房地产档案整理技巧与方法

房地产档案整理技巧与方法

　　档案管理规定
　　第一章 总则
　　第一条 为加强公司文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档
　　案的及时归档和妥善保管，特制定本规定。
　　第二条 负责档案资料的归档督促和日常管理工作。对档案资料必须按年度立卷，
　　各系统和部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照
　　本制度的规定分别立卷归档。
　　第三条 坚持部门收集保管、定期归档制度。各系统和部门负责人均应指定专人负
　　责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。名单报档案室备
　　案，如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的
　　档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
　　第二章 文书档案立卷归档方法
　　第一节 文件资料的收集管理
　　第四条 凡公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集保管。
　　第五条 一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门
　　收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。
　　第六条 公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等
　　公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向本部门档案员
　　办理交接手续，档案员签字认可后会计部才给予核报差旅费。
　　第七条 各系统、部门档案员的职责：
　　（一） 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。
　　（二） 认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续。
　　（三） 承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。
　　第二节 归档范围
　　第八条 重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典
　　型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。
　　第九条 上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计
　　划等文件资料。
　　第十条 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
　　第十一条 公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。
　　第十二条 公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工
　　作记录（表单）及工作简报。
　　第十三条 信访工作资料。
　　第十四条 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。
　　第十五条 公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。
　　第十六条 公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。
　　第十七条 公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像
　　等。
　　第十八条 公司保密制度中规定的保密范围材料。
　　第十九条 公司重要设备档案、财会档案材料。
　　第三节 平时归卷
　　第二十条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料，由档
　　案员集中统一保管。
　　第二十一条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷
　　使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
　　第二十二条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐
　　全，加以整理，送交本部门档案员归卷。
　　第二十三条 档案员应及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款，放入平时保
　　存文件卷夹内“对号入座”，并在文件处理登记薄上注明。
　　第四节 立卷
　　第二十四条 立卷工作由相关部门档案员配合，档案员负责组卷、编目。
　　第二十五条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机
　　联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
　　第二十六条 归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
　　第二十七条 在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与
　　批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得
　　分开。文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文
　　有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
　　第二十八条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复
　　文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一
　　年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在
　　会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
　　第二十九条 卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列
　　在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿
　　在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并
　　进行系统的排列。
　　第三十条 卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。
　　第三十一条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
　　第三十二条 有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说
　　明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
　　第三十三条 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
　　第三十四条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
　　（一） 案卷装订。装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按
　　裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三
　　孔一线封底打活结的方法装订。
　　（二） 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考
　　表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

　　注意：如果公司还有音像制品或录像等的文件，还要写在制度里。

房地产办公室档案如何管理

文件管理制度

1 总则
1.1 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据公文的有关规定，结合我公司实际，特制定本制度。
1.2 文件管理内容：上级党政机关、上级行业主管部门来文；同级单位来文；本单位上报下发的各种文件、资料。
1.3 本单位的各类文件（党委和行政）统一由办公室归口管理。
2 收文的管理
2.1 公文的签收
2.1.1 签收文件时，要检查收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。
2.1.2 签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。
2.1.3 签收文件应签写姓名并注明时间。
2.2 文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在收文登记薄上详细登记。登记项目一般包括：收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号、文件标题。参加各种会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交办公室保管，个人不得存放。
2.3 文件的阅批与分转
2.3.1 凡正式文件应附上“文件处理传阅单”，由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由文书分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
2.3.2 为加速文件运转，文书就在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
2.4 文件的传阅：
2.4.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级的文件带回家里阅读或随身携带到公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
2.4.2 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交给文书，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责，如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
2.4.3 文件阅完后，应交给文书，切忌横传。
3 发文的管理
3.1 办公室负责文件的上报下发，各基层单位和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3.2 发文的范围：凡是以公司党政名义上报、下发的各种文件均属发文范围。
3.3 发文的程序：
3.3.1 各职能部门需要发文，应事先向办公室提出申请。
3.3.2 办公室同意发文后，由职能部门草拟文稿。文搞拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。
3.3.3 部门负责人核稿并签字。
3.3.4 办公室文书对文稿内容、格式进行把关，确定分发或报送份数，办公室主任进行审核。
3.3.5 文书将文稿送公司领导签发。
3.3.6 经领导批准签发后的文稿交由文书统一编号送打字室打印。
3.3.7 文件打印清样，应由核稿人校对，校对人员应在发文稿上签名。
3.3.8 文件打完后，由文书向领导请示是否需要在公司网站公布，如果需要，则上传文件。
4 文件的借阅和清退
4.1 文件的借阅
4.1.1 需要留用的文件，需要向办公室办理借阅手续，明确责任人借阅时间和归还时间。
4.1.2 借阅人必须做好保密工作，不得翻印和复印，不能转借他人，绝密文件在指定地点阅读。
4.2 文件的清退
4.2.1 文书应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
4.2.2 清退时要加盖清退戳记，保存好《文件清退单》。
5 文件的立卷归档
5.1 文件归档工作依照《档案法》及时整理（立卷）、归档。
5.2 联合办理的文件，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件和其他形式的文件副本。
5.3 存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
5.4 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
6 文件的销毁
对已不具备归档和存查价值的文件应填写《档案销毁清单》，经办公室主任审核批准后，可以销毁。销毁秘密文件应到指定场所，由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。下发至各基层单位、部室的无密级文件由其自行销毁，并向办公室上报销毁清单。
对于违反文件管理制度并造成影响和损失的人员，视情节轻重，给予行政处罚和经济处罚，由办公室拿出具体处理意见，经领导批示后进行处罚。
7 解释权归办公室。

房地产客户档案如何建立和管理

相关资料材料太多了，
各省市的房地产政策不一样，客服相关的要求也不一样。
最简单的方法，建议你托朋友找和你单位规模差不多的房地产公司，把他们的日常表格都copy下来。最好工作流程和管理制度也copy过来。不过这些大都属于公司内部资料，所以一定要找熟人弄吧。

房地产公司档案管理

这是我们新近刚刚整理成文的档案管理制度之档案管理编号，希望对你有帮助

行政类 XZ
工商税务等证照 01
资质管理 02
政府来文 03
总部来文 04
公司发文 05
公司会议纪要 06
制度一（执行版） 07-1
制度二（原版） 07-2
工程合同一 08-1
工程合同二 08-2
其他合同 08-3
招标文件 09
投标文件 10
项目证件及相关资料一 11-1
项目证件及相关资料二 11-2
其他 12
人力资源管理类 HR
本部门、员工工作计划及绩效考核资料 01
在职员工档案 02
离职员工档案 03
公司部门、员工工作计划及绩效考核一 04-1
公司部门、员工工作计划及绩效考核二 04-2
劳动合同 05
社保、医保及其他保险 06
考勤记录 07
其他 08
财务部 CW
财务管理制度 01
财务管理计划 02
年度报表 03
月度报表 04
会计账簿 05
会计凭证 06
税务材料 07
审计报告 08
资产评估 09
本部门、员工工作计划及绩效考核资料 10
其他 11
营销部 YX
本部门、员工工作计划及绩效考核资料 01
业务合同 02
市场调研资料 03
月度市场分析报告 04
营销管理制度 05
与代理单位往来 06
销售日报 07
面积与测绘 08
预售证 09
预（销售）售合同 10
客户档案一 11-1
客户档案二 11-2
客户档案三 11-3
其他 12

工程部 GC
政府来文 01
工程管理制度与技术标准 02
本部门、员工工作计划与考核资料 03
对外发文 04
与设计院往来 05
与监理单位往来 06
与主体施工企业往来 07
与其他施工企业往来 08
工程周例会 09
设计类 10
图纸类资料 11
现场签证和变更单 12
合同类一 13-1
合同类二 13-2
工程周报、月报 14
工程检查 15
验收备案资料 16
工程资料 17
其他 18

预决算 YS
招标类 01
投标类 02
预算书 03
材料报价单 04
工程变更资料 05
工作联系单 06
工程签证 07
工程款支付 08
决算 09