多家企业如何整理档案资料

多家企业如何整理档案资料

导语：企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，真实地记录着企业的生产、经济和企业发展的全过程。借助档案资料，能够更好地了解企业的过去，把握现在，规划未来。因此，企业做好档案管理对企业的长远发展和人员调整具有重要作用。

1、建立健全档案管理制度。

按照《企业档案管理标准》的要求，依据《档案法》有关规定，结合本企业实际编制各种规章制度，并在实际工作中不断进行完善，对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求，加强对归档范围、保存期限，保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序要做出明确规定，保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道运行。

2、档案管理人员的业务素质直接影响档案管理的质量，提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。

我们要把提高档案人员业务素质作为搞好档案工作重要环节来常抓不懈，要提高档案人员对搞好档案：工作重要意义的认识，增强档案人员的责任心，责任感，为搞好档案工作打下坚实基础。

3、提高档案管理水平，强化服务。

要进一步提高档案管理水平，必须贯彻档案的集中统一管理的原则，即要注意所藏档案门类齐全，又要注意档案的重要程度，使那些反映本部门主要职能活动的业务档案及反映重要活动的照片、录音带不同载体的档案，也能向本部门归档，实现集中统一管理。要强化服务意识，档案的收集、整理、抢救、保存这些基础工作是必要的，但目的是用档案为现代化建设服务，把死的东西变活，这也是档案工作的一项重要任务。例如：我公司在1990年成立了档案室.所有的档案都进行了集中统一管理，在1991年IO月被评为省级先进档案室，但我们并没有满足于现状，而是向更高的标准迈进。针对我公司在档案利用开发管理不够完善的方而，从提高思想认识入手，进一步学习《档案法》、《国有企业档案管理暂行规定》。公司领导班子对此项工作给予高度重视，纳入领导议事日程，多次召开专门会议讨论档案管理工作，及时解决档案工作中存在的问题。

4、企业的不断改革和发展.档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中和档案管理中由单纯的存放走向应用、分析的道路.使之更好地为生产服务，还有很多需要研究和解决的实质性问题。

企业管理档案存在的问题：

4.1　企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则

企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项考核，一次考试在进行，整个过程加班加点，在短时间内取得了一定的效果，但达标以后，就出现后力不足，没有长期性和连续性，再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用的认识不足，甚至有部分干部还认为档案室就是资料室，档案室在某些人眼中成了废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划;有任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。

4.2　档案工作缺乏制度化的管理程序

当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室都规办公室管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。

4.3　缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造

目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少;二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备.但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是，领导重视不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。

5、档案工作存在问题的解决对策

档案室虽然是一个庞大的信息库，但它是一种原生的信息资源，各种信息零散地储存在众多的.杂乱堆积的资料中，只有根据需要，把相关信息系统地、规范地整理出来，通过加工整理才能更好地发挥档案的信息作用，实现其价值。档案管理作为工作中的一项重要工作，为企业发挥着不可磨灭的功绩。要充分发挥档案管理的作用，才能使之更好地为企业做好服务。

6、档案工作必须进行系统管理

6.1　抓好组织建设，完善管理制度，做到“五个统一”

抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。一是成立由分管领导任组长、办公室主任任副组长、主要科室负责人为成员的档案管理领导小组.协调各部门间的档案工作，为档案工作的综合管理提供组织保障;二是把档案管理工作列入到公司领导的议事日程.年初有部署，年终有总结，平时有检查指导，并接受上级省市和上级档案管理部门的领导和指导;三是完善档案管理制度，确保档案管理工作协调发展，档案部门做到统一领导、统一制度，统一制定计划，统一检查指导和统一培训交流。

6.2　档案工作要有计划和目标

档案工作要想取得长远的发展，必须增强档案工作的主动性、前瞻性，制定出有指导性的档案发展规则。为此，领导干部要意识到档案工作的重要性，把档案工作提上工作日程，研究及过问档案的具体工作，要结合当今公自动化、社会信息化发展的新趋势，加大技术投入，制定出既符合档案管理要求，又有合乎实.际的工作计划。

6.3　加强档案基础工作，按时完成上级部门下发文件的归档工作。

在档案基础管理中，要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作，从领导机制到管理体系，从规章制度到档案管理，在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法，为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。档案贵在利用，重在管理，对每年上级主管部门下发的文件按规定进行归档、立卷，按时完成。

6.4　加强培训力度，努力提高档案管理人员的素质，建立健全相关管理制度，一是要明确档案管理负责人，专职、兼职档案员的岗位职责。在各部门选拔素质较高的人员为兼职档案员.负责本部门档案的收集、整理归档工作，形成覆盖企业的档案管理机制。

6.5　搞好档案的信息化建设，促进档案资源的充分利用

运用高新科技对档案工作进行创新、改造，适应档案信息化建设的新要求，是顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势，应大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新，实现档案信息资源共享。

档案管理的目的，在于服务和利用，因此要增强档案工作与生产发展的贴近度，更好地发挥档案的服务作用和应尽的职能，为生产部门提供更好的服务。企业档案作为企业生产和发展的重要历史凭证，在各项工作中起着越来越无法替代的积极作用，我们应重视这项工作，使档案工作再上新台阶。

如何整理档案

法律分析：
1、首先，准备整理档案的工具和材料，工具如图，材料主要有履历材料、教育培训情况、工作经历材料、奖惩材料。具体材料，各个公司要求不同，这里就不再赘述。2、审核要入档的材料，并按如下流程整理材料3、第三步，将要入档的材料规整好，编上页码，然后靠右打孔。如果材料右边有文字可用空白纸为他粘上边，再打孔。4、第四步，装入档案盒。将要入档的材料用分类角分类，并按照不同的类别规整转入档案盒。5、第五步，为档案材料建立目录。目录可分大类和小类，并写好每份材料的页码。6、档案要定期增加材料。如每年的绩效考核记录、奖惩记录、教育培训情况等等。7、档案要存入独立且安全性好的房间，并委派专人管理。

法律依据：
《中华人民共和国会计档案管理办法》第六条 下列会计资料应当进行归档：（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

衍生问题：
出纳档案整理的方法有哪些？
(1)分类。出纳档案应按经济业务的性质和本单位的财务管理要求进行分类，一般应与本单位的会计分类相一致，兼属档案装订和使用的需要。在对档案进行分类时，应当对一些无效或不需用的单据进行删除。
(2)装订。由于原始凭证大多零落散乱，容易遗失，所以出纳人员在对档案归类后应加以装订，以保证会计资料不易散落遗失。在装订时，应当注意档案厚度以便于使用;使用活页账或卡片账的，在归档时应加以装订并编齐页码，对不宜装订的应当连号存装，防止散落;对于采用财务软件记账的单位，其打印出的纸质会计档案必须装订编号;对于具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案，保管时采用连号编排，保存在特定的档案盒中。
(3)成册。时于装订完毕的出纳资料，应当立卷成册，启用封面或库页，甩以记录每册的编号、所属单位、所属时期及页教、经办人员等详细内容，并加盖单位公章和经办人员私章。在保管上有特殊要求的，可以加盖骑缝章或加贴封条。
需要强调的是，出纳账簿在更换新账簿后，应将旧账归入出纳档案。移交归档前应对旧账进行整理，对编号、扉页内容、目录等项目填写不全的，应按照有关要求填写齐全;使用活页式(如用计算机记账的单位，账簿资料输出裁剪后类似活页账)或卡片式辅助账的单位，对于活页式或卡片式账，在归档时必须缩齐页码，加以装订，并要像订本账一样加上扉页，注明单位名称、所属时期、共计页数和记账人员签单等，并加盖公章。

公司人事档案如何整理

建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。

(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀 等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：取出应转走的档案；在档案底账上注销；填写《转递人事档案材料的通知单》；

按发文要求包装、密封。 在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

(4)保卫保密制度。具体要求如下：对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。库房备有必要的防火、防潮器材。

库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。严禁吸烟。离开时关灯关窗，锁门。

(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：人事档案的数量。人事档案材料收集补充情况。档案整理情况。档案保管情况。利用情况。库房设备情况。人事档案工作人员情况。

扩展资料：

1、员工基本信息登记。

这样的表格基本上会在员工刚进入一家企业的时候进行登记，有一部分为员工个人填写（例如：入职员工基本信息表、入职登记表等），还有一些可能需要HR进行填补并一一登记至电子版《员工花名册》，包括劳动合同的情况。

2、员工入职相关审批文件。

3、员工各类证件。

这一类档案很多传统企业会用复印件，不建议仅保留复印件，因为防止有修改争议，当然更重要的是可能会被毁损，尽量用扫描件或者拍照等再保留一份。

包括但不限于：入职体检合格表、上家企业离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、不购买住房公积金申明、试用（实习）工作总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利确认函（开始入职没有签署）、转正申请、每年度工作总结等。

5、员工参加重要会议、培训的各类统计与履历表。

6、员工在企业里的岗位异动记录。

7、员工调薪、奖惩记录。

8、劳动合同及保密协议等相关文件。

参考资料：百度百科-人事档案

企业资料如何归档企业资料归档步骤讲解

1、首先要以年或者季度为单位，将所有文件收集齐全，确保后期归档工作顺利进行。
2、一般来说，没有当前和后期参考、使用或执行价值的文件无需保存，此类文件可以首先剔除并进行销毁，剩余文件则可根据本机关单位关于文件归档管理的具体要求进行筛选。
3、筛选工作完成后，档案管理人员可以先按照文件所属部门名称进行横向分类，再按照上下级的隶属关系进行纵向排列，无法划分级别的文件，可酌情与本部门文件并列归档。
4、凡是在本机关实体及其职能上能构成全局程度影响的文件，均需要永久保存，其余归档文件可根据其价值的影响时长及相关规章制度来预留足够的保管期限，不可过早销毁。
5、对于文件中存在的疏漏或损毁等情况，档案管理人员需要咨询文件来源处的同事，获取正确内容并对文件进行修补增删，另外还需要规范文件纸张大小及装订物以便保存。
6、档案管理人员可以按照从上到下、从主要到次要的排列顺序将关联紧密的纸质文件先装订成一个基本单位，再按照类别、级别和时间装订成一个二级单位，然后用归档章编号。
7、按照文件上归档章的信息将所有文件打印一份目录，文件依次装盒，规范填写档案盒上各个项目并编号，编号要统一连贯，最后汇总所有文件目录，方便后期快速查阅档案。

公司资料档案整理方法

1、了解公司档案情况，拟订整理方案 。应了解立档公司的情况。公司成立、撤销和变化的时间以及原因、职能、其隶属关系、其内部机构、负责人情况、文档工作情况、印章和标记，了解全宗的数量，所属年代或形成时间，主要内容、保管状况、完整程度、混杂情况、整理质量、提供利用时间。
2、区分档案全宗和分类情况
3、细分和组卷、草拟案卷标题
4、初步排列案卷顺序，检查分类是否合理，并进行适当调整。
5、全面审查修改完善标题。
6、固定排列位置、编制案卷目录以及文件的页号、页号、件号。
7、对某些破损的文件进行裱糊。案卷的排列以全宗为单位，按照不同的分类、载体或保管期限分别排列。排列方法要统一，不能随意变动。

怎么做好企业档案管理

导语：档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。

第一，领导重视是根本

目前，我们企业档案机构的发展水平普遍偏低，这与领导对档案工作重视不够有很大的关系。档案是一种历史文化遗产，是一种无形资产，它不能直接产生经济效益和社会效益，因此，领导常常忽略了企业档案的建设，认为只要将文件收好不丢失，保证用的时候能够查到就行，殊不知这种想法是有失偏见的。

首先，企业领导要对档案室中档案的价值有清楚的认识，知道这些档案在企业工作中发挥的作用，比如：工作中的参考、备查、凭证等诸多文件资料与对企业发展的实质性影响。

其次，企业领导要加大对档案室的投入，对档案室的库房建设、设备完善、人才引进都要给予政策倾斜和财力保障。再次，企业领导应充分认识到档案的服务性。将档案的合理利用与档案的安全保密有机结合，使档案建设向良性循环迈进。

第二，硬件设施是基础

企业档案对硬件设施的投入相对较少，甚至档案室与图书室达不到二分开的标准，一些档案整理的不规范，缺少必要的装具，档案信息化建设更是无从谈起。由此可见，完善的硬件设施管理是企业档案服务职能提升的基础，是做好档案对生产一线服务的保障，档案室只有规范硬件措施的配置规模、装具数量、计算机配套设置等基本内容，其服务才能顺利的实现，只有最基本的硬件设施得到保证，企业档案才有一个良好的生存环境，才能通过更为优质的工作为企业利用者提供服务。

第三，完善管理是源泉

在新的形势下，企业档案要不断开拓进取，紧紧跟上企业发展的步伐，突出重点，做到行业中工作发展到哪里，档案工作就延伸到哪里、服务到哪里，切实为生产一线服务。档案室建设主要表现在两个方面：一是加大对本企业现有档案的收集力度，扩大收集范围，拓宽收集渠道，充分做好档案的收集整理归档工作。

此项工作是档案工作的重要组成部分，是为企业服务的前提和基础。在工作中，要学会抓重点，注意收集和保管专业的、学术的与企业工作密切相关的资料。二是加大现有档案成果的转化。档案中蕴藏着大量的有价值的信息，如何对档案室的'档案资源进行整合，使死信息转化为活成果，向利用者提供满意的信息服务，也是完善建设的关键所在。

第四，开发利用是关键

收集来的材料往往是零散的、无序的，不利于档案的开发和利用，档案工作就要从广泛的信息中选出有保存价值的信息，依据一定的原则方法，进行了科学的分类、系统的组合排列，以保持文件的历史联系和形成规律，使其有序化，成为有价值信息，经过鉴定，用科学的方法加以妥善保管，为档案信息的开发和利用提供可靠的保证。档案信息资源要通过利用才能实现其自身的价值。信息资源在利用同时，我们必须注意保持档案资源的完整与安全，避免流失。

因此，要建立健全档案管理制度，如档案员岗位责任制、档案借阅制度、利用保管制度、档案销毁制度、档案保密制度等来加强档案管理。同时制订科学的检索体系，可以加快档案的查找速度和准确度，为企业利用提供快速、准确的服务。我们要下工夫编制完备适用、配套的检索工具，为档案的开发利用提供必要的条件。

第五，高新技术是支撑

企业单位档案机构管理大多采用手工操作方式，存在着查询效率低、查询频繁、劳动强度大、纸质档案存放占用空间大、管理困难等问题。如今，随着科学技术的发展，计算机的普及深入到各个单位，根据查阅档案的管理制度，在计算机上实现一个查阅流程环节，根据流程最终实现查阅目的。使用计算机进行管理，可以避免手工检索的繁琐，并根据查档者的权限提供相应的档案，同时也防止失泄密的发生。这样不仅方便内部查询，也更好的提高了办公效率。

第六，服务观念是宗旨

档案人员服务意识的淡薄严重影响了档案资料信息的综合利用，阻碍了社会、经济、文化价值及开发人力资源价值的充分实现。长期以来企业单位档案重保密、轻利用现象严重，未能处理好保密与利用的关系，档案室成为纯粹的保密室。

在相当程度上影响了档案信息的利用。作为档案人员要想做好服务，首先应该让人们了解档案室的库藏情况，这是开发利用档案信息资源的首要前提。由于档案工作人员对自身形成的档案比较了解，在工作中遇到问题很自然地都会想到借助于档案来解决;

其次是主动服务，即工作者在熟悉库藏档案、掌握档案利用工作规律的基础上，预测各类用户的利用趋势，主动提供档案服务;最后树立超前服务意识，多渠道、多形式地开发档案信息，将封闭式服务变为开放式服务，将档案编研与系统提供结合起来，要想利用者之所想，提供利用者之所需，努力将档案工作的成果与企业信息化建设结合起来。依托现代信息技术的发展和现有平台，最大限度地满足以及利用者对档案信息的需求。

第七，人员素质是保障

有些人认为档案工作是一项实践性很强的工作，只需要在实际工作中摸索、掌握其原则和方法就行，很少有人专门注意对档案工作的管理知识进行系统的学习与以应用。事实上档案工作的实践性固然很强，但档案工作的专业性更强，它要求档案人员必须具备一定的专业素质，包括履行专业职责的能力、学历和资历等。

随着信息技术的推进，在档案网络化建设过程中，档案人员不仅是信息库的建造者和维护者，更应该是档案信息资源和利用者之间的桥梁和纽带。要达到这一目标，必须尽快培养一批既精通档案管理业务，又熟知计算机管理的软硬件、网络、安全防范等技术的复合型人才，使其能够参与档案信息化建设的全过程，能够了解和把握运行过程中可能出现的各种技术问题，为信息化进程储备好高素质的人才。