辽宁档案整理服务公司

　　档案保管工作是维护档案的完整和安全的具体性工作,是档案基础业务工作的一个重要环节。其中心任务在于采取有效措施延长档案寿命,保证档案的安全。辽宁档案整理服务公司档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。

　　知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式，给专职档案人员提出了更高的要求。

　　为此，专职档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，专职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使专职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。

　　2000年以后归档文件的整理流程

　　1装订

　　（1）定义：装订即采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。

　　（2）具体情况处理和掌握

　　正本与定稿为一件。但定稿过厚不易装订的，可单独作为一件；重要文件须保存历次修改稿的，其正本与历次修改稿（包括定稿）为一件。

　　正文与附件为一件。附件包括正文之后的图表、统计数字，正文批准的法律法规等，如附件数量较多或太厚不易装订，也可各为一件。

　　正文与文件处理单。文件处理单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与正文为一件。

　　原件与复制件。原件与复制件应作为一件，复制件的产生是由于文件的制成材料、字迹材料不利于档案保管，以及使用过程中出现破损等原因，采用复印、抄件等形成。

　　报表、名册、图册等。内容相对完整，具有独立的检索价值，应按照其本来的装订方式，一册(本）作为一件。

　　来文与复文。指联系密切的来往性质的文件材料，如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等。此类文件可以作为一件，也可分别作为一件。

　　（3）归档文件的修整

　　以“件”为保管单位对文件有一定的质量要求，因此在装订前应对归档文件材料做好必要的修整工作。具体包括：

　　修裱破损文件。一般方法是使用黏合剂和选定的纸张对破损文件进行“修补”或“托裱”，以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。

　　复制字迹模糊或易褪变的文件。目前一般采用复印的方式进行复制。应注意复制件的质量，掌握好墨粉浓度，最好采用单面复印。

　　超大纸张折叠。为方便装盒，对于大于A4幅面的文件材料进行折叠。应注意减少折叠次数，折痕位于文字、图表字迹之外。文件较多时采用单张折叠，方便查阅。

　　去除易锈蚀的金属装订物。去除文件制作时普遍使用的订书钉、大头针等易锈蚀的金属装订物，避免归档后对档案文件纸张的损害。

　　（4）归档文件的装订

　　归档文件的装订不仅从实体上将文件确定下来，而且可以加固文件页次，防止文件散失，便于保管和利用。

　　2分类

　　（1）定义：归档文件的分类即按一定的标准，将文件分成若干层次和类别，以构成有机体系的过程。

　　通过分类能揭示归档文件之间的有机联系，便于档案管理各项工作的开展。

　　（2）《规则》中分类的变化

　　一是按成文日期判定文件所属年度，进一步简化分类中的概念和操作；

　　二是机构分类法和问题分类法不能同时使用，机关单位要据实际情况选择其中一种；

　　三是提出保管期限直接作为一种分类标准，不限定年度、保管期限、机构（问题）的组合复式分类时的先后顺序，年度、保管期限是必选项，机构（问题）可作为选择项。

　　（3）分类方法

　　《规则》推荐复式分类法

　　第一种：年度—机构（问题）—保管期限

　　第二种：保管期限—年度—机构（问题）

　　确定分类方案后，同一全宗应保持分类方案的稳定。

　　小机关可采用不按机构（问题）再分类。

　　如：年度+保管期限或保管期限+年度

　　3排列

　　（1）定义：归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档案文件先后次序的过程。

　　《规则》规定：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

　　即同一事由的相关文件应当排列在一起，这样使密切相关、参照性强的文件从实体上相对集中。体现了归档文件的有机联系，符合档案的整理原则。

　　（2）事由

　　事由可以指一件具体的事情、一个具体的问题、一个较紧密的工作过程等比较原则界定。

　　（3）排列方法

　　一是同一事由内的归档文件排列；

　　可以按文件形成时间的先后顺序，根据日期的先后排列文件；也可以按文件的重要程度排列，重要的文件放在前面，再排其他文件。

　　二是不同事由间的归档文件排列；

　　可按不同事由形成时间的先后顺序排列；

　　可按事由的重要程度排列；

　　可按事由具有的共同属性分别集中排列。

　　另外：会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　4编号

　　（1）定义：归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

　　（2）件号编制

　　包括室编件号和馆编件号两个。

　　室编件号：是归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。

　　编号从1开始标注，比如采用年度—机构—保管期限分类法

　　编号方式：同一年度、同一组织机构、同一保管期限开始从1逐件编写流水号。永久1、2、3、……30年1、2、3、……10年1、2、3、……

　　馆编件号：是档案室移交档案进馆时，因需要再鉴定、整理、文件位置有所调整根据新排序所编的件号。

　　注意事项：归档章和档案盒脊背预留有馆编件号项目的位置，可直接填写，不必重新盖章或更换档案盒。

　　（3）编号项目

　　（4）盖归档章

　　编号确定后，以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上。

　　归档章填写：采用打号机、印章或手写方式。

　　归档章位置：加盖在归档文件首页上端居中的空白处，归档章不要压住文件字迹，也不要与批示文字或收件章交叉。

　　如果没有位置可选择首页空白处；

　　也可盖在以文件签发单或文件处理单为首页的上端空白处；

　　也可另附空白纸页加盖归档章。

　　5编目

　　（1）定义：编目即编制归档文件目录。

　　它反映了全宗内归档文件的体系结构，是归档文件整理工作的重要内容之一，也是开展档案管理各项工作的基础和基本工具。

　　《规则》DA/T22—2000归档文件目录

　　《规则》DA/T22—2015归档文件目录

　　（2）归档文件封面

　　6装盒

　　（1）定义：装盒是指将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。

　　档案盒大小：长310mm、宽220mm。

　　档案盒厚度：分为20mm 30mm 40mm 50mm四种，也可根据需要设置其他尺寸档案盒。

　　档案盒须采用无酸纸制作。

　　（2）装盒要求：

　　按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件严格按照件号的先后顺序装入档案盒。具体要求：

　　1、不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；

　　2、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；

　　3、分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的档案不应放入同一档案盒；

　　4、文件厚度与档案盒厚度相适应，避免文件弯曲受损；

　　5、不同类别的归档文件应装入不同的档案盒，同一事由的归档文件装满一盒后，可按顺序装入下一盒。

　　（3）档案盒脊背

　　内容根据归档文件目录相关内容及要求填写，其中无进馆任务的，全宗号可不填写。

　　盒号是档案盒的排列顺序号，在进馆时按进馆要求编制，可采用每年一断号或以4位数限几年一断号。

　　（4）填写备考表

　　（5）排架

　　一是归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

　　二是如果归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。

　　三是如果归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。