会计档案整理与保管

　　会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。会计档案整理与保管规范中财务部临时保管会计档案最长不超过三年。

　　财务部负责档案管理的人员按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。

　　当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部临时保管两年，再移交档案管理部保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案管理部同意。

　　临时保管期间，会计档案的保管应当符合公司档案管理的有关规定，出纳人员不得兼管会计档案。

　　实务中，由于工作疏忽一旦单位或个人违反《会计档案管理办法》，则很可能会受到由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规做出的处理处罚。

　　1、哪些会计资料应当进行归档？

　　根据规定，下列会计资料应当进行归档：

　　1.会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

　　2.会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

　　3.财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

　　4.其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

　　2、单位会计管理机构临时保管会计档案有何时限要求？

　　单位的会计机构或会计人员所属机构（统称单位会计管理机构）按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。

　　当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

　　3、单位会计管理机构在办理会计档案移交时应注意哪些问题？

　　单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

　　纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

　　单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

　　4、单位保存的会计档案能否对外借出？

　　单位保存的会计档案一般不得对外借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。

　　会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。

　　5、单位委托中介机构代理记账的，应注意哪些问题？

　　单位委托中介机构代理记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。

　　6、建设单位在项目建设期间形成的会计档案何时需要移交？

　　建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。

　　7、经鉴定可以销毁的会计档案，应当履行哪些销毁程序？

　　经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

　　1.单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

　　2.单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

　　3.单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

　　电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

　　会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　随着代理记账的发展，越来越多的企业选择代理记账、财税外包，不少企业疑惑了，日常业务发生的票据档案应该怎么处理呢？

　　企业可以自己留存好票据档案，也可把票据档案移交财税外包公司来保管。

　　企业移交给财税外包机构的票据档案，都有严格的流程手续。

　　我们的客户经理会定期到企业处收取票据资料，核对无误后填写票据交接单，票据交接单一式三份，企业留存一份，剩下的两份由客户经理带回（需要注意的是：企业需要留存好交接清单，以便后续查询资料或者核对时用到）

　　客户经理将票据资料整理好带回并交由服务团队的会计进行审核，审核无误后，对票据进行粘贴整理，系统录入票据信息，打印记账凭证，将记账凭证和票据一并装订成册，移交机构档案室进行保管。

　　作为专业的财税外包机构，我们的档案室都是采用严格的安全措施，防火、防盗、防水、防光、防高温等确保重要资料的安全！

　　企业完全不用担心资料泄露，作为财税代理公司有责任更有义务对企业的账册、账务等资料进行严格保密，不仅仅是财务人员必备的职业道德，更是我们的原则！

　　财税外包服务是专门团队对企业进行服务的，同时就意味着只有服务团队的人员才有资格进行资料查看，除此之外，只有企业指定的人才有权查看，能够从根本上保护企业的隐私安全。

　　企业更不用担心票据丢失，因为会计票据档案的保管是非常严格的，未按照规定保管会计资料，致使会计资料毁损、灭失的，将处以罚款处罚；隐匿或者故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

　　所以，企业不想自己保管会计资料，完全可以交由财税外包公司代为保管，既安全又省心省力！