人事档案整理的要求

　　人事档案管理人员要掌握形成干部人事档案材料的规律和信息，建立工作联系制度和收集网络，依据人事档案整理的要求采取整理前收集与整理后补充收集、单位内收集与单位外收集、经常收集与集中收集相结合的收集形式，做好动态收集与跟踪收集，确保每一本人事档案的完整性。

　　干部人事档案包括了干部的成长履历、学习经历、工作经历、奖励惩罚、社会关系等各个方面，可谓是干部的“精准画像”，因此人事档案工作是组织工作的重要基础，是教育培养、选拔任用、评鉴人才、管理监督干部的重要依据，因此，干部人事档案工作必须做到精心、精准、精细。

　　精心装档，确保一人一档“无混乱”。档案工作是一项非常繁杂琐碎、单调枯燥、辛苦的工作，而且责任重大，散材料多，需要带着组织的信任、热爱之情精心的做好人事档案工作。每一本档案都要根据《干部人事档案工作条例》规定的关于干部人事档案整理的内容和分类，按照十大类的顺序依次摆放档案材料，并根据所属类别，逐页逐份对档案材料进行分类编号、标注页码，做到归类准确、排序清晰，确保每一本人事档案的规范性。

　　精准审核，确保专项审核“无差错”。根据《干部人事档案工作条例》，对因管理权限发生变动而需要转递的干部人事档案进行转递前的专项审核，对新录用人员的档案进行及时的建档审核。精准审核，把好人事档案“审核认定关”，一审档案目录，看档案内容是否齐全，能否完整反映干部成长的历程；二审“三龄两历一身份”，重点看前后记载是否一致，有无涂改，材料是否真实、齐全；三审材料内容，看档案材料内容是否真实可靠，能否反映干部的真实信息，是否经组织审查盖章或签字，对每卷人事档案进行逐个核实，确保每一本人事档案的真实性。

　　精细辨别，确保材料收集“无遗漏”。材料收集工作直接影响到干部人事档案的质量，只有将历年所形成的反映干部德能勤绩廉的有关材料及时、全面、真实的收集补充到干部人事档案中去，才能使干部人事档案客观地反映干部的历史全貌。

　　材料收集工作是一项政策性、业务性强的工作，任何一点马虎和失误，都可能对干部管理工作和干部本人造成不可低估的损失，精细辨别，把好材料收集关非常的重要。

　　人事档案工作包括人事档案的收集归档、鉴别、整理、保管、利用、转递、登记和统计七大环节。

　　1.人事档案的收集归档

　　人事档案材料的收集是人事档案工作的起点，也是人事档案工作的前提和基础，它解决了材料分散形成和人事档案集中使用的矛盾。

　　根据档案管理规定，人事档案管理人员应通过相关部门或相对人收集入档材料，并及时归档。

　　在人事档案管理过程中，应及时地将员工的继续教育、培训情况、绩效考核情况等信息资料加入到人事档案中，并不断地完善和补充，做好零散材料的收集归档工作。同时，要建立和健全归档制度、移交制度、联系沟通制度、检查核对制度等。

　　2.人事档案的鉴别

　　人事档案的鉴别是指按照一定的原则和方法，对收集的档案材料进行审查和甄别其真伪，判断其有无保存价值，确定其是否归入人事档案的工作。

　　人事档案材料必须经过认真鉴别，符合真实准确、齐全完整、规范精炼、观点鲜明、办理完毕、手续完备等要求，确实是属于本人的、属于人事档案的且符合归档条件的材料；对于不符合归档要求的材料，可选择转出、退回、留存或销毁等相应的处理方式。

　　3.人事档案的整理

　　人事档案的整理是指依据一定的原则、方法和程序，对收集起来并经鉴别的人事档案材料，以个人为立卷单位，进行分类、排列、编目、复制加工和装订等，使之条理化、系统化的过程。整理人事档案要做到分类明确、编排有序、目录清楚、装订整齐，通过整理的档案应该完整、真实、条理、精炼和实用。

　　4．人事档案的保管

　　人事档案的保管是指根据档案材料的成分、状况而采取的存放、安全保护措施，包括日常管理、流动中保护、专门保护等。人事档案保管的意义在于维护人事档案材料的完整和有序，防止人事档案材料自然或人为地损坏，延长人事档案的寿命。人事档案的保管要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。

　　5．人事档案的利用

　　人事档案的利用是指根据有关规定和原则，为人事工作和其他工作以提供人事档案内容中有关情况和材料为方式的一种服务工作。人事档案的利用在整个人事档案管理工作中处于主导地位，是人事档案管理中最有活力的环节，是人事档案工作成果的集中反映。收为用，整为用，管为用，人事档案的一切工作都是为了利用。

　　常见的利用服务方式有查阅、外借、出具证明等。根据有关部门的规定，凡因入党、入团、升学、参军、提干、招工、出国等进行政治审查，需要了解其父母或亲属情况的，一般不能查阅人事档案，只能由人事档案部门按上述文件规定的内容，写出有关情况的证明材料。复制人事档案材料是出具证明材料的另一种形式。一般只限于为审理条件、出国和留学等提供所必需的证件材料。

　　6.人事档案的接收和转递

　　人事档案的接收和转递可以保证人事档案及时地为人事工作提供服务，实现“档随人走”和“人档统一”，是丰富和充实人事档案内容、维护人事档案完整性和真实性的必要手段。人事档案在转递过程中，应遵循及时、准确、安全和完整的原则。

　　7.人事档案的登记和统计

　　人事档案登记包括人事档案状况登记和人事档案工作登记两个方面，属于工作记录性登记。人事档案登记所形成的记录直接反映了人事档案状况和人事档案管理状况，可以作为人事档案统计的基础数据。除了专门设计的统计调查项目外，大量的原始数据都是从各种各样的登记材料中获得的。

　　人事档案统计就是运用一系列专门的统计方法和技术，对人事档案工作领域中的诸种现象、状态和趋势等进行量的描述与分析，为工作决策提供坚实可靠的数据支持，为组织和人事工作服务。

　　人事档案统计是了解、认识和掌握人事档案工作总体情况的一种方法和手段。如果没有对人事档案工作及其发展情况的掌握，没有对这一基本情况的综合分析，就不可能正确指导当前的人事档案工作，就不可能实现人事档案的科学化、规范化管理。