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欢迎来到档案界!2025年01月12日
档案整理服务
档案管理怎么做到数字化管理?
离不开人和物。提升档案人员的综合管理素质必不可少,而同时,现代化的管理软件和硬件设备更是能给档案管理工作带来事半功倍的效果。
设备是档案数字化管理中必不可少的内容,是影响档案管理工作效率的重要因素。因此,在推进数字化档案管理进程中,加大设备投入、积极引进现代化设备、及时更新计算机系统与程序是当下数字化进程中的首要方向。
除了要做好软件设备的优化,顺应档案数字化工作的发展不断推陈出新更好地为档案数字化服务,还要更新落后的硬件设施,并加强对硬件设备的保养,这样不仅可以延长设备的使用期限,还可以提升档案管理工作的质量与效率。
好的档案管理软件系统包括。影像加工扫描系统、数字化加工管理系统以及人事档案管理系统,在这样的环境背景下不断优化更新,顺应档案数字化发展成熟运用于各大档案整理行业的。
此外在硬件的创新研发上,还要有成熟的技术团队,专业解决档案数字化方向的技术问题,研发为档案人量身定制的档案盒打印机,其自动化程度高、操作简单、打印速度快、打印效果好、模板创建方便、数据导入便捷等优点,可满足档案服务行业大批量打印,企事业单位差异化打印的需求,极大提高了档案人的工作效率。
数字档案资源的来源和采集范围主要包括数字档案馆的系统定位、数字档案馆的具体功能、
一、数字档案馆的系统定位
数字档案馆的功能是综合性的、多层次的,其功能实现十分丰富。数字档案馆系统的整体定位有四个方面值得参考:
1、在档案信息资源领域明确“中心”定位。数字档案馆是地区档案信息资源的中心枢纽。
2、电子政务领域明确“后期”定位。数字档案馆是电子政务信息的长久保管和循环利用的平台。
3、信息公开领域明确“衔接”定位。数字档案馆是电子文件进入政府信息公开系统的分流端口。
4、档案系统领域明确“节点”定位。数字档案馆是上级行政区域数字档案系统网络上的一个开放节点。
二、数字档案馆的具体功能
1、档案数字资源采集
数字档案资源的来源和采集范围主要包括以下几方面:一是档案馆传统馆藏档案。二是各立档单位的档案文件资料。三是具有档案性质的行业、专题信息资源库。四是档案馆采集的一些零散、无序的、具有档案价值的信息,经过一定的整理、组织、加工并纳入数字档案馆数据库。
2、档案数字资源管理
档案数字资源管理是档案馆日常馆藏档案相关业务在数字档案馆系统的上镜像反应,其主要包括以下:档案整理、实体档案利用管理、实体档案保管、档案编研、档案统计、档案鉴定等
3、档案提供利用。在档案工作中档案提供利用占有突出的地位,档案检索是实现档案利用价值的必要条件,是数字档案馆使用率最高的一个基本功能,已逐渐成为档案业务中的一个独立环节。包括数据库检索、全文检索、图像查询等。
4、平台控制维护功能
主要包括单位管理、用户管理、标准制定、备份恢复、辅助字典、日志管理等等。
按照国家规定应当形成档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织,应当建立档案工作责任制,依法健全档案管理制度。直接形成的对国家和社会具有保存价值的下列材料,应当纳入归档范围:(一)反映机关、团体组织沿革和主要职能活动的;(二)反映国有企业事业单位主要研发、建设、生产、经营和服务活动,以及维护国有企业事业单位权益和职工权益的;(三)反映基层群众性自治组织城乡社区治理、服务活动的;(四)反映历史上各时期国家治理活动、经济科技发展、社会历史面貌、文化习俗、生态环境的;应当归档的材料,按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得拒绝归档或者据为己有。国家规定不得归档的材料,禁止擅自归档。
法律依据:
《中华人民共和国档案实施办法》
第三条各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理,分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定。
第四条国务院各部门经国家档案局同意,省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意,可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。
第五条县级以上各级人民政府应当加强对档案工作的领导,把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划,建立、健全档案机构,确定必要的人员编制,统筹安排发展档案事业所需经费。机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导,保障档案工作依法开展。第六条有下列事迹之一的,由人民政府、档案行政管理部门或者本单位给予奖励;(一)对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的;(二)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;(三)对档案学研究做出重要贡献的;(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的;(五)同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。
档案数字化管理的优势与存在的问题
档案数字化管理优势
(一)能增强立卷制度执行力。1983年4月,中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》的规定:“凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料均由文书部门或业务部门进行立卷,并定期向档案部门归档”,从上述规定可见,文书处理部门整理(立卷)在我国是一项基本制度。传统的档案管理工作,档案立卷是档案管理的重要步骤,现代化管理档案也要求所有档案均需立卷。但至今,在档案管理工作中,部门立卷的落实程度始终有待考量,不少单位档案室迄今仍未建构健全的部门立卷制度,或制度形同虚设,没有很好的执行,个别部门每年仅送几次较散乱的资料给档案室相应负责人代替部门进行立卷,但档案管理人员知识结构和业务领域受限,同时每日均有大量工作需完成,对每一个部门的工作内容未必了解透彻,必然也就不能保证所上交材料的完整和成套性。但档案数字化后,结合网络管理,由档案员将各部门已输入到电脑中的文件资料进行统一立卷编目,如此可提高档案归档质量。
(二)能缩短档案资料整理工作时间。传统的档案管理工作大多都是在固定时间、固定人员与固定地点进行的,档案资料的鉴定、整理、归档等流程需花费大量时间完成,且有时还会出现事半功倍的现象。档案数字化管理,突破了原有办公管理的局限性,电脑成为现代办公的主要途径,管理人员可通过编码与解码的方式完成电子档案的存储,且可用不同载体对档案进行复制与存储。相关部门仅可将需归档资料录入电脑终端,并通过后台传输至档案管理终端,管理人员就可利用电脑里已设的管理系统完成对资料的归档,如此缩短了工作时间,操作简便,提高了工作质量。
(三)提高了查询效率。在当前社会经济飞速发展的背景下,产生了海量的档案资源,如果依靠人工完成对档案资源的查询费时、繁琐。实现数字化档案管理后,查询者仅在指定页面上搜索关键词就能得到需要的信息,提升了查询效率。工作人员也将有大量时间从事档案资源的整理、分类等基础性工作。(四)增强纸质档案原件的保护。纸质档案实现数字化后,可以把原件妥善地保存起来,工作中档案的利用完全可以通过数字化副本代替原件实现,这样可以避免或减少对档案原件的损坏,以便有效地延长原件的保存时间;尤其是那些历史久远的珍贵档案材料,实现数字化处理后无疑会得以更好地保存。
二、档案数字化管理的不足
(一)档案数字化管理有一定的风险性。在信息技术逐日普及的今天,网络信息安全问题随之凸显,电脑病毒与黑客非法入侵等均为计算机系统里的档案信息造成了极大威胁,增加了档案保密管理难度。另外,部分档案在转换成电子档案时,主要利用电子编码技术来进行档案编辑,电子编码技术在应用时有一定的弊端,如果对原始凭证内容进行修改也不会留下任何痕迹,相关管理人员是很难及时发现的。所以,违反《档案法》的行为应备加警惕。
(二)电子文件档案储存受载体制约性强。电子文件对软硬件设备的依赖性相当强,计算机储存设备容量虽大,不过面对呈几何级数发展的电子文件也有穷尽之时,且计算机应用软件更新相当快,不少早期形成的文件在新的软硬件环境下无法读取,即使是同时期的电子文件也可能存在着软件不兼容问题,这些问题均不利于电子档案的安全、长期乃至永久管理。
(三)数字档案的法律效力问题。档案是原始的记忆,具有凭证作用和法律效应。但数字档案有其特殊性,由于它的内容容易被修改,并且内容和载体易分离,真实性存在“信任危机”。因此,数字档案突显囧态,在法律面前很难成为合法有力的证据。
(四)工作人员业务素质需要提高。因档案数字化与数字化档案信息管理必然会用到计算机软硬件与扫描、存储、数字影像处理等多种现代化技术,增强档案管理业务水平,并非仅懂得现代计算机技术的人即能胜任并完成工作,唯有一专多能的复合型人才方可胜任。因而应重视档案数字化与数字化档案管理人员的培养。总之,在计算机网络技术不断发展的21世纪,档案数字化管理是档案事业发展的必然趋势。现代信息技术必将实现由手工档案管理至自动化管理的变革,进而提高管理工作效率,减少劳动强度,加快文件传输。作为档案管理人员应正确权衡档案数字化管理利弊,紧跟时代发展步伐,摸索出科学档案管理新思路、新方法,规范档案信息化管理,发挥档案信息数据资源的利用价值,方可凸显档案工作的服务效能。
法律分析:档案的管理应当遵循《中华人民共和国档案法实施办法》的规定。
法律依据:《中华人民共和国档案法实施办法》
第十二条 按照国家档案局关于文件材料归档的规定,应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全,并进行整理、立卷,定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理;任何人都不得据为己有或者拒绝归档。
第十三条 机关、团体、企业事业单位和其他组织,应当按照国家档案局关于档案移交的规定,定期向有关的国家档案馆移交档案。
属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交;属于县级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。
经同级档案行政管理部门检查和同意,专业性较强或者需要保密的档案,可以延长向有关档案馆移交的期限;已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案,可以提前向有关档案馆移交。
第十四条 既是文物、图书资料又是档案的,档案馆可以与博物馆、图书馆、纪念馆等单位相互交换重复件、复制件或者目录,联合举办展览,共同编辑出版有关史料或者进行史料研究。
第十五条 各级国家档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施:(一)建立科学的管理制度,逐步实现保管的规范化、标准化;(二)配置适宜安全保存档案的专门库房,配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施;(三)根据档案的不同等级,采取有效措施,加以保护和管理;(四)根据需要和可能,配备适应档案现代化管理需要的技术设备。
机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管,根据需要,参照前款规定办理。
第十六条 《档案法》第十四条所称保密档案密级的变更和解密,依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的规定办理。
第十七条 属于国家所有的档案,任何组织和个人都不得出卖。
国有企业事业单位因资产转让需要转让有关档案的,按照国家有关规定办理。
各级各类档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织为了收集、交换中国散失在国外的档案、进行国际文化交流,以及适应经济建设、科学研究和科技成果推广等的需要,经国家档案局或者省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门依据职权审查批准,可以向国内外的单位或者个人赠送、交换、出卖档案的复制件。
第十八条 各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境。
各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的,必须经国家档案局审查批准。各级国家档案馆馆藏的三级档案、各级国家档案馆馆藏的一、二、三级档案以外的属于国家所有的档案和属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件,各级国家档案馆以及机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人需要携带、运输或者邮寄出境的,必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准,海关凭批准文件查验放行。