如何整理设备技术档案中的数据

如何整理设备技术档案中的数据

如何进行档案整理

档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。下面是我搜集整理的如何进行档案整理，欢迎阅读。

档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值，确定档案的保管期限;便于保管和利用。

档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件(处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等)，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的(现10年)文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。

声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)执行。

科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

会计档案按“盒(卷)”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。

按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。

按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

一、档案的分类原则： 以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

二、档案的分类和大类设置办法

(一)大类的设置 原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案(含科研、基建、设备仪器等)、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。

(二)各类内档案的分类办法

1、文书档案分类有4种方法

(1)保管期限---年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系(针对本级)的材料组合在一起;将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起;将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起;将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起;对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊 排列如图：

(2)保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按按问题(如综合、政工、业务)分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位(如县农业发展银行)。以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。。以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。

(3)问题---年度----保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位(如自来水公司)，此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

(4)年度---保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

2、业务档案按种类----保管期限---年度分类法。

3、科技档案采用种类--保管期限—年度分类法。

4、会计类档案分类有2种方法

(1)采用种类--保管期限—年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。

(2)年度---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类(先报表、帐薄再凭证)，然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。

5、声像档案一般采用载体形式--年度--保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带;

6、电子档案按照载体形式--年度--保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘;

7、实物档案一般采用载体形式--年度分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。

8、图书资料按照类别---年度分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。

三、档号(全宗号、目录号、案卷号(件号)、页号)的编制

(一)全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.

(二)目录号编制。 填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码 。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。

1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案;Y代表业务档案(如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识);J代表科技档案;K代表会计档案(报表K1、账本K2、凭证K3);X代表音像档案;D代表电子档案;SW代表档案实物。

2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期(或30年)”、“短期(或10年)”三个不同的保管期限。

3、目录号编制示例

业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案;Y2 代表长期(或30年)类的业务档案;y3 代表短期(或10年)类的业务档案。

(三)案卷(件)号、页号

1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号(填写在顺序号栏)和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。

2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。

3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。

四、档案整理的质量要求：

(一)组合(卷)要求;以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。

1、齐全完整。归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水;收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集;文电合一;底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档;有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档;附件随正件收集归档;关于同一问题的请示和批复应一起归档。

2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件内在联系。

A.时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的.分年度时.以文件签发日期(成文日期)为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期(成文日期)，电报以发出日期，判定文件所属年度。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：

(1)跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度;没有复文的，放在请示年度;多份文件(如组织关系、工资关系、行政介绍信等)作为一件的，可标起止时间;跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件，放在会议结束的年度;跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度;法规性文件放在公布或批准的年度。

(2)按专门年度(如教学年度)形成的文件，放在专门年度组卷。

(3)没有标明落款日期的文件材料.应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。

(4)临时性机构，存在时间不长(两年以内)，文件材料较少.形成的文件可以不分年度.放在工作结束年度归档;如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。

B.来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。

C.内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。

4、正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。

A、文书档案根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期(30年、10年)二种不同的保管期限分开 。

(1)永久保存的.文件有以下八个重要方面：一是本机关制定的法规政策性文件材料。这一条从文种的专指性上理解，可以细化为法律、法规、条例和政策性文件材料。二是本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关召开的重要会议主要指本级党*会、人代、政协会、经济工作会、纪检会及本机关召开的年度工作会议、党组(党委)会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料。 要因机关性质来比较，对本机关只要具有重要影响力的活动都算。比如本机关机构设置、撤并、名称更改、人事任免、评先、组织简则、人员定编、印信启用和作废等文件材料。三是本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。主要指本机关形成的年度或年度以上工作计划、总结、规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料。四是本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、报告、总结、结合性统计报表等。五是本机关机构演变、人事任免等文件材料。六是本机关房屋买卖土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料。七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，主要是指法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等。八是同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动规模大小、归档层次、影响力、产生的文件材料是否具备政策性等诸多因素来考虑。

(2)定期保管的文书档案主要包括：一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;主要是指本机关各部门在履行职能活动形成一般性的规章、办法、意见等文件材料。二是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料，三是本机关形成的有关事务管理、制度、安全保卫等一般性文件材料。四是本机关人事管理工作形成的一般性文件;包括工作计划、总结、专题调研材料等。 五是本机关关于一般性问题的请示与上级的批复、批示。一项系统工程，是分阶段进行的，那么在各阶段形成的文件材料，只能当成一般性的业务。至于一般性的工作报告、总结、统计表，是指机关各部门自己形成的，仅反映一个部门或一个方面职能活动的文件材料。六是上级机关制发的关于本机关主管业务，但要贯彻执行的一般性文件材料(包括一般性的会议文件材料)，这一条几乎大多数机关都有，虽是普发性的，但不是事物性的，而是需要贯彻执行的。七是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件材料。在这一条中提到上级或同级，不一定是本机关的主管业务，但又需参照执行，比如财政、人事、劳动等部门制发的调资、劳保、福利、差旅费报销、税务、职称、计生等文件材料。八是同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。九是下级机关报送的年度或年度以上计划(含长远规划)、总结、统计、重要专题报告等文件材料。以上定期保存的9条中有7条使用了“一般”这个词。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的问题是否常规性、技术性等方面的问题。

(3)根据本单位的保管期限表，对当年归档文件进行分类时要注意以下几点:一是原则上不要将多个保管期限的文件混在一起。二是应从一个问题或一组文件的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。如全县教育工作会议材料，除了先进事迹是30年，其余都是永久，那么我们可以把这个先进事迹也做永久。我县统一规定重大活动、主要工作职能会议材料成套性集中，全部定为永久。三是上级业务主管部门文件永久从严(政策法规、方针性文件),部分重要的可定为30年,其他都是10年。四是本级内部科室加挂县机构牌子,期限提高.五是本级简报30年

B、会计档案。

(1)会计凭证：保管15年。

(2)会计帐薄：现金日记帐、银行日记帐保管25年，总帐、明细帐保管15年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。

(3)会计报表：决算报表永久保管(包括文字分析)，会计月报表保管15年。

(4)其他类：会计移交清册保管15年，会计档案保管、销毁清册为永久，银行余额调节表、银行对帐单保管5年

。

C、科技档案。基建、科研：永久，设备档案：长期。

E、音像、电子、实物档案：永久。

F、业务档案保管期限按上级业务主管部门要求或县档案根据其单位业务档案存在的价值确定。

求助怎样管理特征设备档案管理呢？

特种设备档案管理工作的完善措施
在此，结合实际情况，我认为应当那个从以下几个方面对实际中的特种设备档案管理工作进行完善:
(一)制定规章制度，保证特种设备档案收集齐全完整
结合特种设备使用管理实际，制定相应的规章制度，以明确特种设备档案应收集归档的基本内容，包括:设备全套图纸，产品出厂合格证书、质量证明书，安装和使用证明书，强度计算书，省或市劳动部门签发的使用证、检验报告和审批意见等。并且按照特种设备管理办法有关规定，积极参加特种设备安装总体竣工验收，通过制度规范和经济约束，确保了特种设备档案收集工作的顺利进行。
(二)明确管理职责，督导使用单位加强特种设备档案管理
明确规定特种设备管理的直接领导责任，并把特种设备的管理纳入经济责任制的考核、奖惩内容，明确规定，使用单位特种设备管理人员有协助档案管理人员搞好特种设备运行状况的登记和保管好档案资料的责任。使用单位的技术管理人员在进行安全检查的同时，注意将每台在役压力容器、起重设备进行编号登记，及时记录反馈设备运行情况。单位档案处也注意采取动态管理的方式，建立健全设备检修记录、改造记录、每年的检验鉴定记录等，以不断充实特种设备档案内容，实现档案资料与运转设备的真实对应，真正使特种设备档案为设备使用、检修提供准确依据。
(三)实施特殊管理，提高服务利用效率
特种设备档案在企业的管理经营中利用率很高。为方便利用，在档案管理中，我们将特种设备档案提取出来，单独组卷、分类、编号，形成条目，系统排列。例如可以根据特种设备档案资料汇编《特种设备档案专题目录》，内有设备名称、安装地点、制造单位、出厂编号、使用证号、保管地址等内容，并将目录下发给有关单位，供档案管理人员、生产技术人员共同检索、查阅，帮助技术管理人员熟悉管理范围，加强安全检查工作，使广大技术人员利用档案资料，及时处理潜在隐患，提高运行设备的可靠性和安全性，降低事故率，保持正常的生产秩序，为加强特种设备的管理创造条件。
(四) 要突出特种设备档案管理工作的监督功能
特种设备档案是以“购置、验收、使用、定期和不定期检验、维修、报废”等方面为基本内容整理和建档的。如果今天我们仍然滞留在最基础的和最一般的层面上进行特种设备档案管理，势必跟不上迅速发展的生产的实际需求，必然走过场、图形式。特种设备档案管理的积极作用在于发挥它的有效监督功能，变存放在档案柜里的“死”档案为走出档案柜的“活”档案，直接为安全生产服务。通常情况，设备档案一般分为，特种设备台购置台账、特种设备质量监督部门定期检验记录、设备维修记录。然而在实际的生产经营活动中，最先反映在设备运行状况的是设备日常运行状况的记录。为此我们编制了设备日常运行记录表格，让各生产部门每天交接班时登记设备运行状况，这是确保安全生产需求的第一信号，它能为设备是否正常运行提供可靠、有用的依据。通过查阅设备日常运行记录档案，每台设备的运行状况清清楚楚、一目了然。设备一旦出现故障，随时在日巡查的数据中就会有所体现。在特种设备档案管理中，我认为，建立和整理设备日常运行记录非常重要。能对设备运行状态发挥有效的监督作用。使管理人员能够及时掌握和了解企业所拥有的特种设备情况、动态，便于在工作中及时进行询问、提醒、跟踪服务的有效依据，是危险品行业档案中最重要的部分之一。

如何整理档案

档案整理

一、档案整理概述

档案整理，就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。档案整理是档案工作业务中的基础环节，通过整理，使档案能够全面、系统地反映立档单位的工作活动面貌，提示文件材料之间的相互联系，以便于档案的管理和利用。

（一）档案整理的类型

档案整理可以分为以下三种类型：

1．系统排列和编目；2．局部调整；3．全过程整理

（二）档案整理的内容和步骤

档案整理的内容，从性质上分，包括系统化和编目两部分。档案的系统化，就是对档案的内容和成份进行科学分析和综合的工作，即按照一定的原则和方法对档案分门别类、组织案卷、有序排列，使之构成一个有机联系的整体，具体内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、卷内文件的排列、案卷排列等；档案的编目是以一定形式提示和介绍档案内容和形式特征的工作，具体内容包括：卷内文件的编号、卷内文件目录和备考表的编制、案卷封面填写、档号和案卷目录的编制等。系统化是编目工作的基础，编目是系统化的体现。

（三）档案整理的原则

档案整理工作应该按照档案的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于档案的管理和利用，这是档案整理的基本原则。

1．保持文件之间的历史联系

所谓文件之间的历史联系，是指文件在产生和处理过程中所形成的内在联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面。

2．充分利用原有的整理基础

充分利用原有的整理基础，是指对于已经整理过的档案，不要轻易打乱原有的整理体系，重新整理，这就是我国档案界惯称的“充分利用原基础”。

3．便于档案的保管和利用

便于档案的保管和利用，是档案整理工作的出发点和根本目的，也是衡量档案整理质量的最终尺度。

二、全宗

（一）全宗的概念

全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。通俗地讲，全宗是一个机关的全部档案。按照全宗管理档案，是档案工作中的一个基本原则和核心理论。

（二）立档单位及其构成条件

立档单位，又称全宗构成者，是指形成全宗的单位或个人。判断一个单位是否立档单位，主要看它是否具有以下三方面的条件：

1.可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文；

2.是一个的会计单位或经济核算单位，独立编制预算；

3.设有管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权。

其中，第一个条件是首要的、必要的条件，后两个是补充条件。

（三）立档单位变化对全宗划分的影响

1.政权更迭的全宗处理

2.立档单位职能发生根本性变化的全宗处理

3. 立档单位其他变化情况的全宗处理

（四）全宗的补充形式

1．联合全宗；2．汇集全宗；3．档案汇集

（五）判定档案所属全宗

判定档案所属全宗，关键是确定档案的形成者，具体分发文、收文和内部文件三种情况。对于那些没有标明作者或收受者的“无头无尾”文件，则要从文件的外部特征和内部特征进行考证，综合判定其所属全宗。

三、全宗内档案的分类

（一）分类的基本要求

全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，使之构成一个有机的体系。它包括分类方法的选择、分类方案的制订、档案归类和案卷排列等内容。

分类应遵循以下基本要求：

1．客观性；2．逻辑性；3．可操作性。

（二）常用的分类方法

档案分类法，是具体划分全宗内档案异同点的标准和根据，也称“分类标准”、“分类原则”或“分类特征”。全宗内档案分类的方法很多，常用的主要有以下四种：

1．年度分类法；2．组织机构分类法；3．问题分类法；4．门类分类法

（三）分类方案的编制

所谓分类方案，就是标列各个层次的类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，又称“分类大纲”。分类方案是档案分类的依据，但在分类过程中可以根据实际情况修订和完善。

1.机关全宗分类方案的编制

机关全宗分类方案的编制，应以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。机关档案分类方案中，第一层次的分类一般采用门类分类法。

2. 企业全宗分类方案的编制

根据国家档案局制定的《工业企业档案分类试行规则》的规定，工业企业档案分类设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。

四、档号和案卷目录的编制

（一）档号编制原则

档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档号的编制应遵循以下原则：

1．唯一性原则；2．合理性原则；3．稳定性原则；4．扩充性原则；5．简单性原则。

（二）档号的结构

根据《档号编制规则》的规定，档号结构分为三种。《归档文件整理规则》颁布实施后，又出现了档号的第四种结构。

（三）档号的编制方法

1.全宗号的编制方法

全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。

2.案卷目录号的编制方法

案卷目录号以三位阿拉伯数字标识，应根据全宗内档案整理状况，可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置。

3.类别号的编制方法

类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。类别号一般不应超过三级，在一个档案馆（室）内或一个全宗内，不应有重复的类别号。

4.项目号的编制方法

项目号一般引用有关管理部门编制的项目代号。

5.案卷号的编制方法

案卷号用三位阿拉伯数字标识，目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。

6.件号的编制方法

件号用阿拉伯数字标识，不应有空号。件号的编制有两种情况：一种是不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号，每个案卷的卷内文件按排列次序流水编号。另一种按照《归档文件整理规则》整理的档案，同一个类目下的文件按排列次序流水编号。

7.页（张）号的编制方法

页（张）号用阿拉伯数字标识，卷内文件各页（张）按排列次序流水编号，不应有空号。

（四）案卷目录的编制

案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。是查找利用档案最基本的检索工具，也是档案登记的基本形式，是对档案进行统计和检查的重要依据。

案卷目录必须按全宗编制，有两种类型：一种是以全宗为单位编制的综合目录，主要适用于案卷数量较少的全宗；另一种是以分类方案中的一级类目为单位编制的分类目录，在实际工作中，大多采用第二种。

科技档案的收集与整理

科技档案的收集与整理【1】

摘要：科技档案是人类认识自然和改造自然过程的原始记录，科技档案，即科学技术档案，是科学技术和社会文明发展到一定历史阶段的必然产物，是人类社会进步的一个重要标志。

本文主要针对科技档案的收集与整理工作进行论述。

关键词：科技档案 收集 整理

马克思说：“机器生产的发展，要求自觉地应用自然科学。”生产力中也包括科学，因此可见、科学技术是第一生产力。

既然科学技术档案是生产力的重要构成部分，科技档案情息管理通过开发利用可转化为现实的生产力，能够在经济和社会发展中发挥巨大作用。

科技档案，即科学技术档案，是国家全部档案的重要组成部分，它伴随着科学技术的产生而产生。

随着科学社会化和社会科学化的趋势日趋明显，科学技术已经渗透到社会的各个领域。

因此，科技档案管理已逐步成为社会管理的重要部分，发展并成熟起来。

一、科技档案的收集工作

1.科技档案的收集

科技档案是开展科技档案管理的物质基础，也是科技档案信息资源开发的必要条件。

因此，科技档案的收集在整个科技档案业务管理工作中占有重要的地位，是一个关键性的工作环节。

做好科技档案的收集工作，单靠科技业务部门的归档移交以及科技档案部门的协助与指导还不够，还需要档案部门明确其指导思想与要求，掌握收集工作的途径与方法，积极、主动地开展科技档案收集工作。

科技档案收集，就是基层科技档案机构和科技专业档案馆按照一定的规章制度，通过接收、征集、征购等方式把科技档案集中起来的一项业务活动。

其包括：基层科技档案机构的收集;科技专业档案馆的收集。

由于现阶段我国存在着多种形式的所有制，科技档案收集工作与此相适应，也有接收、征集、征购三种方式。

2.科技档案的收集的要求

遵守国家的相关法律法规，集中统一管理科技档案是《档案法》的明确规定。

任何企事业单位的科技档案都应该由科技档案部门依法进行收集，实行统一管理，这是国家全部科技档案实行集中统一管理的基础。

遵循科技档案的自然形成规律。

基层科技档案机构的收集，标志着科技文件在自身运动过程中发生了性质的变化;科技专业档案馆的收集，标志着科技档案运动进入到一个新的阶段。

由于科技档案是伴随着各项科技生产活动有规律地形成的，这就要求科技档案收集工作必须遵循着科技档案的自然形成规律。

保证科技档案的完整、准确和系统，也是保证科技档案质量的重要“关口”，只有完整、准确、系统的科技档案才能发挥应有的作用。

3.基层科技档案机构的收集

3.1科技档案机构的收集渠道

部门归档的成套科技档案这是基层科技档案机构收集科技档案的主渠道;向科技部门或科技人员收集零散科技档案;向本单位人员征集非职务科研成果档案，单位人员非职务活动形成的科技成果，原则上大多属于个人，其形成的科技档案从产权的角度看，也应归个人所有的;收集外单位转让或移交的科技档案对于企事业单位而言，科技档案并非都是本单位形成的。

因此，基层科技档案机构在收集科技档案时，有时会涉及到其他单位。

3.2基层科技档案机构的收集方法

科技档案收集工作的目标，是完整、准确、及时地集中科技档案。

基层科技档案机构围绕这个目标，再根据不同的收集渠道，应采用灵活多样的收集方法。

科技人员档案意识的强弱，对科技档案的收集有着重要的影响。

为此，增强科技人员的档案意识，是做好科技档案收集工作的一个关键，无论是成套接收还是零散收集都是如此。

要增强科技人员的档案意识，必须做好思想工作，特别是要根据人的心理活动规律，加以疏导和激励。

在此过程中，除了要调动科技人员的积极性之外，更应当在收集工作中实行严格的监督控制。

科技档案进入档案部门之后，发现不完整、不准确的情况，通常要进行的补充与纠正。

4.科技专业档案馆的收集

科技专业档案馆是国家保存科技档案的基地，其宗旨是积累国家的科技资源，为社会服务。

这一宗旨突出了科技专业档案馆收集科技档案的社会性，也明确了科技专业档案馆与基层科技档案机构在收集对象及其范围方面的不同。

它的收集要本着价值原则、专业原则、层次原则和综合原则来进行工作。

二、科技档案的整理

整理，是科技档案进入档案部门后经历的第一次技术处理过程，即通过对科技档案的分类与归类，确定其在科技档案库藏体系中的位置，并以编号的形式将其固定下来。

科技档案整理的内容包括：分类、排架与编号，其中分类是科技档案整理的核心。

整理工作，是科技档案业务建设的中心环节。

整理是科技档案实行科学管理的基础。

科技档案的整理，其实质就是对科技档案进行有序的组织。

前苏联学者列夫涅尔说：“并不是每个系统都是可控的。可控的必要条件是该系统是有组织的。”所以要通过对科技档案形式特征的系统化，则可以达到对科技档案实体的控制。

整理是科技档案查找利用的前提。

科技档案是否经过整理，以及整理得是否科学，将直接影响到对它的利用。

经过科学整理，科技档案就能够保持内部相互之间的有机联系以及信息的准确揭示，就易于科技档案工作者了解和熟悉所管理的科技档案，从而能够准确、迅速地提供利用。

科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范内的科技档案划分成不同的类别层次，从而使库藏全部科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统。

为了做好科技档案的分类工作，每个基层科技档案机构和科技专业档案馆，都应根据库藏科技档案的实际情况，编制科学的、切实可行的科技档案分类方案。

科技档案分类方案，是对科技档案进行类别划分和正确归类的依据性文件。

它提供了一个完整的分类体系，使科技档案的归类能够按部就班地顺利完成。

同时，科技档案分类方案提纲挈领地反映了库藏的全部内容。

我们知道，一切科技生产活动都具有连续性、继承性的特点，前一阶段形成的经验(科技档案)，往往是后阶段科技和生产活动的凭据。

生产技术越复杂，现代化程度越高，越离不开科技档案。

科技档案管理如果脱离了科技档案工作的实际，那将是无源之水、无本之木，所以科技档案管理也要仅仅的跟随实际工作的变化而变化，与时俱进。

参考文献：

[1]王实.新时期认识与加强科技档案工作的探讨[J].湖南林业科技，2004(02).

[2]赵辉等.科技文件与科技档案管理方法浅议[J].河南林业科技，2007(04).

加强科技档案的收集与管理【2】

【摘 要】随着科学技术的迅猛发展，科技档案的种类和数量日益增多，如何收集管理好档案信息资源，以满足科技人员的需求，是我们档案工作者的首要任务。

【关键词】科技档案 收集 管理

1.科技档案收集与管理的重要性

科技档案是指在科学技术研究中形成的具有一定价值的科研项目、产品、基本建设、设备仪器等档案，是具有保存和参考价值的科学技术资料，对本单位的发展起着重要的作用。

1.1科技档案是科技活动的真实记录

科技档案反映了一个单位的科研、生产活动的全过程，是科研、生产发展变化的历史记录，是广大科技人员的劳动结晶。

它能为科技人员在进行管理、科技决策、技术交流、经验总结、推广应用等方面提供信息和依据。

科技档案是宝贵的无形资产，蕴藏着巨大财富，它在产品制造、设备维修、设施扩建中为工程技术人员提供所需档案材料，有效地提高工作效率。

同时，它还能促进生产发展，提高知识创新能力，新产品开发能力和同行业的竞争力。

1.2科技档案收集与整理是档案管理的重要内容

档案法中明确规定，档案管理包括收集、整理、保管、鉴定、统计、提供、利用等环节，其中收集是第一环节。

由此可见，强调对产生的文件材料进行收集、集中统一管理，才能保证档案的完整齐全，才能使档案工作更有效地为社会和谐、为科学发展提供服务。

2.科技档案收集与管理存在的问题

2.1对科技档案的重要性认识不够

目前，科技档案的收集工作仍处于一种被动的收集状态，档案资料的上交不及时，收集不齐全的情况较为普遍。

倘若不能更有效地保证科技档案的完整与统一，不能为科技档案工作的进一步开展打下良好的基础，就会影响和制约档案工作的开展，势必会影响整个单位发展的效率与效益。

2.2没有法制意识和长期规划

由于对科技档案收集和管理工作没有法制意识和长期规划，有资料则归，无资料就不归，有的科技人员对档案人员的收集、办理移交档案工作都是被动的，仅仅在等待着某些行政命令而缺乏主动性。

目前，我所还没有形成完全主动归档的局面，因而，把“收集”、“归档”仅仅看作是一项档案部门的工作，仅仅是为了应付上级领导而匆匆归档。

3.做好科技档案收集与管理工作的意义

3.1增强档案意识，做好收集管理工作

要做好档案收集与管理工作，首先要改变观念，增强档案意识，档案工作人员和科技人员要认真学习、贯彻《档案法》。

《档案法》中规定，“对国家规定的应当立卷的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有”。

这就从法律上明确了应该归档的文件必须履行正常程序，保证其系统完整。

档案工作者还要按照《档案法》积极主动地做好科技档案的收集与管理工作。

档案工作是伴随着科研工作而进行的企业主动行为，因此，要以主动的服务来促进档案收集工作的进行，以跟踪服务来保证收集工作的高效完整、统一真实。

3.2建立专兼职档案工作人员网络，敦促档案产生部门归档

《档案法》规定，档案工作实行统一领导、分级管理的原则，以维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。

这个原则是我国多年档案管理经验的积累与总结，也是被档案工作实践证明是行之有效的，必须全面理解，认真落实。

要做好科技档案收集与管理工作，必须明确一名主要领导分管档案工作，有稳定的档案职能机构，建立一支人员结构合理、业务精湛、既懂科技又懂档案的专职档案员队伍。

把档案工作人员网络建设到科技档案形成的各个部门，在这些部门设置兼职档案员，并将其进行培训，使他们成为部门档案收集工作的实行者和监督者，只有这样，才能使科技档案工作变被动为主动。

3.3加强科技档案活动全过程的收集与管理工作

科技活动是长期、连续不断进行的，其中的科技档案也是在这种循序渐进的发展中不断产生的。

科技资料在科研工作的早期对科技档案管理具有较大的可塑性。

因此，为了提高科技档案收集工作的质量，在项目开展工作之际，应及时地将科技档案管理要求传达到各级科研部门，使他们能够在工作中正确地组织科技材料的编写及保证今后归档文件的完整性和准确性。

科研工作的最终目的是将科研转入生产。

这一阶段应重点做好科研总结、使用说明书、成果照片、成果申报表、鉴定证书，以及课题论证报告等的收集工作。

这样，由于文件资料产生部门比较分散，这就要求我们档案工作者应及时主动、有目的、有计划地按照工程、项目的进度做好文件材料的收集工作。

因此，无论是怎样的科研课题，最重要的是要把科技档案的收集工作做好，把文件材料的形成和收集工作纳入日常工作中去，明确职责，落实到人。

特种设备的档案如何管理？

特种设备档案管理：
1、特种设备档案记录
(1)特种设备日常使用状态记录(特种设备运行记录)。根据特种设备的类别分别印制特种设备日常使用状态记录，将设备的使用状态记录在案。
(2)特种设备维护保养记录(包括安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表保养记录)。根据特种设备类别分别印制特种设备维修保养记录，每次对设备维护保养做好记录。电梯的日常维护保养必须由有资质的单位负责，维护保养后，维护保养人员和用户应在保养单上签名，保养单至少一式二份，用户和维护保养单位各留一份存档，并且至少15日对电梯进行一次清洁、润滑、调整和检查。
(3)特种设备检查记录。根据特种设备类别分别印制特种设备定期自行检查记录(包括日检、月检、年检记录)，每月至少进行一次自行检查，并记录在案。
(4)特种设备运行故障和事故记录。印制特种设备运行故障和事故记录，当特种设备出现运行故障和事故时，详细记录故障或事故出现的原因、解决方法等。
(5)定期检验整改记录。将每次定期检验主要存在问题及落实整改情况记录在案。
(6)锅炉房记录。锅炉房要设立6种记录：锅炉及附属设备的运行记录；交接班记录；水处理设备运行及水质化验记录；设备检修保养记录；单位主管领导和锅炉房管理人员检查记录；事故记录。
2、档案分类管理
(1)文件法规类。将特种设备的法律法规、文件统一存放。
(2)综合管理类。将特种设备安全责任制、管理制度、操作规程、特种设备安全管理机构、管理结构图、专职兼职安全管理员任命书、特种设备使用管理安全责任承诺书等统一存放。
(3)特种设备总台账类。使用账本或信息化管理系统对特种设备台账进行管理，账物相符，能方便索引到相应的档案信息。至少包括如下内容：设备分布情况，最好有本单位的特种设备分布图，特种设备台账，将本单位特种设备分类登记在册，包括：注册号、使用登记证号、电梯年审隋况、定期检验情况等；安全附件管理台账，将本单位特种设备安全附件分类登记在册，并标明安全附件安装所在的设备；特种设备作业人员管理台账，将特种设备作业人员及相关的管理人员的基本情况登记在册，并注明作业人员所操作的特种设备；特种设备作业人员类，将每年的培训计划、培训情况、考核情况作业人员证或复印件等资料统一存放，特种设备作业人员证件应有使用单位的聘用记录并到质监局备案，证件在有效期内；应急救援类，将特种设备重大事故应急救援预案、演练计划、演练情况资料统一归档；技术档案类，以一台设备一个技术档案为原则(可用多个档案盒存放)，将特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明等文件，以及安装技术文件和资料、特种设备使用证、特种设备使用登记表、定期检验报告、安全附件校验报告统一存放；特种设备相关记录类，特种设备记录每月归档整理一次，将设备日常使用状态记录、特种设备维护保养记录、特种设备检查记录、特种设备交接班记录、特种设备运行故障和事故记录统一存放。

如何规范地整理归档文件

企业档案管理法　第一章总则第一条　根据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强企业档案工作，更好地为企业提高经济效益服务，特制定本规定。第二条　企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。第三条　企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。第四条　企业档案工作要坚持集中统一的管理原则。第二章文件材料的形成与归档第五条　企业要根据国家法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。　文件材料的运转要遵循计划、生产（施工）、技术、经营等项工作（以下简称生产活动）和文书处理的程序。第六条　企业生产（施工）活动中形成的科技文件材料（含缩微胶片，照片，录音、录像和计算机磁带等，以下同），由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。　各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档。第七条　企业文件材料归档的基本要求　　　1、归档的文件材料必须完整。　　　2、归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。　　　3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。第八条　企业必须编制文件材料的归档范围。企业文件i材料的归档范围主要有以下几个方面：　　　1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。　　　2、经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。　　　3、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。　　　4、技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。　　　5、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。　　　6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。　　　7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。　　　8、财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。　　　9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。　　　10、党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。　　　11、科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。　　　12、其他方面。第九条　归档时间　　　1、产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案部门归档。　　　2、各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。第十条　企业各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。第十一条　企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入企业有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。第十二条　企业产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须有档案部门参加。文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。第十三条　企业产品和工程创优、科研成果评奖，归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容，档案部门不签署意见不得申报成果。第十四条　企业新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时，有关专业部门应会同档案部门检查验收文件材料；并及时归档。第十五条　企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向档案部门归档。第十六条　企业档案部门要对企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。第三章档案管理第十七条　企业要建立健全各项档案管理制度，列入企业的经济责任制体系，并制定严格的考核和奖惩法。第十八条　档案分类　　　1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号方法。　　　2、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。　　　3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。　　　4、常用的分类方法有：　　　（1）按产品型号分类；（2）按设备型号分类；（3）按科研课题分类；（4）按工程项目分类；（5）按专业性质分类；（6）按组织机构分类；（7）按时间分类。第十九条　档案编目与编制检索工具1、要编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录。2、要根据需要编制档案检索工具，并且进行档案著录工作，著录方法按照国家标准GB3792.5一85《档案著录规则》执行。第二十条　档案保管　　　1、接收档案必须认真验收，并接交手续。　　　2、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。　　　3、底图除修改，送晒外，不得外借。修改后的底图入库，认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。　　　4、缩微胶片、照片、磁带等的保管：　　　（1）存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。缩微母片和拷贝片应分别存放；　　　（2）胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢，二氧化硫等有害气体和物理性污染地段，库房内应设有防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。　　　5、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库藏档案因移交，作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。　　　6、档案库房的一般要求：　　　（1）保存档案必须有专门的库房，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施；　　　（2）档案库房建设要列入企业基本建设计划，库房建筑设计按照《档案馆建筑设计规范》执行。第二十一条　图纸的修改、补充　　　1、修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。　　　2、修改内容较小时，可直接在图画“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，采用“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。　　　3、修改内容较多时，应另出新图代替，原来图纸作废。新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。　　　4、整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。第二十二条　档案鉴定　　　1、企业要根据国家利有关部门的规定，编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是：　　　（1）对企业有长远利用价值的档案应永久保存：　　　（2）对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；　　　（3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。　　　2、鉴定工作要组织由企业领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。　　　3、鉴定工作应该定期进行，具体由企业根据实际需要确定。　　　4、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，企业应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。　　　5、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经企业领导审批，并报送有关档案管理机关备案。销毁档案时要严格执行保密规定。第二十三条　档案统计　　　1、企业档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。　　　2、档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。第二十四条　档案管理现代化　　　1、企业档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑。　　　2、企业档案部门要应用现代管理方法。有条件的大中型企业要逐步应用电子计算机为主，包括缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和公自动化等现代管理手段。第二十五条　档案管理经费按照财政部、国家档案局（1980）财企字第629号文《关于企业档案库房建设和购置设备所需费用如何列支的规定》执行。第二十六条　企业要按照国家有关规定向有关档案馆移交有关档案或复制件。第二十七条　企业破产以后，除设备档案、基建档案等随同实物移交外，其余档案应向有关档案馆移交。第四章档案信息开发利用第二十八条　企业档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容，开发工作主要是指对生产、技术和经营管理的档案信息开发。档案信息开发利用要重点服务于改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等方面。第二十九条　企业档案信息开发利用的几种形式　　　1、在企业内部实行档案开架阅览。　　　2、编制并交流档案目录。　　　3、对档案进行加工整理，汇编专题资料或编制产品、科研成果、基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映、国内外同行业生产情况介绍等。第三十条　企业档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。第三十一条　对于积极主动开发与提供利用档案，为发展企业生产、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等做出贡献的人员，企业应给予表扬和奖励。奖励法按国家有关规定执行。第五章　档案管理体制第三十二条　企业档案管理涉及生产活动和党、政、群等各个部门，应由一位副厂长（副经理）分工领导，并且列入企业领导议事日常，作为考核企业领导人政绩的一部分。第三十三条　要加强和充实企业档案管理机构，集中统一管理企业档案工作。有条件的大型企业要建立企业档案馆或企业档案资料信息中心。第三十四条　企业档案部门是企业档案、资料的贮存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织、管理企业的档案、资料工作。第三十五条　档案管理人员　　　1、企业要配备适应档案、资料工作需要的专职档案人员，并且应有一定数量的专业技术人员。　　　2、大中型企业档案部门的主要负责人应具备中级以上专业技术职务的学识水平和工作能力。　　　3、企业档案管理人员享受专业技术管理人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。第六章　附则第三十六条　企业党、政、工、团档案管理按照中共中央公厅、国务院公厅印发的《机关档案工作条例》的有关规定执行。第三十七条　企业会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理法》的有关规定执行。第三十八条　企业人事档案管理按照中共中央组织部的有关规定执行。第三十九条　集体企业、乡镇企业可参照本规定执行。第四十条　本规定由国家档案局负责解释。第四十一条　本规定自发布之日起执行。

谁知道技术档案管理流程和管理方法？

　　以下是铁道技术档案管理的实施细则,相信对你有借鉴的意义
　　（（81）铁办字53号 1981年1月13日）

　　第一章 总则

　　第1条 为了建立、健全科学技术档案工作，完整地保存和科学地管理铁路科学技术档案（以下简称铁路科技档案），充分发挥铁路科技档案在社会主义现代化建设中的积极作用，遵循“中华人民共和国科学技术档案工作条例”的规定，结合铁路系统的实际情况，特制定本规则。
　　第2条 铁路科技档案，是铁路运输、生产技术、基本建设和科学研究等技术活动中形成的，具有利用价值，按照归档制度归档，集中保管的科技文件材料。主要形式有：图片（包括底图）、图表、文字材料、计算材料、胶卷（片）、照片等。
　　铁路科技档案种类有：
　　1、铁路运输档案；
　　2、生产技术档案；
　　3、基本建设档案；
　　4、科技研究档案；
　　5、设备仪器档案；
　　6、铁路标准档案。
　　第3条 铁路科技档案，是铁路运输生产、建设和科研等技术活动的历史记录，是全路职工劳动和智慧的结晶，是铁路现代化运输、产品制造、基本建设、科学研究和设备维修的依据和必要条件，是国家的宝贵财富。因此，铁道部、各铁路局、工程局、设计院、规划院、工厂、铁道科学研究院（所）、铁道学院（校）以及有科技档案的基层单位（以下简称各单位），都必须建立、健全科技档案工作，对科技档案实行集中统一管理，保证科技档案的完整、准确、系统、安全和有效地利用。
　　第4条 铁路科技档案工作，是一项专门的事业，是铁路企业技术管理工作的组成部分，各单位都必须把科技档案工作纳入技术管理工作中去，加强领导。

　　第二章 铁路科技档案管理体制和领导关系

　　第5条 铁路科技档案工作，实行统一领导分级管理原则。铁道部对部属各局、厂、院、校科技档案工作实行统一的领导和管理。部属各局、厂、院、校对所属单位的科技档案工作，要进行统一领导和管理，制定具体的实施办法和措施。
　　第6条 铁道部档案管理处，是铁道部管理全路档案工作的职能机构。它负责拟订档案管理制度、规划、计划和措施，总结交流和推广档案工作经验，培训档案工作干部，对铁路系统各单位档案工作，进行监督、检查和业务指导。
　　第7条 铁道部档案馆，主要任务是：
　　1、按照铁道部规定的进馆范围和进馆办法，对铁路系统的科技档案和文书档案进行收集、整理保管和提供利用；
　　2、根据需要，编制档案查找利用工具，编写专题资料汇编和铁路史料；
　　3、负责全路进馆档案的缩微复制工作。
　　第8条 部属各局、厂、院、校，要设立直属科技档案管理工作机构，在总工程师的领导下，统一管理本机关和所属单位的科技档案工作。
　　第9条 各单位必须根据需要为科技档案部门确定定员，并按定员配备能胜任工作的干部。从事档案工作的科技人员，是技术管理干部，应保持其技术职称，与其他科技管理人员享受同等待遇和晋升。
　　第10条 各单位都要积极创造条件，采取措施，加强科技档案队伍的建设，培训本系统科技档案人员，不断提高档案业务水平。
　　第11条 部属各单位科技档案管理工作机构的任务：
　　1、负责拟定本单位的科技档案管理实施办法；
　　2、负责对所属单位的科技档案工作进行监督、检查和业务指导；
　　3、负责科技档案室的下列工作：
　　（1）收集、整理、保管和统计本单位的科技档案；
　　（2）积极开展科技档案的利用工作，编制各种查找利用工具和汇编参考资料工作；
　　（3）督促和协助本单位有关人员正确的整理需要归档的科技文件材料；
　　（4）负责组织和承办科技档案的鉴定和销毁工作；
　　（5）组织和监督科技档案的核对、修改和补充工作；
　　（6）负责向铁道部档案馆办理科技档案的进馆工作；
　　（7）对科技文件材料的形成、积累、立卷、归档有监督、指导的责任；
　　（8）负责做好科技档案的复制工作；
　　（9）兼管科技资料工作。

　　第三章 科技文件材料的形成和归档

　　第12条 铁道部机关各专业主管局和部属各单位，在制定有关规章制度时，对必要的科技文件材料的组成与内容、形成与积累、立卷与归档应做以明确的规定。对科技文件材料的形成、积累、立卷、归档，应纳入有关部门和科技人员的职责范围、工作程序和岗位责任制中去。没有完整、准确的科技文件材料的归档，不能算完成任务。
　　第13条 各设计、施工和基建单位，都要严格按照有关规定、认真积累、绘制设计、施工、竣工技术文件材料。在基本建设工程竣工时，工程部门（施工单位）要及时整理、编制、移交完整、准确和质量良好的竣工文件和竣工图。办理交接验收工作，必须移交完整、准确和质量良好的竣工图。特殊情况，移交竣工图日期，可由交接双方商定。属于进馆范围的竣工图，应绘制正式竣工图。竣工图有底图的，应随竣工图移交给使用单位（铁路局、工厂）保管和使用。
　　第14条 各单位对每一项科研成果、试制产品、基建工程，在进行鉴定、验收时，要有有关的科技档案部门的人员参加，对应移交、归档、进馆的科技文件材料，进行审查和验收。
　　第15条 各项科学研究、产品制造、工程设计、基建施工设备安装的负责人员或技术部门，在该项任务完成之后，必须将形成的科技文件材料，收集齐全，核对准确，按有关规定，整理分类，组成保管单位（卷、册、袋、盒），及时地向本单位科技档案管理机构归档。归档份数可以根据需要确定。
　　归档的案卷，要写好案卷封面，卷后附备考表，填好卷内目录。每个项目的档案，可以组成一个保管单位，也可以组成若干个保管单位。每个保管单位的文字材料和图纸的折迭尺寸为297×210毫米。
　　案卷归档时，要办理归档手续，由归档人编写好案卷移交目录一式二份，交接时双方在移交目录上签字。
　　第16条 凡是归档的科技文件材料，都应做到书写工整、图象字迹清楚、反差良好、胶卷质量优良，有利长久保存。进馆的科技档案，材质和质量都必须保证优良，避免用复写纸、铅笔、元珠笔书写。
　　第17条 铁路科技档案的归档范围：
　　1、铁路运输档案：在铁路运输组织、计划和指挥中形成的列车运行图、列车运行时刻表、列车编组计划、机车交路图。
　　2、生产技术档案：在机车车辆、通信信号、大型机具、桥梁、及其他器材等产品试制、试验、新造、改造和修理工作中，各阶段形成的设计图纸、说明书、计算书、记录、条件、规范、工艺文件、工艺装备以及作为设计、制造、试验、试制、修理依据和审批鉴定的文件材料。
　　3、基本建设档案：在铁路线路、站场、路基、地质、枢纽、桥梁、隧道、涵渠、通信、信号、给水、排水、电力、工厂、房屋、文化福利设施和机车、车辆、主要客货运输设备等新建、改建、扩建、大中维修、勘测、设计、施工和竣工验收中，形成的路网规划、设计意见书、选线（厂）报告、初步设计、技术设计、施工设计、施工记录、竣工图、交接验收报告、技术总结、以及作为设计、施工依据和审批鉴定的文件材料、图纸、说明书及其他文件材料。
　　4、科技研究档案：在科研、试验、技术交流、应用、考察、合作、技术革新、技术革命、发明创造、教学研究和铁道出版等工作中形成的科技成果、报告、计划、大纲、任务书、论文、著作、专刊、记录、总结、以及审批鉴定、评议、推广和作为依据的文件材料。
　　5、设备仪器档案：在生产建设、产品制造、研究试验、测量化验、养护维修等需要而购置、进口或自制安装使用和储备的机械动力设备、仪器仪表设备和非标准设备的图纸、说明书、规程、规范、记录等科技文件材料。
　　6、铁路标准档案：在铁路产品标准、技术标准（部标专业标准、企业标准）和铁路工程建设标准（标准图、通用图、参考图）等的设计工作中产生的任务书、说明书、设计图、计算书及其审批鉴定的文件材料。
　　援外工程档案归档范围，亦应比照上述内容。
　　停建缓建工程的科技文件材料，要由有关技术业务部门或技术负责人整理好，送由本单位档案部门妥善保存。
　　第18条 各单位在设计、施工、制造中，采用的铁路标准，应作为本单位的科技档案归档。但在每个基建、产品项目的档案中，可以不附，只在各该项目的目录中，注明其名称、编号、编制日期。
　　第19条 凡在科技研究工作中形成的科技文件材料，不论成功的项目，或是不成功的项目，或是停止的项目，都应归档。
　　第20条 若干单位共同承办一项任务时，所形成的科技文件材料，应该由主办单位归档一套完整的档案；协作单位只归档其承担任务的有关部分，并提供相同的一份送交主办单位。
　　第21条 科技文件材料的归档时间，应按照工作程序，可以分批分期立卷归档，也可以在科技文件材料全部形成以后一次归档。一般情况下，科技研究档案，应在每项科研任务完成或停止之后归档；基本建设档案，应在每个工程项目或阶段竣工并交接验收之后归档；生产技术档案，应在每个产品定型或批量生产之后归档；设备仪器档案，应在每个设备仪器使用或安装之后归档；铁路标准档案和铁路运输档案，应在每个项目批准之后归档。

　　第四章 铁路科技档案进馆范围和办法

　　第22条 部属各单位，对形成的重要科技档案，要按规定的时间和办法，送交铁道部档案馆保管和利用。具体的进馆范围，详见附件一。
　　第23条 进馆的科技档案，规定一套。其中：图纸部分，有底图的应随同进馆的档案送档案馆，由档案馆及时地对整套档案翻拍复制成胶卷后，底图退回原单位保管和利用。
　　有条件的单位，对于进馆范围的科技档案，可以翻拍复制成质量良好的35毫米有孔胶卷进馆。档案馆根据需要拷贝多套以便分存和利用。
　　对负责进馆的单位和时间规定如下：
　　科技研究档案，在各科研专题项目研究成功并审查鉴定批准后，由研究单位负责进馆。
　　基本建设档案，其中，设计部分，在各该工程竣工后，由设计单位负责进馆。竣工部分，在工程交接验收的同时，由工程（施工）部门按照进馆范围，向有关接收单位（铁路局、工厂以下同）移交。由接收单位负责，将各施工单位的全部工程竣工图和竣工文件收集齐全，按规定整理好，向铁道部档案馆移交进馆。养护维修、大中修和补制部分，在大中修、核对、补制完了之后，由大中修、核对、补制单位（铁路局、工厂）负责进馆。
　　生产技术档案，在各该产品定型或批量生产后，由制造主导厂（或归口厂）负责进馆。
　　设备仪器档案，一般不进档案馆。但确属国内或引进先进技术的成套设备仪器档案，使用单位认为有必要时，也可由使用单位负责复制进馆。
　　铁路标准档案，经铁道部批准之后，由编制单位或归口单位负责进馆。
　　第24条 进馆的科技档案，由负责进馆单位填写案卷目录和案卷移交目录一式三份，并按照科研、工程、产品等项目编写简介，简要说明各该项目的档案形成梗概和完整程度。移交清点后，办理移交手续，双方在移交目录上签字。

　　第五章 铁路科技档案的管理和利用

　　第25条 科技档案室或档案馆，对接收归档或进馆的科技档案，应及时地登记和整理，按照专业工作的特点，遵循科技工作的程序和科技文件材料的形成规律，进行分类和编目。
　　科技档案的分类，必须保持科技档案之间的联系，便于保管和利用。一个科研项目、一项工程、一种产品、一部设备、一套标准所形成的科技档案，应该分别排列在一起，不能互相混淆。同一个项目的文字材料和图纸、要放在同类项目之中，不能分开。
　　科技档案的编号，要与分类、排列保持一致，做到科学、适用、简单明了。代字统一采用汉字或汉语拼音字母，代号统一采用阿拉伯数字。
　　第26条 科技档案，归档后不得任意修改，必须修改时，要由移交归档单位的有关科技人员负责进行，但必须履行一定程序的审批手续。
　　第27条 科技档案，必须有专门库房保管，库房要做好防盗、防火、防潮、防虫鼠、防尘、防晒、防震等。库房要与易燃、易爆、易染等物品隔离，严禁用非防潮地下室作库房。保管纸张档案的库房，要保持适当的温度和相对温度。
　　第28条 保存科技档案，要有专门的柜、架和档案盒、胶卷（片）档案要有专门的芯架和卡片柜。35毫米胶卷档案，每卷不超过30M，并装在吸潮的纸盒内为宜。
　　第29条 科技档案库房，要建立定期检查制度，遇有特殊情况，应进行全面或重点检查，作出详细记录，发现档案破损，要及时修补或复制。管理人员调动时，应办理移交手续。
　　第30条 凡是单位撤销或变动，以及建筑物，构筑物、设备、仪器转移使用或产品转产时，应将档案整理妥善，根据工作需要，按照保证科技档案完整的原则，经上级主管机关批准后，向接受单位办理移交手续。
　　第31条 科技档案部门，要采用新技术、新设备，改善保管形式和条件，逐步实现档案保管技术现代化，提高利用效率。
　　第32条 管理科技档案，要做到平战结合。铁道部对进馆的科技档案，要统一安排，采用缩微技术和多套分存措施，保证非常情况下重要科技档案的安全。
　　第33条 各单位建筑或增添保管科技档案的库房、设备和用品的费用，应从企业事业的生产、科研或事业费中开支。新建单位，应同时建设符合要求的科技档案库房。
　　第34条 科技档案部门，要以社会主义现代化建设为中心，积极主动地开展科技档案的利用工作。根据需要编制必要的检索工具（目录、卡片、索引）、参考资料、史料，及时地提供科技档案为科学技术研究、生产建设工作服务。既要保守机密，又要充分发挥科技档案的作用，及时调整密级，扩大利用与交流范围。
　　科技档案部门，要建立科技档案利用制度。借阅、复制、供应、要有批准，检查手续。
　　第35条 借阅科技档案的人员，应保持案卷的完整与安全，不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密。档案人员对归还的案卷，应详细检查、注销。进馆的科技档案，一般情况下，只能在档案馆内阅读、抄录和复制提供利用。归档的底图，除了批准复制、修改等外，一般地不准拿出科技档案室。
　　第36条 各单位对已经超过保管期限的科技档案要定期做好鉴定工作。对确已失去保存价值的科技档案可剔除销毁。
　　铁路科技档案保管期限，一般分永久、长期（二十年以上）、定期（十五年以下）三种。科技档案保管期限表，详见附件二。
　　铁路科技档案的鉴定工作要在总工程师领导下进行。鉴定时，必须对已超过保管期限的科技档案详细审查。要销毁的科技档案，必须造具清册，经本单位领导审核批准。销毁科技档案，要指定监销人，防止失密。

　　第六章 附则

　　第37条 各单位应根据本规则，结合本单位具体情况，自行制定实施办法或工作细则，报部备案。
　　以前铁道部颁发的有关办法、规定等，如与本规则有抵触者，按本规则执行。
　　第38条 本规则自公布之日起实行。
　　本规定公布日之前，已形成、归档、进馆的科技档案，按照以前规定执行。
　　（附件略） (中央法规)

如何整理档案

如何整理档案

机关单位或者企业在长期的运转中都会产生大量文件，它们有些有重要价值，有些却意义不大，但都无一例外地耗费着我们的空间、时间和精力。对档案文件的归档整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我为大家整理的如何整理档案，仅供参考，希望能够帮助到大家。

一、档案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。

二、档案整理的文件范围是：

凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的（现10年）文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。

声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）执行。

科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。

按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。

按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

三、档案的分类原则：

以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

实物档案是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，是一个单位档案全宗的重要组成部分。各单位应将实物档案分类、排列、贴签、编目、装盒（入柜、上架、陈列），纳入综合档案室集中管理。由于实物档案具有分散性、多样性，整理、分类的难度大。保管、开发的任务重，从而使实物档案整理与其他门类档案整理产生脱节。为此，加强单位实物档案整理工作，巩固和扩大档案集中管理工作成果，是提高档案工作管理水平的当务之急。

一、实物档案的分类

分类是实物档案整理的重要环节，将实物按其属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等划分类别和层次，既利于排列、贴签、编目以及组织室藏和排架管理，也便于系统地提供利用。按照实物档案管理的基本规律和要求，实物档案的分类可采取问题、年度、保管期限等分类方法，以实现对实物的有序管理和有效检索。按问题分类就是将实物按其属性内容和形式特征进行分类。采用问题分类法，可以避免和减少同类实物分散的现象，便于按专题登找和利用。实物档案问题分类一般分为奖品类、赠品类、产品类四大类。每类的主要内容如下：奖品类主要有以本单位或本单位内部机构名义在各项比赛、评比、检查、考核等工作中获得的奖状、锦旗、奖章、奖牌、奖杯、荣誉证书等实物；信品类主要有有本单位的证件（法人证书、组织机构编码、营业执照、国有土地位用权证、房屋所有权证等），本单位机构变更、撤消或合并而失效的印章、证书等实物；赠品类主要有上级领导及社会知名人士为本单位的题字、作画，本单位开展的活动中有纪念意义的物品，本单位对外交际交往户收受的礼品等实物；产品类主要有本单位在行使职能活动时形成、制作或收存的模型样品、户试产品、终端成品等实物，如微标（章）、钱币、票证、邮票、纪念币、工装、设备等。

二、实物档案的排列

排列是指按照一定的原则和方法来定位实物先后次序的过程。通过排列，进一步增强实物档案的系统化程度，以方便检索利用。

实物的排列一般遵循“载体原则”，即同一载体的实物应当排列在一起。“载体原则”有利于目录检索和实物存取工作，同一载体的实物存放盒、柜，可以节省空间；同一载体的实物上架、陈列，显得整齐美观。实物的排列，在遵循载体原则下，一般按照实物的制发时间进行系统排列。同一类目内，同一载体的实物，按照制发时间的先后顺序排列，不同载体的实物可以按照制发时间的先后顺序进行排列，也可以按照载体形式进行排列，比如奖品类可按照奖状、锦旗、奖章、荣誉证书、奖牌、奖杯等载体形式依次排列，信品类可按照印章、证书、牌匣等载体形式依次排列，赠品类可按照题词、绘画、礼品等载体形式依次排列，产品类可按照模型样品、中试产品、终端成品等载体形式依次排列。

三、实物档案的贴签

贴签是指将实物在全宗中的位置进行标著，并以标签的'形式在实物上进行粘贴。贴签是实物编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过贴签使实物在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作及将来查找和利用时的实体存取提供了条件。

标签如何编制。标签是指在纸张上以表格形式来记录和反映归档实物在全宗中的位置，表格的项目主要有名称、制发单位、获得时间、档号、获得单位、载体等，这是根据实物档案管理工作的基本需要设置。

四、实物档案的编目

编目是指编制实物档案目录。编制实物档案目录，可为实物档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。

实物的编目以“件”为单位进行，每一件实物在实物档案目录中只体现为一个条目。实物按照分类、排列、贴签的结果，逐类逐件编制目录，以系统、全面地揭示实物的全貌。实物没有明确标明主题名称和制发时间的，编目时，要拟出名称并考证制发时间。同时，要在备注栏中进行说明。

实物档案目录设置档早、名称、制发单位、获得单位、获得时间、载体、存放地点、参见号、备注等项目，概括了实物的属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等方面的主要特征，是利用者检索的主要渠道。

五、实物档案的装盒

装盒（入柜、上架、陈列）是指将实物按件号顺序装入档案盒，购置档案柜、密集架、陈列橱的过程，这是实物系统化整理的结果。装入档案盒的实物主要是可折叠的或形体能够装入的，比如：奖品类的奖状（可卷成简状）、奖旗（可折叠平装）、奖章、荣誉证书；信品类的

印章、证书等。档案盒可使用6厘米厚的文书档案盒。盒内设置实物档案目录和备考表，以方便盒内实物的保管、利用、进出核查和填写盒内实物的情况说明。对于奖品类的奖章，证品类的印章，产品类的徽标、钱币、纪念币等.可平放在档案盒里用防酸纸板隔成的“井”字格内，用纸团塞紧空隙以固定实物位置，档案盒盖内侧可贴一张摆放示意图，注明档号，以方便利用。

六、结论

实物档案如何整理，档案行政管理部门还没有统一的标牌和要求，但是，各级档案部门有关实物的收集、整理、利用等工作却做得有声有色、不亦乐乎，相关的报道频频见诸报刊。本文所述实物档案的分类、排列、贴签、编目、装盒（入柜、上架、陈列）的整理流程是通常的整理方法，各单位可根据实际情况来确立合理的整理方法。比如：有些条件好的单位，除按照上述方法整理实物档案外，还可以给每件归档实物拍照，既可以用来展览展示，也可以做为声像资料归档；制作标签的纸张可以是白色的，也可以用彩色纸张，以增加美感。

设备档案包括哪些具体的内容？

技术资料包括仪器设备的技术证明书、使用说明书、以及由生产商或供货商提供的其他技术资料。 特种设备使用单位应当建立特种设备安全技术档案。安全技术档案应当包括以下内容：

（一）特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料；

（二）特种设备的定期检验和定期自行检查的记录；

（三）特种设备的日常使用状况记录；

（四）特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录；

（五）特种设备运行故障和事故记录。

设备档案，是指设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件资料，通过不断收集、整理、鉴定等工作建立的档案。

设备档案是企业档案的重要组成部分，也是设备管理工作的重要组成部分。设备的正常运行及维护保养是设备管理工作的基本任务，设备档案管理工作为这一基本任务顺利、经济的实现提供了基本技术支持。

设备档案一般包括设备前期与后期两部分。前期档案包括设备订购、随机供给和安装验收的材料：后期档案包括使用后各种管理与修理的材料。

如何整理档案

第一章 总 则

第一条 为了实现干部档案整理工作的规范化，搞好档案建设，便于档案的保管和利用，根据《干部档案工作条例》(以下简称《条例》)及有关规定，特制订本细则。

第二条 干部档案的整理工作，是档案建设的基础工作之一。它是将收集起来的每个干部的档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。

第三条 各级干部档案管理部门，均应按本细则和有关规定的要求，对所管理的干部档案进行认真的整理。

第二章 整理工作的基本要求

第四条 整理干部档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。

第五条 整理干部档案，事先要收集好干部档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。

第六条 整理干部档案的人员，必须努力学习党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理干部档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作。

第三章 档案材料的鉴别

第七条 干部档案材料的鉴别工作，是干部档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否归人干部档案的工作。

第八条 鉴别归档材料，必须根据中央有关文件的精神，以《条例》和《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》等有关规定为依据，严肃认真地进行。

第九条 鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料是否归入档案。

第十条 鉴别归档材料的具体做法：

(一)判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于干部档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有保存价值的文件、资料，可交文书档案或转有关部门保存。不属于干部档案内容，比较重要的证件、文章等，组织不需要保存的，退给本人。无保存价值又不宜退回本人的，应登记报主管领导批准销毁；

(二)审查材料是否齐全、完整。政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人的交待等。处分材料一般应具备处分决定(包括免予处分的决定)、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。上述材料，属于成套的，必须齐全；每份归档材料，必须完整。对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档，凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档；

(三)审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批注时间和文号。出国、出境审批表，须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须补办完手续后再归档；

(四)鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其它重要问题，需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归人干部档案，应交有关组织处理；

(五)鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。

第四章 档案材料的分类

第十一条 对归档的材料必须按照《干部档案工作条例》中关于正、副本十类内容的划分进行分类。．

第十二条 干部档案正本，由历史地、全面地反映干部情况的材料构成。其内容分类：

第一类 履历材料；干部履历表(书)、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，个人简历材料，更改姓名的材料。

第二类 自传及属于自传性质的材料。

第三类 鉴定(含自我鉴定)、考察、考核材料：以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料；作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料；考核登记表，干部考核和民主评议的综合材料。

第四类 学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料：报考高等学校学生登记表、审查表，毕业登记表，学习(培训结业)成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表；专业技术职务任职资格申报表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务的审批表，套改和晋升专业技术职务(职称)审批表；干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文(如获奖或在全国性报刊上发表的)等目录。

第五类 政审材料：审查干部政治历史情况(包括党籍问题)的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证明材料；甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的依据材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；更改干部的民族、年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。

第六类 加入党团的材料：中国共产党入党志愿书，入党申请书(l—2份全面系统的)和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料；加人民主党派的有关材料。

第七类 奖励(包括科技和业务奖励)材料：各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。

第八类 干部违犯党纪；政纪、国法等材料：处分决定(免予处分的处理意见)，查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料；通报批评材料；甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书等。

第九类 干部工资级别登记表、职务工资变动登记表、干部调资审批表，定级和解决待遇的审批材料；干部任免呈报表(包括附件)，录用和聘用审批表，聘用干部合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料；退(离)休审批表；军衔审批表、军队转业干部审批表；出国、出境人员审批表；党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表。

第十类 其他可供组织参考有保存价值的材料：有残疾的体检表、残疾等级材料；干部逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词(生平)，非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等，

第十三条 干部档案副本内容，是由正本中以下类别主要材料的重复件或复制件构成：

第一类的近期履历材料。

第三类的主要鉴定，干部考核材料。

第四类的学历、学位，评聘专业技术职务的材料。

第五类的政治历史情况的审查结论(包括甄别、复查结论)材料。

第七类的奖励材料。

第八类的处分决定(包括甄别、复查结论)材料。

第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料。

其它类别多余的重要材料，也可归人副本。

第十四条 内容交叉的材料，可根据材料的主要内容或用途确定类别。

(一)带自传的履历或简历表，以自传为主，归第二类。

(二)履历表和简历表有鉴定的，以履历为主，归第一类。

(三)有任免职务内容的干部登记表、任免呈报表所附的考察材料或主要表现情况的综合材料、提升工资级别的评级、评定军衔的鉴定表等材料，以其主要用途为主，归第九类。

(四)政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料，一律归第八类；凡未给予处分，以政治历史问题为主的，归第五类，以违纪错误为主的归第八类。

第五章 档案材料的排序与编目

第十五条 每类干部档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编写页数。

第十六条 档案材料排序的基本方式：

(一)按档案材料形成时间排序的：第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料；

(二)按档案材料内容的主次关系进行排序的：第五类、第六类、第八类材料。其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序；

(三)第九类材料可根据不同层次干部的档案材料情况，采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是：1、工资情况的材料；2、任免材料；3、出国、出境材料；4、其它材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。

第十七条 每卷干部档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写。具体要求：

(一)按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写；

(二)根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明；

(三)“材料形成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间；

(四)填写“材料份数”，以每份完整的材料为一份(包括附件)；材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应如数填写；

(五)书写目录要工整、正确、清楚、美观，不得使用圆珠笔、铅笔，红色及纯蓝墨水书写目录。填写目录后，要检查核对，做到准确无误；

(六)书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。

第六章 复制与技术加工

第十八条 档案材料载体变质或字迹退色不清时，须进行抢救。抢救材料，一般可采用修复、打印、抄写、复印等方法。凡打印、秒写的材料，必须认真细致、核对无误，注明复制单位和日期。

第十九条 建立档案副本的材料不够时，可选择正本中的材料进行复制，将复制件存副本，其原件必须存入正本。

第二十条 为便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。其主要方法：

(一)对超出16开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可酌情进行剪执不能购 的材料，须进行折叠。折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏；便于展开阅读；

(二)对破损、卷角、折皱和小于16开规格的档案材料，要进行裱糊。主要方法有：单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、鱼鳞或梯形托裱、胶纸粘贴等。裱糊用的衬纸，必须采用白纸。浆糊和胶水必须能防虫蛀、不腐蚀纸张；裱糊后的档案材料要凉干，不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤；

(三)对过窄或破损未空出装订线的档案材料，须进行加边。打眼装订，不得压字和损伤材料内容；

(四)拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。

第七章 装订与验收入库

第二十一条 每个干部的档案材料，必须装订成卷。装订 后的档案，目录在卷首，材料排列顺序与目录相符；卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用，具体做法：

(一)将目录与材料核对无误；

(二)把全卷材料理齐。材料条件好的应做到四面整齐，条件较差的，以装订线一边和下边两面为齐;

(三)在材料左侧竖直打上统一的装订孔。孔距规格应符合《条例》附件一的规定；

(四)一律使用《条例》附件一规定的标准干部档案卷皮。档案卷皮须书写档案人的姓名、籍贯、档案号。书写姓名不得用同音字或不规范的简化字。

第二十二条 干部档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查，经验收合格后，方能入库。

第八章 整理工作的注意事项

第二十三条 干部档案整理工作人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和干部档案工作的有关规定，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。

(一)在整理档案时，严禁吸烟，以确保档案的安全；

(二)不得私自涂改、抽取或伪造档案材料；

(三)不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后分别情况予以处理。

(四)在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露干部档案内容。

第九章 附 则

第二十四条 本细则由中央组织部干部档案工作部门负责解释。