档案整理经验分享

　　档案管理工作内的三大工作类型：档案收集、档案整理、档案利用，三种工作类型分别都有自己对应的各项工作，每一步都有着自己独特的重要性，那么今天就档案整理经验分享给大家，“档案整理”工作独特的重要性！

　　档案整理工作的重要性以及意义

　　刚刚开头提到过，档案管理工作的三大工作类型，档案整理工作排在了中间，要知道，按现在的说法，中间的可是“C”位，也就是突出的那个，后续我会将他为什么那么突出？慢慢看。

　　（一）档案整理可以保持档案之间的联系，实现档案价值

　　不管是现在，还是将来，保存档案的目的始终都是以及时地、系统地为社会各项事业提供有价值的信息，大到国家，小到企业，都离不开坚实的数据累计。

　　所以为了达到这一目的，提供的档案就需要经过科学的整理，以此来明显地反映出档案的历史特点以及价值，如果失去了科学的整理，那么下一步的研究也会充满困难。

　　档案整理工作的基本目的，也是把档案变成体系，使其固定下来，为档案的利用工作提供方便的条件。

　　（二）档案整理工作是纽带

　　档案整理工作，不仅是为档案的利用带来方便的条件，而且也为整个档案工作奠定了良好的基础。在整个档案管理的工作流程中，收集是起点，利用是目的，而“档案整理”是其中承上启下的重要纽带。

　　所以才说，档案整理工作是突出的那一份工作，它还可以促进档案收集工作，让收集工作的质量进一步提升。

　　（三）档案整理是实现现代化管理的要求

　　目前，大部分工作都是在追求信息化、现代化、智能化，而对于档案工作来说，实现档案管理工作的现代化就需要使用“档案管理系统”，在使用这些系统之前，还需要对档案进行数字化、信息化等等的操作。

　　而这一切一切的前提，就是需要档案有一定的有机联系，具有有序、集中等特性。这些特性也是档案整理工作赋予的。所以档案管理的现代化，需要以档案整理为基础。

　　所谓档案数字化加工外包服务就是用人员、专门设备，到用户驻地进行文档扫描加工、档案索引建立、档案目录打印并刻成光盘等全过程工作。档案数字化加工为切实保证各类档案在数字化过程中的信息和实体安全。

　　依据档案局印发了《关于在档案数字化加工中加强保密管理工作的通知》。《通知》对各级各类单位在开展档案数字化过程中的生产加工环节、生产加工设备以及生产加工场所的保密安全管理工作提出了明确具体的要求。

　　保障各单位档案在数字化加工过程中的信息泄露和实体流失问题安全性。

　　为了实现档案数字化加工工作的规范化，搞好档案建设，便于档案的保管和利用，根据《干部档案工作条例》(以下简称《条例》)及有关规定，订本细则。

　　单位或企业想要做档案数字化，不确定要多久能做完，针对这个问题，具体要考虑以下3个因素：纸质档案数量、投入做数字化的人数以及数字化设备的专业程度。

　　一、纸质档案数量

　　首先，需要预估下本单位需要进行档案数字化的范围、数量以及档案类型，明确哪些需要数字化哪些不需要数字化，可根据归档范围进行梳理；数量的估算可以按照纸张规格或档案类型进行初步估算，如不便于分类可根据纸质档案存储方式进行粗略估算，是柜子、箱子或是密集架，每个单位上大概存放多少盒，一盒大概多少页等；估算数量最好精确到页。有条件的单位也可邀请专业的档案中介服务机构帮助单位进行数量的估算。

　　二、投入做数字化的人数

　　其一，单位有充足的人员和精力，可以考虑组织自己单位人员进行数字化加工的简单流程，如扫描、图片处理等，但也存在如下问题，如数字化格式批量转换、数据挂接，单子数据系统上传等流程，专业程度较高，一般的单位刚开始接触多少有些困难。

　　其二，有条件的单位，可有计划地进行外包，选择专业的档案中介服务机构（档案备案类型需要包含档案数字化）来进行集中统一作业。

　　下面简单对数字化方式的选择进行简单分析——数字化外包的优势分析，减少单位在财力、人力上的投入，增加资本运作的回报率；

　　对单位的档案可做到统一数字化加工，统一移交并接收；极大地减单位档案的工作难度，保质保量地完成数字化工作；

　　选择专业项目团队，管理有序，分工明确，责任到人；减少劳动争议所带来的麻烦避免项目实施导致的运转不灵的结果；具有时效性，可设置时间范围和服务质量。

　　三、数字化设备的专业程度

　　数字化设备的选择，具体要根据纸质档案纸张情况、纸张规格进行选择。

　　纸张情况来说，纸张厚度、平整度良好，可采用高速扫描仪；纸张较薄或年代较久远，特别是稿纸或已经泛黄的档案，就可以采用平板扫描仪、高拍仪等设备。

　　纸张规格来说，一般的A4幅面的可选用A4扫描仪，较大尺寸的纸张可选用A3幅面或大幅面扫描仪，特殊规格的可选用专业扫描仪，如工程蓝图，一般选用图纸扫描仪。

　　档案数字化的常见风险有哪些？

　　1.设备性能风险。

　　因为数字化设备的性能会影响档案的数字化质量，所以明确合作伙伴的硬件配置和扫描质量是非常重要的，以确保硬件设备和扫描质量达到最佳状态。

　　2.服务器容量风险。

　　由于档案数字化后产生大量的电子数据，企业在进行扫描时，需要评价现有的文件管理信息系统，在服务器配置方面需要数据存储可行性，充分考虑存储容量。

　　3.数据库安全风险。

　　档案管理信息系统中的档案数字化处理需要挂接条目、频繁读取数据库，这对服务器造成了一定的安全隐患，需要建立数据备份系统，对数据库进行实时备份。

　　4.设备存储介质安全风险。

　　一些数字处理设备有它们自己的储存功能。在数字化过程中和数字化后，存储介质应移交档案部门统一存放，避免因工作人员离开办公场所而造成企业机密泄露。

　　5.档案保密风险。

　　因为所储存的档案涉及企业的商业秘密和敏感信息，有可能使外包单位工作人员泄露企业的商业秘密，也有可能使档案数字化密文件被误传到互联网。

　　因此，我们依据日常工作经验分析了档案数字化的风险，所以选择好的档案数字化公司尤为重要，通过建立统一的标准，规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理；构建完整的档案资源信息共享服务平台。

　　支持档案管理全过程的信息化处理，包括：采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。

　　档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的档案管理和网络查询功能。