,客观地反映档案形成时期、形成机关各项活动的历史面貌,从而便于查找利用。
3.2 充分利用原有基础
在不同的时空条件下,对不同状况的档案整理从何着手,确定何种类型的整理力式和要求,成为必须首先解决的档案整理策略。档案是历史文化的遗物,它不仅记录了当时的实践活动,而且反映了历史整理和保存档案的情况和成果。在整理档案的时候,要尊重历史和继承前人的劳动,充分地利用先前的整理基础。这样有利于提高档案整理工作的质量和效率,以适应提供利用的需要。
我国档案界惯称的所谓“利用原有基础”整理档案,是已经被实践所证明的一种比较切实可行的办法,也是科学地组织档案工作的一条原则。它的含义和要求主要有以下两方面:
第一,充分重视和利用先前的整理基础,以确定档案整理的任务和要求,不要轻易打乱重整。一般地说,只要不是零散文件,已经整理而有规可循、有日可查,即应力求保持其原有的整理体系。或者不冉重新整理,而通过完善检索工具等其他环节进行弥补;或者只作必要的部分加工整理。
第二,在档案整理过程中,应该充分研究和利用原来整理的成果。不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。也就是说,对必须进行一定整理的档案,也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的,哪些是不合理的。对其中可取的方法应该适当地吸收或保留。即使某些简单的保存和清理工作的痕迹,如原有的捆、包,简单的纲目,随手注记的年月、单位、内容和数量等有关标识,也往往是值得参考的线索而应予以重视。
3.3 保持文件之间的历史联系
所谓文件之间的历史联系,就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。档案文件一般是以单件的个体形式陆续地产生,而以组合的群体形式持久地存在和运动的。因此,整理档案不能根据偶然的需要和人为的联系随意分合,必须按照档案形成的规律,保持文件在其形成者实践活动中固有的联系进行整理,才能把文件组成科学的有机体系.如实地反映山历史活动的面貌和文件的系统内容。这是档案整理区别于图书、情报资料等其他文献整理的一个重要特点。文件群体的这种联系,在某些书籍和法规文件中有时也被称为文件之间的。“内在联系”、“有机联系”,其含义都是相同的。近年来在国外也有按照文件的“历史联系或逻辑联系”整理不同类型档案的提法,对我们也有参考意义。鉴于档案是历史文件的系统积累物的特点,我们对其内在的各种联系着重表述为“文件之间的历史联系”,它包含看逻辑性和历史性的统—。
总之,保持文件之间的联系整理出的档案,便于保管和利用。但是,保持文件的联系和便于保管利用,有时也不尽一致。比如,一次重要的调查活动形成的座谈记录文稿和录音磁带,以及关于调查日程和经费问题的请示、批复、报销的记账凭证,就其内容而言,无疑互有密切联系,而且是重要的联系。但把这些形式不同的材料全部混同起来进行整理,则显然不便于保管和利用。整理档案是一项复杂细致的工作,同样是在保持联系的情况下,往往可以有各种不同的具体做法。在整理档案时,特别是在保持文件之间的联系和便于保管利用发生矛盾的时候,不能机械地运用保持文件联系的原则,要充分考虑档案保管和利用的方便。
按照图纸编号、专业分门别类,如果存档,要按照规范要求折叠、装订成册,如果要施工,方便翻阅,就按侧边装订,平摊避光存放。
建筑工程图纸分为建筑施工图、结构施工图、设备施工图。 它是审批建筑工程项目的依据;在生产施工中,它是备料和施工的依据。
当工程竣工时,要按照工程图的设计要求进行质量检查和验收,并以此评价工程质量优劣;建筑工程图还是编制工程概算、预算和决算及审核工程造价的依据;建筑工程图是具有法律效力的技术文件。
建筑工程图是以投影原理为基础,按国家规定的制图标准,把已经建成或尚未建成的建筑工程的形状、大小等准确地表达在平面上的图样,并同时标明工程所用的材料以及生产、安装等的要求。
它是工程项目建设的技术依据和重要的技术资料。建筑工程图包括方案设计图、各类施工图和工程竣工图。由于工程建设各个阶段的任务要求不同,各类图纸所表达的内容、深度和方式也有差别。
方案设计图主要是为征求建设单位的意见和供有关领导部门审批服务;施工图是施工单位组织施工的依据;竣工图是工程完工后按实际建造情况绘制的图样,作为技术档案保存起来,以便于需要的时候随时查阅。
参考资料来源:百度百科-建筑工程图纸
档案整理的具体工作内容、意义及工作原则
(1)整理工作遵循的原则:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用;
(2)整理工作程序:分类、组合、排列、编号、编目、装订、装盒;
(3)排列文件顺序的要求:应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。
可以按公司项目、产品等采用树形结构进行集中分类编码管理,机械图纸管理软件有很多,像彩虹图纸管理软件等,除了分类管理,还有权限管理,保障图纸使用安全,流程管理让图纸使用规范化,保障图纸的正确性。日志管理,详细记录系统内的图纸文档操作记录,随时查看什么人什么时间做了哪些操作。
工程图纸档案整理:
一、组卷要求及方法:
1. 组卷要遵循工程文件的自然形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系;分类科学,组卷合理;便于档案利用和保管。按照工程档案《火电企业档案分类表(6-9大类)》分类组卷。
2. 工程管理性会议文件如:工程会议纪要、现场办公会会议,根据文件的数量(装订或不装订组卷,每卷的页数不超过200页)进行组卷。
3. 工程监理、质监、调试、生产准备及试生产文件可按文种或专业进行组卷,组卷时要注意文件的闭环。
4. 工程简报、月报等根据文件的数量,按年度组成一卷,或数期一卷,案卷题名一定要写明**年**期**工程简报或月报。
5. 引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。
6. 与施工图有关的设计更改、现场洽商和材料变更单等文件材料单独组卷。在填写卷内文件目录时,以“图号”作为“文件编号”。对于一些生产辅助或生活区建筑(如:生产办公楼、职工宿舍等)可与竣工文件编在一起。
7. 工程施工技术文件按单位工程的专业、阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按项目整理;竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保等顺序组卷;设备文件按专业、台件等组卷;管理性文件按问题结合时间、责任者等因素组卷。
8. 案卷内所有反映问题的文件材料的份数以及每份文件的页数均应齐全完整,文件不重份。同一卷内有不同保管期限的文件,该卷保管期限从长。
二、卷内文件材料的排列要求
1. 卷内文件材料一般按问题重要程度、相互间的因果关系,再结合责任者或时间顺序排列。如:试验报告有水泥的、钢材的等,应将水泥的放在一起,钢材的放在一起;又如:钢材又分10厘米的、12厘米的,则将同型号的放在一起。一定要考虑内容。
2. 密不可分的文件,要依序排列在一起。一般结论(批复)性文件在前,依据(请示)性文件在后;正件在前,附件在后;文字在前,图样在后;有译文的外文资料译文在前,原文在后。
3. 工程技术文件按管理、依据、施工安装记录、检测实验、评定、证明排列。
4. 设备文件按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列。
5. 竣工图按专业、图号排列。
三、案卷编目要求:
1、卷内文件编写页号:
(1) 案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。凡是有文字和图表(包括原图目录)的卷内文件材料,均需编写页号。案卷封面、卷内目录(不包括原图纸目录)、卷内备考表不编写页号。
(2) 6-9大类的文字材料及图纸在每页的右下角编写页号,背面在左下角编号,图样页号编写在标题栏外。
(3) 成套图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号;与其他科技文件材料组成一卷的,应排在卷内文件材料的最后,将其作为一份文件(“页数”作为“1页”)填写卷内目录,不必重新编写页号,可在备注中注明总页数。
(4) 照片编号编排在背面右下角,底片号应用铁笔横排列刻在胶片乳剂面处。
(5) 页号宜用铅笔编写。
2、案卷封面与脊背的编制:
(1) 案卷封面:案卷一卷一盒,图纸采用案卷外封面(硬卷皮),文字材料采用案卷内封面(软卷皮)。
(2) 档号:由项目代号、分类号、同类号下的案卷小流水号组成。详见分类编号大纲。
(3) 案卷题名:应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名的主要内容包括项目名称(代字、代号)及其组件、部件、阶段的名称(代号)等。项目名称与批准的原立项、设计(包括代号)应相符。归档外文资料的题名应译成中文;外文资料有中译文的,应一并立卷。
(4) 立卷单位:填写负责文件材料组卷的单位或项目负责单位。
(5) 起止日期:填写卷内文件材料形成的起止日期。
(6) 保管期限:填写组卷时划定的保管期限。
(7) 密级:依据保密规定填写。
(8) 案卷脊背:填写档号和案卷题名。
(9) 封面及脊背应暂用铅笔填写。
3、卷内目录的编制:
(1) 序号:用阿拉伯数字从1起,依次标注卷内文件材料件数的顺序。
(2) 责任者:填写文件形成单位或主要责任者
(3) 文件编号:填写文件文号或图样的图号、设备的代号等。
(4) 文件材料题名:填写文件标题全名。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加 “[ ]”号。
(5) 日期:填写文件形成日期。可省略汉字只填写阿拉伯数字,“年”标注四位,“月”、“日”各标注两位。如:2004.01.12
(6) 页码:填写每份文件首页上标注的页号(卷内最后一份文件要填写起止页号)。
(7) 备注:注释文件需说明的情况,(如:散装以件组卷,应在备注中标注出此件的实际页数)。
(8) 卷内目录打印一式两份,一份排列在卷内文件材料首页之前,另一份用于编制全引目录或分类目录。
4、卷内备考表的编制:
(1)卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数,不同载体形式文件的数量,如文字材料XX页,照片XX张,附图XX张。
(2)立卷人:由立卷人的责任人签名。
(3)检查人:由档案部门案卷质量审核人签名。
(4)立卷时间:填写立卷完成的日期。
(5)检查时间:填写审核的日期。
(6)互见号:应填写同一内容而形成不同且另行保管的档案保管单位的档号。档案号应注明档案载体的形式,并用括号括起。
(7)卷内备考表排列在文件尾页之后。
案卷封面、脊背、卷内目录、卷内备考表格式见宁德发电公司清华紫光档案管理系统。
四、案卷装订要求:
案卷采用装订和不装订两种形式,要求如下:
1、案卷装订前要拆除金属物,对残缺破损,小于或大于卷面的和字迹偏左的要进行修补、被糊和折叠,图样要按A4幅面,手风琴式折叠,图面向里,图标在右下面。
2、字迹不清的重要文件,应进行复制(打印或手抄),并与原件一起立卷。复制件在前、原件在后。
3、装订时做到右下齐,无倒页,不漏订。
4、案卷采用三孔一线装订,装订线长度为18CM,装订结实、整齐、美观。
5、外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。
6、单份文件装订时,应在卷内每份文件首页右上方加盖填写档号章。
不装订的文件材料或图纸在每页的右下方加盖档号章。档号章样式如下:
五、档案盒、卷皮要求:
1、档案盒外表尺寸为310mm×220mm,厚度可根据需要设置10 mm、20 mm、30 mm 、40 mm 、50 mm 、60 mm。
2、档案盒应采用无酸纸制作。
3、案卷内封面用牛皮纸软卷皮,按发电公司要求制作。
工程图纸档案保存:
工程图纸纸质的特殊性决定了其存储的困难性。目前看,工程图纸的存储在空间、温度、湿度、光线等都有较严格的控制和要求。 因此,工程图纸档案的存储要按照完整、准确而系统的原则,依据项目特点将工程图纸收集齐全,做到有头有尾、数量完整;随后按照如实维护历史全貌的原则,对各个阶段的图纸进行准确整理,使绘图过程完整系统;最后要注意不同项目的图纸一定要分门别类,以便复用时查找方便,有依据可循。
项目文件的整理原则,建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定,并按档案管理的要求,由文件形成单位进行整理。建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件,应根据文件的性质、内容分别整理,勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件,应按项目或专业整理,施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理,归档项目文件质量要求,需要长期保存的文件材料必须齐全、完整、准确、系统,归档文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求,不能用热敏纸,不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹,工程项目文件资料必须使用原件归档,并应加盖单位公章,如有特殊原因不能使用原件的应在备考表中注明原件存放处,工程竣工报告、验收证书、交接书、合同、协议等要履行双方签字手续,合同、协议等应为正本归档,不应是复印件归档,归档的文件材料是传真件(热敏纸)、复写纸的必须复印,与原件一同归档,设计变更通知单要求齐全、完整,与竣工图上注释内容相符,编制的竣工图应图面整洁,线条字迹清晰,图纸色度反差良好,并能满足计算机扫描要求,图纸折叠前均要按蓝图线裁切整齐。
档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。
更全面地说,档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称,是档案管理的一顼重要内容。档案内容整理,主要包括对档案文件的内容真伪的鉴别,对档案内容客观性的考证及编纂出版档案史料等活动。档案实体整理,主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案,进行基本的分类、组合、排列、编目,组成有序的档案整体的工作过程。通常所说的档案整理,主要指档案的实体整理,它包括以下三方面的工作内容:
(一)档案馆对接收与征集档案的整理
1、系统排列和编目
在正规的工作条件下,档案室主要接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷,档案馆主要接收机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样,档案室和档案室馆的档案整理工作,主要是对所接收的档案,在更大的范围内进一步系统地整理,如全宗和案卷的排列,案卷目录的加工等等。
2、局部调整
对于已经整理入馆、入室保存的档案,经过管理实践的检验或专门质量检查,档案馆和档案室需要对其中不符合要求的档案进行一定的加工以提高其质量;另一方面,某些档案材料由于保存的时间校长,其自身或档案整理体系发生了变化,因此也必须对其进行整理。
3、全过程整理
档案馆、档案室有时也接收和征集一些零散的文件,这就必须对档案进行全过程的整理工作,包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、组卷、案卷排列、编定档号编制案卷目录、全宗档案的系统排放等。[二]
档案整理工作的重要意义:
它是档案利用、开放,发挥档案作用的一项前提条件,是整个档案工作中重要的基本建设。它是开发档案信息资源的重要基础,档案整理科学化和标准化的提高,对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。[三]
档案整理的基本要求:
遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。[四]
档案整理的方法有两种:
一是以“案卷”为单位整理。
按“卷”整理是一种传统的方法,一般可分以下几个步骤:
(1)分类。分类方法有多种,常用是年度分类法和问题分类法。年度分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同年度的文件分开。问题分类法就是按照档案所纪录的主要内容对档案分门别类。在档案工作中可以把文书档案工作档案分成党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作等四类。认为文书档案运用年度――问题分类法来分类是比较符合实际需要的;
(2)组卷(即组成案卷)。它是档案整理的最基本环节,其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起,便于保管和利用。文书处理部门通过平时归卷将已办理完毕的文件分别归入有关卷夹,为年终立卷工作打下良好的基础。在确定某组文件能否组成一卷之前,还必须对已归档文件进行最后的全面调整,然后进行具体的系统整理组合。对归档文件检察调整的内容包括:应归档的文件是否收集齐全完整;归档的文件是否属于本年度、本部门的立卷归档范围;每个卷夹内的文件是否保持了文件之间的有机联系,反映了立卷的特征;检察各卷夹内文件的保存价值是否大体一致,并确定保管期限;检查各卷夹内文件数量是否适当;
(3)卷内文件材料排列(按文件形成的时间先后或重要程序排列);
(5)编制卷内目录(样式附后)和备考表;
(6)按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内;
(7)拟写案卷标题,填写案卷封面。案卷标题即案卷题名,是案卷的名称,是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容概括确切,文字上要简练通顺,标题字数一般不超过50字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成;
(8)案卷排列与编号。案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性,一般可按先永久,长期,短期来进行排列,然后按排列顺序每年编一个流水号;
(9)编制档案案卷目录。案卷目录由归档号、案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成,案卷目录可以多年编成一本或一年多本。
按“件”整理要以计算机管理为前提条件,主要步骤有:
(1)对归档文件逐件装订固定;
(2)对归档文件以“件”为单位进行年度――保管期限分类(不确定期限的,只按年度――问题分类即可);
(3)对分类后的归档文件按时间、重要程度排列,其中对成套性文件材料相对集中;(4)根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”(样式附后),并填写有关栏目的内容;
1)归档应符合下列规定:
①归档文件必须完整、准确、系统,能够反映工程建设活动的全过程
②归档的文件必须经过分类整理,并应组成符合要求的案卷。
2)归档时间应符合下列规定:
①根据建设程序和工程特点,归档可以分阶段分期进行,也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。
②勘察、设计单位应当在任务完成时,施工、监理单位应当在工程竣工验收前,将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。
3)勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后,
建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。
4)工程档案一般不少于两套,一套由建设单位保管,一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。
5)勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时,应编制移交清单,双方签字、盖章后方可交接。
6)凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件,应按国家有关规定的要求单独立卷归档。
工程管理文件资料分类:
1)工程合同、协议、招投标文件、租赁协议、工程概算结算、工程定额、索赔资料,归工程部合同专业;
2)图象、照片、录象,归综合管理部(工程结束时归档资料管理人员);
3)行政文件,归综合管理部;
4)工程施工技术及管理资料(音像资料等除外),归工程部。
以上内容参考:百度百科-建设工程文件归档整理规范
档案整理
一、档案整理概述
档案整理,就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。档案整理是档案工作业务中的基础环节,通过整理,使档案能够全面、系统地反映立档单位的工作活动面貌,提示文件材料之间的相互联系,以便于档案的管理和利用。
(一)档案整理的类型
档案整理可以分为以下三种类型:
1.系统排列和编目;2.局部调整;3.全过程整理
(二)档案整理的内容和步骤
档案整理的内容,从性质上分,包括系统化和编目两部分。档案的系统化,就是对档案的内容和成份进行科学分析和综合的工作,即按照一定的原则和方法对档案分门别类、组织案卷、有序排列,使之构成一个有机联系的整体,具体内容包括:区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、卷内文件的排列、案卷排列等;档案的编目是以一定形式提示和介绍档案内容和形式特征的工作,具体内容包括:卷内文件的编号、卷内文件目录和备考表的编制、案卷封面填写、档号和案卷目录的编制等。系统化是编目工作的基础,编目是系统化的体现。
(三)档案整理的原则
档案整理工作应该按照档案的形成规律和特点,保持文件之间的历史联系,充分利用原有的整理基础,便于档案的管理和利用,这是档案整理的基本原则。
1.保持文件之间的历史联系
所谓文件之间的历史联系,是指文件在产生和处理过程中所形成的内在联系,主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面。
2.充分利用原有的整理基础
充分利用原有的整理基础,是指对于已经整理过的档案,不要轻易打乱原有的整理体系,重新整理,这就是我国档案界惯称的“充分利用原基础”。
3.便于档案的保管和利用
便于档案的保管和利用,是档案整理工作的出发点和根本目的,也是衡量档案整理质量的最终尺度。
二、全宗
(一)全宗的概念
全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。通俗地讲,全宗是一个机关的全部档案。按照全宗管理档案,是档案工作中的一个基本原则和核心理论。
(二)立档单位及其构成条件
立档单位,又称全宗构成者,是指形成全宗的单位或个人。判断一个单位是否立档单位,主要看它是否具有以下三方面的条件:
1.可以独立行使职权,并能以自己的名义单独对外行文;
2.是一个的会计单位或经济核算单位,独立编制预算;
3.设有管理人事的机构或人员,有一定的人事任免权。
其中,第一个条件是首要的、必要的条件,后两个是补充条件。
(三)立档单位变化对全宗划分的影响
1.政权更迭的全宗处理
2.立档单位职能发生根本性变化的全宗处理
3. 立档单位其他变化情况的全宗处理
(四)全宗的补充形式
1.联合全宗;2.汇集全宗;3.档案汇集
(五)判定档案所属全宗
判定档案所属全宗,关键是确定档案的形成者,具体分发文、收文和内部文件三种情况。对于那些没有标明作者或收受者的“无头无尾”文件,则要从文件的外部特征和内部特征进行考证,综合判定其所属全宗。
三、全宗内档案的分类
(一)分类的基本要求
全宗内档案的分类,就是把立档单位所形成的档案,按其来源、时间、内容和形式的异同,分成若干层次和类别,使之构成一个有机的体系。它包括分类方法的选择、分类方案的制订、档案归类和案卷排列等内容。
分类应遵循以下基本要求:
1.客观性;2.逻辑性;3.可操作性。
(二)常用的分类方法
档案分类法,是具体划分全宗内档案异同点的标准和根据,也称“分类标准”、“分类原则”或“分类特征”。全宗内档案分类的方法很多,常用的主要有以下四种:
1.年度分类法;2.组织机构分类法;3.问题分类法;4.门类分类法
(三)分类方案的编制
所谓分类方案,就是标列各个层次的类目名称,表示全宗内档案分类体系的纲要,又称“分类大纲”。分类方案是档案分类的依据,但在分类过程中可以根据实际情况修订和完善。
1.机关全宗分类方案的编制
机关全宗分类方案的编制,应以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象,依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点,进行科学分类。机关档案分类方案中,第一层次的分类一般采用门类分类法。
2. 企业全宗分类方案的编制
根据国家档案局制定的《工业企业档案分类试行规则》的规定,工业企业档案分类设置十个一级类目,即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业,有些档案难以归入上述十大类目时,可根据实际需要增设一级类目。
四、档号和案卷目录的编制
(一)档号编制原则
档号是档案馆(室)在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记,并具有统计监督作用。档号的编制应遵循以下原则:
1.唯一性原则;2.合理性原则;3.稳定性原则;4.扩充性原则;5.简单性原则。
(二)档号的结构
根据《档号编制规则》的规定,档号结构分为三种。《归档文件整理规则》颁布实施后,又出现了档号的第四种结构。
(三)档号的编制方法
1.全宗号的编制方法
全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
2.案卷目录号的编制方法
案卷目录号以三位阿拉伯数字标识,应根据全宗内档案整理状况,可按不同时间,不同组织结构,不同保管期限,不同专题或不同载体形态设置。
3.类别号的编制方法
类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。类别号一般不应超过三级,在一个档案馆(室)内或一个全宗内,不应有重复的类别号。
4.项目号的编制方法
项目号一般引用有关管理部门编制的项目代号。
5.案卷号的编制方法
案卷号用三位阿拉伯数字标识,目录内的案卷按排列次序流水编号,不应有空号。每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。
6.件号的编制方法
件号用阿拉伯数字标识,不应有空号。件号的编制有两种情况:一种是不装订的案卷,卷内文件必须单件装订编号,每个案卷的卷内文件按排列次序流水编号。另一种按照《归档文件整理规则》整理的档案,同一个类目下的文件按排列次序流水编号。
7.页(张)号的编制方法
页(张)号用阿拉伯数字标识,卷内文件各页(张)按排列次序流水编号,不应有空号。
(四)案卷目录的编制
案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。是查找利用档案最基本的检索工具,也是档案登记的基本形式,是对档案进行统计和检查的重要依据。
案卷目录必须按全宗编制,有两种类型:一种是以全宗为单位编制的综合目录,主要适用于案卷数量较少的全宗;另一种是以分类方案中的一级类目为单位编制的分类目录,在实际工作中,大多采用第二种。