做好档案的整理工作是什么

做好档案的整理工作是什么

现在很多公司或者事业单位都需要对档案进行管理，那么，怎样做好档案管理工作呢？下面就来说一下怎样做好档案管理工作，一起来看看吧！

1、 档案的收集、整理：将文件材料收集整理，即进行分类、录入目录、装订档案、制作检索、档案入库等。

2、 档案的保管、借阅：档案应由专人保管，借阅要严格执行档案管理规定，手续齐全，做好记录和催还。

3、 档案的鉴定、销毁：档案是分长期、中长期、中期、短期的，一般短期档案在没有鉴定更改为中期的，是可以定期销毁的。

4、 档案的统计：档案要进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工，定期统计档案数量。

5、 档案的安全：档案中由于部分档案内容相当重要，必须妥善保存，为了使档案安全，一般会采用保险柜加密存放。

以上就是关于怎样做好档案管理工作的全部内容。

档案整理工作的主要内容是什么？

档案整理工作的主要内容是什么
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

如何做好档案管理工作？

想要做好档案管理，就要了解档案管理都有哪些内容：

01企业档案的收集

档案产生于企业内部人员的日常工作中，要将文件材料归档保存，首先得收集有价值的内容。在具体的执行中，需要我们建立健全立卷归档制度；明确档案归档范围、归档时间、以及相应的保管期限。

对于传统纸质档案而言，明确规章制度之后，档案管理人员需要采取措施积极收全、补全档案，并及时催办理完毕的文件上交回收，检查齐全后整理立卷归档。对于使用档案管理系统的企业来说，可指定档案管理专员从日常工作的第三方软件中直接转存到档案管理系统中，或直接扫描上传到档案管理系统当中。

02企业档案的归档立卷

档案收集完备后，企业档案管理人员需要区分全宗，确定立档单位。其次是依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序等将档案进行分类。分类好的案卷分组防止在待办卷宗内。接着是案卷排列，立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。然后是整理案卷，案卷厚度应当适宜，建议控制在1厘米到2厘米之间，材料过窄应当加车边；材料过款应折叠整齐；自己难辨认的，应附抄件。最后是确定保管期限、编制档案目录，按一定次序排列和存放。

上述描述的是传统档案的归档立卷方式，对于使用档案管理系统的企业来说，可直接在系统当中构建档案管理框架，将企业档案单个或批量上传到系统当中，并做好条目挂接与属性编辑就好。

03企业档案的保管

对于传统纸质档案、实体档案而言，做好档案保管工作需要公司设立专门地点或专用文件库保存档案，同时需要做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防尘、防鼠害、防强光等工作。如果上线了档案管理系统后，可以实体档案室中布设各种温湿度传感器，将实时的数据情况回传到平台当中，进而实现对档案环境的及时、有效调控。

档案管理系统可以对企业电子化档案进行安全地保管和利用，同时减轻实体库房的库存压力。

04企业档案的鉴定

并不是所有资料都需要保存，都值得保存，只有那些对国家、社会和企业有保存价值的文件材料，才有保存的必要。鉴定后需要根据行业与公司的相关规定确定档案的保管期限（永久、长期、还是短期）。制定好相关规范后，档案管理员可根据规范确定，不明确的也可咨询档案管理专业人士确定。

在档案管理系统当中，对于有争议的档案，可以通过提交流程化申请，综合各相关部门和专业意见，进行系统化评估。

05企业档案的销毁

对于已经失效的档案，档案管理员需要认真鉴定、编制销毁清册，办理销毁手续，经过企业董事会或总经理批准后，方能销毁。销毁的时候需要二人以上监销。

在企业档案管理系统上，提供了灵活设定档案保存期限，档案管理员在系统上可方便查看档案保管期限，到期直接线上提交申请后即可销毁，销毁申请和文件均记录在案。

06企业档案的借阅与利用

企业档案涉及企业机密文件，因此在日常的借阅、利用过程中，应做好规范化管理和保密工作。不论实体档案、还是电子档案，凡使用档案者，都需要填写调阅单，依据调阅权限和档案密集，经各方领导签订批准后方能调阅案卷。

如果流转的是实体档案，需要确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损坏。外单位借阅档案，应持有应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。如果借阅的是电子档案，系统具有很好的保密性，也为档案的流转提供了很大便利，只需要在系统内按规范操作即可。

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如何做好档案管理工作

如何做好档案管理工作

在从事了两年多的档案管理工作中，深刻体会到档案管理的重要性。提高档案工作的效率与质量，可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。因此，档案管理工作人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作。那么，如何做好档案管理工作呢?我作为一名办公人员，在实践中通过不断总结，寻找其中的规律，得到了一些粗浅的见解，愿与大家共同分享。

一、规范公文处理，把好公文形成关

档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关部门起草然后交由办公室负责印发。我部就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我项目部在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：

1、文种使用不当。主要有请示、报告不分;一文请示多件事情;生造文种或不规范使用红头文件等

2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。

3、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。

4、数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的.公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。

二、档案整理工作，从公文的评估分类做起

公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁，而是放到别处);将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：

1、对档案工作要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。

2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。

3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。。

三、完善公文材料，做好档案收集工作

文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：

1、档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰;而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。

2、档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。

四、善于交流，接受新信息，达到资源共享

作为办公室的文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动向用户推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织严格、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。

总之，档案管理工作具有很强的挑战性。在今后的工作中，我将很好地把文秘工作和档案工作结合起来，不断提高档案管理质量，提高其利用率。目前我项目部档案装备还比较落后，正在向电子归档、微机检索过渡，这一项新的工作给我提供了更多的学习机会。我深信，只要我们以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作，就一定能促进档案管理规范化、科学化发展，从而为档案工作提供更多更好的信息资源。