什么是档案整理小切口技术

什么是档案整理小切口技术

档案整理的概念

档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，下面是我搜集整理的档案整理的概念，欢迎阅读。

一、档案整理几个概念

(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。

(二)档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值，确定档案的保管期限;便于保管和利用。

(三)档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

(四)档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。

1、以“案卷”为单位整理。

1)以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的'联系将其组合为案卷。

2)所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。 tob_id_2536 3)以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。

4)以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》

5)以“案卷”为单位档案整理的适应范围

(1)大部分单位短期保管(现10年)的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理

(2)各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。

(3)科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

(4)会计档案按“盒(卷)”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。

6)按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

2、以“件”为单位整理。

1)以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位即“件”来进行整理。 2)一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件(处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等)，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。

3)以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的文书档案最后要装入档案盒内。

4)以“件”为单位文书档案整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

5)以“件”为单位档案整理的适应范围：

(1)全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理。

(2)企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，

(3)声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)执行。 6)按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填

档案整理工作的基本内容包括什么？谢谢大家

档案整理工作的基本内容包括什么
1 档案整理工作的内容
1.1 系统排列和编目
在正规的工作条件下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求组好的以件为单位的文件或案卷；档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的档案。在这种情况下，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，根据整个档案室和档案馆存放和管理的需要，进一步系统地整理，如全宗和以件为单位的盒内档案的排列，检索工具的某些加工等等。
1.2 局部调整
已经整理人馆、室保存的档案，经过检验或专门的质量检查，对其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，档案馆和档案室需要进行一定的加工以提高其质量；另外，随着时间的推移，档案自身或档案整理体系可能发生某些变化，也须进行必要的调整。
1.3 全过程整理
由于一些特殊原因，档案馆、室有时也接收和征集一些零散文件，或者当馆藏的体系遭受严重破坏时，就必须进行全过程的整理工作。
2 档案整理工作的意义
2.1 档案整理工作是进一步发挥档案作用的前提条件
档案馆和档案室都是集中保存档案的信息中心，仅以档案室保管的档案来说，就形成于不同的年代、不同的组织机构、不同的工作和生产活动中，因此有着不同的内容、来源、性能和作用等。档案的数量多、情况复杂，就必须加以系统的整理，从而使其井然有序，方便管理，容易检索利用。否则，众多的档案杂乱堆放在一起，查找利用如大海捞针，不仅浪费时间，也会影响工作。因此，档案只有经过系统整理，才能体现档案的特点，反映出各项活动的历史联系和本来面貌，更好地发挥档案的作用。
2.2 档案整理工作是档案业务工作中的关键环节
在档案业务工作请环节中，收集]：作是起点，利用工作是白的，而档案整理上作则是承上启下的关键环行。通过档案整理工作，可以进一步了解和检查档案收集丁作的质量，有力地促进收集工作。
档案只有经过整理以后，才可以科学地鉴定其价值，确定其保管期限；只有把档案分类整理好，用编目方式将档案的保管单位和排列顺序固定下来，才有条件实现档案的科学保管；只有把档案加以分类和整理，才能够充分发挥档案信息资源的作用。
总之，档案整理工作是档案馆（室）的一项重要的基础性工作，它对于搞好档案实体管理.特别是档案信息开发工作，充分发挥档案的作用，实现档案工作的目的都具有重要意义。
3 档案整理工作的原则
档案整理工作的基本原则是：按照档案形成的特点和规律，充分利用原有基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。
3.1 按照档案形成的特点和规律进行整理
档案是在一定历史时期，由一定政权机关、组织和个人形成的。各个历史时期内形成的档案就反映了各个时期的政治、经济、科学、文化、教育等各方面的历史活动情况，它们既有密切的联系，又有各自的特点。所以，整理档案首先要区分不同的历史时期，再分不同的政权，把同一历史时期、同一政权、同一组织形成的档案集中在一起，以保持档案的历史联系和完整性。同样，一个机关形成的全部档案，反映了这个机关的全部历史，是一个不可分割的整体，不同机关的档案绝不能混同。只有认识档案的形成特点和规律，才能实事求是地整理档案，最大限度地保持档案之间的历史联系，使整理好的档案，客观地反映档案形成时期、形成机关各项活动的历史面貌，从而便于查找利用。
3.2 充分利用原有基础
在不同的时空条件下，对不同状况的档案整理从何着手，确定何种类型的整理力式和要求，成为必须首先解决的档案整理策略。档案是历史文化的遗物，它不仅记录了当时的实践活动，而且反映了历史整理和保存档案的情况和成果。在整理档案的时候，要尊重历史和继承前人的劳动，充分地利用先前的整理基础。这样有利于提高档案整理工作的质量和效率，以适应提供利用的需要。
我国档案界惯称的所谓“利用原有基础”整理档案，是已经被实践所证明的一种比较切实可行的办法，也是科学地组织档案工作的一条原则。它的含义和要求主要有以下两方面：
第一，充分重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。一般地说，只要不是零散文件，已经整理而有规可循、有日可查，即应力求保持其原有的整理体系。或者不冉重新整理，而通过完善检索工具等其他环节进行弥补；或者只作必要的部分加工整理。
第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果。不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。也就是说，对必须进行一定整理的档案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。对其中可取的方法应该适当地吸收或保留。即使某些简单的保存和清理工作的痕迹，如原有的捆、包，简单的纲目，随手注记的年月、单位、内容和数量等有关标识，也往往是值得参考的线索而应予以重视。
3.3 保持文件之间的历史联系
所谓文件之间的历史联系，就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。档案文件一般是以单件的个体形式陆续地产生，而以组合的群体形式持久地存在和运动的。因此，整理档案不能根据偶然的需要和人为的联系随意分合，必须按照档案形成的规律，保持文件在其形成者实践活动中固有的联系进行整理，才能把文件组成科学的有机体系.如实地反映山历史活动的面貌和文件的系统内容。这是档案整理区别于图书、情报资料等其他文献整理的一个重要特点。文件群体的这种联系，在某些书籍和法规文件中有时也被称为文件之间的。“内在联系”、“有机联系”，其含义都是相同的。近年来在国外也有按照文件的“历史联系或逻辑联系”整理不同类型档案的提法，对我们也有参考意义。鉴于档案是历史文件的系统积累物的特点，我们对其内在的各种联系着重表述为“文件之间的历史联系”，它包含看逻辑性和历史性的统—。
总之，保持文件之间的联系整理出的档案，便于保管和利用。但是，保持文件的联系和便于保管利用，有时也不尽一致。比如，一次重要的调查活动形成的座谈记录文稿和录音磁带，以及关于调查日程和经费问题的请示、批复、报销的记账凭证，就其内容而言，无疑互有密切联系，而且是重要的联系。但把这些形式不同的材料全部混同起来进行整理，则显然不便于保管和利用。整理档案是一项复杂细致的工作，同样是在保持联系的情况下，往往可以有各种不同的具体做法。在整理档案时，特别是在保持文件之间的联系和便于保管利用发生矛盾的时候，不能机械地运用保持文件联系的原则，要充分考虑档案保管和利用的方便。

档案修复基本技术方法

为了保证破损档案能恢复原来的面目，在保存和利用中发挥作用，修复档案时要一定要保持文件的面貌。那么，下面是我为大家整理的档案修复基本技术方法，欢迎大家阅读浏览。

一、档案修复的原则

为了保证破损档案能恢复原来的面目，在保存和利用中发挥作用，修复档案时要一定要保持文件的面貌;修复工作不能弄脏档案文件;修复档案的各种材料不能对档案制成材料产生任何副作用;修复档案使用的各种加固材料要尽可能是可逆的。也就是说，修复好的档案在使用中损坏了，仍可以再次修复。

二、档案修复前的准备工作

只有做好准备工作，才能避免因寻找工具、缺乏材料和尚未确定修复方法而使修复工作发生混乱，从而降低修复效率和使已损坏的文件遭到更大的损伤。修复前准备工作包括如下内容。

(一)做好文件的接收和登记工作

接收修复档案进行登记的目的是使工作不紊乱、责任分明和避免文件的丢失。也便于以后总结工作。所以，凡是需要进行修复的档案在送往裱糊室时，必须要登记。登记时要写清文件的名称、数量、页数、接收人姓名、接收日期等。还要说明文件损坏的程度，需要修复技术处理的性质和要求，例如是加固纸张、还是巩固字迹等。最后看有无附件和说明。要做到双方当面清点文件，交接手续清楚完备。

(二)去尘和消毒

需要修复的文书一定要去除灰尘，避免在修复过程中沾染文件而在修复后无法除去。去尘时应根据修复档案的数量和灰尘污染的程度来确定去尘方法。文件数量少肘，可以采用轻微抖动的办法，必要时应一页页抖动。也可把文件上的灰尘用毛刷轻轻刷掉。如果文件的数量大，可以用去尘器除尘。

(三)对档案进行检查。

为了确定字迹的成分和纸张质量以及损坏的性质和程度，以便确定合理的修复方法和程序，在修复以前需要对档案认真检查。例如，检查档案中的字迹是否耐水浸。当字迹遇水渗化扩散时，则应对字迹进行巩固后再做其它处理。再如托裱前要检查纸张的酸度。如酸度过大，应先采取措施对托裱的档案先去酸再托裱。

(四)确定采用的修复方法

档案文件损坏的情况是不同的，因此，要根据损坏的具体情况确定其修复的手段。例如，对档案是用去污还是用去酸技术，或是用修裱的方法。这要根据具体情况具体分析而定。

采用修祛技术修复档案需要做如下准备：

1.粘胶剂的配制

修裱档案时一般要使用粘胶剂——浆糊。目前有的档案馆使用新的修裱浆糊，即羧甲基纤维素(简称CMC)，是纤维素经碱化、醚化形成的白色、无味和无毒的粉末。其水溶液呈中性或微碱性。比小麦淀粉浆糊的抗霉能力强，在温度 28～30oC，相对湿度80%时也不生霉。粘着强度、机械强度和抗老化性较好，但温度过高会影响效果。使用时加入l～2%甘油使其润滑。因其吸湿能力强，用它裱糊的档案要保管在相对湿度85%以下的环境中。

2.修被用纸的选择

对修被用纸的要求：

含有害化学杂质越少越好;含破布纸浆成分越多越好;纸张颜色不能太暗，白度好，要薄、柔软，并有一定的强度;透明度好，双面托裱用纸的透明度应更高;要按照档案文件损坏程度选择用纸。根据以上要求，修裱档案文件通常使用以下几种纸。绵连纸：是一种薄型宣纸，适于作托裱手工纸。托裱手工纸还可用河南绵纸、广西绵纸和纱纸等。此外，还可以用云母原纸这种透明度高、强度大的纸张作两面有字档案的保护层及珍贵档案或地图的托接用纸。卷烟纸的纤维均匀紧密，纸面光滑，抗张力较强，也可用于修补或托裱损坏的档案。

三、档案的去污技术

由于纸质档案损坏的状况种类多，所以对其所用的修复技术也不同。下面主要介绍纸质档案的去污和去酸技术、字迹的巩固和纸张加固技术、字迹的恢复和档案修裱技术等。

1.档案被污染的途径

(1)灰尘、煤烟、霉菌及害虫对档案的污染;(2)各种汗斑、汗垢、墨点及食物斑点、腊斑和铅笔道等对档案的污染;(3)工作人员在制作、处理加固文件过程中沾染的各种污点，如胶水、浆糊、渍印等;(4)水浸泡后的档案形成的水渍等。

2.污斑对档案的影响

斑点不多只影响字迹的清晰度，斑点多时会遮盖字迹而影响使用。各种斑点和污垢如长期存在，其内部成分就要对纸张和字迹直接损坏，造成纸张纤维不耐久，字迹发生褪变。

3.去污方法

包括机械法去污，水洗去污，有机溶剂去污，化学药剂去污几种方法，实践中可根据需要进行选择应用。

四、档案修裱技术

对强度较差的、已损坏或正在损坏的档案纸张，在不能用加固的方法恢复和提高强度时，就要采用修裱技术，以延长档案的保管和使用寿命。

档案修裱技术是利用浆糊作粘着剂，运用修补和托裱的方法把选定的纸张补或托在档案文件页上使其强度增加的方法。修裱档案是修复工作中的重要内容之一，当前主要使用以下两种方法。

(一)档案文件的托裱

在档案文件页的一面或两面托上一层选用的纸，用以加固档案纸张强度。随了对工作室、设备及工具材料的要求外，掌握正确的托裱方法与技能也十分重要。托裱档案的方法有两种。

(1)单面托裱

适合加固面有字的文件.即把托纸托在无字的一面上。根据文件字迹溶水的情况分为湿托和干托。

湿托的操作如下：

第一，在修复工作台上先铺上比档案文件大的油纸，用喷水壶喷湿展平。

第二，把文件字面向下在油纸上展平，然后用排笔蘸浆糊由左向右薄薄刷上一层。如发现文件上有裂纹要对齐，有洞要补好，并检查有无排笔毛，如有可用镊子拿掉。

第三，用左手拿着比文件四周大1.5寸的托纸，右手握一住棕刷，从右向左进行排刷。托纸上完后，再用棕刷刷一遍，使文件和托纸紧贴在一起。

第四，把文件和油纸一起反扣过来，揭去油纸，在托裱纸的四周除右下角处留有一空隙不刷浆糊外，其它边缘处都刷浆糊，贴在大墙或绷子上。

第五，文件在绷子或大墙上自然凉干，经过两天即可干燥。要求有适宜的相对湿度，否则被托裱的档案文件易破裂。然后用竹签从留有的空隙内插入，紧贴绷子向下移动，然后向上。再用两手拿住文件，两端与绷子呈45度角时轻轻揭下。

第六，揭下的文件放在裁纸板上，用裁纸刀技文件规定大小的要求裁齐即可。如文件字迹遇水涸化，不能使用湿托方法时可以使用干托。根据上托纸的方法把干托分为飞托和腹托。

由以上内容可以看出，干托和湿托的区别是刷浆糊的位置不同，湿托是把浆糊刷在文件上，干托是把浆糊刷在托纸上。

(2)双面托裱

适用于双面有字的档案文件。它和单面托裱的方法基本一样，只是对托纸有特殊的要求。要求纸张含纤维素多、纸薄、透明度高。一般使用云母原纸、镜头纸和打字纸等。

托裱时应注意的问题：

第一，托裱档案文件需加边时，要加边后再托裱。

第二，托裱前要检查字迹的耐水性，根据字迹的耐水情况确定使用干托还是湿托。

第三，严格选择使用的浆糊和托纸，这是保证托裱文件质量的关键。

第四，托裱时托纸要上正，托纸纤维方向和档案纸张纤维方向、光滑面要求一致。

档案安全保护的方法有哪些？

档案安全保护的方法有哪些
档案保护技术是研究制成材料的损坏规律及科学保护档案的技术方法的一门学科，它的任务是最大限度地延长档案的寿命。
科学保护档案的技术方法很多，归纳起来主要有两个方面：一是防的技术，二是治的技术。
防的技术是防止或减缓各种外界不利因素对档案制成材料的破坏作用，主要是改善档案保护条件。一是加强库房日常管理工作；二是通过库房建筑为改善档案保护条件创造物质前提。
治的技术是对已经损坏或受到不利因素影响的档案进行处理，修复已遭损坏的档案，尽力恢复其历史原貌，增强其抵抗外界不利因素的能力。修复技术的基本内容有：去污、去酸、加固、修裱及字迹恢复等。
档案保护技术工作是档案工作中的一项极其重要的工作。它直接关系到档案的命运，保护工作没做好，档案遭到损坏，就会造成无法挽回的损失。档案作为历史记录，有着参考和凭证作用，具有重要价值。因此，大量档案要长期保存，一部分档案要永久保存。但反映和记录档案内容的物质材料的寿命是有限的，这二者之间的矛盾只有通过做好档案保护工作都能加以解决。
在档案保护工作中应贯彻“以防为主，防治结合”的思想。档案保护技术是一门综合性的应用技术，因此，应根据档案的特点，吸取其他领域的科技成果，不断提高保护技术的水平，更好地延长档案的寿命。
一、档案字迹耐久性
字迹是记录及反映档案内容的重要物质材料，其耐久性关系到档案的寿命。
档案字迹材料按其耐久程度大致可分三类：
1、耐久字迹材料：墨和墨汁、黑色油墨。
2、比较耐久的字迹材料：蓝色和红色油墨；蓝黑墨水和碳素墨水、印泥。
3、不耐久的字迹材料：纯蓝墨水和红墨水；复写纸；圆珠笔和铅笔。
为了延长档案寿命，在形成档案中，应使用最耐久或耐久的字迹材料，不要使用不耐久的字迹材料。
二、档案库房温湿度的控制与调节
档案的寿命与档案库房的温湿度密切相关。不适宜的温湿度不仅可单独地作用于档案，而且可加速其他因素对档案的破坏。为了使档案库房的温湿度等符合档案的要求，需采取一定的措施，即对档案库房的温湿度进行控制与调节。
档案库房的温湿度标准：
国家档案局于1987年正式颁发了《档案库房技术管理暂行规定》，对我国各类档案库房的温湿度提出了明确的规定，标准为温度14－24℃，相对湿度45－60%之间。 控制与调节档案库房温湿度的主要措施：
密闭、通风和采用空气调节设备。
1、通风的目的：根据空气流动的规律，有计划地使库内外的空气交换，从而达到调节库 内温湿度的目的。
2、通风的原则：
①库外的温度与相对湿度都低于库内时，可以通风；反之则不能通风。
②库外的温度低于库内，而库内外相对湿度相同时，可以通风；反之，则不能通风。
③库外的相对湿度小于库内，而库内外温度相同时，可以通风；反之，则不能通风。
④库外温度低于库内，而库外相对湿度大于库内或库外温度高于库内，而库外相对湿度小于库内。此时需利用公式进行计算，将库内外的绝对湿度进行比较，若库外绝对湿度小于库内，则可以通风；反之，则不能通风。
3、 通风注意事项：
①通风时，应对库内外温湿度进行监测，注意其变化的情况，随时采取相应措施。
②通风时应防止库内结露。
③通风时应注意防尘和防有害气体进入库内。
④通风后应立即密闭，使库内适宜的温湿度状况得以较长时间的稳定。
三、档案修复技术
修复原则：
1、各种材料、方法对档案制成材料不能有损害，应有利于延长档案寿命。
2、 保持档案原貌。
3、 使用的修复方法事先要经过试验，确有把握后，才能着手修复工作。 档案修裱，修裱是使用粘合剂和纸张对档案进行修补和托裱，以恢复档案原貌，增加其强度，延长寿命。
四、档案的保管
档案保管工作的内容：
1、档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作。
2、档案流动中的保护，即档案在各个流动环节中，一般的安全防护。
3、档案保护的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。
档案保管工作的意义：
1、 档案保管工作是整个档案工作的重要组成部分，是一个独立的工作环节。
2、 档案保管工作是贯彻档案工作基本原则、维护档案的完整和安全的重要环节。
3、 档案保管工作质量的高低，对提高档案管理水平重大影响。
档案损毁的原因：
（一）人为损毁的原因
人为（或社会）损毁的原因或因素，主要表现在以下三个方面：
1、 由于政治斗争及其他各种原因，对某些档案文件进行有计划、有意识地破坏。
2、 由于档案工作人员以及接触档案的有关人员，工作麻痹大意，或疏忽职守，或不遵守规章，以及缺乏档案管理工作知识等，导致管理和使用不善，造成了档案的丢失、损毁或档案管理系统的紊乱。
3、 在档案的管理中，档案的管理和利用难以避免地加速档案的老化和磨损等。
（二）自然损毁的原因
档案自然损毁的原因，概括起来有两个方面的因素：
1、 内因，就是档案本身，即文件的制成材料。
2、外因，就是档案所处的环境和保管档案的条件。
档案保管工作的任务：
档案保管工作的基本任务是了解和掌握档案损坏的规律，通过经常性的工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的物质安全和政治安全。
保管档案的基本要求
1、 以防为主，防治结合
2、相互协调，密切配合
3、加强重点，照顾一般
4、 立足长远，保证当前
五、档案保管的基本条件：
开展档案的保管工作，必须有一定的物质条件作保证，否则是难于做好这项工作的。档案保管工作基本的物质条件主要有：档案库房、档案装具和档案的包装材料。
档案库房：
档案库房建筑为档案保护提供了最基本的物质条件，库房建筑的好坏将直接影响到档案的保护条件和库房管理措施的效果。
档案装具：
档案装具是档案馆、室必需的基本设备。档案装具各类很多，各有所长，应根据库房的特点和档案的价值及规格的不同，合理选用，灵活配置。目前，我国使用的档案装具主要有：档案架、档案箱、档案柜、密集架。
档案包装材料：
档案的包装非常重要，它既可防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害，又可减少机械磨损。目前，我国包装档案的材料一般有三种：卷皮、卷盒和包装纸等。
六、库房的管理
库房的管理工作是档案保管工作的主要内容和基础。因此，只有做好经常、具体的库房管理工作，才能为整体的档案工作创造必要的条件和良好的秩序。
档案架、柜的排放与编号：
库房中的档案架、柜的排放，应合乎下列要求：
1、排列整齐，横竖成行。
2、避免光线直射，注意通风。
3、节约库房面积和空间，存取方便。
为了便于对库房内的档案的管理和迅速取放，所有的档案架、柜都应进行统一编号。编号的一般方法是：自门口起，从左到右编架、柜号，如果架、柜有栏，也是从左向右编号，格与五节箱则自上向下编号。
全宗排列与档案存放：
全宗的排列，一般采用两种方法。一种是按全宗号流水排列，一种是按全宗分类（分全宗群）排列。前者简便易行，后者能把属于同一类型的全宗排在一起，能较好地保持全宗之间的群体联系。
档案存放方式，可以采用竖放与平放两种。竖放是目前采用最多、最普遍的一种方式，其优点是便于存放和提供利用。平放，取放档案不大方便，但对保护档案有利，特别适合保管珍贵档案和不宜竖放的档案。
全宗卷：
在档案馆、室工作中，专门为了保存和管理某一全宗而形成的能够说明全宗历史情况的文件材料，以全宗为单位组成的专门案卷，称为全宗卷。
全宗卷的内容通常包括：移出和接收档案的文据，立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案和分类方案，全宗内档案数量和检查登记表册，档案保管期限表，档案销毁清册，全宗指南等。

档案管理的有效方式

导语：要做好档案管理工作，必须从多方面入手。争取领导重视是做好档案工作的前提，实施现代化管理是加做好档案工作的途径，提高档案管理人员的素质是做好档案工作的保证。

一、 档案管理人员要具备较良好的专业素质

(一)良好的政治素质

档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重大事业、维护档案真实和历史真实是档案工作者义不容辞的职责。档案工作的政治性、服务性，决定了档案专业人员必须具有较好的政治素质。要想成为一名合格的档案专业人员，必须做到以下几点：

1、要有强烈的事业心

事业心是一种坚定的职业信念，对自己从事职业执著的追求，始终以旺盛的精力、满腔的热情投入到工作中。档案专业和其他各种事业一样，在发展过程中会遇到许多困难和挫折。有强烈的事业心，才能使档案专业人员有知难而进的信心和决心。

2、要有高度的责任心

档案专业人员的责任心就在于把党和国家的宝贵文化财富自觉的管理好、利用好、维护好档案的完整和安全。“严谨求实、一丝不苟、实事求是、严守国家机密”等工作作风和思想道德情操都来源于档案工作者高度的责任感。

3、要有勇于创新精神

树立勇于创新的进取心，才能使档案工作者在工作中大胆开拓，勇于尝试，进一步加强档案管理，改善档案管理条件，逐步实现档案管理现代化。

(二)良好的职业道德素质

档案专业人员的职业道德素质是职业道德在档案工作领域中的具体体现。

1、不为名利，甘为人梯，热心服务

档案工作的任务、工作对象和工作手段决定了它本身是一项服务性、条件性很强的工作。而档案工作与其他服务性工作的不同在于它不能通过服务对象直接产生效益，而是通过服务对象利用档案所取得的社会效益和经济效益来体现。不为名利、勤奋工作、积极主动、热情周到的为利用者提供优质的服务，是档案专业人员最基本的要求。

2、尊重档案，尊重历史

档案职业道德要求档案专业人员必须维护档案和历史事实的原貌，既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征，也不能主观臆断随心所欲的鉴别档案。无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守，维护党和国家档案的历史真实面貌，同一切篡改档案、歪曲历史的行为作斗争。

3、遵纪守法，严守党和国家秘密

由于档案工作是不同于其他服务性工作，档案工作者对于利用者不能“来者不拒，有求必应”。必须克服主观随意性，按照法律和工作纪律的要求正确处理保密与利用的关系。当前我国对外交流与合作都在日益扩大，外事活动不断增加，这给国外敌对势力窃取我国的高科技技术提供了可乘之机。档案专业技术人员必需具有严格的保密观念和良好的保密习惯，在不违背保密原则的前提下充分开发利用档案信息资源，确保档案在政治上的安全。

4、工作作风要严谨细致

档案工作是一项科技性、服务性和技术性很强的工作。也是一项复杂、细致、繁琐的工作，它要求我们在区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档案内容、利用档案咨询及信息反馈等各个工作环节中，都必须做到准确无误。

(三)良好的科学文化知识素质

档案专业人员的知识素质指的是一个档案专业人员从事本职工作应该具有一定广度和深度的知识面。档案工作是一项系统工程，涉及工作面广，知识门类繁多，特别是在各门学科相互渗透的今天，仅有档案专业知识是远远不够的，还要有比较全面系统的文史知识、科学技术知识，才能更好的胜任档案工作。

1、掌握文史知识

语言文字与档案管理和服务是不可分割的，具有较强的语言表达能力，对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史，才能了解档案产生的历史背景和作用，更好的熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要，因为档案工作的各个环节，如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的，若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。

2、 掌握相关学科知识

现代档案学与相关学科的渗透日益加强，档案专业人员应有重点的学习和掌握相关学科知识。如现代管理学、情报学、图书馆学，还应具有一定的经贸、法律知识。

3、掌握现代化管理知识

随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用，要求档案专业人员必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识，才能适应档案工作发展的需要。

二、拓宽知识层面，实现管理现代化

(一)加强管理意识

档案管理是一门专业性很强的工作，其要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。

(二)掌握现代化管理技能

档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的'同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力成为信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。

(三)利用现代化技术，整理档案

利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。

三、 创新工作思维，提高档案利用率

档案保管的目的是为了利用，因此，档案管理工作者在处理好利用和保密关系前提下，要不断完善利用工作制度和查找工具。

(一)加强编研工作

要搞好档案编研就要主动了解社会需要及素材状况，采取征编结合的方法，通过对档案的分析研究，按照一定的主体对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤编印成各种档案参考资料，从而使档案信息资源更准确、更系统、更精练。

(二)积极主动提供服务，改变以往被动服务的局面

档案管理人员要从思想上树立高度的服务观念，克服“守摊式”的被动服务观念，充分发挥助手作用，利用现代信息化技术提供远程服务，利用网上信息量大、传递速度快的优势，实现档案信息资源共享。

(三)要努力练好基本功，熟悉业务，当好活字典

档案管理工作者要把熟悉“家底”当成自己的天职。建立健全档案管理制度，配置适宜档案保存的设施，利用先进技术设备和现代化管理手段，按照国家的有关规定整理、保管档案，防止档案的破损、腿色、霉变和散失，确保档案的完整和安全，并对重要的和珍贵的档案采取特殊的保护措施。

综上所述，档案专业人员的素质是多方面的，这是由档案工作的性质和特点决定的。为了发展档案事业，提高档案管理水平，必须提高档案专业人员的素质，为和谐社会建设提供及时、准确、周到的服务。

如何整理档案

文件档案还是人事档案。以文件档案为例，我一般整理为上级下发文件、单位带字号文件、单位无字号文件，中央的单位还有地方上报文件，重要的事件整理为专题卷宗。以上分类还要冠以年份，如2014年上级下发文件。每一个文件夹内，按照机关排序，同一机关以字号区别排序，同一机关同一字号按时间排序。做好以后，每页用铅笔写上页码，每个卷宗或文件夹上做好目录，标明页码。最后再做一个借阅文件登记表。人事档案比较严格，分为10大类。必须按照规则来，这个老人事干部肯定会教你，我暂时也记不清楚了。