如何做好档案整理

　　如何做好档案整理工作，档案管理工作是企业生产、经营管理的重要组成部分，是强化内部控制、防范经营风险的重要基础性工作。是维护企业经济利益、合法权益，见证企业发展历史真实面貌的一项重要工作。

　　创建全面化、规范化、系统化的基层单位文明创建档案，对推动各项工作顺利有序开展具有重要意义。

　　档案是指企业在生产、经营等管理活动中形成的具有保存价值并办理完毕的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料。

　　一、名词解释（DA/T1档案基本术语）

　　档案管理：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。

　　整理：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

　　归档：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。

　　二、企业档案种类：

　　文书档案、建设项目档案、会计档案、声像档案（照片、录音、录像）、人事档案、电子档案、实物档案等。

　　（一）文书类:反映党务、行政、经营管理等活动的档案。包括党群工作、行政管理、经营管理、工程技术管理、人力资源管理、财务审计等方面的文件材料。

　　依据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》国家档案局10号令及《归档文件整理规则》DA/T22进行收集整理。

　　（二）建设项目类：包含项目准备阶段、监理文件、施工文件、竣工图及竣工验收等方面的档案。

　　依据《建设工程文件归档规范》GB/T50328、《建设项目档案管理规范》DA/T28进行收集整理归档。

　　（三）会计档案类：包含会计凭证、会计帐簿、财务会计报表及其他会计档案。依据《会计档案管理办法》国家档案局79号令及《会计档案案卷格式》DA/T39进行收集整理归档。

　　（四）声像档案类：包括照片、录像、录音、宣传片及相应的说明文字档案。依据《照片档案管理规范》GB/T11821、《录音录像档案管理规范》DA/T78进行收集整理归档。

　　（五）人事档案类：包含干部、员工人事档案。依据中组部《人事档案管理条例》进行收集整理归档。

　　（六）电子档案类：光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等档案。

　　依据《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T18894、《电子公文归档管理办法》国家档案局14号令进行收集整理归档。

　　（七）实物档案类：包含奖杯、奖牌、证书、聘书、奖品、奖章及印章档案。依据《印章档案整理规则》DA/T40进行收集整理归档。

　　如何强化基层单位文明创建档案管理

　　基层单位文明创建是一项系统工程，也是一个不断发展的过程，可以通过文字、图片、音视频等档案来表达和实现。因此，对于各文明单位和正在积极创建文明单位的基层部门来说，创建全面规范的文明单位专项档案变得十分重要。

　　一、引言

　　基层单位文明创建是一个漫长、不断变化的过程，也是一个有计划、不断系统化的过程。因此，收集、筛选和保存好基层单位文明创建档案资料，成为基层单位文明创建一项必不可少的工作，也是上级部门考核基层单位文明创建工作的一项关键依据，直接影响基层单位文明建设。

　　二、档案管理

　　基层单位文明创建档案管理直接反映了基层单位文明创建活动的完成情况，在考察时具有重要参考价值。文明创建工作是一项耗时长、持续久的工作，材料也不是固定不变的，各基层单位都要建立完善的文明创建档案管理制度，资料收集人员要在清楚材料收集范围的基础上，重视平时材料的收集、筛选和归档工作。

　　(一)档案收集

　　档案收集工作作为一项比较基础的工作，主要有队伍建设、班子建设、活动创建、内部管理、业务管理、荣誉表彰等，它包含了文明单位创建活动的各个方面，要求在日常生活中要重视对原始资料的积累。当前来看，档案收集包括文字资料、图片资料和音视频资料的收集。

　　1、文字资料。在所有收集的材料中，文字资料占的比例最大。作为最常见的收集对象和最传统的展现方式，文字资料是相对成熟的一项资料。资料收集人员要认真依据考核标准，对单位活动的各种文字材料进行收集，各个部门加强合作，使各方面文字资料都能得到留存备案。

　　2、图片资料。和文字资料相比，图片资料更加简明、形象，在展现文明单位风采方面起关键作用。图片资料不仅使材料种类更加丰富，而且能够充分展现创建活动风采，体现单位和员工的精神风貌。

　　3、音视频资料。在日常工作中，文字、图片资料在储存、传递信息上具有一定的局限性，这时候，音视频资料就发挥了补充和替代作用。和图片资料相比，音视频资料可以更加全面直观地展示活动内容，更好地还原创建活动现场。

　　不论哪种资料，都应该随时收集保存，因此，资料收集工作显得更加重要[1]。单位组织各项活动之前，都应该提前做好相应资料收集方案，确保活动结束后能得到结果类资料。

　　(二)档案整理

　　考核文明单位有很多精细化的指标，会有大量且复杂的整理工作。所以，在资料收集之前，就应该按照一定的原则，使收集到的资料既全面又能展现活动特色。

　　1、资料选择。每次创建活动都会有大量的材料产生，资料收集人员在进行资料收集之前就应该严格按照考核标准进行各类资料的筛选工作，依据活动创建具体情况逐条逐项收集，在做到全面的同时，尽力简洁、不冗余。

　　2、资料分类。活动创建工作资料在收集中选择，在选择中分类，环环相扣，紧密连接。由选择到归类是越来越精细化的过程，根据考核中的具体指标层层划分。一定要注意，如果分类时的类别太大，会导致材料的内容过于笼统，没有辨识度。

　　类别太小又会过于繁杂，使工作量大大增加。建议根据基层单位的具体情况来进行分类。归类工作主要围绕“细”字来进行，按照指标要求把筛选出的资料分类细化到每个小指标，为之后的上报考评工作打好基础。

　　3、资料编序。资料分类后要排序，并制定目录，一个分类一个目录，内容可以按照时间顺序或者具体指标顺序来排列。目录无具体格式，可以按照本单位实际情况编制。

　　编序工作要体现创建活动特色，汇编内容要详略得当，突出本单位的特色工作、项目、经验等，将本单位文明创建特色做大、做强。

　　(三)档案保存

　　文明单位的评测时间一般比较长，资料的保存就显得尤为重要。再加上档案具有不可再生性，因此在存放方面具有较高的要求。

　　1、文件盒保存。档案要随时采集随时分类，放到统一的文件盒里，依据生成时间或者具体内容进行编序，满足一类一盒，在文件盒的外面做好注释，方便查找和管理。

　　2、档案柜保存。文件盒要放入特定的档案柜中，如果不能满足条件，也可以在档案柜中安排专门区域存放创建工作档案。另外，档案柜要避免火灾、潮湿、虫害等带来的损坏，确保创建工作档案的安全干净。

　　三、管理模式

　　检查单位文明创建工作档案包含了基层单位文明创建活动考核期间的方方面面，体现了文明创建活动开展的具体情况。很多历届文明单位已经制定了较为完善的文明创建工作档案管理制度，在管理模式方面总结出很多宝贵经验。

　　1、制定规划。在历届文明单位创建活动开始之前，按照上级部门相关标准，以本单位具体情况为基础制定本次文明创建活动规划。工作人员要掌握该单位文明创建活动规划的具体内容，做到有备无患。对于随时提出的文明创建要求，要尽快归纳到资料采集的准备工作中去。

　　2、有序进行。基层单位文明考核周期长，文明创建活动内容丰富，而且是一个持续的过程，每次创建活动都会产生大量的文字、图片、音视频等资料。基层单位在平时收集资料时要认真按照随时收集随时分类的要求，避免遗漏。

　　同时，可以对资料进行简单整理，去除多余的材料，留下关键的、重要的资料，避免资料过多，降低届满前档案资料整理的工作量。

　　3、增强保障。伴随传统纸质资料、图片档案、音视频档案等形式和数量越来越多，每个活动文明创建单位要按照每种档案存放使用的具体标准，使文明创建工作档案的管理设备和环境得到完善，保证文明单位档案管理工作稳定进行。

　　另外，还要增加对应的资料采集和管理人员，动员更多的人来进行宣传，提升人们参与的主动性，使人们更加积极主动地提交资料。

　　4、总结完善。文明单位创建工作是一个慢慢发展的过程，在此过程中要不断总结经验，不断完善和规范。

　　每一次文明单位创建工作完成后，要仔细研究总结本届文明单位创建工作经验，查漏补缺。对档案收集整理中的优秀合理做法进行大力宣传，对总结出来的问题逐条改正并给出预防方案，确保基层单位文明创建档案管理工作平稳进行。

　　四、对策及建议

　　(一)活动内容上更具特色。文明单位考察标准都是制定好的，所有的参评单位都需要依据该标准来进行资料的采集筛选。在此背景下，工作人员在收集考核资料时很多材料的内容都是一致的。

　　想要自己单位的考核资料在各参评单位中吸人眼球，让人印象深刻，展现创建特色相当必要。工作人员在资料采集时要抓住关键点，突出特点，以发展为基础，在内容基本一致的工作档案材料中，做到“人无我有，人有我优”。

　　(二)活动形式上更加丰富。文明单位考核工作要做到纸质材料、音频、电子文档等资料相辅相成。怎样正确合理地使用新方式来展现文明单位创建活动的特点，使考核资料更加多元化。

　　基层单位文明创建应该在做好纸质档案收集整理工作的基础上，逐步完善规范电子化档案。

　　大力提倡电子档案管理模式符合当前绿色环保和可持续的发展观念，管理部门应该不断完善电子化档案考核制度，这不但有利于节省能源和办公成本，也解决了纸质档案存储空间大的问题。同时，利用网络平台进行考核与探讨，可以快速总结、推广档案管理工作经验，全面提升文明单位创建能力。

　　(三)建立健全档案管理制度。基层单位应该给专(兼)职文明创建档案工作人员组织全面的培训探讨机会，例如文明单位之间可以经常举办档案管理经验交流活动，提升基层单位文明创建档案的管理能力;组织文明单位创建领导成员对档案管理工作开展情况进行检查和指导，及时发现问题并及时改正和解决，确保创建档案管理工作平稳进行;将文明单位创建档案管理工作的考核结果纳入年终绩效考核中，对工作中表现突出的人员给予一定奖赏，提升档案管理人员工作的积极主动性。

　　五、结语

　　综上，把精神文明建设与档案管理工作融为一体，进一步增强基层单位文明创建档案管理工作，建立系统、完善、规范的创建文明单位活动档案，对于回顾历史、总结经验、指导工作，不断深化创建文明单位活动，促进文明单位各项事业的发展有着重要的影响。