如何形容档案整理得好整齐

如何形容档案整理得好整齐

眼下的许多工作，最能拿出手的，就是工作档案。整齐划一、条目清晰、佐证详实、逻辑合理、图文并茂，看上去既震撼又过瘾，还能说明很重视，检查考核得时候很有成就感，除了感动，还是感动。

这并不是损人的笑话，而是真实的感受。每次看到如此用心地落实工作，打心里为基层同志的辛苦努力点赞，也为当初的周密部署感到欣慰。

许多问题之所以越看越不是问题，必然有它合情合理的地方。关键在于，这些问题究竟对发展有利，还是阻碍了发展。对工作痕迹的严要求，看似变得更具体更繁琐，但也更直接更有效，不像以前那样绞尽脑汁也不知道怎么办，没有标准只能自己瞎想，胡乱拼凑搞应付。

在档案资料如此盛行的当下，也很感谢百度文库，感谢360图书馆，感谢朋友圈微信群，感谢豆丁文库等等共享平台的创新努力。正是这些平台的资源共享，让档案工作前进了一大步。这不是做广告，而是这些平台真的解决了很多地方脑力不足、学习不够的大问题。

以前混沌乱撞的局面翻篇了，现在的工作则有了具体的标准。许多工作自打部署开始，就言明对工作档案的要求。活动图片必须是JGP格式，必须3M以上；个人发言字数必须是2000字以上，必须有动画演示；佐证的文件只能用扫描件，不能用拍照件；每项工作都得有档案盒，领导要求的每句话都得有行动、有回音、有亮点、有宣传；每个活动都得有方案、年初有意见、年底有总结；每天都要坚持“零报告”，每个“零报告”得留纸质档案以备检查。

除了开始时对档案工作的要求，工作推进中也要进行再强调再补充再完善。今天这家单位的档案盒子很精美，便要求所有单位档案盒子都要精美。明天那家单位档案资料彩色打印，然后要求所有单位资料最好都彩色打印。后天另家档案资料目录更精细、活动更有特色，然后要求所有单位都要创自己特色。

走走看看，开了眼界，长了见识，学到了一些新的知识，工作也有了新的思路、新的想法。在头脑风暴的高度刺激下，新的工作便轰轰烈烈开始了，工作档案又进入新一轮疯狂整理中。

我觉得，这是好事。

好在工作推进更有成就感，好在知道了怎么干工作，好在更加锻炼了年轻同志的工作能力，好在终于看到了轰轰烈烈的工作局面。在许多人眼里，工作就是这样。需要营造氛围，需要引人瞩目，需要提升知晓率很满意度，只能大露露地干，没必要太低调。

那么问题来了，为什么总有那么多人觉得整理档案麻烦讨厌惹人嫌、务虚作假瞎折腾呢？

这是因为这些人还没有认识到档案工作的真实意义，还没有足够的专业人才去落实这些具体活，还没有从中学到应对工作的方法和思路。

不会做就不做，不想做就乱做，这是对工作有情绪、有看法、有意见，也是不担责、不尽心尽力的体现。觉得这个工作不是重点，就随便应付，当甩手掌柜；觉得那个工作硬塞给自己，自己又不清不楚，就牢骚满腹。种种是非对错，硬是没给自己摆正心态的机会。没有好的心态，干什么都会有问题。

档案工作很重要，可要把重要的工作做好，是门艺术。个别人不懂音乐乱弹琴，一遇到自己不满意甚至不熟悉的事情，便心存怨气，矢口否认，一竿子打死。做事情既要综合考虑，要专业指导，更需要扎实的功底和良好的心态。要注意梳理过程的每一道工序、每一个环节，看是否有含糊不清，有无差错漏洞；要注意是否具备充裕的现实条件，来保证工作达到高标准严要求；要注意区别轻重缓急，区别对待，精准发力，简洁高效。而不要心里没底，异想天开，想当然地眉毛胡子一把抓，什么都是重点工作，什么都要一个标准，什么都得高大上美。结果越绕越复杂，越跑路越偏，想回头都刹不住车。

工作没有做好，并不代表它是错的。工作做得再好，也不一定就是对的。越是花花绿绿的外在表现，越是在掩饰肤浅空洞的内心。大轰大揽的工作局面，很容易虎头蛇尾。

既然是正确的事，就想办法把它做正确；如果是错的，停下来就是进步；倘若再努力改正，便是进了一大步。

如何把整理档案说成一件很高大上的事

其实我觉得整理档案是一件枯燥很需要耐心的事，但是在现在这个社会中，能找到像整理档案这样的工作也是不容易的，因为这份工作轻松、静心、修心，还锻炼了自己的耐力和提升了自己的观察力，多整理档案就会发现自己的管理能力也会有所提升，归纳能力进步超级大。经常干整理档案的人身上会莫名的有一种书卷气息，感觉很温和，一看就觉得这个一定很有涵养等等，所以整理档案也是一件很高大上的事。

如何做好档案管理工作？

想要做好档案管理，就要了解档案管理都有哪些内容：

01企业档案的收集

档案产生于企业内部人员的日常工作中，要将文件材料归档保存，首先得收集有价值的内容。在具体的执行中，需要我们建立健全立卷归档制度；明确档案归档范围、归档时间、以及相应的保管期限。

对于传统纸质档案而言，明确规章制度之后，档案管理人员需要采取措施积极收全、补全档案，并及时催办理完毕的文件上交回收，检查齐全后整理立卷归档。对于使用档案管理系统的企业来说，可指定档案管理专员从日常工作的第三方软件中直接转存到档案管理系统中，或直接扫描上传到档案管理系统当中。

02企业档案的归档立卷

档案收集完备后，企业档案管理人员需要区分全宗，确定立档单位。其次是依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序等将档案进行分类。分类好的案卷分组防止在待办卷宗内。接着是案卷排列，立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。然后是整理案卷，案卷厚度应当适宜，建议控制在1厘米到2厘米之间，材料过窄应当加车边；材料过款应折叠整齐；自己难辨认的，应附抄件。最后是确定保管期限、编制档案目录，按一定次序排列和存放。

上述描述的是传统档案的归档立卷方式，对于使用档案管理系统的企业来说，可直接在系统当中构建档案管理框架，将企业档案单个或批量上传到系统当中，并做好条目挂接与属性编辑就好。

03企业档案的保管

对于传统纸质档案、实体档案而言，做好档案保管工作需要公司设立专门地点或专用文件库保存档案，同时需要做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防尘、防鼠害、防强光等工作。如果上线了档案管理系统后，可以实体档案室中布设各种温湿度传感器，将实时的数据情况回传到平台当中，进而实现对档案环境的及时、有效调控。

档案管理系统可以对企业电子化档案进行安全地保管和利用，同时减轻实体库房的库存压力。

04企业档案的鉴定

并不是所有资料都需要保存，都值得保存，只有那些对国家、社会和企业有保存价值的文件材料，才有保存的必要。鉴定后需要根据行业与公司的相关规定确定档案的保管期限（永久、长期、还是短期）。制定好相关规范后，档案管理员可根据规范确定，不明确的也可咨询档案管理专业人士确定。

在档案管理系统当中，对于有争议的档案，可以通过提交流程化申请，综合各相关部门和专业意见，进行系统化评估。

05企业档案的销毁

对于已经失效的档案，档案管理员需要认真鉴定、编制销毁清册，办理销毁手续，经过企业董事会或总经理批准后，方能销毁。销毁的时候需要二人以上监销。

在企业档案管理系统上，提供了灵活设定档案保存期限，档案管理员在系统上可方便查看档案保管期限，到期直接线上提交申请后即可销毁，销毁申请和文件均记录在案。

06企业档案的借阅与利用

企业档案涉及企业机密文件，因此在日常的借阅、利用过程中，应做好规范化管理和保密工作。不论实体档案、还是电子档案，凡使用档案者，都需要填写调阅单，依据调阅权限和档案密集，经各方领导签订批准后方能调阅案卷。

如果流转的是实体档案，需要确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损坏。外单位借阅档案，应持有应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。如果借阅的是电子档案，系统具有很好的保密性，也为档案的流转提供了很大便利，只需要在系统内按规范操作即可。

会博通可为企业提供“线上+线下”，“实体+电子”的全流程、智能化档案管理服务。企业档案管理不仅需要专业的档案管理人员，也需要专业的档案管理工具，会博通用档案管理软件应用于服务助力企业进行知识积淀、加速成长。

如何把档案管理整理好

纸质的档案，分门别类，帖好标签，整齐放好。电子档案建议用云档案的人事档案管理平台。这个平台拥有考勤系统、休假管理、绩效考核、人事流程系统、企业资产管理、合同管理、培训管理、客户管理等功能。

如何整理办公室的档案资料

一般来说办公室的资料分为两种，一种为纸质文件，另一种为电子文档，两者文件分别有不同的整理方式。
1. 纸质文件资料。尽量别留， 或者扫描或者用“CS”的ocr录入电脑，确保留下重要的文件。
其次建议购4孔A4活页文件夹及配套透明活页文件袋(可以在科力普省心购平台看看，是晨光旗下专门的办公用品采购平台，品类很多，需要可以私聊)和打孔机。能打孔的文件，打孔直接放入文件夹；不能打孔的文件，装入透明活页文件袋，放入文件夹；
资料卡片、票据、照片、信函、明信片、名片，有专用的A4活页文件袋就买了用，没有的可以在科力普省心购平台搜放邮票用的硬卡内芯，装入活页文件袋后放入文件夹。建议用标签贴好外壳，分门别类放好，会非常整齐。
2.电子文档。首先， 名称要统一。所有的文档都要以关键词+时间地点的形式进行命名。其次，每一层次的文件夹一般不超过3个。并且定期做好备份和清理，置办个上T的移动硬盘，也建立对应的文件夹，每月初将上月的电脑里的东东往里更新备份一份，极好。注意：名称统一很重要，加上年月日时，再变文件夹或换电脑都不怕重复。