声像档案整理规范

　　在各项工作活动过程中形成的有保存价值的音频、视频材料均属音频视频档案归档范围。声像档案整理规范是为了更好地保存和科学地管理利用声像档案，特别制定的。

　　音频视频档案整理归档制度

　　一、归档要求

　　归档的音频或视频应真实、清晰、完整，并符合以下要求：

　　（一）真实原始性要求

　　收集的音频或视频应是用摄录设备直接摄录或由原始摄录的音频或视频通过信号或格式转换形成的音频或视频文件。

　　（二）文字说明要求

　　收集的音频或视频应具有完整准确的文字说明，包括活动的时间、地点、内容、主要人物姓名或景物名称、摄录者等要素。文字说明宜用“TXT”文件保存。

　　（三）信号转换和存储格式要求

　　属于模拟信息或不符合归档数字格式要求的音频或视频应先按以下要求转换为标准数字格式：

　　1、音频（MP3、WAV、FLAC、APE、OGG、MID、MIDI等）应转换为MP3或WAV文件格式，并保留原始格式。

　　2、视频（MKV、AVI、MOV、MX、WMV、ASF、ASX、RM、RMVB、MPG、3GP、MPEG-2、MPEG-4、M4V、DAT、FLV、VOB等）应转换为MPEG-4文件格式，并保留原始格式，同时保存一份FLV格式便于利用。

　　二、归档时间

　　原则上，各科室负责拍摄的经办人应在活动结束后1个月内将拟好文字说明的音频视频材料移交至声像档案科，声像档案科将整理完毕的音频视频档案定期移交至本局综合档案室。

　　三、音频视频整理

　　音频或视频按“件”整理归档。音频、视频档案不管其载体形式（磁带、光盘、其他），只看内容记录形式，如既有声音又有影像的，则为视频；如只有声音无影像的，则为音频。非本局形成的电教片、宣传片，不作为档案保存，可作为音视频资料。音频、视频档案的保管期限均为永久。

　　（一）按内容分件。一项工作或活动所形成的音频或视频作为一件档案材料。

　　（二）剪辑。按一次活动为一件的原则将接收的音频或视频剪辑成相对完整的音频或视频片段文件，并按规则命名(“摄录日期•地点•活动内容•摄录者”规则命名)后存储在工作计算机中。属于模拟信息或不符合归档数字格式要求的音频或视频应先转换为标准数字格式再剪辑。

　　（三）著录上传。在市文档平台“文件著录”音频档案或视频档案分类中上传剪辑后的音频或视频文件，然后修改每份归档文件的基本信息，检查无误后点击“归档”生成档号等信息，完成“预归档”操作。

　　（四）归档存储。将“预归档”库中的音频或视频存储到移动硬盘上备份，并在“特殊载体”中按要求为备份载体编号。

　　（五）编制档案目录

　　本年度音频或视频归档完毕后，在市文档平台“预归档库”中按年度打印“音视频档案目录”一式两份，在“编目管理”模块中打印目录软皮封面、硬皮目录夹封面标签和背脊标签各一式一份，用于编制《音频视频档案目录》。

　　《音频视频档案目录》要求制作一式两份，一份用硬皮目录夹装订，一份用牛皮纸等软皮装订。《音频视频档案目录》可一年或若干年装订成一本，若干年装订在一起的，每年之间用一张彩色纸隔开。音频类与视频类档案目录要分开装订。

　　（六）封装入库。在“预归档库”中选中需要封装入库的档案，对档案信息检查无误后，点击“封装入库”，档案封装入库成功后，档案进入“档案中心”归档数据管理相对应的分类下。进入“档案中心”的档案只能修改目录。

　　一、声像档案归档说明

　　1、原则上由收集部门或形成部门移交归档，新闻宣传内容的声像档案集中由新闻宣传口收集归档；声像材料的归档时间，原则上在形成后随其它载体档案一起归档，特殊情况可适当延长。

　　2、归档的声像材料必须是原版件而非压缩件，并保证齐全完整。

　　3、归档的声像材料必须图像清晰，声音清楚，并由摄录人员编写简要的文字说明。

　　4、文字说明的要求：（1）准确揭示声像材料的内容。（2）对工程项目、科研课题等应标明其名称，并概括其主要特点，标明项目编码。（3）照片以自然张编写说明，一组联系密切的照片应加总说明。时间、地点、内容、人物、背景、摄录者，时间用阿拉伯数字表示（4）录音带、录像带、磁盘、光盘等按保管单位编写说明。

　　5、各单位档案室要梳理声像档案的主要形成部门和相关责任人，要建立必要的归档控制措施，以防散失。

　　二、声像档案整理收集期限

　　（一）声像档案的整理、分类根据“企业文档管理中心”设置的模块要求提交归档，光盘依照年度流水号排列和编目，保证其系统、便于保管和利用。

　　（二）分类与编号录音带、录像带、磁盘、光盘按全宗-分类号-年度-期限-件号（01-S-2010-02-0001）。同一内容分录几盘的应在著录标题上标明（4-1、4-2、4-3、4-4）的注明。

　　（三）声像档案的保管期限一般定为长期。

　　三、声像档案保管注意事项

　　1声像档案入库前要进行质量检查，剔除损坏、污损件，有条件进行必要的技术处理。

　　2声像档案应立放。磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场。

　　3对库存的声像档案应定期进行检查。不常用的录音带、录像带、影视胶带等至少一年重绕一次，对已污损的，要及时修补、复制、报损。

　　4归档保存的声像档案，任何人不得私自抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，并经主管领导审批，登记造册。

　　5声像档案原版一般不得借出档案室，如有特殊需要，经主管领导批准后方可限期外借。利用率高的声像档案可制作复制件外借。

　　6声像档案的保管条件按照国家标准要求，录音、录像带在温度18～24°C、相对湿度在40～60%；照片在温度14～24°C、相对湿度在37～67%；底片、胶片在温度13～15°C、相对湿度在35～45%的情况下保存。