贵阳档案整理及数字化改革

贵阳档案整理及数字化改革

第一条　为了加强档案管理，有效地收集、整理、保护和利用档案，为经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《贵州省档案条例》和有关法律、法规的规定，结合本市实际，制定本规定。第二条　本市的机关、团体、企业事业单位及其他组织（以下简称单位）和个人，应当遵守本规定。第三条　各级人民政府应当把档案事业建设纳入本地区国民经济和社会发展计划，将档案的征集、保管、保护、抢救等事业经费列入同级财政预算。第四条　市、县级档案管理部门主管本行政区域内的档案工作，履行下列职责：

　　（一）对档案工作统筹规划、组织协调和监督指导；

　　（二）监督、指导专业档案馆以及单位的档案管理，协调、指导同级国家机关现行文件收集和利用工作；

　　（三）开展档案法律、法规以及档案标准化的宣传普及和档案教育培训工作；

　　（四）支持、指导民营企业、个体工商户、科技示范户收集、保存、利用生产经营、科研开发等活动形成的档案；

　　（五）对从事档案业务咨询和技术服务的中介机构及人员进行业务监督和指导。第五条　县级以上档案馆应当承担下列职责：

　　（一）做好各种载体档案及电子文件的收集、整理、归档和管理工作；

　　（二）加强馆藏档案的研究整理，按照国家有关规范和标准，实施档案信息化，推进档案现代化管理；

　　（三）开发档案信息资源，依法利用未开放档案和涉密档案，为社会利用档案信息提供条件和服务；

　　（四）配备必要的设备设施，确保档案安全；

　　（五）开展档案鉴定，对超过保管期限或者失去保存价值的档案，按照规定予以销毁。第六条　依法设立的档案中介机构可以从事以下业务：

　　（一）档案整理；

　　（二）档案价值评估；

　　（三）档案业务咨询；

　　（四）档案技术服务；

　　（五）档案寄存保管；

　　（六）营业执照许可的其他档案业务。

　　档案中介机构从事以上业务，应当遵守法律、法规和接受档案管理部门的监督。第七条　单位及其工作人员在公务活动中形成的文件材料，属于归档范围的，应当及时收集、整理，按照规定期限移交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。

　　档案工作人员工作变动时，应当按照规定及时办理档案移交手续。第八条　承办或者处理下列重大活动、重大事件的单位，应当收集相关文件材料，及时整理归档：

　　（一）国家领导人检查、视察、考察、指导工作；

　　（二）外国（籍）政要的参观、访问；

　　（三）承办的区域性、全国性、国际性会议；

　　（四）重大自然灾害和重、特大事故；

　　（五）举办的重要政治、经济、文化等活动；

　　（六）其他重大活动或者重大事件。第九条　主办、承办单位应当在重大活动正式启动之日起10日内告知同级档案管理部门，档案管理部门应在受理之日起5日内提出档案管理工作意见。

　　常设机构主办、承办重大活动形成的档案，应当在活动结束之日起50日内，经主办、承办单位档案管理部门验收合格，移交承办单位档案室。

　　档案保管条件不符合国家标准要求可能导致不安全或者损毁的，可以移交同级综合档案馆。第十条　综合档案馆应当按照有关规定收集和征集下列档案：

　　（一）反映社会政治、经济、军事、科技、文化、教育、民族、宗教等活动的；

　　（二）记录著名人士活动、事迹的；

　　（三）记载名胜古迹、民族风情、地理、地质、地貌等内容的；

　　（四）有保存价值的史志、古籍、家（族）谱、契约；

　　（五）其他的珍贵、特色档案。第十一条　县级以上人民政府确定的重点建设工程、重大科研和技改以及城市改造、市政建设项目，建设单位和承担部门应当及时收集、整理项目实施各个环节、各种载体的文件资料，建立完整的项目档案，分别向同级综合档案馆、专业档案馆或者档案机构移交。

　　重点建设工程验收，重大科研、技改项目鉴定时，档案管理部门和有关档案机构应当对项目档案进行验收。第十二条　国家机关、事业单位变更，档案按照下列规定处理：

　　（一）撤销、终止的，向同级综合档案馆移交；

　　（二）合并的，可以向同级综合档案馆移交，或者经同级档案管理部门同意，由合并后的单位单列全宗保管；

　　（三）分立的，可以移交同级综合档案馆，或者经同级档案管理部门同意，由分立后承担原单位主要职能的单位单列全宗保管。

贵阳市城市建设档案管理规定(2020修改)

第一条　为加强城市建设档案（以下简称城建档案） 的管理、保护和利用，发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，为现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》《贵阳市档案管理规定》等有关法律、法规，结合本市实际，制定本规定。第二条　本规定适用于本市行政区域内城建档案的收集、报送、接收、整理、保管、利用和管理活动。

　　前款所称城建档案，是指在城市规划、建设、管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像和其他载体形式的材料。第三条　县级以上人民政府应当加强对城建档案工作的领导，将城建档案事业纳入城市建设发展规划，保证城建档案事业与城市发展相适应。第四条　市人民政府住房城乡建设主管部门主管本市城建档案的管理工作，县级人民政府住房城乡建设主管部门负责本辖区城建档案的管理工作。

　　城建档案管理机构具体负责本辖区城建档案的日常管理工作。第五条　城建档案范围分为城市建设工程档案、城市勘测规划档案、文物古迹保护档案和城市建设基础资料档案。第六条　城市建设工程档案包括以下方面：

　　（一）市政基础建设工程档案，含城市道路、广场、停车场、桥梁、涵洞、隧道和排水、照明、污水处理工程档案及有关现状图等；

　　（二）城市公用设施工程档案，含城市水源地、城市给排水管网、城市燃气工程、公共交通场（站）设施及有关现状图等；

　　（三） 电力、通讯、邮政设施工程档案，含电厂建设、供电设施系统、通讯管线、邮政设施等工程档案及有关现状图等；

　　（四）城市交通基础设施工程档案，含铁路运输站台建设、集装箱运输及长途客运场（站）设施、国道和高速公路城市段工程档案及有关观状图等；

　　（五）工业与民用建筑工程档案，含工厂、住宅、商业、机关、学校、社会公益事业及其他公共建筑工程档案；

　　（六）城市园林建设、风景名胜工程档案，含城市绿地、公园、动物园、植物园、游乐园、风景名胜区、古树名木保护和城市标志性设施、雕塑工程档案等；

　　（七） 市容环境卫生设施工程档案，含垃圾填埋场、大型公厕及其他重要环境卫生设施工程档案；

　　（八）村镇建设工程档案，含建制镇、集镇的市政公用设施、公共建筑工程档案；

　　（九）城市防洪、抗震和人防工程档案。

　　军事建设工程档案按照《中华人民共和国军事设施保护法》的规定办理。第七条　城市勘测规划档案包括以下方面：

　　（一）编制国土空间总体规划所需工程地质、水文地质普查及详细成果副本；

　　（二）编制国土空间总体规划所必要的控制测量、地形测量、摄影测量、工程测量成果副本；

　　（三）城市地形图和地下综合管线图、城市地下管网普查、补测成果档案；

　　（四）依法批准的国土空间总体规划、详细规划和各类专项规划文件材料；

　　（五）城乡规划主管部门形成的有关城市建设管理、管线管理等文件材料。第八条　文物古迹保护档案包括历代重要遗址、古建筑、纪念性建筑、宗教建筑、名人故居的历史照片、图纸、历史记载材料和修缮记录及其他有保存价值的档案材料。第九条　城市建设基础资料档案包括以下方面：

　　（一）城市历史沿革、历史文化遗迹、地名、各项建设和设施发展史等文件材料；

　　（二）城乡规划、市政公用、土地、环境保护、文物、园林绿化、环境卫生等专业管理部门、设计、科研等单位以及各类开发区形成的具有长期保存价值的业务管理和业务技术文件材料。

　　（三）有关城市建设的规范性文件、计划、统计和设计、施工技术规程规范及标准图等城市建设资料。第十条　形成城建档案的单位和个人，按照下列规定移交城建档案：

　　（一）城市建设工程档案，在云岩区、南明区、观山湖区、花溪区、贵阳经济技术开发区、贵阳国家高新技术产业开发区、贵阳综合保税区、贵州双龙航空港经济区形成的档案，工程竣工备案后3个月内，向市城建档案管理机构移交；在其他区域形成的档案，工程竣工备案后3个月内，向工程所在地城建档案管理机构移交；但列入市城建档案管理机构接收范围的重要城建档案，应向市城建档案管理机构移交；

　　（二）城市勘测规划档案、文物古迹保护档案和城市建设基础资料档案，由产生档案的有关主管部门在本单位保管使用1至5年后，向市城建档案管理机构移交；国土档案资料，向市城建档案管理机构移交档案目录；

　　（三）城市地下管线普查和补测补绘形成的地下管线档案，在普查、测绘结束后3个月内，向市城建档案管理机构移交。

　　（四） 县级人民政府住房城乡建设主管部门应当在每年第3季度前，将档案分类目录和总目录的复印件向市城建档案管理机构移交。

　　地下管线专业管理单位每年应当向市城建档案管理机构报送更改、报废、漏测部分的管线现状图和资料。

档案数字化转型的方向和内容

我的回答是，一是人事管理，实现企业人力资源全模块管理。建立档案数字化平台后，HR对每名员工都有画像。同时，档案数据库也是员工日常工作考核重要来源。人才发展，企业文化，都有迹可循，加强员工企业归属感。
二是财务管理，企业报销、入账、归档等内部流程电子化，可大幅压缩保管成本，减少发票票据物流费用，节约财务和业务人员时间成本，电子发票的应用就是如此。同时，方便开展财务分析，提高企业运行效率。
三是产品管理，对企业产品精密智控。它可让产品从售前进货环节就形成“出生档案”和制造中的“成长档案”，再到售后反馈的“终身档案”，让客户全面掌握产品生命周期，从而不断提高客户满意度和产品竞争力。
四是决策管理，帮助企业战略布局。档案数字化转型后，所有档案数据可具备实时性、全面性、直观性，能迅速的帮助领导人布局。比如，疫情期间，许多企业和政府部门依托大数据，确保供应链稳定，让工作流水线不脱节，人们生活有保障，切实为复工复产发挥积极作用。
综上企业档案数字化转型主要表现为档案资源数字化、业务流程数字化、服务产品数字化和管控模式数字化。它不及仅局限于传统意义上的提升档案管理效率，更重要的是组织、流程和业务的重组，从而实现档案业务转型升级和价值创造，业务转型才是核心内容。

档案管理数字化的如何实现

要实现档案管理的数字化，最关键的动作就在于需要将纸质的档案，例如各种文字、图表、声像等通过扫描、录入等方式存储到计算机数据库中，而要实现这个动作，一是需要有关硬件，二是需要电脑软件。有关硬件即电脑设备、扫描设备、数码相机等，电脑软件即专门针对档案管理进行开发设计的档案管理软件，例如“万能档案-收发文及档案管理软件”。

档案数字化和数字档案工作的思考及设想

档案数字化和数字档案工作的思考
⑴领导决策阶层积极辅助完善档案数字化管理
相关部门领导要充分认识到实现档案数字化管理的重要性，对于档案数字化管理工作予以全力支持辅助，创造出一套与当前时代发展相适应的管理方法。首先应该根据自身情况建立各项规章制度，比如可以将档案管理工作纳入到绩效考核中去，调动工作人员积极性。同时加大在软硬件方面的投入，为保证相关部门档案管理工作能够正常进行提供良好的基础，软硬件设施的完备加上制度的辅助作用，会加快我国对档案进行信息化管理朝着规范、科学化方向发展。
⑵加强相关人员专业素质培训
要想真正实现信息化的管理，就需要拥有一支爱岗敬业的相关专业技术人员。决策层应当建立一支专门的具备计算机技能、对软件开发和利用有经验的专业人员。为他们建立专门的科室，时时信任他们，建立相应的绩效管理制度，任务分解到个人，使他们做到各司其职。并且及时的对他们进行相关的培训，有条件的话可以邀请有关方面的专家来进行讲座，及时发散他们的思维，生活上关心他们，让他们真正做到踏踏实实搞研究，为相关部门实现真正的档案数字化管理贡献自己的一份力。
⑶及时更新完善相关信息
中国文化源远流长，经过这么多年的演变，信息量之大难以估量。随着网络的不断发展，利用信息化技术实现信息的管理工作大势所趋。以往传统的文书档案管理工作者缺乏对档案系统的管理理念，对信息的更新不能做到既准确又及时，这就使得网络化档案管理工作趋于紊乱。因而应该加大对信息的管理力度，让工作人员改变以往事后整理数据的习惯，真正融入到收集资料的大潮中去，做到事前进行介入、参与事中去、事后及时跟踪，只有这样才能及时更新完善相关信息，从而确保各部门档案管理工作正常进行。
⑷资源为本、高效利用、依法治档
档案主要用于对相关信息进行完整、真实的记录，旨在为相关部门工作提供相关信息，只有信息足够准确，才能真正实现档案本身的作用。而且，在网络不断发展的时代下，需要定期对相关人员进行法律知识方面的培训，各部门营造出一种依法治档的氛围，使得相关工作人员拥有较高的法律意识，比如可以组织时间进行法律方面的辩论会，或者将法律知识纳入考核绩效等方式，推动各部门向着法制化、制度化、科学化方向发展。建设档案管理信息化平台，大力倡导人们使用该平台，向他们讲解该平台的优势所在，这种平台的建立真正为社会各部门实现网络化管理建立了良好基础。
⑸建立数字电子档案
加强档案数字化管理可以建立相关数字电子档案。数字电子档案一般以磁性材料为载体，将信息录入到光盘中，也可以将信息直接储存在电脑硬盘中。这种数字化电子档案的管理方式，可以让人们随时进行读取和下载，为人们获取信息带来了极大便利。但是这种数字信号为主的信息也较容易被人随意改动，对此可以规范相关的管理标准，设立特定计算机技术人员进行信息的管理工作，必要时可以对文件设置密码，以防资料信息被盗或丢失。