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档案整理服务
法律分析:为规范城建档案的整理工作,根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《建设工程文件归档整理规范》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等标准规范,结合本市实际,深圳市档案局制定了《深圳市城建档案整理规范》。
法律依据:《深圳市城建档案整理规范》
第二条 本规范适用于本市城建档案的整理及接收进馆工作。
第三条 建设单位应当做好工程准备阶段、竣工验收阶段形成的工程文件材料的收集、组卷归档工作,组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、收集和组卷归档工作,并对上述单位移交的工程档案进行汇总和统一编号编目。法律、法规、规章和规范性文件另有规定的,从其规定。
第一条 (目的依据)
为加强城乡建设档案(以下简称建设档案)管理,充分发挥建设档案在城乡规划、建设、管理中的作用,根据《中华人民共和国城乡规划法》、《中华人民共和国档案法》和《建设工程质量管理条例》等法律法规,结合成都市实际,制定本规定。第二条 (适用范围)
本规定适用于本市行政区域内建设档案的管理。第三条 (术语定义)
本规定所称建设档案,是指在城乡规划、建设、管理活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像、电子文档等各种载体的历史记录。
本规定所称建设工程档案,是指由城乡建设工程的各类行政管理文件、施工和竣工文件及竣工图等组成的历史记录。第四条 (基本原则)
建设档案管理工作实行统一指导、分级管理的原则,保证建设档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。第五条 (管理主体)
市城乡规划行政主管部门负责全市建设档案管理工作。市城乡建设档案管理处(与市城建档案馆合署)负责全市建设档案业务的具体指导。
锦江区、青羊区、金牛区、武侯区、成华区等五城区(含成都高新区)(以下简称五城区)以外的其他区(市)县政府确定的部门负责所辖区域的建设档案管理工作,并负责当地建设档案工作的监督检查和业务指导。
建设档案管理工作接受档案行政主管部门的监督、指导。第六条 (区域划分)
市城建档案馆负责五城区的建设工程、市级以上重点建设工程以及跨区(市)县建设工程档案收集、接收、保管和提供利用。
五城区以外的建设工程(不含重点工程和跨区工程)档案由所在地城建档案馆(室)负责收集、接收、保管和提供利用。第七条 (经费保障)
建设档案管理经费按照本级财政预算管理办法,纳入单位部门综合预算。第八条 (人员保障)
建设档案管理工作的人员配置按国家有关规定执行。建设档案管理人员应当具备建设档案管理相关专业知识。第九条 (收集与管理)
城建档案馆(室)应当主动收集有关城乡规划、建设、管理的方针、政策、法规方面的文件、科研成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。
城建档案馆(室)应当按照国家有关规定制定建设档案的接收标准、技术规范,对建设工程进行跟踪指导,提供建设档案信息咨询服务,科学、规范管理馆藏建设档案。第十条 (移交主体)
建设工程的勘察、设计、施工和监理单位,应当对纳入建设档案范围的资料进行收集、整理,并向建设单位移交。建设单位应当按规定时限向城建档案馆(室)移交建设工程竣工档案。
其他形成建设档案的公民、法人或组织应当根据国家和省、市有关建设档案管理的规定,确保建设档案资料的真实与完整,并按规定时限向城建档案馆(室)移交。第十一条 (移交约定)
城建档案馆(室)应当加强对建设工程项目归档资料的技术服务和跟踪指导,并与建设单位签订《建设工程档案移交责任书》,明确档案移交内容、时限、要求及责任。第十二条 (移交范围)
建设单位及其他形成建设档案的公民、法人或组织应当向城建档案馆(室)移交以下建设档案:
(一)建设工程档案,主要包括:
1.工业、民用建筑工程;
2.市政设施工程;
3.公用设施工程;
4.地下管线工程;
5.公共交通基础设施工程;
6.园林建设、风景名胜建设工程;
7.市容环境卫生设施建设工程;
8.城市防洪、抗震、人防工程;
9.军事工程档案资料中,除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。
(二)涉及本条第(一)项建设工程的各专业主管部门(以下简称工程专业主管部门)的业务管理档案。
(三)城建档案馆(室)认为有保存价值的其他建设档案资料。第十三条 (移交要求)
建设档案的移交应当符合以下要求:
(一)档案资料是原件。
(二)档案资料齐全、完整、准确、系统,字迹清楚、图面整洁、规格统一;档案资料的整理符合国家有关建设档案整理的规范。
(三)工程竣工图与工程实体相符,应当加盖竣工图章,且签字手续完备;竣工图的修改应符合规范要求,地下管线工程竣工图应标注城市坐标及高程。
(四)条件具备的,还应当移交声像档案和电子档案。
第一条 为加强城乡建设档案管理,充分发挥城乡建设档案在城乡规划、建设、管理中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》、《昆明市档案条例》等法律、法规,结合本市实际,制定本规定。第二条 本市行政区域内城乡建设档案的收集、移交、保管、利用及其管理活动适用本规定。
本规定所称城乡建设档案,是指在城乡规划、建设及其管理活动中直接形成的,对国家和社会具有保存和利用价值的文字、图纸、图表、声像、电子文档等各种载体的文件材料。第三条 本市城乡建设档案工作遵循统一领导、分级管理,维护档案的完整与安全,发挥档案功能,方便社会利用的原则。第四条 市城乡建设档案行政管理部门主管本市城乡建设档案工作,并负责中心城区的城乡建设档案管理工作。
中心城区以外的县(市)、区城乡建设档案行政管理部门负责本辖区内的城乡建设档案管理工作,并接受上级城乡建设档案行政管理部门的业务指导和监督。
城乡建设档案行政管理部门领导的城乡建设档案机构,具体负责城乡建设档案的日常管理工作。第五条 住建、交通、水务、滇管、园林、环保、防震减灾、人防等相关行政主管部门应当按照各自职责配合做好城乡建设档案管理工作。第六条 城乡建设档案管理工作业务上接受同级档案行政主管部门的监督和指导。第七条 城乡建设档案管理经费按照各级财政管理办法,纳入同级城乡建设档案管理机构的部门预算。第八条 下列城乡建设档案应当列入收集范围:
(一)建设工程档案:主要包括:工业、民用建筑工程档案;市政设施工程档案;管线工程档案;公用设施工程档案;公共交通基础设施工程档案;园林建设、风景名胜建设工程档案;环境卫生设施建设工程档案;城市防洪、抗震、人防工程档案;军事工程档案资料中,除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图;
(二)建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案;
(三)有关城乡规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料;
(四)农村住宅建设档案、资料;
(五)其他具有保存价值的城乡建设档案、资料。
前款第(四)项“农村住宅建设档案、资料”的收集和管理办法,由市城乡建设档案行政管理部门会同住建、国土行政管理部门制定,报市政府批准后执行。第九条 城乡规划主管部门核发建设工程规划许可证、住房和城乡建设行政主管部门核发施工许可证时,应当分别书面告知建设单位按照规定向城乡建设档案机构移交建设工程档案,并对建设项目各环节档案的收集、整理进行督促检查。
城乡规划主管部门在办理建设工程规划核实时,应当查验由城乡建设档案机构出具的建设工程档案预验收意见。第十条 建设单位应当按照城乡建设档案管理的有关规定编制建设工程档案,及时收集、整理建设项目各环节档案,并按照规定的期限向城乡建设档案机构移交。
建设系统各专业管理部门形成的、具有永久保存价值的业务管理和业务技术档案,按照有关规定向城乡建设档案机构移交。第十一条 城乡建设档案的移交应当符合下列标准:
(一)归档的文件为原件;
(二)归档文件齐全、完整、准确、系统;字迹清楚、图面整洁、规格统一;归档文件的整理符合国家有关城乡建设档案规范;
(三)工程竣工图与工程实体相符,并加盖竣工图章,且手续完备,竣工图的修改符合规范要求;
(四)图片、影像、声音文件、电子档案等符合相关标准。第十二条 城乡建设档案移交时限应当符合下列规定:
(一)建设工程竣工验收后6个月内,向城乡建设档案机构移交;
(二)城市地下管线普查、日常维护形成的地下管线档案在普查、补绘结束后6个月内向城乡建设档案机构移交;地下管线权属单位每年向城乡建设档案机构移交更改、报废、漏测部分的管线现状图和资料;
(三)公路工程档案由项目法人按照国家规定,在通过工程交工、竣工验收后6个月内向城乡建设档案机构移交;
(四)建设系统各专业管理部门形成的具有永久保存价值的业务管理和业务技术档案每5年向城乡建设档案机构移交1次。
1)归档应符合下列规定:
①归档文件必须完整、准确、系统,能够反映工程建设活动的全过程
②归档的文件必须经过分类整理,并应组成符合要求的案卷。
2)归档时间应符合下列规定:
①根据建设程序和工程特点,归档可以分阶段分期进行,也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。
②勘察、设计单位应当在任务完成时,施工、监理单位应当在工程竣工验收前,将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。
3)勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后,
建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。
4)工程档案一般不少于两套,一套由建设单位保管,一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。
5)勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时,应编制移交清单,双方签字、盖章后方可交接。
6)凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件,应按国家有关规定的要求单独立卷归档。
工程管理文件资料分类:
1)工程合同、协议、招投标文件、租赁协议、工程概算结算、工程定额、索赔资料,归工程部合同专业;
2)图象、照片、录象,归综合管理部(工程结束时归档资料管理人员);
3)行政文件,归综合管理部;
4)工程施工技术及管理资料(音像资料等除外),归工程部。
以上内容参考:百度百科-建设工程文件归档整理规范
第一章 总 则第一条 为了加强城建档案管理,发挥城建档案在城乡规划、建设、管理中的作用,依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》等法律、法规,结合本市实际,制定本办法。第二条 本市行政区域内城建档案的形成、管理、利用及其监督活动适用本办法。第三条 本办法所称城建档案,是指在城乡规划、建设和管理活动中直接形成的,对城乡建设和发展具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等不同载体形式的记录资料。第四条 城建档案应当集中管理、分级保管、异地备份,并规范整理、完整保存、有效利用。第五条 市、县(市)、铜山区、贾汪区人民政府应当加强对城建档案管理工作的领导,将城建档案事业发展所需经费列入财政预算,保障城建档案事业与经济社会发展相协调。第六条 城建档案行政主管部门(城乡规划主管部门或者建设行政主管部门)负责本行政区域内城建档案管理工作,业务上接受同级档案管理部门的监督、指导。城建档案管理机构具体负责本行政区域内城建档案的日常管理工作。人民政府其他有关部门应当在各自职责范围内做好城建档案管理工作。第七条 从事城建档案管理工作的人员应当具备相应的专业知识,并按照国家和省有关规定,取得相应资格。镇人民政府、街道办事处应当设立村镇建设档案室,配备专(兼)职工作人员,负责村镇城建档案的管理工作。工程建设、施工、监理单位应当设立档案室并配备专(兼)职档案人员,收集和管理本单位的城建档案。第二章 城建档案的报送与接收第八条 负有城建档案移交义务的单位和个人,应当向城建档案管理机构移交下列档案:
(一)建设工程档案:
1.工业、民用建筑工程档案;
2.市政基础设施工程档案;
3.公用基础设施工程档案;
4.城市交通基础设施工程档案;
5.园林建设、风景名胜建设工程档案;
6.市容环境卫生设施建设工程档案;
7.城市防洪、抗震和人防工程档案;
(二)城乡地下建筑物、构筑物以及供水、排水、燃气、热力、电力、通讯、电信、有线电视、工业等各类管线工程档案,军事禁区、军事管理区范围内的地下管线和隐蔽工程除外;
(三)城乡建设各专业主管部门(包括城乡规划、建设、人防、房管、园林、风景名胜、市容等部门)形成的业务管理和业务技术档案;
(四)城建档案管理机构认为具有保存价值的其他城乡建设档案。
前款所称负有城建档案移交义务的单位和个人,包括建设工程的勘察、设计、施工和监理单位,建设单位,城乡建设各专业主管部门以及其他形成城建档案的单位和个人。第九条 城建档案应当报送原件,并按照国家规范要求以纸质、电子、声像等形式报送。第十条 建设单位或者个人应当在建设工程竣工验收合格之日起六个月内,向城建档案管理机构移交符合本办法规定的建设工程档案;建设工程档案不齐全的,应当在七日内补充完善。第十一条 停建、缓建工程的档案,暂由建设单位保管。不具备保管条件的,可以委托工程所在地城建档案管理机构保管。
被撤销的单位所形成的建设工程档案,应当向其上级主管机关或者建设工程所在地城建档案管理机构移交。第十二条 移交的城建档案符合要求的,城建档案管理机构接收后,应当出具建设工程档案接收的书面证明。
不动产登记部门在办理不动产登记时,应当查验建设工程档案接收证明。第十三条 城建档案管理机构应当参与并指导本级人民政
府确定的重点建设工程和重大公共基础设施建设工程档案的编制、整理工作,确保建设工程档案准确、完整并及时归档。第十四条 建设单位或者个人应当在申请办理建设工程规划许可证前,到城建档案管理机构查询地下管线工程档案,取得地下管线现状资料。第十五条 地下管线工程竣工验收前,建设单位或者个人应当向城建档案管理机构移交下列地下管线资料:
(一)地下管线工程项目准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图、电子文件及声像资料;
(二)标注城市坐标及高程的地下管线竣工图等测量成果。
住宅小区、厂区、校区以及机关单位区域内的地下管线工程,由建设单位汇总后与房屋建设工程档案一并移交城建档案管理机构。
第一条 为加强城市建设档案(以下简称城建档案)管理,规范城建档案的形成、移交、保管和利用等行为,根据《中华人民共和国档案法》等法律法规,结合本省实际,制定本办法。第二条 本办法适用于本省行政区域内城建档案的形成、移交、保管和利用。
本办法所称城建档案是指在城市规划、建设和管理等活动中直接形成的具有保值价值的文字、图表、声像等各种不同形式的历史记录。第三条 各级人民政府要加强对城建档案工作的领导,把城建档案事业纳入城市建设事业的发展规划。第四条 各级人民政府的建设行政主管部门统一管理本行政区域内城建档案工作,业务上受同级档案行政管理部门的监督和指导。第五条 各市(含地、州,下同)、县(含县级市,下同)城建档案管理机构,负责城建档案的收集、保管和利用工作;组织城市地下管线普查、编绘和跟踪管理;对城建档案的形成、移交、管理等工作进行指导。第六条 城建档案范围包括:
(一)城市勘测方面的档案;
(二)城市规划方面的档案;
(三)城市建设管理方面的档案;
(四)城市基础设施方面的档案;
(五)城市交通运输设施工程建设方面的档案;
(六)城市园林绿化、风景名胜区建设方面的档案;
(七)城市防灾以及人防设施方面的档案;
(八)城市工业、民用建筑方面的档案;
(九)城市建设用地方面的档案;
(十)城市环境保护工程建设方面的档案;
(十一)城市建设科研方面的档案;
(十二)城市规划、建设基础资料。
本条前款所列城建档案的具体内容,由建设行政主管部门按照中央主管部门和建设部、国家档案局确定的内容执行。第七条 城市规划区内的单位和个人,应在城建档案归档后六个月内,向当地城建档案管理机构报送。城建档案管理机构应按规定的范围接收和收集城市档案及有关资料,并办理相关移交手续。
城市开发区须按国家和省有关规定,向当地城建档案管理机构报送有关城建档案。
建制镇需要永久和长期保存的城建档案,三年内移交县城建档案管理机构保存。第八条 在城市规划区内新建、扩建、改建建筑物、构筑物的建设单位,应在领取《建设工程规划许可证》、《建设工程施工许可证》前到当地城建档案管理机构办理建设工程竣工档案存档保证手续,预交工程造价3%--5%的工程竣工档案保证金(单项工程保证金最多不超过20万元)。对没有办理建设工程竣工档案存档保证手续和未预交保证金的建设单位,有关部门不得办理《建设工程规划许可证》和《建设工程施工许可证》。
建设工程竣工档案报送当地城建档案管理机构后,保证金如数退还。建设工程竣工六个月后尚未编制或不按规定报送竣工档案的,由城建档案管理机构补测和补绘,补测和补绘所需费用从保证金中抵扣。
建设工程竣工档案保证金由城建档案管理机构实行专户储存、统一管理,任何部门和单位不得挪作他用。第九条 建设工程竣工档案由建设单位负责收集、汇总和报送。建设工程竣工档案包括工程项目前期工程文件材料和竣工工程档案材料。
建设工程竣工图由施工单位按国家和省有关规定编制,并移交建设单位。第十条 建设单位和施工单位签订建设工程合同时,应明确编制建设工程竣工档案的责任和要求。第十一条 向城建档案管理机构报送的城建档案必须是原件、原件的缩微摄影胶片,且应完整、准确、图形清晰、字迹工整,技术整理符合省城建档案业务技术标准。建设工程竣工档案必须由持证档案员报送。第十二条 建设工程竣工后,城建档案管理机构在有关部门组织竣工验收时,负责审核建设工程竣工档案,对不符合要求者限期修改完善。第十三条 在城市规划区内建设各种地下管线工程,建设单位必须到当地城建档案管理机构和有关单位查明工程所在路段地下管线的分布情况,避免造成原有管线的损坏。第十四条 原有的城市建设工程无现状图的或建设工程竣工档案不完整、不准确的工程,其产权单位应进行补测、补绘和修订,并将补测、补绘和修订后的建设工程竣工档案报送当地城建档案管理机构。第十五条 建筑物、构筑物产权转让的,其工程档案所有权必须同时移交给受让单位。